La Contabilidad Electrónica en México es una obligación fiscal que requiere que los contribuyentes lleven sus registros y asientos contables a través de medios electrónicos y entreguen esta información mensualmente al Servicio de Administración Tributaria (SAT). Esta obligación aplica a la federación, entidades federativas, municipios, sindicatos obreros y administración pública paraestatal.
¿Qué es la Contabilidad Electrónica?
La Contabilidad Electrónica implica llevar los registros contables de forma electrónica y enviar la información mes con mes a través del portal del SAT. Esto incluye la Balanza de Comprobación y el Catálogo de Cuentas en formato XML. Es importante destacar que migrar al sistema de facturas 4.0 y cumplir con los requisitos establecidos también implica la adecuación de tu sistema de contabilidad electrónica.
Obligaciones y Plazos
Desde julio de 2014, la Contabilidad Electrónica se estableció como una obligación para todas las empresas, sin importar su tamaño, giro o régimen fiscal. Esto significa que deben llevar sus registros contables de manera electrónica y almacenarlos digitalmente.
Los archivos que deben enviarse son:
- El Catálogo de Cuentas: Se envía una sola vez en archivo XML, con el código agrupador establecido por el SAT. Si hay modificaciones, debe enviarse nuevamente.
- La Balanza de Comprobación: Se envía mensualmente, consignando todos los movimientos de las actividades contables (ingresos, egresos, activos, inversiones, cuentas, capital, etc.).
- Las pólizas contables y los auxiliares de cuentas y folios fiscales, se enviarán cuando la autoridad ejerce facultades de comprobación, o el contribuyente hace solicitud de devolución o compensación de impuestos.
La fecha establecida para la presentación para las personas físicas es dentro de los 5 días hábiles del segundo mes posterior al que corresponda la información y en el caso de las personas morales a más tardar los primero tres días hábiles.
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¿Quiénes están exentos?
Es importante mencionar que los únicos contribuyentes que están exentos de esta obligación son:
Personas Físicas que pertenezcan a los siguientes regímenes:
- Simplificado de Confianza (RESICO)
- Incorporación Fiscal (RIF)
- Actividad Empresarial y Profesional (RAEP) con ingresos inferiores a 4 millones de pesos.
- Plataformas Digitales (RPD) con ingresos inferiores a 4 millones de pesos.
- Arrendamiento con ingresos inferiores a 4 millones de pesos.
Personas Morales:
- Régimen Simplificado de Confianza (RESICO)
- Asociaciones Religiosas
- Sindicatos y entidades Gubernamentales
Aquellos que se encuentra amparados quedarían exentos de esta obligación, sin embargo, si se ampararon y se les notificó que perdieron este procedimiento, deben de cumplir con la obligación.
Multas y Sanciones por Incumplimiento
El SAT ha incrementado las multas y sanciones por incumplimiento de la Contabilidad Electrónica. En 2023, el SAT aplicó la mayor cantidad de multas referentes a la omisión del cumplimiento relacionado con esa obligación, establecida en el Artículo 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF). Las multas pueden alcanzar los 21 mil pesos e incluso 5 mil pesos por cada periodo que no se entregaron los archivos XML de la obligación.Así, las cantidades de multas que se encuentran establecidas para el ejercicio 2023 en las leyes vigentes alcanza los 21 mil pesos por no enviar la Contabilidad Electrónica.
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En 2023 la multa por la no presentación de esta obligación va entre los $ 7,110.00 y los 21,310.00 por cada mes no presentado.
Además, según el artículo 17-H Bis, fracción IX del CFF, las autoridades fiscales podrán restringir temporalmente el uso certificados de sello digital para la expedición CFDI, cuando detecten la comisión de una o más de las conductas infractoras previstas en el numeral 81 de ese ordenamiento, y la conducta sea realizada por el contribuyente titular de dicho certificado.
Recomendaciones para Evitar Sanciones
Para evitar multas y problemas con el SAT, es fundamental:
- Verificar los datos del receptor: Antes de emitir un CFDI, verifica cuidadosamente los datos del receptor, como su Registro Federal de Contribuyentes (RFC) y su información fiscal.
- Utilizar un sistema de facturación adecuado: Utiliza un sistema de facturación electrónica compatible con el CFDI 4.0 y el sistema de contabilidad electrónica.
- Cumplir con los requisitos de información: Asegúrate de incluir toda la información requerida en los CFDI, como los datos fiscales del emisor y receptor, la descripción detallada de los conceptos facturados, los montos correspondientes, entre otros.
- Emitir CFDI de forma mensual: Cumple con la obligación de enviar la información contable mensual a través del envío de los CFDI.
- Almacenar los CFDI en formato XML: Guarda los archivos XML de los CFDI emitidos de forma segura y organizada.
Además de contar con una tecnología que ayude a simplificar y agilizar desde el la captura y registro de los movimientos, gestión de los datos contables hasta la preparación de los archivos que solicita la obligación.
Los empresarios deben tomar las medidas adecuadas para tener listos sus sistemas informáticos y organización contable y empresarial; de tal modo, de cumplir en tiempo y forma con la Contabilidad Electrónica.
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Adicionalmente, es importante saber que actualmente ya se están imponiendo multas por incumplimiento de la Contabilidad Electrónica; por lo cual los contribuyentes deben estar atentos.
En este 2023, el SAT aplicó la mayor cantidad de multas referentes a la omisión del cumplimiento relacionado con esa obligación, establecida en el Artículo 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF).
El cambio al esquema de la Contabilidad Electrónica y por consecuencia su correcto cumplimiento implica tener la información contable en orden y al día.
Qué pasa si no pago una multa del SAT?
El SAT puede aplicar las siguientes medidas:
- Embargo de cuentas bancarias o bienes (Art. 151 del CFF).
- Restricción o cancelación de los Certificados de Sello Digital (CSD).
- Imposibilidad de obtener devoluciones de saldo a favor.
- Aumento de la deuda por actualizaciones, recargos e intereses.
En casos graves, como la defraudación fiscal, también se puede iniciar un procedimiento penal (Art. 108 y 109 del CFF), con sanciones que incluyen prisión.
Medidas del SAT en Caso de Incumplimiento
Las personas obligadas a enviar su contabilidad electrónica a la autoridad fiscal, se ubicarían en la comisión de una infracción a las disposiciones fiscales, prevista en el artículo 81, fracción XLI del CFF, cuya multa para el ejercicio 2023 es de $ 7,110.00 a $ 21,310.00., por cada mes que no se envié, según el artículo 82, fracción.
Se tiene conocimiento que el SAT está emprendiendo una campaña para imponer multas a los contribuyentes obligados a enviar su contabilidad electrónica, lo cual se puede evitar si se tiene al corriente el cumplimiento de esta obligación, o bien se actualiza ese deber antes de que la autoridad tenga conocimiento de este incumplimiento, acogiéndose al beneficio de cumplir con esa obligación en forma espontánea (art. 73 del CFF), y evitar con ello que también se restrinjan los certificados para la expedición de CFDI.
En resumen, es importante estar al día con la obligación de la Contabilidad Electrónica para evitar multas y problemas con el SAT. Para simplificar y agilizar el proceso de facturación electrónica, CONTPAQi Vende® es una excelente opción.
Recomendaciones finales para PyMEs en 2025
Para evitar las multas del SAT, se recomienda:
- Consulta el portal del SAT periódicamente. Es la fuente oficial de obligaciones, fechas clave y herramientas.
- Solicita asesoría fiscal profesional. Un contador actualizado puede evitarte muchos errores.
- Capacita a tu equipo. Todos los responsables administrativos deben conocer sus funciones fiscales.
- Automatiza tus procesos. Llevar el control fiscal manualmente aumenta el riesgo de errores.
- Conserva toda tu documentación por al menos 5 años. Es el plazo de prescripción de facultades de revisión del SAT.
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