Si estás empezando tu empresa o negocio, uno de los primeros y más importantes pasos es darte de alta en el Servicio de Administración Tributaria (SAT) tanto para el pago de impuestos como para la regulación de la contabilidad de la empresa. ¿Y cómo la regula? A través del catálogo de cuentas. El Catálogo de Cuentas tiene un rol muy importante en la contabilidad de las empresas pues permite tener un control de las cuentas contables. Las autoridades consideran fundamental emplear cuentas contables adecuadas y acordes a cada empresa o negocio en particular.
Hoy te contaremos en qué consiste el catálogo de cuentas contables, qué contiene, para qué se utiliza y cuándo debe ser enviado al SAT.
¿Qué es el Catálogo de Cuentas Contables?
El catálogo de cuentas es una lista estructurada y organizada que contiene las cuentas contables o las clasificaciones de las transacciones financieras, activos, pasivos, patrimonio, ingresos y egresos, entre otros. Es el índice que de manera ordenada se describen los nombres y números de las cuentas de activo, pasivo, capital, ingresos, costos, gastos y cuentas de orden, dependiendo de la contabilidad económica de una empresa.
En este catálogo se describen los nombres y números de las cuentas de activos, pasivos, ingresos, egresos, capital, costos, gastos y las cuentas de orden. Esta herramienta es de gran ayuda para llevar la contabilidad de una empresa u organización ya que es un reporte en el que se detallan las cuentas contables, lo que te proporcionará un marco de referencia para registrar y clasificar las transacciones financieras.
Los datos dependen de la forma en la que se lleva la contabilidad de la empresa; sin embargo, se recomienda que sea lo suficientemente adaptable para que se puedan integrar las cuentas que se necesiten para llevar el control de la empresa, especialmente si son cuentas específicas que se relacionan con la naturaleza del negocio. Debe de ser lo suficientemente adaptable para que se pueda integrar las cuentas que se exigen para llevar el control de la empresa. Como mencionamos anteriormente, hay cuentas que se usan para cualquier tipo de empresas y hay otras que son de características de otro tipo de negocios.
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Algunos de los conceptos clave dentro de un catálogo de cuentas incluyen:
- Activos: Recursos con valor económico que generan beneficios futuros.
- Ingresos: Recursos obtenidos por ventas o servicios.
¿Para qué sirve el Catálogo de Cuentas?
En general, el catálogo de cuentas ayuda a que las empresas puedan llevar el registro de su contabilidad en el día a día, por lo que pueden tener un control contable constante y consistente.
Una vez que tengas las cuentas y las claves que se relacionan con tu empresa, debes establecer el sector al que pertenece tu empresa o negocio. Ya que sabemos acerca de las cuentas y las claves, se debe de establecer el sector al que forma parte tu empresa. Es de gran importancia determinar las cuentas del catálogo con el contador encargado de tu negocio, principalmente para poder clasificar de manera correcta cada cuenta con su respectivo código.
Ya que se ha recopilado toda la información se deben clasificar las cuentas con la clave que corresponde. Posteriormente, se deben clasificar las cuentas con el número que corresponda y poder dar la información a la persona responsable de la contabilidad. No es necesario que el catálogo sea muy extenso; lo importante es que se llene con la información de la empresa para que cumpla con los requisitos necesarios.
Recomendaciones para Efectuar el Catálogo de Cuentas
Para asegurar una correcta elaboración y gestión de tu catálogo de cuentas, considera las siguientes recomendaciones:
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- Lo primero es contar con un contador con experiencia en el manejo de cuentas contables de empresas.
- Sin embargo, si quieres llevar a cabo tu propia contabilidad, opta por utilizar herramientas tecnológicas que faciliten la gestión y eviten cometer errores.
- Define la información que debe llevar cada cuenta y asegúrate de usar las claves correctas.
- Clasifica las cuentas de tu empresa de lo general a lo particular, respetando la estructura de las cuentas orden.
- Considera que tu catálogo se puede expandir tanto como sea necesario, así que no limites la información que vas a utilizar.
- Captura las cuentas con un mismo formato de escritura para que quede uniforme.
¿Cuándo se debe enviar el Catálogo de Cuentas al SAT?
Los contribuyentes obligados a presentar su contabilidad por medios electrónicos de forma mensual también deben presentar su catálogo de cuentas a través de la sección “Trámites y Servicios” del portal del SAT.
La primera vez que se entregue la balanza de comprobación se debe enviar el catálogo de cuentas. Posteriormente, cuando se modifique el catálogo a nivel de las cuentas reportadas debe volver a enviarse a más tardar cuando se venza la obligación del envío de la balanza de comprobación en el mes que se llevó a cabo la modificación.
Para los efectos del artículo 28, fracción IV del CFF, en relación con las reglas 1.4., fracción XXIV, 2.8.1.6., 2.8.1.7., las personas morales deben enviar mensualmente su información contable durante los primeros tres días del segundo mes posterior al correspondiente a la información que se va a enviar.
Requisitos para la Contabilidad Electrónica
Para los efectos de los artículos 28, fracción III del CFF y 33, apartado B, fracciones I, III, IV y V y 34 de su Reglamento, los contribuyentes que estén obligados a llevar contabilidad y a ingresar de forma mensual su información contable a través del Portal del SAT, excepto los contribuyentes que registren sus operaciones a través de la aplicación electrónica Mis cuentas en el Portal del SAT, deberán llevarla en sistemas electrónicos con la capacidad de generar archivos en formato XML que contenga lo siguiente:
I. Catálogo de Cuentas
- Catálogo de cuentas utilizado en el periodo, conforme a la estructura señalada en el Anexo 24 y el Anexo Técnico publicado en el Portal del SAT; a este se le agregará un campo con el código agrupador de cuentas del SAT contenido en el Anexo 24, apartado A, inciso a).
- Los contribuyentes deberán asociar en su catálogo de cuentas los valores de la subcuenta de primer nivel del código agrupador del SAT, asociando para estos efectos, el código que sea más apropiado de acuerdo con la naturaleza y preponderancia de la cuenta o subcuenta del catálogo del contribuyente.
- El catálogo de cuentas será el archivo que se tomará como base para asociar el número de la cuenta de nivel mayor o subcuenta de primer nivel y obtener la descripción en la balanza de comprobación, por lo que los contribuyentes deberán cerciorarse de que el número de cuenta asignado, corresponda tanto en el catálogo de cuentas como en la balanza de comprobación en un periodo determinado.
- El catálogo de cuentas de los contribuyentes, para los efectos de esta fracción, se enviará al menos a nivel de cuenta de mayor y subcuenta a primer nivel con excepción de los contribuyentes que en su catálogo de cuentas generen únicamente cuentas de nivel mayor, en cuyo caso deberá asociarse a nivel de subcuenta de primer nivel del código agrupador publicado en el Anexo 24, apartado A, inciso a).
- Se deberá indicar el nivel en el que se encuentra la cuenta o subcuenta en el catálogo del contribuyente.
- Los conceptos del estado de posición financiera, tales como: activo, activo a corto plazo, activo a largo plazo, pasivo, pasivo a corto plazo, pasivo a largo plazo, capital; los conceptos del estado de resultados tales como: ingresos, costos, gastos y resultado integral de financiamiento, así como el rubro cuentas de orden, no se consideran cuentas de nivel mayor ni subcuentas de primer nivel.
II. Balanza de Comprobación
- Balanza de comprobación que incluya saldos iniciales, movimientos del periodo y saldos finales de todas y cada una de las cuentas de activo, pasivo, capital, resultados (ingresos, costos, gastos y resultado integral de financiamiento) y cuentas de orden, conforme al Anexo 24 y el Anexo Técnico publicado en el Portal del SAT.
- La balanza de comprobación deberá reflejar los saldos de las cuentas que permitan identificar los impuestos por cobrar y por pagar, así como los impuestos trasladados efectivamente cobrados y los impuestos acreditables efectivamente pagados; las cuentas de ingresos deberán distinguir las distintas tasas, cuotas y las actividades por las que no se deba pagar el impuesto, conforme a lo establecido en el artículo 33, apartado B, fracción III del Reglamento del CFF.
- En el caso de la balanza de cierre del ejercicio se deberá incluir la información de los ajustes que para efectos fiscales se registren.
- La balanza de comprobación para los efectos de esta fracción, se enviará al menos a nivel de cuenta de mayor y subcuenta a primer nivel con excepción de los contribuyentes que en su catálogo de cuentas generen únicamente cuentas de nivel mayor.
- Existen dos tipos de envío de balanza de comprobación, la normal y la complementaria.
III. Pólizas y Auxiliares
- Las pólizas y los auxiliares de cuenta de nivel mayor o subcuenta de primer nivel que incluyan el nivel de detalle con el que los contribuyentes realicen sus registros contables.
- En cada póliza se deben distinguir los folios fiscales de los comprobantes fiscales que soporten la operación, permitiendo identificar la forma de pago, las distintas contribuciones, tasas y cuotas, incluyendo aquellas operaciones, actos o actividades por las que no se deban pagar contribuciones, de acuerdo a la operación, acto o actividad de que se trate, de conformidad con el artículo 33, apartado B, fracción III del Reglamento del CFF.
- Las pólizas del periodo son documentos internos donde se registran las operaciones desarrolladas por un ente económico, relacionando la información necesaria para su identificación. Deberá permitir la identificación del comprobante fiscal que ampare la transacción, así como el método de pago.
- El auxiliar de Folios Fiscales es el documento detalle que permite identificar y vincular los folios fiscales de los comprobantes fiscales con las pólizas del periodo que se registren, las cuales pueden incluir operaciones nacionales y extranjeras, con los diferentes tipos de comprobantes y métodos de pagos.
- El auxiliar de cuenta de nivel mayor y/o de la subcuenta de primer nivel es el documento que contiene el detalle de cada una de las cuentas y subcuentas en el que se resume el total de movimientos ocurridos en un periodo determinado de los rubros de activo, pasivo, capital, ingresos, costos, gastos y resultado integral de financiamiento, así como de las cuentas de orden, las cuales incluyen invariablemente el saldo inicial, movimientos deudores y acreedores y su saldo final.
- En las operaciones relacionadas con un tercero deberá incluirse la clave en el RFC de este, conforme al Anexo 24 y Anexo Técnico publicado en el Portal del SAT.
- Cuando no se logre identificar el folio fiscal asignado a los comprobantes fiscales dentro de las pólizas contables, el contribuyente podrá, a través de un reporte auxiliar relacionar todos los folios fiscales, la clave en el RFC y el monto contenido en los comprobantes que amparen dicha póliza, conforme al Anexo 24 y el Anexo Técnico publicado en el Portal del SAT.
- Los auxiliares de la cuenta de nivel mayor y/o de la subcuenta de primer nivel deberán permitir la identificación de cada operación, acto o actividad, conforme al Anexo 24 y el Anexo Técnico publicado en el Portal del SAT.
Para los efectos de esta regla se entenderá que la información contable será aquella que se produce de acuerdo con el marco contable que aplique ordinariamente el contribuyente en la preparación de su información financiera, o bien, el marco que esté obligado aplicar por alguna disposición legal o normativa, entre otras, las Normas de Información Financiera (NIF), los principios estadounidenses de contabilidad United States Generally Accepted Accounting Principles (USGAAP) o las Normas Internacionales de Información Financiera (IFRS por sus siglas en inglés) y en general cualquier otro marco contable que aplique el contribuyente. El marco contable aplicable deberá ser emitido por el organismo profesional competente en esta materia y encontrarse vigente en el momento en que se deba cumplir con la obligación de llevar la contabilidad.
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El fundamento legal para estas obligaciones se encuentra en CFF 15-C, 28, Ley para Regular las Agrupaciones Financieras 12, LIC 88, RCFF 33, 34, RMF 2.8.1.4., 2.8.1.6., 2.8.1.8.
Reglas Específicas para Entidades Financieras
Las entidades financieras señaladas en el artículo 15-C del CFF, así como la sociedad controladora y las entidades que sean consideradas integrantes de un grupo financiero en los términos del artículo 12 de la Ley para Regular las Agrupaciones Financieras y las sociedades a que se refiere el artículo 88 de la LIC, que estén obligadas a cumplir las disposiciones de carácter general en materia de contabilidad emitidas por la CNBV, la CONSAR o la Comisión Nacional de Seguros y Fianzas, según corresponda, utilizarán el valor único para uso exclusivo de las entidades financieras antes referidas del código agrupador contenido en el Anexo 24, apartado A, inciso a) y el catálogo de cuentas que estén obligadas a utilizar, de conformidad con las disposiciones de carácter general que les sean aplicables.
Penalizaciones y el Rol del Catálogo en CFDI
El SAT obliga a los contribuyentes a que paguen la cantidad que deben de acuerdo a sus ingresos o el nivel de facturación en el que están, de no ser así, se le exigirá que realice el pago por lo que el Sistema de Administración Tributaria tiene la autoridad de llevar a cabo el procesamiento respectivo. Por medio del catálogo, se puede consultar claves para poder registrar la “ClaveProdServ” en el CFDI. Dicho mecanismo permite buscar por categorías: por tipo, división, grupo o clase.
Actualmente, el SAT ya ha estado poniendo penalizaciones para aquellos contribuyentes que registran mal una clave en en CFDI. Cada vez que una factura cuente con una clave errónea y se necesita corregir pues no serán verificadas y mucho menos serán deducibles, por lo que se les cobra una multa.
Herramientas y Soluciones para la Contabilidad Electrónica
Si tienes dudas o necesitas a algún experto que te ayude con la transición de la versión 3.3 a la 4.0, en Facturama estamos preparados para brindarte soluciones adaptadas a las necesidades de tu empresa, incluyendo la facturación electrónica con base en el tamaño de tu negocio y descarga masiva, entre otros servicios. Nuestra experiencia se enfoca en el desarrollo, comercialización e implementación de soluciones de Facturación Electrónica CFDI. Nuestro enfoque es ofrecer el timbrado ilimitado mediante una suscripción anual, en contraste con otros proveedores que cobran por cada timbre. Implementar y mantener un catálogo de cuentas actualizado y adaptado a la nueva versión CFDI 4.0 es de vital importancia para nuestra empresa. Facturama, la plataforma que impulsa la operación contable de tu empresa, genera todos los tipos de facturas que necesites sin complicaciones.
En Edifact también estamos preparados y ofrecemos soluciones al contribuyente como la facturación electrónica dependiendo el tamaño de tu empresa, descarga masiva, etc. Estas soluciones están:
- Indicado para personas físicas y pequeñas empresas.
- Indicado para medianas empresas.
- Indicado para grandes empresas que requieran interconectar su sistema ERP.
- Solución para la emisión y timbrado de recibos de nómina de los colaboradores de su empresa.
- Solución para la emisión de archivos para la contabilidad electrónica en su formato XML.
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