Los principios de auditoría son los valores fundamentales que guían la conducta y el trabajo de los auditores. Estos principios garantizan que las auditorías se realicen de manera ética, profesional y objetiva, proporcionando resultados confiables y útiles.
Los principios de auditoría básicos, según la norma ISO 19011:2018 «Auditoria de Sistemas de Gestión», deben ser respetados en cualquier auditoría para que esta sea efectiva.
Los 7 Principios Clave de una Auditoría
Estos son los 7 principios fundamentales que todo auditor debe seguir:
- Integridad: Conducta ética, honestidad, diligencia y responsabilidad.
- Presentación ecuánime: Apego a la verdad, exactitud en observaciones, evitando juicios de valor.
- Debido cuidado profesional: Seriedad en la planificación, ejecución y reporte de la auditoría.
- Confidencialidad: Discreción en el uso de datos y protección de la información.
- Independencia: Evitar conflictos de interés y sesgos en los criterios.
- Enfoque basado en evidencia: Recolección de evidencia verificable y suficiente para respaldar los hallazgos.
- Enfoque basado en riesgo: Considerar los riesgos y oportunidades en la planificación y ejecución de la auditoría.
1. Integridad
El principio de integridad implica que los auditores internos deben mantener una actitud honesta, imparcial, justa y ética en el desempeño de sus funciones. Esto implica no solo seguir las políticas y procedimientos establecidos, sino también ser transparentes y actuar con responsabilidad en el manejo de la información y los recursos de la organización.
Para aplicar el principio de integridad en las auditorías, los auditores internos deben asegurarse de que todas las actividades de auditoría sean realizadas de manera profesional y objetiva. Esto implica evitar cualquier conflicto de intereses o apariencia de conflicto, abstenerse de aceptar regalos o favores de los auditados, y mantener la confidencialidad de la información que se maneja durante el proceso de auditoría.
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Los auditores internos también deben asegurarse de que se cumplan los estándares éticos y profesionales aplicables, por ejemplo, el código de ética del IIA (Institute of Internal Auditors) y que se respeten las leyes y regulaciones pertinentes. Deben tener la capacidad de hacer preguntas difíciles y cuestionar los procesos y procedimientos existentes si es necesario, sin temor a represalias o presiones indebidas.
2. Presentación Imparcial
Los auditores internos pueden demostrar su cumplimiento del principio de presentación imparcial mediante la documentación completa y clara de los hallazgos y conclusiones obtenidos durante la auditoría. Tambien pueden presentar la información de manera visual, utilizando graficos y tablas para ilustrar los hallazgos y conclusiones.
Es importante que los auditores internos presenten la información de manera objetiva y sin sesgos, evitando cualquier prejuicio o suposición personal.
Ademas, los auditores internos pueden demostrar su compromiso con el principio de presentacion imparcial siendo transparentes y abiertos en sus comunicaciones con los auditados y otros miembros de la organizacion.
Tambien pueden estar dispuestos a explicar y justificar las conclusiones y recomendaciones presentadas, y tomar medidas para abordar cualquier inquietud o critica en relacion con los hallazgos y conclusiones obtenidos.
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3. Debido Cuidado Profesional
Para aplicar el principio del debido cuidado profesional, los auditores internos deben asegurarse de que cuentan con el conocimiento, habilidades y experiencia necesarios para realizar su trabajo de manera efectiva. Tambien deben estar familiarizados con los estandares y metodos de auditoria aplicables, y aplicarlos de manera consistente y rigurosa.
Ademas, los auditores internos deben ser proactivos y diligentes en su trabajo, asegurandose de identificar y evaluar adecuadamente los riesgos, y aplicar los controles y procedimientos necesarios para abordarlos. Tambien deben trabajar en estrecha colaboracion con los auditados y otros miembros de la organizacion para asegurarse de que se aborden las deficiencias y se implementen mejoras en el sistema de control interno.
Los auditores internos tambien pueden demostrar su compromiso con el principio del debido cuidado profesional manteniendose actualizados en cuanto a los estandares y metodos de auditoria aplicables, asistiendo a cursos de capacitacion y desarrollo profesional, y buscando la retroalimentacion y el asesoramiento de otros miembros de la organizacion.
4. Confidencialidad
El auditor debe ser discreto en el uso de la informacion recolectada durante la auditoria. El principio de confidencialidad es esencial para los auditores internos y se espera que mantengan la privacidad y proteccion de la informacion confidencial obtenida durante la auditoria.
Para aplicar este principio, los auditores internos deben estar al tanto de las politicas y procedimientos de confidencialidad de la organizacion, proteger la informacion confidencial y tomar medidas para prevenir el acceso no autorizado. Para demostrar su cumplimiento, los auditores internos deben proteger la informacion confidencial durante la auditoria, mantener su conducta profesional y etica, y manejar la informacion confidencial de manera responsable.
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5. Independencia
El principio de independencia significa que los auditores internos deben ser imparciales y objetivos en su trabajo, y no estar influenciados por intereses personales, politicos o financieros que puedan comprometer su capacidad para emitir una opinion justa y equilibrada. Esto significa que los auditores internos deben ser libres de cualquier presion, influencia o conflicto de intereses que pueda comprometer su capacidad para llevar a cabo una auditoria de manera independiente.
Los auditores internos pueden demostrar su cumplimiento del principio de independencia a traves de su capacidad para llevar a cabo su trabajo de manera objetiva, critica e imparcial, sin influencias externas o conflictos de intereses. Esto puede incluir no aceptar regalos, beneficios o cualquier otro tipo de favores que puedan influir en su capacidad para realizar una auditoria independiente y objetiva. Tambien pueden demostrar su compromiso con este principio a traves de su capacidad para comunicar cualquier problema o preocupacion de manera abierta y transparente, y tomar medidas para abordarlos de manera efectiva.
6. Enfoque Basado en la Evidencia
El enfoque basado en la evidencia significa que los auditores internos deben obtener y evaluar evidencias objetivas y verificables para respaldar sus conclusiones y recomendaciones. Esto puede incluir documentos, registros, informes, entrevistas y observaciones directas. Las evidencias deben ser suficientes, competentes, relevantes y fiables para respaldar las conclusiones y recomendaciones.
Para aplicar el enfoque basado en la evidencia, los auditores internos deben llevar a cabo una auditoria sistematica y rigurosa, utilizando tecnicas y herramientas de auditoria adecuadas para recopilar y evaluar las evidencias necesarias. Deben seguir un enfoque estructurado y basado en objetivos, identificar las fuentes de informacion relevantes, recopilar y analizar los datos, y evaluar los resultados para llegar a conclusiones y recomendaciones solidas y justificadas.
Ademas, los auditores internos deben ser criticos y objetivos en su evaluacion de las evidencias y no permitir que los sesgos o suposiciones personales influyan en sus conclusiones y recomendaciones. Tambien deben ser capaces de comunicar claramente sus hallazgos y conclusiones de manera adecuada, utilizando un lenguaje claro y directo que sea facil de entender.
7. Enfoque Basado en Riesgos
Este enfoque de auditoria considera los riesgos y oportunidades. El enfoque basado en riesgos deberia contribuir en la planificacion, la realizacion y la presentacion de informes de auditoria con el proposito de asegurar que las auditorias se enfoquen en asuntos que son importantes para el cliente y para lograr cumplir los objetivos del programa de auditoria.
Ejemplos de Procedimientos de Auditoría
Todo proceso de auditoría estará definido por el auditor. Hay empresas que contratan a auditores externos ya que hay certificaciones y normas que así lo requieren, por ejemplo, si la empresa tiene programas sociales, entonces necesita certificarse.
También existen las auditorías internas, de esta manera la organización verifica que todo funcione correctamente. Los auditores pueden trabajar dentro de la misma compañía aunque hay casos en los que se contrata a personal externo para evitar conflicto de intereses.
Existen diversas pruebas que son utilizadas por los auditores para obtener evidencia suficiente y adecuada sobre la información financiera y operativa de una organización. Su objetivo principal es evaluar la exactitud y validez con una metodología de planificación, ejecución y documentación, asegurando que se cumplan las normativas y políticas establecidas.
- Inspección física de los bienes y recursos de la empresa.
- Revisión de cálculos. Se verifica que estén correctas las obligaciones fiscales de la organización.
- Revisión de conciliaciones. Se cruza la información fiscal o de los libros fiscales con el estado financiero real de la empresa.
- Pasivos no registrados. Se identifican los gastos que no hayan sido incorporados de la compañía en el periodo de auditoría.
- Confirmación con terceras partes. Se cruzan los datos con otras personas que hayan sido parte de los negocios de la organización.
- Pruebas de corte. Comprobación de la integridad de los datos auditados, o sea se comprueban las facturas de venta y compra, y demás documentos.
- Pruebas de operatividad. Consisten en verificar las prácticas de la empresa, si existen riesgos financieros. Para ello es importante tener un flujo de trabajo adecuado.
- Calificación de desempeño de los colaboradores para determinar qué áreas pueden mejorar.
- Delimitación de funciones. Cada colaborador debe estar en el área que le corresponde para un óptimo desempeño.
- Pruebas de diseño. Es la comprobación de que los exámenes para realizar la auditoría sean los correctos, que no tengan fallas en su implementación.
Responsabilidades del Cliente Auditado
Las responsabilidades del cliente auditado son cruciales para el éxito de la auditoría. Estas incluyen:
- Definir los objetivos de la auditoría.
- Proveer los recursos a las autoridades apropiadas para conducir la auditoría.
- Recibir el informe de la auditoría y determinar su distribución.
- Informar a los empleados de los objetivos y alcance de la auditoría, cuando sea necesario.
- Designar personal responsable y competente para acompañar a los miembros del equipo auditor.
- Proveer el acceso a las instalaciones, personal, información y registros relevantes a solicitud de los auditores.
El Equipo de Auditoría
La organización del equipo auditor requiere de un orden jerárquico que garantice el flujo de la información de conformidad con la autoridad y responsabilidad asignados a todos y cada uno de sus integrantes. Esta división del trabajo posibilita que los miembros del equipo en sus diferentes posiciones, puedan emplear correctamente su potencial y propicia la apropiada conjunción de conocimientos y criterios para aplicar la auditoría de manera objetiva y sistemática, conforme a las circunstancias que prevalecen en cada etapa, reduciendo el margen de error y el riesgo de ocasionar retrasos innecesarios.
La formación del equipo tiene que llevarse a cabo de acuerdo con la naturaleza, alcance, objetivos y estrategia de la auditoría. A partir de esto, es necesario que las personas, técnicos y profesionales que se incorporen, tengan una clara definición del papel que se les ha encomendado, por ello es imprescindible determinar la función que desempeñarán en el estudio.
Funciones clave dentro del equipo de auditoría:
- Coordinador General o Auditor Líder.
- Responsable de proyecto.
- Auditor Asistente.
- Auditor.
Auditorías Internas como Herramienta Clave
Las auditorias internas son una herramienta clave para evaluar la eficacia del sistema de calidad. Para asegurarnos de que realmente lo implementamos y que esta funcionando correctamente. Y no solo esto, tambien nos sirven para identificar oportunidades de mejora y asegurarnos de que se estan logrando los objetivos del sistema de calidad.
Una de las mejores oportunidades para desarrollarte y crecer dentro de tu organizacion es ofrecerte de manera voluntaria para ser auditor interno. Todos los sistemas de gestion de calidad requieren auditores internos calificados que ayuden a la deteccion de oportunidades de mejorar en la efectividad y eficiencia de los diferentes procesos en los sistemas de gestion. Para realizar una auditoria interna deberas recibir capacitacion en la interpretacion de la norma del sistema de gestion que desees auditar (ISO 9001, IATF 16949, ISO 14001, etc.) ademas deberas desarrollar las habilidades del auditor.
Al realizar auditorias internas, se desarrollan habilidades como la capacidad de analisis, la resolucion de problemas y la comunicacion efectiva. Estas habilidades pueden ser transferibles y aplicarse en otras areas de la organizacion.
El desarrollarte como auditor es un camino emocionante lleno de experiencias y oportunidades.
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