Verificar facturas en SAP con múltiples líneas de pedido puede ser una tarea desafiante, especialmente si tiene que lidiar con diferentes tasas impositivas, monedas y términos de pago. Sin embargo, SAP proporciona varias herramientas y características que pueden ayudarlo a verificar y aprobar facturas de manera eficiente y precisa.
La verificación de facturas logística es el final de la cadena logística y su finalidad es comprobar que las facturas recibidas sean correctas en contenido, precio y contabilidad; completa el procedimiento de aprovisionamiento de materiales mediante la contabilización de la factura del proveedor y facilita la información necesaria a la gestión financiera y aplicaciones subsiguientes. Está relacionada con compras y gestión de stocks, al hacer una verificación de factura se crea un documento de factura MM y un documento contable y se actualizan los datos de gestión de materiales y de gestión financiera.
Se puede contabilizar una factura recibida con referencia a un pedido, un servicio o una entrada de mercancías. El sistema propone las posiciones de la factura en función de la referencia que se utilice y los movimientos de cuentas que correspondan se efectúan automáticamente. Es posible procesar facturas que no provengan de aprovisionamiento de materiales.
Una factura se puede contabilizar de las siguientes formas:
- Manualmentec
- De forma electrónica: formato IDOC (documento intermedio), EDI (intercambio electrónico de datos), formato XML.
Consecuencias de la Verificación de Facturas
Al verificar una factura, se producen las siguientes consecuencias en el sistema:
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- Se contabilizan los importes en las cuentas contables correspondientes.
- Se crea un documento de factura MM.
- Se crea un documento contable.
- Se actualiza el historial de pedidos.
- Se actualiza el maestro de materiales, si procede.
Proceso de Verificación de Facturas en SAP: Transacción MIRO
La verificación de facturas en SAP se realiza principalmente a través de la transacción MIRO. La ruta en el menú SAP Easy es:
- Logística → Gestión de materiales → Verificación de factura logística → Entrada de documentos → Añadir factura recibida, MIRO.
La transacción MIRO es una pantalla única en la que aparecen los siguientes ámbitos:
- Transacción: se indica si se registra una factura, un abono o un cargo posterior.
- Cabecera: consta de varias etiquetas, se indica fecha, importe, impuestos, etc.
- Asignación: se indica el tipo y nº de documento al que se refiere la factura.
- Posiciones de factura: el sistema propone las posiciones en función de la asignación, se pueden elegir distintas disposiciones de las columnas.
- Datos de proveedor: el sistema muestra los datos del proveedor, permite acceder al registro maestro de proveedores.
- Saldo: el sistema muestra si el importe de la factura es igual al total del de las posiciones incluidos costes indirectos (planificados y no planificados) e impuestos. Un semáforo indica si se puede contabilizar la factura.
- Estructura de un pedido: el sistema muestra el historial del pedido correspondiente, se puede ocultar este campo.
Es importante asignar la factura a un pedido para mejorar la trazabilidad.
Al verificar una factura, la información se alimenta de diferentes fuentes:
- Unos datos se introducen manualmente: fecha de documento, nº de pedido, importe, etc.
- Otros provienen del documento de pedido: proveedor, moneda, posiciones, etc.
- Otros del registro maestro de proveedores o del Customizing: información bancaria, etc.
Asignación y Aprovisionamiento Externo
La relación entre la asignación y la operación de aprovisionamiento externo es fundamental para la correcta verificación de facturas:
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- Posiciones de mercancías/servicios se pueden relacionar con hojas de entrada de servicios, agentes de servicios de transporte, notas de entrega, pedidos y planes de entregas, proveedor.
- Posiciones para costes indirectos de adquisición planificados se pueden relacionar con pedidos y planes de entrega, proveedor, cartas de porte.
- Posiciones de mercancías/servicios + costes indirectos de adquisición planificados se pueden relacionar con pedido/plan de entregas, proveedor.
Existen más criterios de asignación en función del tipo de documento seleccionado.
El sistema propone todas las posiciones que se corresponden con la asignación, las que ya se haya hecho EM las marca y propone también cantidades y precios. Las posiciones que no tengan EM no aparecen en el documento de factura. Se pueden incluir o excluir manualmente posiciones.
Existen también los iconos que permiten la clasificación, refrescar, buscar y layout. Existen layouts que permiten agregar las distintas posiciones de factura.
Las rutas para modificar layout en el Customizing son:
- SPRO: Gestión de materiales → Verificación de facturas logística → Factura recibida → Actualizar variantes de la lista de posiciones
- SPRO: Gestión de materiales → Verificación de facturas logística → Factura recibida → Integración → Actualizar variantes de la lista de agregación.
Funciones Adicionales en la Verificación de Facturas
Otras funciones disponibles incluyen:
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- Simular los movimientos de las cuentas.
- Buscar referencias (pedidos, etc.) con F4.
- Mostrar datos del entorno como historial del pedido, datos de proveedor, etc.
- Muestra los datos de contacto con el proveedor.
- Conservar los datos en un documento MM temporal (retener). El sistema retiene los datos y los muestra cuando se vuelve a entrar en la transacción. Permite que al cambiar la cantidad en una posición el importe se ajuste al cambio, si se cambia el valor manualmente ya no se hará ningún cambio automático.
Control de Precio de Materiales y su Impacto en la Valoración
El control de precio va a determinar cómo se valora el stock de un material, y determina cómo se afrontan las diferencias entre el precio de valoración y el precio de compra. El control de precios para la valoración del material se define en el registro maestro de materiales en el campo “Control de precio”, puede ser precio estándar, S, o precio medio variable, V.
- Precio estándar, S: el material se valora siempre a un mismo precio fijo, las diferencias entre el precio de valoración y el de pedido o de factura se contabilizan en una cuenta de diferencia de precios, y en la cuenta de existencias se contabiliza el precio estándar multiplicado por la cantidad de mercancía.
- Precio medio variable, V: el precio de valoración del material viene dado por V = Las desviaciones entre el precio del pedido y el precio de la factura, si existe cobertura suficiente en stock para la cantidad de factura, se contabilizan en la cuenta de stock de material, por lo que el precio medio variable y la valoración total del stock se ven alterados.
Tipos de Verificación de Facturas Basadas en Entrada de Mercancías (EM)
Existen diferentes clases de verificación de facturas según el indicador VF (Verificación de Factura) basada en Entrada de Mercancías:
- Verificación de facturas sin indicador VF basada en EM: El sistema genera una posición de factura para cada posición del pedido, sin marcar entregas parciales.
- Verificación de facturas con indicador VF basada en EM: Se crea una posición de factura separada para cada entrega parcial, la cantidad a facturar no debe superar a la cantidad recibida, pero sí se permite un importe superior. Las entradas de mercancías y las facturas concuerdan en el historial de pedidos, y es imprescindible que exista una primer entrada de mercancías para poder verificar una factura. El indicador VF basada en EM está en el detalle de posición, pestaña Factura.
Se puede permitir anular o devolver una entrada de mercancías después de verificada una factura, aunque no es recomendable ya que se pueden producir incoherencias en el sistema. Lo más recomendable es cancelar la factura correspondiente antes de anular o devolver la entrada de mercancías. La ruta para esta parametrización es:
- SPRO: Gestión de materiales → Gestión de stocks e inventario → Entrada de mercancías → Anulación EM a pesar de factura el verif. fact. en base a EM
La transacción “Entrega posterior” permite hacer referencia a un documento de entrada, devolución o anulación de mercancías actualizando correctamente la cuenta de compensación.
Gestión de Documentos Preliminares y Retenidos (MIR7)
La entrada preliminar de documentos de la verificación de facturas logística permite registrar facturas, abonos y cargos/descargos subsiguientes de forma que los datos queden guardados en el sistema en un documento pero no se contabilizan; esto puede resultar útil cuando se introduce una factura que no contiene todos los datos, cuando se requiere una comprobación de la factura o cuando no se quiere que produzca una variación en el precio medio variable, por ejemplo.
Los distintos status que puede tener un documento de factura son: registrado retenido, registrado de forma preliminar retenido, registrado de forma preliminar, registrado de forma preliminar completado, registrado de forma preliminar liberado y borrado.
Retener Documento
Cuando un documento queda retenido se crea un documento de factura pero no se envía información a Finanzas (no se crea documento contable) ni se actualiza el historial de pedido, el sistema sólo realiza las comprobaciones mínimas y se guarda el documento en el estado actual. Si se retiene el documento mediante la función Retener de la transacción MIRO el status será “Registrado retenido”, si se utiliza la transacción MIR7, el status será “Registrado de forma preliminar retenido”. Se puede modificar o borrar un documento retenido, pero el nº de un documento borrado no se reasigna, permanece asociado a los datos de cabecera en el sistema.
Entrada Preliminar de Documento (MIR7)
Esta función se utiliza cuando el documento no se puede contabilizar por falta de información, se crea documento de factura, se actualiza el historial de pedido y la información se transmite a Finanzas, se asigna un nº de documento contable y se crea un documento contable “abierto”, es decir, preliminar. El sistema puede buscar la existencia de facturas duplicadas y el saldo no tiene por qué ser cero. El status del documento será “Registrado de forma preliminar”.
Grabar Documento como Completo (MIR7)
Se utiliza cuando únicamente no se quiere contabilizar la factura, pero está completa. El sistema realiza las mismas comprobaciones que en el caso anterior y los datos de imputación, el saldo debe ser cero o entrar en los límites de tolerancia. El status del documento es “Registrado de forma preliminar completado”.
En ambos casos se crea documento contable, la información se puede modificar o borrar. En caso de que se borre, el nº de documento de factura y el nº de documento contable no se reasignan y el documento tendrá el status de “Borrado”. Desde la transacción MIRO se puede pasar al registro preliminar a través de “Tratar” → “Cambiar para registrar de forma preliminar documentos”, o utilizar la transacción MIR7.
La ruta para la entrada preliminar de facturas en el menú SAP Easy es:
- Logística → Gestión de materiales → Verificación de facturas logística → Entrada de documentos → Registrar de forma preliminar factura recibida, MIR7.
La tabla de datos de cabecera de documentos de factura es RBKP, y la de los datos de cabecera de documentos contables es BKPF. Para seguir procesando documentos retenidos se puede utilizar el pool de trabajo de la transacción MIRO, o la transacción MIR7. Si se quiere acceder a documentos creados por otros usuarios se utiliza la transacción MIR6 que presenta una lista de los documentos con su correspondiente status.
Workflows para la Liberación de Documentos de Factura
El sistema tiene dos workflows que permiten, uno completar documentos preliminares y el otro liberar documentos grabados como completos.
- Completar documentos preliminares (workflow WS2001003): se envía aviso a todos los usuarios autorizados a completar un documento preliminar, se elimina cuando se graba la factura como completa, se elimina o se contabiliza la factura. Se puede configurar en el Customizing. La ruta es: Gestión de materiales → Verificación de facturas logística → Entrada preliminar de documentos → Activar modelo de workflow para liberación para contabilización.
- Liberar y contabilizar documentos grabados (workflow WS20001004): el criterio para necesitar liberación un documento de factura puede ser por Sociedad, Grupo de liberación del registro maestro de proveedor, Indicador de debe/haber para distinguir entre facturas y abonos o el Importe. Si el responsable libera un documento, éste se contabiliza en segundo plano, si lo rechaza, con una nota explicativa a los interventores para que lo modifiquen, cuando ya modificado se graba como completo vuelve al responsable de su liberación; se elimina el work ítem cuando se libera o se elimina el documento.
Pago Anticipado de Facturas
Es posible hacer el pago anticipado de facturas retenidas o entradas de forma preliminar pero no contabilizadas. En este caso el sistema efectúa el pago sin tener en cuenta la entrada de mercancías ni verificar que la factura sea correcta, para ello se tienen que cumplir las siguientes condiciones:
- El pago debe estar permitido en el Customizing. Ruta: SPRO: Gestión de materiales → Verificación de facturas logística → Factura recibida → Pago anticipado → Parametrizar control del pago anticipado en el nivel de sociedad.
- Debe estar activado el indicador de pago de adelantado en el registro maestro de proveedores.
- Ha de existir una cuenta de mayor para la transacción PPX (pago adelantado) en el Customizing. Ruta: SPRO: Gestión de materiales → Verificación de facturas logística → Configurar contabilizaciones automáticas.
Para poder crear una factura con pago adelantado habrá que utilizar la transacción MIR7 o MIRA. Al retener una factura con cualquiera de estas transacciones el sistema avisa de que se generará el pago adelantado, y no comprobará desviaciones entre la factura y el pedido o la entrada de mercancías ni tiene en cuenta los límites de tolerancia para el pago. La factura con pago adelantado se contabiliza en una cuenta de compensación para el pago adelantado y se genera una posición abierta de proveedor. La fecha de contabilización del documento de factura se utiliza como fecha de contabilización para el pago adelantado.
No es posible el pago adelantado en los siguientes casos (entre otros):
- Abonos y descargos posteriores.
- Proveedores esporádicos.
- Junto con el impuesto sobre el volumen de negocios o el IVA de adquisición.
- Facturas cuyo importa base para el descuento por pronto pago sea distinto del importe base del impuesto.
- Facturas con más de un tipo impositivo que utilicen la función “Calcular impuesto”.
- Facturas con código de emplazamiento fiscal americano.
- Centros con un ledger de materiales activo.
En el Customizing se puede especificar si se permite o no modificar el documento de factura de un pago adelantado, si se permite también lo hará el documento financiero, si no, para modificarlo habrá que borrarlo y crear uno nuevo.
Gestión del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) en Facturas
El impuesto sobre el valor añadido, IVA, graba la diferencia entre el precio de compra y el precio de venta de un bien, es obligatorio añadirlo al precio de venta.
- IVA soportado: es el IVA facturado por el proveedor.
- IVA repercutido: es el IVA facturado al cliente.
La empresa tiene obligación de pagar al Estado la diferencia entre el IVA repercutido y el IVA soportado.
Al hacer la verificación de una factura, en la cabecera se introducen los tipos impositivos y sus importes correspondientes. Si todas las posiciones tienen el mismo tipo impositivo se puede introducir en la etiqueta “Datos básicos”, en caso contrario hay que utilizar la etiqueta “Impuestos”, se puede seleccionar “Calcular impuestos” para que el sistema calcule los importes correspondientes. Si a nivel de posición está especificado el tipo impositivo, éste será el que se tenga en cuenta, si no está especificado se tendrá en cuenta el que conste a nivel cabecera, y si se cambia a nivel de cabecera el cambio no se reflejará a nivel de posición. El indicador de impuesto se define en el Customizing para contabilidad financiera, cada tipo impositivo tiene un indicador de impuestos diferente.
Verificación de Facturas Duplicadas
En ocasiones, puede darse el caso de que hemos realizado el pago del mismo material suministrado dos veces a nuestro proveedor. Esto sucede cuando por descuido del proveedor se nos ha enviado dos veces la misma factura y nosotros la hemos contabilizado. La verificación de facturas dobles se basa en el campo referencia de factura.
- Verificar sociedad: al marcar este flag, se verifica la existencia de referencia duplicadas dentro de la misma sociedad. Al desmarcarlo, se verifican referencias duplicadas en todas las sociedades.
- Verificar fecha factura: al marcar el campo fecha factura SAP sólo verifica las referencias duplicadas con igual fecha factura.
Para que la verificación tenga lugar hay que indicar la obligatoriedad de realizar la verificación a nivel de la cuenta del proveedor. Para eso tenemos que irnos a la ficha maestra del proveedor y marcar el campo Verif. fra. dob.
Soluciones Externas para la Validación de Facturas (SAT/SaaS)
Las empresas enfrentan varios desafíos cuando se trata de pagar facturas a sus proveedores. Uno de los principales problemas es la falta de visibilidad sobre el estado de las facturas después de su proceso de revisión y plan de pago.
Por fortuna, la verificación de facturas es un concepto sencillo, que con las herramientas y conocimientos adecuados, puede llevarse a cabo de manera correcta sin complicaciones. Si bien existen varias alternativas para validar una factura, la base de todas ellas es el SAT.
Tras proporcionar los requisitos mencionados y resolver un captcha, se mostrará toda la información correspondiente al CFDI en pantalla. Por eso, cuando de optimización se trata, lo más recomendable es recurrir a un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC). De esta manera, quien las emite se asegura de que sus facturas no generen ningún inconveniente. Claro que, el manejo de su organización va mucho más allá de los comprobantes fiscales.
Para abordar el problema de la visibilidad, una solución en línea SaaS ahora permite a las empresas validar el estado de las facturas en el SAT de manera más eficiente y efectiva. Con esta solución en línea, las empresas pueden verificar el estado de las facturas antes de realizar el pago, lo que reduce el riesgo de errores y fraudes. Al utilizar esta solución, las empresas pueden ahorrar tiempo y dinero, y reducir el riesgo de errores en el proceso de pago de facturas. Esta lista es solo un ejemplo y los beneficios pueden variar dependiendo de las necesidades y objetivos de cada empresa.
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