Crear o dar de alta cuentas te permite organizar de forma clara la información financiera de tu empresa desde el inicio. Este proceso es necesario para registrar correctamente tus operaciones y mantener un control ordenado de ingresos, gastos y movimientos contables. Lo realizas cuando comienzas a trabajar con Aspel COI o necesitas agregar nuevas cuentas para reflejar cambios en tu operación.
Registro y Configuración de Cuentas Contables en Aspel COI
El registro adecuado de tus cuentas es fundamental para una contabilidad precisa. A continuación, se detallan los pasos para agregar nuevas cuentas en Aspel COI 7 y configurar sus saldos iniciales.
- Para agregar las cuentas, ingresa por la ruta: Cuentas y pólizas, selecciona el botón Cuentas y haz clic en el ícono Agregar.
- Al ingresar, el sistema muestra una ventana donde es necesario capturar la información:
- No. de cuenta: indica el número de la cuenta. Haz clic en el ícono de Ayuda para consultar el catálogo y ubicar la cuenta de detalle o de mayor correspondiente.
- Descripción: define el nombre que tendrá la cuenta.
- Tipo (acumulativa / detalle): selecciona el tipo de cuenta según sus características.
Importante: Para crear subcuentas (por ejemplo, 201-01-001), asegúrate de que la cuenta antecedente (por ejemplo, 201-01) esté configurada como de mayor y tenga una descripción asignada, ya que solo las cuentas de mayor pueden tener subcuentas.
- En la pestaña Generales, completa los siguientes campos:
- Afecta la póliza de ajuste cambiario: al activar este parámetro, la cuenta en cuestión será incluida en la póliza de ajuste cambiario.
- Tipo de moneda: el sistema te presenta la lista de monedas disponibles, mismas que diste de alta en tu catálogo de monedas.
- Inicial: define el saldo inicial de la cuenta. Captura los saldos acreedores mediante una póliza.
Importante: Solo puedes registrar saldos iniciales si está activo el parámetro Captura del saldo inicial en los parámetros del sistema, dentro de la carpeta Cuentas, y si es el primer mes de la contabilidad.
- Saldo Final: este campo es informativo y se actualiza automáticamente con los movimientos, por lo que no puedes modificarlo.
- En la pestaña Atributos, completa la información:
- Selecciona la naturaleza de la cuenta.
- Asocia o desasocia la cuenta según lo necesites.
- Ingresa la contrapartida, que funcionará como complemento para aumentar o disminuir el saldo de otra cuenta.
- En la pestaña Fiscales, captura los siguientes datos:
- Ingresa el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) haciendo clic en el ícono Ayuda para consultar el catálogo correspondiente.
- Selecciona el código agrupador.
- Marca las casillas según el tipo de operación que vas a realizar.
Registro de Saldos Iniciales de Cartera (Cuentas por Cobrar) en Aspel COI 7
Ingresar los saldos iniciales de cartera te permite registrar las facturas de venta y anticipos de clientes que se encuentran pendientes de pago, estén o no vencidos, a una fecha de corte definida. Este proceso es clave para reflejar correctamente el estado real de tu cartera desde el inicio, mantener el control de los valores por cobrar y asegurar que la información contable quede completa, organizada y alineada con la situación financiera de tu empresa.
Lea también: Configuración de saldos iniciales para clientes en CONTPAQi® COMERCIAL START
Antes de incorporar los saldos iniciales de cartera, es necesario que previamente se encuentren definidos algunos parámetros esenciales:
- Los terceros (Clientes) a quienes se les va a ingresar saldos iniciales.
- Los centros de costo que se vayan a utilizar para registrar el movimiento.
- Las cuentas contables por cobrar y anticipos de clientes.
- El comprobante contable en el cual se realizará la contabilización o el ingreso de saldos iniciales.
Para incluir los saldos iniciales de clientes, sigue estos pasos:
- Accede mediante una de las siguientes rutas:
- Haz clic en el ícono del engranaje que corresponde a Configuración, luego ve por Clientes y proveedores - Importación - Saldos iniciales cuentas por cobrar.
- Dirígete al módulo Contabilidad - Más procesos - Saldos iniciales - Saldos iniciales de cuentas por cobrar.
Al ingresar, el sistema te mostrará la pantalla correspondiente para la captura de saldos.
- Ingresa los siguientes campos, divididos en datos de encabezado y detalle:
Datos de encabezado
- Fecha saldos iniciales: el sistema te desplegará un calendario, en el cual, te permite seleccionar la fecha en la cual quedarán contabilizados los saldos iniciales.
- Moneda: asignas la moneda con la cual se realizaron las transacciones.
- Personalizar cuentas contables: el programa trae predeterminadas las cuentas en donde se contabilizarán tus saldos iniciales; sin embargo, puedes cambiarlas dando clic en la «x» de la cuenta y luego seleccionando la que desees, siempre y cuando esté marcada como "maneja vencimiento en cartera".
Datos del detalle
- Cliente: empresa o persona a la cual le vas a registrar el movimiento.
- Tipo de operación: puede ser saldo, factura de venta o saldo anticipo clientes.
- Prefijo: el sistema asigna por defecto FV si es saldo factura de venta o RC si es saldo anticipo clientes; de igual manera, podrás editar el campo y agregar el prefijo que desees.
- N° comprobante: es el consecutivo de la factura, del recibo de caja o del saldo que vas a registrar.
- N° de cuota: aparecerá por defecto "cuota 1" o podrás asignar la cuota específica del movimiento que vas a registrar.
- Fecha de vencimiento: fecha en la cual el movimiento o cuota vencerá y desde esa fecha empezará a mostrar el valor como vencido en los reportes.
- Centro de costo: podrás seleccionar el centro de costo si lo manejas y si lo parametrizaste en el comprobante 999 de saldos iniciales; será obligatorio si así lo estableciste.
- Valor: permite ingresar el valor que representa la deuda o el anticipo registrado.
Importante: Al crear un nuevo tercero, para los tipos de registro civil, NIT y cédula de ciudadanía, el límite de la identificación debe ser mayor o igual a 3 dígitos y menor o igual a 13 dígitos. Si se agregan valores fuera del rango permitido, aparecerá un mensaje de error.
- Una vez completes la información, haz clic en la pantalla fuera del ítem para que quede guardado y te permita agregar otros saldos iniciales. Adicionalmente, te permite duplicar la información con el ícono de las hojas o eliminar el saldo ingresado dando clic en el ícono de la caneca.
- Observaciones: Es posible incluir comentarios adicionales que se requieran visualizar en la impresión del documento.
Lea también: Guía definitiva de saldos iniciales en COI
Lea también: Actualización de Saldos a Favor