La naturaleza esencial del registro para el contribuyente es la consecuencia de recibir un NIT en la Ley de Registro, necesario para presentar declaraciones de impuestos, realizar pagos, comunicarse con la administración de forma general, y requerido en las transacciones financieras y comerciales. Hoy en día, en muchos países, el ciudadano que no tiene un NIT tiene una vida llena de obstaculos. Para la administración, se deriva de que el registro es la fuente original de información básica para identificar, localizar, clasificar a los contribuyentes y crear sus obligaciones tributarias.
Marco Legal y Contenido del Registro
El registro requiere una ley que lo respalde, de modo que se puedan implementar los requisitos necesarios para su existencia y administración, incluidas sanciones y multas por infracciones. En este contexto, el documento presenta alternativas para adoptar el tipo de regulación más adecuado a la cultura y organización política del país.
En cuanto al contenido y administración del registro, en el capítulo se explican: la información estándar que debe formar parte del registro, el posible estado de un contribuyente no registrado y la necesidad de usar procedimientos formales para los cambios. Adicionalmente, el documento presenta nuevas tecnologías que facilitan los procesos de registro y actualización y la fiabilidad en la información capturada.
Fiabilidad y Actualización de los Datos
La fiabilidad de los datos registrados es una preocupación permanente de la administración tributaria. Un control efectivo de los omitidos y morosos depende de la actualización de los datos de identificación, ubicación y obligaciones de los contribuyentes; adicionalmente, los datos de actividad económica y tipo de sociedad son importantes para la gestión de riesgos y auditoría. La fiabilidad de estos datos es esencial para notificar, inspeccionar, auditar y tomar acciones legales y administrativas en la corrección de irregularidades. Para lograrlo, el texto recomienda medidas y técnicas para el registro y actualización fiables de los datos.
Desafíos y Soluciones en el Registro Tributario
Ocasionalmente se encuentran registros disfuncionales, y no es posible usarlos para detectar omisiones en la presentación de declaraciones, para comunicarse con los contribuyentes o para apoyar la auditoría. El principal problema es la existencia de una alta proporción de contribuyentes con estado activo que no están en operación, o al menos no están actualizados en el registro. El documento analiza las posibles causas de estas desviaciones, las formas de evitarlas y presenta recomendaciones para depurar la información del registro. Para apoyar a las administraciones en esta tarea, el CIAT ha desarrollado una herramienta que permite a las administraciones realizar un autodiagnóstico de sus registros, útil para evaluar y establecer objetivos de mejora.
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Modernización y Simplificación de los Procesos de Registro
A nivel mundial y de varias maneras, las administraciones tributarias han ido reduciendo el tiempo y el costo necesarios para crear empresas, simplificando y unificando los procesos y el registro y concesión de licencias de las empresas. Se presentan alternativas para alcanzar estos objetivos.
También hay sugerencias para, aunque no sean simultáneas con otros órganos de registro, facilitar el registro y la actualización de la información mediante formularios en línea, observando las restricciones indicadas en el texto. Al mismo tiempo, el objetivo es fomentar la legalización de las microempresas informales mediante la creación de nuevos tipos de personas jurídicas individuales.
La Comunicación con el Contribuyente: El Domicilio Electrónico
La comunicación al contribuyente de resoluciones y actos que afecten a sus derechos e intereses es un requisito legal para la administración tributaria. En los países de cultura latino-germánica es obligatorio hacer notificaciones formales, bajo pena de perder la efectividad del acto administrativo. El texto describe los requisitos habituales para que una notificación produzca efectos sobre la forma y el contenido del documento, la dirección, el medio de entrega y de quién puede recibirse la notificación.
Hasta unos años, la regla era enviar la notificación al domicilio fiscal del contribuyente, informado en el registro. Algunas administraciones aceptaban actualizaciones de direcciones mediante la declaración anual del impuesto sobre la renta. Sin embargo, la creación del domicilio electrónico del contribuyente, ya adoptado por la mayoría de los países, según ISORA, ha facilitado un cambio, proporcionado agilidad y seguridad a la comunicación entre la administración y el contribuyente por un costo muy bajo.
La dirección electrónica autorizada tiene todos los elementos legales de un domicilio fiscal. Las notificaciones, instrucciones y comunicaciones en general son enviadas por la administración a esta dirección de correo electrónico en el buzón de correo electrónico fiscal, ubicado en la oficina virtual de la administración tributaria. Esto es un camino evidente. Se pueden proporcionar servicios de apoyo adicionales mediante el uso de mensajería instantánea, SMS o correos electrónicos enviados a teléfonos móviles y direcciones registradas por el contribuyente para advertir que una comunicación está llegando al buzón. El capítulo presenta las decisiones estratégicas clave para la implementación del domicilio electrónico y sus principales características.
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Servicios y Herramientas del SAR
La Unidad de Orientación Tributaria se encuentra a disposición de los contribuyentes para brindarle asistencia y asesoría en el cumplimiento de sus obligaciones fiscales.
El SAR pone a su disposición un sistema de denuncias para reportar evasión fiscal, uso indebido de facturas, atención inclusiva y respetuosa u otras faltas tributarias de forma confidencial. Para optimizar los servicios y brindar una mejor experiencia, se cuenta con un sistema de sugerencias.
Para mantener informados a los contribuyentes, el SAR ofrece comunicados y noticias, que incluyen las últimas actualizaciones y comunicados oficiales de la institución. También se cuenta con una sección de preguntas frecuentes para resolver dudas comunes, tales como:
- ¿El RTN anterior tiene validez?
- ¿Con qué frecuencia se realizan los pagos de Pagos a Cuenta?
- ¿Hay que volverse a inscribir en el régimen de facturación con la nueva Oficina Virtual?
La información relevante sobre la gestión está disponible en la sección de Noticias. Asimismo, los usuarios pueden conocer las ubicaciones y encontrar respuestas claras y rápidas a las preguntas más comunes sobre trámites, impuestos y servicios.
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