Generar respaldo de tu información te permite crear una copia segura de los datos de tu sistema para protegerlos ante cualquier falla o pérdida inesperada. Al realizar este proceso, aseguras que tu información esté disponible en todo momento y puedas recuperarla cuando sea necesario, lo que te ayuda a trabajar con mayor tranquilidad y continuidad en tus operaciones. “Copia de seguridad, respaldo, copy backup, copia de respaldo, copia de reserva” es una copia de los datos originales en ciencias de la información y ciencias de la computación con el fin de tener un medio para restaurarlo en caso de pérdida.
En una empresa, se procesa una gran cantidad de información muy importante todos los días, como actualizaciones de archivos de clientes, documentos legales, información del personal, salarios y acuerdos. Prácticamente, se habría perdido todo, habría que volver a replantear nuevamente, comenzar desde cero, teniendo que realizar nuevamente otra suma elevada en recursos. Es fundamental realizar de forma correcta el respaldo y la restauración de la información, porque de ello depende que no se tengan que realizar cambios manuales a nivel de los archivos de configuración, rutas de reportes, copiado manual de archivos modelos, imágenes o documentos asociados.
La Importancia de Respaldar en Aspel COI
Generar un respaldo de tu información en Aspel COI es un proceso fundamental para proteger los datos contables de tu empresa. Este respaldo te permite contar con una copia de seguridad que puedes recuperar en caso de pérdida de información. Es importante realizarlo de forma periódica y antes de efectuar cambios importantes, asegurando así la integridad y disponibilidad de tus datos en todo momento. La mejor opción es hacer un respaldo antes de agregar cuentas.
Respaldar información del sistema de forma externa te permite conservar una copia de seguridad de tus datos en una ubicación diferente a la instalación principal. Este procedimiento es útil para proteger tu información ante fallas del equipo, cambios en el sistema o cualquier situación que pueda afectar el acceso a los datos. Se recomienda realizarlo de manera periódica para contar con una alternativa de recuperación y mantener la continuidad de tu trabajo. Después de realizar este proceso, podrás recuperar tu información cuando lo necesites.
Proceso Detallado para Generar un Respaldo en Aspel COI
1. Accede a la Función de Respaldo
Para generar el respaldo de tu información, ingresa por alguna de las siguientes rutas:
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- Desde el Menú Configuración, da clic en el ícono Respaldo de archivos y pulsa Generación de respaldo.
- Desde el Menú Archivo, da clic en el ícono Respaldo de archivos y pulsa Generación de respaldo.
- También puedes ingresar a Configuración, haz clic en el ícono Respaldar y selecciona Respaldar.
- O desde el Menú Archivo, da clic en el ícono Respaldar y selecciona Respaldar.
Importante: Si el sistema se utiliza en red, realiza el respaldo desde el servidor, asegurándote de que ningún usuario esté manipulando la base de datos en ese momento.
2. Crea el Archivo de Respaldo y Selecciona la Información
El asistente generará un archivo en formato .ZIP con el nombre que proporciones. Este archivo resguarda todos los movimientos realizados, permitiendo restablecer la información si es necesario. El archivo .FDB abarca toda la contabilidad y no se puede generar por partes.
Elige la Ruta de Almacenamiento
Por omisión, el sistema guarda el respaldo en el Directorio de Archivos Comunes (DAC), pero puedes personalizar la ubicación según tu preferencia. Puedes elegir otra ubicación según tus necesidades.
Selecciona la Información a Respaldar
Activa las casillas según el tipo de información que deseas incluir. Se recomienda respaldar principalmente la base de datos, aunque la selección puede variar según las necesidades de tu empresa. Se recomienda el respaldo interno, ya que el sistema le permite seleccionar los archivos a respaldar, incluyendo los formatos o reportes editados. Por defecto se sugiere respaldar solo la base de datos, pero esto es un proceso incompleto porque en el equipo destino, como no se copian los archivos de configuración, se deben realizar procesos manuales de redireccionamiento, copia de carpetas y archivos.
Da clic en Aceptar para continuar con el proceso.
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3. Finaliza el Proceso
Al concluir, el sistema mostrará un mensaje informativo confirmando que el proceso ha sido exitoso.
Directorio de Archivos Comunes (DAC)
Identificar la carpeta del Directorio de Archivos Comunes (DAC) es un paso crucial, ya que el DAC contiene archivos esenciales para el funcionamiento de tu sistema Aspel. Por ello, es importante identificar su ubicación antes de realizar el respaldo.
De forma predeterminada, el DAC se encuentra en las siguientes rutas:
| Sistema Operativo | Ruta Predeterminada del DAC |
|---|---|
| Sistemas operativos de 64 bits | C:\Program Files (x86)\Common Files\Aspel |
| Sistemas operativos de 32 bits | C:\Program Files\Common Files\Aspel |
El proceso para respaldar todas las empresas lo puedes realizar desde el DAC, sin embargo, la diferencia radica en que solo se copia la base de datos y al restaurarlas tienes que configurar parámetros, perfiles, formatos, consultas, etc., que hayas personalizado.
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