En México, llevar la contabilidad fiscal no es optativo, sino una obligación legal. Esta debe prepararse en concordancia con las normas que rigen la actividad tributaria.
El Código Fiscal de la Federación (CFF) señala en su Art. 28 que todas las personas obligadas a llevar contabilidad fiscal deben regirse bajo los fundamentos expresados en ese mismo artículo. Los trámites relacionados con las actividades económicas en México, en relación a su correspondiente pago de impuestos y otros deberes fiscales como la respectiva declaración anual, se llevan a cabo a través del Servicio de Administración Tributaria (SAT).
Paralelamente al CFF, en México es de aplicación reglamentaria el Código de Comercio, en cuyo Capítulo III (Título Segundo, Libro Primero) refiere que el comerciante está obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado.
¿Quiénes deben llevar la contabilidad?
Además de los códigos y reglamentos anteriormente citados que ordenan llevar una contabilidad, las respectivas leyes de los impuestos también señalan las obligaciones de las personas físicas y morales en este sentido. Algunos contribuyentes que están obligados a llevar la contabilidad pueden, sin embargo, librarse de su envío.
Los contribuyentes no obligados a llevar contabilidad son las personas físicas que obtengan ingresos por actividades agrícolas, ganaderas, silvícolas o pesqueras.
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Conceptos que integran la contabilidad fiscal
De acuerdo con los artículos 28 y 45 del Código Fiscal de la Federación, así como con el artículo 31 de su Reglamento, la contabilidad para efectos fiscales se integra con los conceptos siguientes:
- Sistemas y registros contables.
- Papeles de trabajo.
- Registros, cuentas especiales, libros y registros sociales, como los siguientes:
- Registros y cuentas especiales a que obliguen las disposiciones fiscales.
- Registros y cuentas especiales que lleven los contribuyentes cuando no sean obligatorios.
- Libros y registros sociales a que obliguen otras leyes.
- Equipos y sistemas electrónicos de registro fiscal, así como sus registros.
- Máquinas registradoras de comprobación fiscal y sus registros, cuando se esté obligado a llevar dichas máquinas.
- Documentación comprobatoria de los asientos respectivos.
- Comprobantes de haber cumplido con las disposiciones fiscales.
- Papeles, discos y cintas, así como cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos.
- Cuando el contribuyente adopte el sistema de registro electrónico, deberá conservar, como parte integrante de la contabilidad, la documentación relativa al diseño del sistema y diagramas del mismo, poniendo a disposición de las autoridades fiscales el equipo y sus operadores para que las auxilien cuando éstas ejerzan sus facultades de comprobación.
Sistemas que se pueden utilizar para llevar la contabilidad
El artículo 27 del Reglamento del Código señala que los contribuyentes para llevar su contabilidad podrán usar indistintamente los sistemas de registro que a continuación se indican:
- Manual.
- Mecanizado.
- Electrónico.
Se podrá llevar la contabilidad, combinando los sistemas de registro antes referidos.
Requisitos de cada sistema
Conforme al artículo 28 del Reglamento del Código, los requisitos que deberán reunir los sistemas de registro son los siguientes:
1. Sistema manual
Se deberán llevar los libros diario, mayor y los que estén obligados a llevar por otras disposiciones fiscales, debidamente encuadernados, empastados y foliados.
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2. Sistema mecanizado
Las fojas que se destinen a formar los libros diario y/o mayor podrán encuadernarse, empastarse y foliarse consecutivamente. Dicha encuadernación podrá efectuarse dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio, debiendo contener ambos libros el nombre, domicilio fiscal y la clave del RFC. En este caso, se podrá optar por grabar dicha información en discos ópticos o en cualquier otro medio que autorice la SHCP mediante reglas de carácter general.
3. Sistema electrónico
Al igual que el sistema mecanizado, las fojas que se destinen a formar los libros diario y/o mayor podrán encuadernarse, empastarse y foliarse consecutivamente. Dicha encuadernación podrá efectuarse dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio, debiendo contener ambos libros el nombre, domicilio fiscal y la clave del RFC. En este supuesto, se podrá optar por grabar dicha información en discos ópticos o en cualquier otro medio que autorice la SHCP mediante reglas de carácter general.
Es importante señalar que no se requiere autorización ni dar aviso a la SHCP para empezar a utilizar cualquiera de los anteriores sistemas ni presentarlos para su sellado ante dicha Secretaría.
Libros mínimos que se deberán llevar
De conformidad con el artículo 27 del Reglamento del Código, cuando se adopte el sistema de registro manual o mecanizado, se deberá llevar cuando menos el libro diario y el mayor.
En el caso del sistema de registro electrónico, se llevará como mínimo el libro mayor.
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No obstante lo anterior, no se libera a los contribuyentes de la obligación de llevar los libros que establezcan las leyes u otros reglamentos.
Contenido de los libros
El artículo 29 del citado Reglamento del Código establece el contenido que deben tener los libros contables, a saber:
1. Libro diario
Se deberán anotar en forma descriptiva todas las operaciones, actos o actividades, siguiendo el orden cronológico en que éstos se efectúen y a la vez, indicar el movimiento de cargo o crédito que a cada uno corresponda.
2. Libro mayor
Se deberán anotar los nombres de las cuentas de la contabilidad, su saldo final del periodo de registro inmediato anterior, el total del movimiento de cargo o crédito a cada cuenta en el periodo y su saldo final.
Asimismo, podrán llevarse libros diarios y mayores particulares por establecimientos o dependencias, tipos de actividad o cualquier otra clasificación, pero en todos los casos deberá existir el libro diario y el mayor general en el que se concentren todas las operaciones del contribuyente.
Requisitos mínimos que debe satisfacer la contabilidad
De acuerdo con el artículo 26 del Reglamento del Código, los sistemas y registros contables deberán llevarse por los contribuyentes mediante los instrumentos, recursos y sistemas de registro y procesamiento que mejor convenga a las características particulares de su actividad, pero en todo caso deberán satisfacer como mínimo los requisitos siguientes, los cuales permitan:
- Identificar cada operación, acto o actividad y sus características, relacionándolas con la documentación comprobatoria, de tal manera que aquéllos puedan identificarse con las distintas contribuciones y tasas, incluyendo las actividades liberadas de pago por la ley.
- Identificar las inversiones realizadas relacionándolas con la documentación comprobatoria, de tal forma que pueda precisarse la fecha de adquisición del bien o de efectuada la inversión, su descripción, el monto original de la inversión y el importe de la deducción del ejercicio.
- Relacionar cada operación, acto o actividad, con los saldos que den como resultado las cifras finales de las cuentas.
- Formular los estados de posición financiera.
- Relacionar los estados de posición financiera con las cuentas de cada operación.
- Asegurar el registro total de las operaciones, actos o actividades, así como garantizar que se asienten correctamente mediante los sistemas de control y verificación internos necesarios.
- Identificar las contribuciones que se deben cancelar o devolver, en virtud de devoluciones que se reciban y descuentos o bonificaciones que se otorguen conforme a las disposiciones fiscales.
- Comprobar el cumplimiento de los requisitos relativos al otorgamiento de los estímulos fiscales.
- Identificar los bienes distinguiendo, entre los bienes adquiridos o producidos, los correspondientes a materias primas y productos terminados o semiterminados, los enajenados, así como los destinados a la donación o, en su caso, a la destrucción. El contribuyente deberá registrar en su contabilidad, la destrucción o donación de las mercancías o bienes en el ejercicio en que se efectúen.
Lo anterior será sin perjuicio de que los contribuyentes lleven además los registros a que les obliguen las disposiciones fiscales y utilicen, en su caso, las máquinas registradoras de comprobación fiscal.
Registro de las deducciones autorizadas
Uno de los requisitos que deben reunir las deducciones autorizadas de acuerdo con la Ley del ISR, tanto de las personas físicas como de las personas morales obligadas a llevar contabilidad, es que deben estar debidamente registradas en la misma, y se entiende que se cumple con este requisito, inclusive cuando se lleven en cuentas de orden. (Artículos 31, fracción IV y 172, fracción V, de la Ley del ISR; 36 y 232, de su Reglamento)
A este respecto, resulta interesante señalar que existe una tesis aislada de la SCJN que menciona que el artículo 24, fracción IV, de la Ley del ISR vigente hasta el 31 de diciembre de 2001 (actual artículo 31, fracción IV, de la misma ley vigente a partir del ejercicio fiscal de 2002), al establecer que las deducciones autorizadas en la misma deberán encontrarse debidamente registradas en contabilidad, no vulnera el principio de legalidad tributaria, pues el término debidamente tiene la característica de ser razonable y de entendimiento a cualquier persona, ya que deviene de la palabra deber, que corresponde a la existencia de una carga prevista en la ley en comento.
Obligaciones del Comerciante según el Código de Comercio
El Código de Comercio establece ciertas obligaciones para los comerciantes en relación con su contabilidad:
- Artículo 33: El comerciante está obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado. Tratándose de medios impresos, los libros deberán estar encuadernados, empastados y foliados.
- Artículo 35: En el libro mayor se deberán anotar, como mínimo y por lo menos una vez al mes, los nombres o designaciones de las cuentas de la contabilidad, su saldo al final del período de registro inmediato anterior, el total de movimientos de cargo o crédito a cada cuenta en el período y su saldo final.
- Artículo 37: Todos los registros a que se refiere este capítulo deberán llevarse en castellano, aunque el comerciante sea extranjero.
- Artículo 41: En el libro de actas que llevará cada sociedad, cuando se trate de juntas generales, se expresará: la fecha respectiva, los asistentes a ellas, los números de acciones que cada uno represente, el número de votos de que pueden hacer uso, los acuerdos que se tomen, los que se consignarán a la letra; y cuando las votaciones no sean económicas, los votos emitidos, cuidando además de consignar todo lo que conduzca al perfecto conocimiento de lo acordado. Cuando el acta se refiera a junta del consejo de administración, solo se expresará: la fecha, nombre de los asistentes y relación de los acuerdos aprobados.
- Artículo 46: Todo comerciante está obligado a conservar los libros, registros y documentos de su negocio por un plazo mínimo de diez años.
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