Si una empresa o persona física recibe un pago con una retención de impuestos aplicada, o si eres quien realiza esas retenciones a tus proveedores, existe un documento que el SAT y las propias operaciones comerciales exigen: la constancia de retención de impuestos. Saber qué es, cuándo se emite y cómo obtenerla puede evitar inconsistencias fiscales que deriven en multas o ajustes.
Aquí te explicamos qué es una constancia de retención de impuestos, cuándo es obligatoria, cómo obtenerla en el SAT y qué errores comunes se cometen al emitirla o solicitarla.
¿Qué es una Constancia de Retención de Impuestos?
Una constancia de retención de impuestos es un comprobante fiscal que acredita que una persona moral o física retuvo y enteró al SAT una parte del pago que realizó a un proveedor o prestador de servicios. Es, en esencia, la prueba documental de que el impuesto retenido fue efectivamente deducido del pago y trasladado al fisco.
En México, las retenciones de ISR e IVA son obligaciones que recaen en la persona que paga. Cuando una empresa le paga a un profesionista independiente, a una persona física con actividad empresarial o a ciertos proveedores de servicios, debe retener un porcentaje del monto total y enterarlo al SAT. La constancia documenta esa operación para ambas partes. Para quien recibe el pago, la constancia es clave: le permite acreditar en su declaración anual que esos impuestos ya fueron pagados a su nombre, evitando una doble tributación.
Concepto de Retención de Impuestos
La retención de ISR (Impuesto Sobre la Renta) ocurre cuando una persona o empresa efectúa un pago y está legalmente obligada a retener una parte de ese monto para entregárselo directamente al SAT. La retención de impuestos aplica a una gran parte de los contribuyentes, tanto personas físicas como personas morales. Cuando una empresa contrata a un profesionista independiente, está obligada a retener parte del ISR. Las personas que tributan en el Régimen Simplificado de Confianza (RESICO), también pueden aplicarse retenciones, especialmente si reciben ingresos de personas morales.
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Al cierre del año, el trabajador puede revisar si el monto retenido coincide con lo que realmente debía pagar por eso es importante saber cómo calcular el ISR.
Retenciones vs. Pagos Provisionales
No, no es lo mismo. Cuando una persona física trabaja para una empresa como parte de una relación laboral, el ISR retenido es un monto que el empleador descuenta directamente del salario del trabajador. Esa retención es una obligación del patrón, quien debe enterarla al gobierno a través del SAT. En cambio, los pagos provisionales aplican, por ejemplo, a quienes prestan servicios profesionales, rentan inmuebles, o tributan bajo el Régimen Simplificado de Confianza (RESICO). Aquí, la persona es responsable de calcular el ISR, presentar su declaración mensual y cubrir el impuesto correspondiente. Ambos conceptos impactan en el cálculo del ISR anual y en el posible saldo a favor que puede solicitarse en la declaración anual.
Desde el punto de vista del trabajador, puede parecer una ventaja inmediata porque recibe su salario completo, sin descuentos. Sin embargo, esto puede complicar la declaración anual: el ISR retenido suele usarse para cubrir parte del impuesto anual, así que si no fue retenido, es probable que tenga que hacer un pago adicional al SAT. Además, la falta de retenciones puede afectar el historial fiscal del contribuyente, dificultando trámites como la solicitud de créditos, devolución de impuestos, o el acceso a ciertos programas del gobierno.
En el caso de que seas persona física con actividad empresarial o bajo el RESICO, y no se haya aplicado la retención correspondiente, puedes regularizarte al presentar los pagos provisionales.
Información Incluida en una Constancia de Retenciones
Cuando se trata de un CFDI de retenciones, el SAT contempla datos como emisor, receptor, periodo, totales e impuestos retenidos. También aparecen campos como el RFC del receptor, el mes inicial y final del periodo, el ejercicio y los montos retenidos por impuesto. Y cuando necesitas verificar ese comprobante, el SAT te pide folio fiscal, RFC emisor, RFC receptor o, en su alternativa, el archivo XML. Por eso, en uso diario, muchas personas asocian “constancia” con esos datos clave, aunque el nombre formal del trámite cambie.
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¿Cuándo es Obligatoria la Constancia de Retención de Impuestos del SAT?
La obligación de emitir y entregar la constancia de retención de impuestos del SAT surge cada vez que se realizan pagos que están sujetos a retención. Los casos más frecuentes en el entorno empresarial mexicano son:
| Retención aplicable | Concepto |
|---|---|
| ISR 10% (o tarifa según el caso) | Honorarios a personas físicas |
| ISR 10% sobre el pago | Arrendamiento de inmuebles a personas físicas |
| ISR e IVA según el servicio | Servicios de personas físicas con actividad empresarial |
| ISR variable según ingresos | Pagos a plataformas tecnológicas |
| ISR e IVA parcial | Servicios de construcción o mano de obra |
La constancia debe emitirse a más tardar en febrero del año siguiente al ejercicio en que se efectuaron las retenciones, aunque la práctica común es entregarla al momento de la retención o al cierre del mes. Cabe recordar que estas retenciones forman parte del cálculo del ISR y deben reflejarse correctamente en la declaración anual.
¿Cómo Obtener la Constancia de Retención de Impuestos?
Existen dos situaciones distintas según el rol que tenga la empresa o persona física en operación:
- Si la empresa es quien retiene (retenedor): debe generar y entregar la constancia al proveedor o prestador de servicios. Esto se hace a través del sistema de facturación o mediante el propio portal del SAT, y el documento debe incluir el RFC de ambas partes, el monto retenido y el periodo.
- Si la persona física o moral es quien recibió el pago con retención: debe solicitarle la constancia a quien realizó el pago. También puede consultar en el portal del SAT si el retenedor ya presentó la declaración informativa correspondiente.
Pasos para Emitir el CFDI de Retenciones en el SAT
- Ingresar al portal del SAT con RFC y contraseña o e.firma.
- Acceder al apartado de facturación o declaraciones informativas.
- Seleccionar la opción de CFDI de retenciones e información de pagos.
- Capturar los datos del receptor, el tipo de retención, el monto y el periodo.
- Emitir el CFDI de retenciones y enviarlo al proveedor o prestador de servicios.
¿Cómo Verificar una Constancia o CFDI de Retenciones?
Cuando ya tienes un comprobante y lo que quieres es confirmar que sí está certificado por el SAT, la ruta correcta es el verificador de CFDI de Retenciones e Información de Pagos. Ese servicio permite consulta por folio fiscal o por archivo XML y no requiere autenticación.
¿Qué Datos te Pide el Verificador del SAT?
Si validas por folio, el SAT pide folio fiscal, RFC emisor, RFC receptor y los dígitos de seguridad. Si validas por archivo, pide el XML y los dígitos de seguridad.
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¿Qué Hacer si el RFC Receptor no Aparece en el CFDI?
El propio verificador del SAT indica que, si la factura no contiene el RFC del receptor, ese campo se deja en blanco.
Diferencia entre Constancia de Retención y CFDI de Retenciones
Un punto de confusión frecuente es la diferencia entre la constancia de retención tradicional y el CFDI de retenciones e información de pagos. Desde 2022, el SAT estandarizó el proceso: la constancia de retención ahora se emite como un comprobante fiscal digital (CFDI de retenciones), lo que le otorga validez oficial ante el fisco. Esto significa que ya no basta con entregar un documento en formato libre o en papel firmado. La constancia debe ser un CFDI válido, timbrado por un PAC (Proveedor Autorizado de Certificación) y con el sello digital del SAT para tener efectos fiscales plenos.
¿Constancia de Retenciones es lo Mismo que CFDI de Retenciones e Información de Pagos?
No siempre. “Constancia de retenciones” es el nombre que más usa la gente. El SAT, en cambio, separa el tema por herramienta o documento.
| Lo que busca la persona | Cómo lo nombra el SAT | Cuándo aplica |
|---|---|---|
| Constancia de retenciones | Consulta de ingresos y retenciones | Para ver ingresos y retenciones declarados por retenedores |
| Constancia de salarios | Factura de nómina / Visor de comprobantes de nómina | Si eres asalariado |
| CFDI de retenciones | Factura o CFDI de Retenciones e Información de Pagos | En supuestos específicos como intereses, dividendos, premios o pagos a extranjeros |
| Verificar constancia | Verificación de CFDI de Retenciones e Información de Pagos | Si ya tienes folio fiscal o XML |
La diferencia práctica es importante: si la empresa retiene impuestos pero no emite el CFDI de retenciones correspondiente, el proveedor no podrá acreditar esa retención en su declaración anual, lo que puede generar un pago doble de impuestos o un rechazo por parte del SAT.
¿Qué Tipo de Constancia Necesitas según tu Caso?
La tabla es una síntesis de las rutas oficiales que el SAT publica para nómina, consulta de ingresos y esquema de CFDI de retenciones.
| Perfil | Qué documento buscar | Dónde revisarlo o validarlo |
|---|---|---|
| Asalariado | CFDI de nómina y Visor de nómina | Visor de nómina y recuperación de CFDI |
| Honorarios o arrendamiento | Consulta de ingresos y retenciones; en los supuestos del SAT, también CFDI de Retenciones | Consulta SAT, recuperación de CFDI y verificador |
| Inversiones, intereses, dividendos, premios | CFDI de Retenciones e Información de Pagos | Recuperación de factura y verificador SAT |
| Pagos a extranjeros | CFDI de Retenciones con complemento de Pagos a Extranjeros | Recuperación de factura y verificador SAT |
Fundamento Legal de la Obligación de Expedir Comprobantes de Retenciones
Una de las obligaciones fiscales que debemos cumplir es la «emisión de constancias de retenciones» que siempre ha existido; sin embargo, se debe cumplir de cierta manera que no estábamos acostumbrados a hacerlo. El artículo 29 del Código Fiscal de la Federación, establece que cuando las leyes fiscales establezcan la obligación de expedir comprobantes…o por las retenciones que efectúen, los contribuyentes deberán emitirlos mediante documentos digitales… . Esto nos da, una nueva manera de cumplir con esta obligación.
Código Fiscal de la Federación (CFF)
Artículo 29. Cuando las leyes fiscales establezcan la obligación de expedir comprobantes fiscales por los actos o actividades que realicen, por los ingresos que se perciban o por las retenciones de contribuciones que efectúen, los contribuyentes deberán emitirlos mediante documentos digitales a través de la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria. Como se observa, ahora el CFF le da facultades al SAT para emitir reglas en las cuales nos diga los requisitos que deben contener estos comprobantes relativos a las retenciones que se efectúen. En realidad, estas son las nuevas disposiciones que nos indican una «nueva manera» de cumplir con la emisión de constancias de retenciones, teniendo su base en el Código Fiscal de la Federación.
Artículo 29-A. Como se observa, ahora el CFF le da facultades al SAT para emitir reglas en las cuales nos diga los requisitos que deben contener estos comprobantes relativos a las retenciones que se efectúen.
Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR)
- Artículo 76.
- III. Expedir los comprobantes fiscales en los que asienten el monto de los pagos efectuados que constituyan ingresos de fuente de riqueza ubicada en México de acuerdo con lo previsto por el Título V de esta Ley o de los pagos efectuados a los establecimientos en el extranjero de instituciones de crédito del país, en los términos del artículo 48 de la misma y, en su caso, el impuesto retenido al residente en el extranjero o a las citadas instituciones de crédito.
- XI. b) Proporcionar a las personas a quienes les efectúen pagos por los conceptos a que se refiere esta fracción, comprobante fiscal en el que se señale su monto, el impuesto sobre la renta retenido en términos de los artículos 140 y 164 de esta Ley, así como si éstos provienen de las cuentas establecidas en los artículos 77 y 85 de esta Ley, según se trate, o si se trata de los dividendos o utilidades a que se refiere el primer párrafo del artículo 10 de la misma. Este comprobante se entregará cuando se pague el dividendo o utilidad.
- XVIII. Las personas morales que distribuyan anticipos o rendimientos en los términos de la fracción II del artículo 94 de esta Ley, deberán expedir comprobante fiscal en el que conste el monto de los anticipos y rendimientos distribuidos, así como el impuesto retenido.
- Artículo 86.
- V. Expedir las constancias y el comprobante fiscal y proporcionar la información a que se refiere la fracción III del artículo 76 de esta Ley; retener y enterar el impuesto a cargo de terceros y exigir el comprobante respectivo, cuando hagan pagos a terceros y estén obligados a ello en los términos de esta Ley. Deberán cumplir con las obligaciones a que se refiere el artículo 94 de la misma Ley, cuando hagan pagos que a la vez sean ingresos en los términos del Capítulo I del Título IV del presente ordenamiento.
- Artículo 99.
- III. Expedir y entregar comprobantes fiscales a las personas que reciban pagos por los conceptos a que se refiere este Capítulo, en la fecha en que se realice la erogación correspondiente, los cuales podrán utilizarse como constancia o recibo de pago para efectos de la legislación laboral a que se refieren los artículos 132 fracciones VII y VIII, y 804, primer párrafo, fracciones II y IV, de la Ley Federal de Trabajo.
- VI. Proporcionar a más tardar el 15 de febrero de cada año, a las personas a quienes les hubieran prestado servicios personales subordinados, constancia y el comprobante fiscal del monto total de los viáticos pagados en el año de calendario de que se trate, por los que se aplicó lo dispuesto en el artículo 93, fracción XVII de esta Ley.
- Artículo 106. Cuando los contribuyentes presten servicios profesionales a las personas morales, éstas deberán retener, como pago provisional, el monto que resulte de aplicar la tasa del 10% sobre el monto de los pagos que les efectúen, sin deducción alguna, debiendo proporcionar a los contribuyentes comprobante fiscal y constancia de la retención las cuales deberán enterarse, en su caso, conjuntamente con las señaladas en el artículo 96 de esta Ley. El impuesto retenido en los términos de este párrafo será acreditable contra el impuesto a pagar que resulte en los pagos provisionales de conformidad con este artículo.
- Artículo 110.
- VIII. Expedir constancias y comprobantes fiscales en los que asienten el monto de los pagos efectuados que constituyan ingresos de fuente de riqueza ubicada en México de acuerdo con lo previsto por el Título V de esta Ley o de los pagos efectuados a los establecimientos en el extranjero de instituciones de crédito del país, en los términos del artículo 48 de la misma y, en su caso, el impuesto retenido al residente en el extranjero o a las citadas instituciones de crédito.
- Artículo 116. Cuando los ingresos a que se refiere este Capítulo se obtengan por pagos que efectúen las personas morales, éstas deberán retener como pago provisional el monto que resulte de aplicar la tasa del 10% sobre el monto de los mismos, sin deducción alguna, debiendo proporcionar a los contribuyentes constancias de la retención y comprobante fiscal; dichas retenciones deberán enterarse, en su caso, conjuntamente con las señaladas en el artículo 96 de esta Ley. El impuesto retenido en los términos de este párrafo podrá acreditarse contra el que resulte de conformidad con el segundo párrafo de este artículo.
- Artículo 126. En operaciones consignadas en escrituras públicas, los notarios, corredores, jueces y demás fedatarios, que por disposición legal tengan funciones notariales, calcularán el impuesto bajo su responsabilidad y lo enterarán en las oficinas autorizadas; así mismo deberán proporcionar al contribuyente que efectúe la operación correspondiente, conforme a las reglas de carácter general que emita el Servicio de Administración Tributaria, la información relativa a la determinación de dicho cálculo y deberá expedir comprobante fiscal, en el que conste la operación, así como el impuesto retenido que fue enterado. En todos los casos deberá expedirse comprobante fiscal en el que se especificará el monto total de la operación, así como el impuesto retenido y enterado. Cuando el adquirente efectúe la retención a que se refiere el párrafo anterior, expedirá comprobante fiscal al enajenante y constancia de la misma, y éste acompañará una copia de dichos documentos al presentar su declaración anual.
- Artículo 127. En el caso de operaciones consignadas en escrituras públicas, los notarios, corredores, jueces y demás fedatarios, que por disposición legal tengan funciones notariales, calcularán el pago a que se refiere este artículo bajo su responsabilidad y lo enterarán en las oficinas autorizadas a que se refiere el mismo en el mismo plazo señalado en el tercer párrafo del artículo 126 de esta Ley, y deberá expedir comprobante fiscal, en el que conste el monto de la operación, así como el impuesto retenido que fue enterado.
- Artículo 139.
- I. Proporcionar, a las personas a quienes les efectúen pagos por los conceptos a que se refiere este Capítulo, comprobante fiscal en el que conste el monto de la operación, y el impuesto retenido que fue enterado.
Ley del Impuesto al Valor Agregado (LIVA)
- Artículo 32.
- V. Expedir comprobantes fiscales por las retenciones del impuesto que se efectúen en los casos previstos en el artículo 1o.-A, y proporcionar mensualmente a las autoridades fiscales, a través de los medios y formatos electrónicos que señale el Servicio de Administración Tributaria, la información sobre las personas a las que les hubieren retenido el impuesto establecido en esta Ley, a más tardar el día 17 del mes inmediato posterior al que corresponda dicha información.
- Artículo 33. Cuando las disposiciones fiscales establezcan la obligación de expedir comprobantes por las retenciones de contribuciones que efectúen, los contribuyentes deberán emitirlos mediante documentos digitales a través de la página de Internet del SAT.
Resolución Miscelánea Fiscal (RMF)
A través de la Regla 2.7.5.4 de la RMF se establece que el CFDI de retenciones e información de pagos se emitirá mediante el documento electrónico incluido en el Anexo 20. Asimismo, el CFDI de retención podrá emitirse de manera anualizada en el mes de enero del año inmediato siguiente a aquel en que se realizó la retención o pago, salvo que exista disposición legal o reglamentaria expresa en contrario, o bien, cuando el receptor del CFDI lo solicite en el momento en que se lleve a cabo la operación, tratándose de aquellas realizadas con las personas a que se refiere el último párrafo de esta regla. En los casos en donde se emita un CFDI por la realización de actos o actividades o por la percepción de ingresos, y se incluya en el mismo toda la información sobre las retenciones de impuestos efectuadas, los contribuyentes podrán optar por considerarlo como constancia y comprobante fiscal de retenciones. Cuando en alguna disposición fiscal se haga referencia a la obligación de emitir un comprobante fiscal por retenciones efectuadas, este se emitirá, salvo disposición en contrario, conforme a lo establecido en esta regla.
Para los efectos de la presente regla, en los casos en que las disposiciones de la legislación común que regulan la actuación de los notarios permitan la asociación entre varios de ellos, la sociedad civil que se constituya al respecto para tales fines, podrá emitir el CFDI por las retenciones que realice, en cuyo caso el CFDI que se emita deberá indicar la descripción de la retención en el campo “DescRetenc” seguido del signo “/”, y a continuación la clave en el RFC del notario que emitió o autorizó en definitiva el instrumento público notarial en donde conste la operación. Las personas que administren planes personales de retiro, contratados de manera individual o colectiva y las demás instituciones de objeto similar, a que se refieren los artículos 151, fracción V y 185 de la LISR, deberán incorporar el “Complemento de Planes de retiro” que al efecto el SAT publique en su Portal.
Errores Comunes al Emitir o Solicitar la Constancia de Retención
- No emitir la constancia en tiempo y forma: muchas empresas realizan la retención correctamente en su contabilidad, pero olvidan generar y entregar el CFDI de retenciones al proveedor. Esto puede derivar en inconsistencias en la declaración del proveedor y en una posible revisión por parte del SAT.
- Usar documentos en formato libre en lugar del CFDI de retenciones válido: desde que el SAT exige el comprobante digital timbrado, un documento Word o PDF sin sello digital no tiene validez fiscal. El proveedor que lo recibe no puede usarlo para acreditar la retención.
- No conciliar retenciones enteradas al SAT con constancias emitidas: si hay diferencias entre lo declarado y lo documentado, el SAT puede solicitar aclaraciones o generar créditos fiscales que complican la operación. Estas diferencias también impactan las deducciones personales en la declaración anual o el proveedor que recibió el pago.
Preguntas Frecuentes
- ¿Se puede obtener la constancia de retenciones con contraseña o solo con e.firma?
Depende del trámite: la Consulta de ingresos y retenciones pide e.firma; el Visor de nómina permite contraseña o e.firma; la recuperación de facturas acepta contraseña o e.firma; y el verificador de CFDI de retenciones no requiere autenticación. - ¿Para qué sirve la constancia de retenciones en la declaración anual?
Sirve para revisar con tiempo tus ingresos y retenciones y detectar diferencias antes de presentar; en el caso del visor de nómina, el SAT indica que los documentos permiten conocer los montos anuales que la autoridad considerará para el prellenado. - ¿Es lo mismo la constancia de retenciones que el CFDI de Retenciones e Información de Pagos?
No: “constancia de retenciones” es el término común, mientras que el SAT distingue entre consulta, visor, CFDI y verificador. - ¿Cómo verifico un CFDI de retenciones?
Con el verificador del SAT por folio fiscal o por archivo XML. - ¿Qué hago si el RFC receptor no aparece en el comprobante?
En el verificador del SAT ese campo se deja en blanco cuando el CFDI no lo contiene.
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