Con la llegada de las nuevas tecnologías y la digitalización de los procesos, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) implementa la firma electrónica (FIEL) o, como se conoce ahora, e.firma, y consta de varios elementos de seguridad para poder garantizar la confianza del contribuyente. La firma electrónica (FIEL o e.firma) es un archivo digital (seguro y cifrado) que sirve para identificarte al momento de realizar un trámite en el SAT o dependencias de gobierno. Tiene la misma validez legal que la firma autógrafa, pero es digital y cifrada para que sea segura y solo el contribuyente pueda utilizarla.
Elementos y composición de la e.firma
El archivo digital está compuesto por tres elementos: un certificado que contiene información como tu RFC, llave del archivo y la palabra clave. Al día de hoy es esencial para el SAT y dependencias de gobierno hacer más ágil y fácil los trámites por internet mediante la firma de documentos con la e.firma.
Componentes técnicos clave
- Llave privada: Como usuario, debes generarla desde tu computadora antes de realizar el trámite de la FIEL o en las oficinas del SAT al momento de solicitarla. Está protegida por una contraseña que tú creas y que es distinta a la clave CIEC, que es con la que ingresas al portal del SAT. La llave privada cuenta con una extensión .key.
- Certificado público: Lo firma el personal autorizado del SAT al realizar el trámite en sus oficinas, después de validar tu identidad. Contiene información como tu nombre, RFC, firma autógrafa y datos biométricos. Es, en esencia, una identificación personal para el mundo digital.
Como usuario generas tu llave privada (archivo .key) con su respectiva contraseña y un requerimiento de certificado (archivo .req) en tu computadora o en la oficina del SAT. El .cer y el .key funcionan en conjunto exclusivo, por ello no es posible firmar intercambiando entre diferentes pares. Como usuario de estos archivos, no deberías manipularlos en tu computadora (intentar abrirlos para ver su contenido con programas no especializados para tal fin).
Requisitos para obtener la firma electrónica
El trámite para obtenerla se realiza con cita en las oficinas del SAT. Durante el proceso para la obtención de la e.firma, el SAT recaba datos biométricos (de identidad), con la finalidad de garantizar el vínculo entre un certificado y su titular. Para concluir el trámite, el contribuyente debe asignar la palabra clave de la e.firma, la cual es muy importante la resguarden en un lugar seguro, ya que en caso de extraviarla no se puede recuperar.
Documentación necesaria
Para tramitar por primera vez, es necesario programar una cita en la oficina del SAT de su preferencia y acudir en la fecha y horario seleccionado. Las personas físicas deben acudir con la siguiente documentación: identificación original vigente, copia de la Clave Única de Registro de Población (CURP), comprobante de domicilio fiscal, una unidad de almacenamiento (USB) y contar con correo electrónico. En el caso de las personas morales, el representante legal debe acudir a la cita con la siguiente documentación: identificación oficial vigente, acta constitutiva, comprobante de domicilio fiscal, poder general para actos de dominio o administración, una unidad de almacenamiento (USB), contar con correo electrónico y el representante legal debe contar con e.firma vigente como persona física.
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Vigencia y renovación
El certificado de e.firma para personas físicas y morales tiene una vigencia de 4 años. Uno de los documentos que tenemos que firmar al tramitar nuestra e.firma es una carta responsiva que explícitamente expone que los actos realizados con nuestra e.firma son imputables a nosotros y que si sospechamos que alguien más tiene acceso a nuestra e.firma es nuestra responsabilidad revocarla inmediatamente. Para renovar la e.firma se puede realizar en línea desde su hogar u oficina sin necesidad de asistir a una oficina del SAT, siempre y cuando el certificado aún esté vigente. Si el certificado ya no está vigente o se extravió, se debe acudir a una oficina del SAT a tramitar la renovación.
Uso de SAT ID
Debido a la pandemia del COVID-19, el SAT desarrolló una herramienta en línea para que las personas físicas puedan tramitar la renovación de la e.firma sin necesidad de hacer el trámite presencial. El aplicativo SAT ID permite a las personas físicas renovar la firma electrónica cumpliendo los siguientes requisitos:
- Contar con los archivos clave privada, certificado (tener una caducidad menor a un año) y la palabra clave.
- Identificación oficial escaneada por ambos lados.
- Contar con correo electrónico y número de celular para contacto y seguimiento.
En el aplicativo se debe subir la información y documentación, así como también se debe confirmar su identidad con una autograbación (video) y mencionar la frase que se solicita.
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