Un complemento de pago es un documento electrónico que se utiliza para respaldar el pago parcial o total de una factura que fue realizada con modalidad de pago diferido o en parcialidades. Sin embargo, en ocasiones por algún error o porque la venta no se llevó a cabo es necesario notificar al SAT la cancelación de dicho complemento de pago.
Con la nueva normativa e implementación del CFDI 4.0 muchos se preguntan sobre el proceso de cancelación de los complementos de pago, y con justa razón sabemos que puede ser complicado estar al día con todos los requerimientos del SAT. Si tú eres de los que aún tiene dudas o no está cien por ciento seguro o segura de cómo hacerlo, no te preocupes, aquí te decimos el paso a paso.
Consideraciones sobre la cancelación en CFDI 4.0
Con la nueva versión, el proceso de cancelación de CFDI ha cambiado. Anteriormente, un CFDI podía ser cancelado por el emisor sin necesidad de obtener la aprobación del receptor. Ahora, con la implementación del CFDI 4.0, el SAT exige que el receptor del comprobante acepte su cancelación, salvo en las 12 excepciones establecidas donde se podrá cancelar sin necesidad de una solicitud.
Para el resto de los comprobantes que no entran en estas excepciones, se tendrán dos opciones: Cancelable (que se pueden cancelar con solicitud) y No Cancelable (cuando tiene otro CFDI relacionado). El receptor tendrá tres días hábiles para responder a esta solicitud; si no responde en este plazo, el SAT considerará que se ha aceptado la cancelación de forma automática.
Proceso para solicitar la cancelación
Todo este proceso se puede hacer a través del portal del SAT, o bien, a través de tu software contable. Al momento de realizar la cancelación, se deberá indicar el motivo conforme a las siguientes claves:
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- 01: Comprobantes emitidos con errores con relación.
- 02: Comprobantes emitidos con errores sin relación.
- 03: No se llevó a cabo la operación.
- 04: Operación nominativa relacionada en una factura global.
Solo en caso de ser el motivo 01 (Comprobantes emitidos con errores con relación), tendrás que señalar el folio fiscal (UUID) del nuevo CFDI que sustituye al que requieres cancelar. Emite el nuevo CFDI con los datos correctos, relacionándolo al comprobante erróneo a través de la clave de “Tipo de relación” 04 (Sustitución de CFDI previos), más el UUID del CFDI incorrecto.
Pasos para cancelar desde sistemas administrativos
Si utilizas herramientas para la gestión de crédito y cobranza, puedes seguir estos pasos generales para gestionar la eliminación de un complemento de pago:
- Ingresa al menú de Crédito: Hacemos clic en el submenú Crédito en el menú lateral izquierdo y luego en el ícono de lápiz. Aquí aparecerán los pagos eliminables por cliente o que se pueden cancelar.
- Buscar el cliente: A la derecha de la pantalla buscamos el cliente. Una vez que aparece, le hacemos clic para que se muestren todos los pagos que ha realizado.
- Eliminar el complemento de pago: Vamos a seleccionar el pago que queremos eliminar y presionamos el botón Eliminar. El sistema nos mostrará una advertencia de que la acción no podrá deshacerse. Hacemos clic en Continuar.
- Verificación: Si vas a Documentos y luego en buscar/enviar podrás ver que el complemento de pago se encuentra tachado.
Tabla de estados de solicitud de cancelación
| Estatus | Descripción |
|---|---|
| Cancelado autorizado | El receptor acepta la cancelación. |
| Solicitud rechazada | El receptor no acepta la cancelación. |
| Cancelado plazo vencido | Han pasado más de 3 días sin respuesta del receptor. |
Recuerda que la correcta cancelación de los CFDI es fundamental para mantener la salud fiscal de su empresa. No hacerlo puede resultar en multas y sanciones por parte del SAT. Además, los tiempos de respuesta o confirmación de las cancelaciones solicitadas dependen cien por ciento del SAT.
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