La correcta gestión y reporte de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) cancelados es fundamental para la contabilidad y cumplimiento fiscal de cualquier empresa. CONTPAQi Factura Electrónica ofrece herramientas específicas para visualizar, filtrar y entender el estado de estos documentos.
Acceso al Listado de Facturas Canceladas
Para visualizar las facturas que han sido canceladas en el sistema, es necesario seguir un proceso sencillo:
- Haz clic en el botón CFDI y selecciona la opción Listar Facturas Canceladas.
- Alternativamente, selecciona esta opción desde el menú principal de la aplicación.
Una vez dentro del listado, encontrarás elementos que facilitan la navegación y comprensión de los datos:
- En la parte superior de la ventana se ubica una barra de información que indica los filtros aplicados a los documentos que se están mostrando.
- En la parte inferior de la pestaña, la barra de navegación permite moverse entre las páginas cuando el listado contenga una gran cantidad de registros.
- La parte inferior derecha muestra el rango de comprobantes desplegados en la página actual, así como el número total de registros existentes.
Opciones de Filtrado para Documentos Cancelados
El sistema de CONTPAQi Factura Electrónica proporciona diversos filtros para realizar búsquedas de documentos cancelados de manera específica y eficiente:
- Filtrar listado: Utiliza los filtros disponibles para realizar una consulta específica, ya sea por RFC, un folio o serie específico, un cliente, o separando los comprobantes pagados de los que no. Para aplicar estos filtros, captura los datos deseados y haz clic en el botón Filtrar.
- Visualización de todas las facturas: Cuando requieras visualizar nuevamente todos los comprobantes contenidos en el listado, haz clic en el botón Mostrar todos.
- Versión del CFDI: Podrás elegir entre listar comprobantes de la versión 3.3 o de la versión 4.0. Es importante destacar que, a partir del 10 de abril, se agregó la funcionalidad para crear CFDI con la versión 4.0. Por defecto, el listado muestra documentos 3.3; para ver los documentos CFDI 4.0, deberás cambiar el apartado de "Comprobante Versión:” por el valor de "Factura 4.0" en la parte inferior central del listado.
- Rango de mes y año: También podrás filtrar los comprobantes de acuerdo con un rango de mes y año. Por omisión se muestra el mes y año actuales. Si necesitas visualizar documentos generados en meses anteriores, es necesario seleccionar el mes y año deseado desde el filtro que se muestra en la parte inferior de la página. Adicionalmente, se incluye un filtro extra en la barra desplegable del lado derecho de la página, que permite filtrar por períodos de hasta 6 meses, seleccionando el mes y año inicial y final.
Exportación de Datos
Para una gestión externa o análisis más profundo, el sistema permite exportar el listado de documentos cancelados:
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- Selecciona el botón Exportar listado para generar un archivo compatible con Microsoft® Excel.
Cancelación Administrativa y su Reporte
El concepto de cancelación administrativa es crucial para entender el manejo de CFDI en CONTPAQi, especialmente en el nuevo esquema de cancelación del SAT:
- Propósito de la cancelación administrativa: Para el motivo 01 de cancelación ("Comprobante emitido con errores con relación"), primero se debe generar la factura que va a sustituir la incorrecta. Esto es particularmente relevante para los complementos de pago, ya que al timbrar un pago, este se registra como pagado a nivel SAT y en el sistema, afectando las cuentas por pagar. Si se necesita sustituir un complemento de pago, primero deberás cancelarlo en el sistema de manera administrativa, sin enviarlo al SAT. De esta forma, el folio quedará vigente ante el SAT, pero cancelado internamente en el sistema.
- Estado del documento: Cuando un documento se encuentre cancelado administrativamente, en su estado se mostrará "Cancelado sólo en CONTPAQi Factura Electrónica". El estado de cancelación se actualizará cuando se envíe la cancelación al SAT, según los estados que esta autoridad envíe. Se podrá realizar la cancelación del documento ante el SAT después de haberlo cancelado administrativamente.
- Flujo de cancelación: Si un documento se encuentra cancelado administrativamente y se hace clic en el botón Cancelar, se deberá realizar el flujo de cancelación con un motivo específico.
- Irreversibilidad de la cancelación: Es importante recordar que no es posible recuperar o descancelar un documento electrónico una vez que ha sido cancelado. Cuando se cancela a través de la aplicación CFDI en línea, la acción se registra directamente en el SAT y actualmente no existe un proceso por parte de la autoridad para cambiar el estado de "Cancelado" a "Vigente". En caso de error, se deberá crear un nuevo documento para sustituir el cancelado.
- Cancelación administrativa desde la terminal especializada: Ahora es posible realizar la cancelación administrativa de los pagos timbrados a través de la terminal especializada sin que se envíe la cancelación al SAT.
- Error "El folio no existe al cancelar la factura": Este mensaje puede aparecer si el documento electrónico aún no se encuentra registrado en los controles de la página del SAT. Mientras no esté registrado, no se puede cancelar la factura, ya que la aplicación cancela directamente en el portal del SAT. La falta de registro puede deberse a la saturación del servidor del SAT, lo que prolonga el tiempo de procesamiento y publicación de las facturas de 2 a 72 horas. Se recomienda intentarlo más tarde.
Escenarios de Cancelación y Relación de CFDI
Un escenario común de cancelación es cuando se emite un comprobante con errores:
- Motivo de cancelación "01 - Comprobante emitido con errores con relación": Por ejemplo, si "La Gran Empresa SA de CV" emite la factura "A-1" a "Daniel López" y posteriormente se percata de un error en un producto, deberá cancelarla. Al seleccionar el motivo 01, se deberá generar el nuevo documento ("A-2") con las correcciones correspondientes, indicando el UUID que sustituye al documento anterior.
- Relación de CFDIs: En el nuevo esquema, se actualiza la ventana CFDIs Relacionados para mostrar los documentos "Vigentes", "Cancelados" y "En proceso de cancelación" al elegir el Tipo de Relación: 04 - Sustitución de los CFDI previos. Al agregar un documento, se abrirá una ventana que permitirá seleccionar estos documentos previamente creados en la empresa. No se debe olvidar relacionar la factura que se está sustituyendo en el botón Relacionar CFDI, donde al dar clic en F3, aparecerán los diferentes tipos de relación, siendo la relación tipo 04 - Sustitución de los CFDI previos la adecuada en este caso.
Consulta Mejorada de Documentos Cancelados
CONTPAQi ha implementado mejoras para la consulta de documentos cancelados:
- Consulta desde la vista de documentos: Ahora es posible consultar los documentos cancelados administrativamente directamente desde la vista de documentos general.
- Configuración de la vista: Para visualizar la información en la pestaña 2 de Documentos cancelados desde la vista general de los documentos, es necesario configurar la vista. Se deben seleccionar los campos Moneda (nombre de la moneda), Documentos (UUID) y Documentos (UUID descripción). Una vez configurada, se mostrarán los documentos cancelados junto con los campos añadidos.
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