Una factura recibida es un documento contable que se recibe por parte de un proveedor o vendedor por la adquisición de bienes o servicios. Estas facturas son fundamentales para la gestión financiera de una empresa, ya que permiten registrar y documentar las compras realizadas y los gastos asociados. Llevar un control detallado de todas las facturas de compras y gastos es fundamental para la correcta gestión fiscal y contable de cualquier empresa o profesional. Para ello, es necesario mantener un libro de registro de facturas recibidas.
¿Qué es el Libro Registro de Facturas Recibidas?
El libro registro de facturas recibidas es un documento -en papel o, cada vez más, en soporte electrónico- en el que anotas de manera cronológica todas las facturas que emiten tus proveedores y acreedores. No es un simple listado: incluye datos clave como la base imponible, el tipo de impuesto, la cuota deducible y la fecha de contabilización.
El libro de registro de facturas recibidas es el documento en el que se agrupan las facturas y justificantes relacionados con operaciones de compra o venta de bienes y servicios de una empresa. Este archivo está relacionado con el libro de registro de facturas emitidas, ya que ambos son obligatorios. En resumen, en este libro se adjuntarán todas las facturas relacionadas con la adquisición de bienes o servicios destinados a la actividad económica de la entidad.
El libro registro de facturas recibidas es un registro en el que se debe dejar constancia de todas las facturas o justificantes contables y documentos de aduanas que ha recibido una empresa o profesional en el ejercicio de su actividad. Dicho de otra manera, en este libro vamos a inscribir una a una las facturas que corresponden a la adquisición de bienes o servicios destinados a la actividad económica, y que se han generado durante un determinado ejercicio contable.
¿Quién debe llevar el Libro Registro de Facturas Recibidas?
El libro de registro de facturas recibidas es un documento obligatorio para todos los empresarios y profesionales sujetos pasivos de IVA. No todas las empresas están obligadas a llevar este libro; solo aquellas que son sujetos pasivos de IVA. En el caso de los autónomos, solo deberán presentarlo aquellos que aplican el régimen simplificado del IVA. Para los autónomos, la obligación de llevar el libro registro de facturas recibidas se impone a los autónomos a los que se aplica el régimen simplificado de IVA.
Lea también: Organiza tus facturas recibidas con esta plantilla de Excel
Quienes hayan optado por el régimen de estimación objetiva no necesitan llevar ni este ni otros libros registro fiscales y contables, bastará con que guarden los justificantes y otros documentos que acrediten las operaciones realizadas.
En el Libro Registro de facturas recibidas se incluyen también aquellas que la entidad recibe por las adquisiciones de bienes y servicios exentas o no sujetas a IVA.
Empresas y autónomos obligados a mantener este libro también deben conservar los documentos que respaldan los asientos contables. En el caso de las empresas y autónomos que sí tienen obligación de llevar este libro, también existe la obligación de conservar los documentos que justifican los asientos practicados, y todo esto debe guardarse durante un plazo de cuatro años. Tiempo que comienza a contar desde el día siguiente a aquel en el que se agotó el plazo para presentar la autoliquidación de IVA.
Contenido obligatorio y registro de asientos
Las facturas recibidas son documentos fundamentales para el correcto funcionamiento de cualquier empresa. Cuando se recibe una factura, es importante identificarla correctamente mediante un número y una serie. La factura recibida debe contener varios elementos importantes que la identifican y la hacen válida desde el punto de vista fiscal. La normativa tributaria nos dice que en los asientos tienen que constar los siguientes datos:
- Número de recepción u orden de entrada.
- Número de factura.
- Fecha de expedición.
- Fecha de realización de las operaciones (si fuera diferente de la anterior).
- Nombre y apellidos, razón social o denominación completa y NIF del obligado a su expedición (el proveedor).
- Base imponible.
- Tipo impositivo.
- Cuota tributaria.
- Cuota deducible.
- Total a pagar.
Además, si gestionas varias actividades o centros de coste, conviene incluir un concepto descriptivo para identificar a qué proyecto se vincula el gasto. Deberás reflejar tanto la cuota soportada como la deducible.
Lea también: Registro contable de seguros deducibles
Casos especiales de registro
Ya hemos explicado que las facturas deben registrarse de manera individualizada, pero en este caso la legislación permite realizar un asiento global. Esto podrá gestionarse así siempre y cuando las facturas se hayan recibido en una misma fecha y sean del mismo proveedor.
El asiento no podrá sobrepasar los 6.000 euros de base imponible y cada factura no puede exceder los 500 euros (sin IVA).
En los supuestos de asiento resumen global, se dejará constancia de la siguiente información: Número inicial y final de las facturas, Suma global de la base imponible correspondiente a cada tipo impositivo, Cuota impositiva global.
Por otro lado, también cabe la posibilidad de que una factura figure en varios asientos correlativos. Esto ocurre cuando la misma recoge operaciones gravadas con diferentes tipos de IVA.
Tipos de facturas a incluir
Con carácter general, las facturas que se anotan son:
Lea también: Ejemplo: Registro Pago ISR Anual
- Las de compra de bienes y contratación de servicios.
- Las de adquisiciones de bienes intracomunitarios sujetos a IVA.
- Las facturas expedidas por quién realizó la entrega del bien o la prestación del servicio en los casos de inversión del sujeto pasivo.
- Las facturas rectificativas recibidas.
Formato del Libro Registro y la Digitalización
Aunque la obligación existe desde la Ley 37/1992 del IVA, la forma de presentarlo ha evolucionado. No. No es necesario. En realidad, casi nadie utiliza ya ni un libro como tal ni las hojas impresas y después encuadernadas.
En la práctica, lo habitual es llevarlo en formato electrónico, ya sea a través de hojas de cálculo o de un software específico. Lo importante es que el formato utilizado permita acreditar la autenticidad e integridad de los datos, y que resulte accesible para los especialistas de Hacienda que tienen que realizar las correspondientes revisiones.
Sistema de Suministro Inmediato de Información (SII)
Esta es la regla general, pero existe también la posibilidad de llevar el Libro Registro a través de la sede electrónica de la Agencia Tributaria (SII).
Con la entrada en vigor del SII en 2017, las grandes empresas (más de 6 M € de facturación), los inscritos en el REDEME y las entidades públicas en determinadas circunstancias pasaron a remitir la información en un plazo de cuatro días hábiles (ocho en 2025 si interviene un tercero) desde la contabilización.
En este caso se accede a la plataforma habilitada al efecto y se introducen ahí los datos que son algo diferentes y más numerosos que los señalados anteriormente.
Para quienes no están bajo el SII, la teneduría sigue siendo obligatoria, aunque la AEAT no la reciba de inmediato. Si te preocupa la carga administrativa, piensa que el SII reduce sustancialmente el número de requerimientos y el tiempo de devolución de IVA. Verificación: la AEAT devuelve un CSV y un indicativo de validación.
Factura electrónica obligatoria
Además, desde 2025 la Ley Crea y Crece impulsa la factura electrónica obligatoria para todas las empresas y autónomos. Esto significa que tu ecosistema contable debe comunicarse con la plataforma de la AEAT o con soluciones de intercambio privado autorizadas. Con la digitalización y el SII, cada vez resulta más sencillo automatizar los procesos. Así puedes dedicar tu tiempo a lo que realmente importa: hacer crecer tu negocio.
Utilidad y beneficios del Libro Registro de Facturas Recibidas
Mantener tu libro registro de facturas recibidas al día no solo cumple con la ley. Es, ante todo, una herramienta de control que te ayuda a conocer el verdadero coste de tu actividad, afinar precios y anticipar tus necesidades de liquidez. Los registros contables y fiscales obligatorios son imprescindibles para cumplir con Hacienda, pero también tiene una finalidad práctica que beneficia a quien está obligado a llevarlos. El libro de registro de facturas recibidas puede aportar información valiosa a quien esté obligado a presentarlo:
- Cumplimiento fiscal: al igual que los de facturas emitidas, la razón principal por la que se exige la presentación de este documento es para declarar correctamente el IVA. La principal razón de ser del libro registro de facturas recibidas es cumplir con la obligación legalmente impuesta. Porque la información contenida en este libro sirve para declarar correctamente el IVA, y también le permite a Hacienda hacer comprobaciones e inspecciones de manera más rápida y eficaz.
- Control financiero: Permite un seguimiento detallado de los gastos, mejorando la gestión del flujo de caja. Dejar constancia de todas las facturas recibidas de proveedores, es una manera sencilla de controlar los gastos que tiene la empresa. Esto puede ayudar a hacer una gestión más eficiente de las finanzas, y en la toma de decisiones.
- Soporte para auditorías: Proporciona un historial organizado de las transacciones, útil para auditorías internas y externas.
- Transparencia: Garantiza la trazabilidad de todas las transacciones financieras.
- Deducciones fiscales: Optimiza las deducciones fiscales al incluir todas las facturas, incluso las exentas o no sujetas a IVA. Su importancia es enorme, ya que uno de los requisitos que exige la ley para que el IVA de una factura recibida sea deducible es que esta esté debidamente contabilizada en el Libro de facturas recibidas.
- Gestión administrativa: Centraliza la información de las facturas, simplificando la administración.
- Gestión de pagos: una revisión a los asientos practicados permite ponerse al día sobre las obligaciones que ya se han cumplido y las que están pendientes de pago. Esto evita posibles retrasos en los pagos y la aplicación de intereses de demora.
- Respaldo de transacciones: el libro deja constancia de que se ha adquirido un bien o se ha contratado un servicio, lo cual puede ser de mucha utilidad si hay algún problema con el proveedor.
Relación con las Declaraciones Tributarias
El libro registro de facturas recibidas alimenta el Modelo 303 (Autoliquidación del IVA). Las casillas 28 a 36 toman los totales del libro, diferenciando tipos impositivos. Si utilizas prorrata, deberás trasladar la cuota deducible final, no la soportada íntegra. Con el objetivo de que Hacienda pueda comprobar, en caso de resultar necesario, que ha habido una correcta declaración respecto al IVA soportado.
Además, si superas los umbrales de volumen y operas en ciertas actividades, tendrás que presentar el Modelo 349 (operaciones intracomunitarias) y, muy ocasionalmente, el Modelo 309 (IVA no periódico).
Gestión eficiente y errores a evitar
La correcta gestión de las facturas recibidas es fundamental para cualquier empresa. Para llevar un control ordenado de las facturas recibidas, es necesario utilizar un libro de registro específico. Una vez que se ha registrado la factura recibida en el libro correspondiente, es necesario realizar su contabilización de acuerdo con los principios contables establecidos.
Recomendaciones para la gestión
- Recepción y verificación: confirma que el proveedor incluye todos los datos exigidos.
- Asignación de fecha: decide si usarás como fecha de asiento la de expedición o la de recepción.
- Revisión y cierre: al final de cada trimestre, revisa que bases y cuotas cuadren con los envíos al modelo 303.
- Revisa mensualmente: no esperes al cierre trimestral.
- Formación continua: el IVA cambia con frecuencia.
- Colabora con tu asesor: comparte acceso a tu software contable.
- Copia física o digital: Guarda una copia de cada factura registrada.
- Solicita una copia al proveedor y conserva el justificante.
Herramientas de software
Software contable o ERP: la opción más segura. En la práctica, este Libro viene a ser una relación de facturas cuyos datos se plasman en diferentes columnas. Ahora bien, si se quiere ahorrar el mayor tiempo posible y minimizar el riesgo de error lo mejor es contar con una herramienta eficiente como es Holded.
Crear un libro de registro de facturas recibidas es un proceso sencillo que puedes realizar utilizando diferentes herramientas, como un libro físico, una hoja de cálculo o software contable especializado. Cada vez que recibas una factura, ingresa la información detallada en la plantilla.
En ecoSoft podrás consultar tus libros de registro a través de tu módulo de contabilidad integrada, con el que podrás gestionar la contabilidad de forma automática.
Errores comunes a evitar
- Duplicar facturas: al usar plantillas en Excel, es fácil copiar y pegar sin cambiar número.
- Dile que emita una factura rectificativa cuanto antes.
Sanciones por incumplimiento
No llevar cualquiera de los libros contables y fiscales que impone la normativa, da lugar a una multa pecuniaria fija de 150 euros. Pero en cada caso se valorarán las circunstancias concretas para valorar la gravedad de la infracción cometida. Esto puede hacer que la multa pase a ser proporcional y se exija al obligado el pago de un 0,5% del importe correspondiente a cada factura que no se ha inscrito debidamente.
La normativa de infracciones y sanciones tributarias (Ley 58/2003) prevé multas de hasta el 150 % de la cuota dejada de ingresar si la irregularidad implica ocultación. En los casos de SII fuera de plazo, la sanción es de 0,5 % del importe de la factura con un mínimo de 300 € y un máximo de 6.000 € por trimestre, además de recargos e intereses.
Llevar el libro registro de facturas recibidas al día no cuesta nada, y mucho menos si se utiliza un software de última generación. Por eso, evítate problemas en tu negocio y asegúrate de que tienes todos tus libros fiscales y contables en orden.
tags: #registro #de #facturas #recibidas #información