Empresas y trabajadores hacen frente de manera mensual al pago de su cotización en la Seguridad Social. Es muy importante que cualquier negocio se encuentre al corriente de pago de sus deudas con la Seguridad Social. La contribución de la Seguridad Social a cargo de la empresa desempeña un papel fundamental en el ámbito laboral y de bienestar social. Contabilizar seguros sociales es una obligación que toda empresa debe asumir cuando cuenta con trabajadores en nómina a su cargo. Estas contribuciones no sólo forman parte de las obligaciones legales de las empresas, sino que también representan uno de los principales gastos que repercuten en la estructura de costos.
Los seguros sociales son el conjunto de pagos que se realizan mensualmente a la Seguridad Social tanto los propietarios de las empresas como los trabajadores y empleados, explica InfoAutonomos.
Tipos de Cotizaciones y Regímenes de la Seguridad Social
Generalmente, los aportes a la Seguridad Social se dividen en dos categorías: los aportes patronales y los aportes laborales. Son aportaciones obligatorias establecidas en la ley de nuestro país y que realizan patrones, trabajadores y en algunos casos el Estado, para poder sostener el sistema de protección social del país. Son contribuciones que permiten financiar servicios esenciales como atención médica, guarderías, seguros por enfermedades, maternidad, invalidez, riesgos de trabajo, pensiones y ahorro para el retiro. Este apoyo financiero y asistencial ayuda a reducir la pobreza y la exclusión social en momentos de dificultad económica o vulnerabilidad.
Existen diferentes regímenes de la Seguridad Social:
- Régimen general: En él se encuentran gran parte de los trabajadores.
- Modalidad no contributiva: Destinada a aquellas personas que no han cumplido los requisitos de cotización mínima o directamente no han cotizado nunca.
Para los profesionales independientes, ¿cómo se computa la cuota del autónomo correctamente? Todos los que son “sus propios jefes” realizan su actividad profesional de manera independiente. La cuota de autónomos se contabiliza como un gasto, ya que no se dispone de una factura relativa a su pago. Respecto al tipo de gasto a asignar, debe contabilizarse contra la cuenta 642, Seguridad Social, a cargo de la empresa, puesto que este gasto hace referencia también a la Seguridad Social del titular.
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Aunque ambos son pagos obligatorios, no significan lo mismo ya que los impuestos financian gasto público general y las contribuciones de seguridad social se destinan a derechos concretos como salud, vivienda, jubilación, seguros sociales, etc. Sus diversas funciones, que van desde la protección económica de los trabajadores hasta el financiamiento de prestaciones sociales, contribuyen significativamente al tejido social y económico.
Aportaciones Patronales y Laborales
El abono en el pago de salarios de una empresa conlleva la obligación de pagar las contribuciones mensuales a la Seguridad Social de sus trabajadores. Dichas contribuciones derivan, precisamente, de los correspondientes salarios. El sueldo base que cobra un trabajador no es más que la punta del iceberg de los gastos que soporta una empresa por tenerlo en plantilla y dado de alta. Si embargo, estas liquidaciones no solo corren por cuenta de la compañía (cuota patronal), sino que también conlleva una carga para el trabajador (cuota obrera).
De las mencionadas cotizaciones, que deben contabilizarse como gastos, el empresario contribuye a conceptos como la prestación por desempleo o el sueldo en caso de baja médica. El salario base de cotización determina cuánto debe aportar la empresa y cuánto corresponde descontar al empleado. En definitiva, la cotización de la seguridad social supone, generalmente, algo más del 30% del sueldo bruto abonado por la compañía. Por ejemplo, un trabajador que cobra 21.000 euros al año, le cuesta a la empresa 26.300 euros. La cuota obrera engloba todos los tipos de cotización que le corresponde pagar al trabajador con contrato indefinido.
Contabilidad de las Cuotas de la Seguridad Social
Para la correcta gestión de un negocio, llevar la contabilidad de una empresa es imprescindible. El Plan General Contable sirve como guía y aporta uniformidad a la contabilidad nacional, aunque no es obligatorio su seguimiento. Este cuadro, que se divide en grupos, subgrupos, cuentas y subcuentas, enumera los elementos más típicos que conforman la contabilidad de la empresa.
Los asientos contables son los registros contables de los ingresos y gastos que se producen en el día a día de la empresa. Es decir, estos asientos reflejan las operaciones realizadas y los cambios internos. La contabilidad se basa en la partida doble en todos los asientos: todo movimiento tiene una contrapartida en el debe y en el haber.
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Cuentas Contables Relevantes
- Cuenta 640 - Sueldos y Salarios: La cuenta que contabiliza los sueldos y salarios se conoce como cuenta 640.
- Cuenta 642 - Seguridad Social a Cargo de la Empresa: Debes contabilizar tus cotizaciones en la cuenta 642, Seguridad Social a cargo de la empresa. Esta es la cuenta en la que la empresa registra el pago de las cuotas de la Seguridad Social que se encuentran a su cargo. La cuota empresarial se contabiliza en el debe, en la cuenta 642, Seguridad Social a cargo de la empresa. Aquí no aparece la cuota obrera, puesto que ya se incluye en el sueldo bruto que se contabiliza en la cuenta 640, Sueldos y salarios.
- Cuenta 476 - Organismos de la Seguridad Social Acreedores: La suma de la cuota obrera y la cuota empresarial, es decir, todo el seguro social completo, se contabiliza en el haber, en la cuenta 476, Organismos de la Seguridad Social acreedores. Guerra Rodríguez detalla que para poder cuadrar el asiento, hay que computar la deuda que se crea contra la Seguridad Social, siendo la suma de las dos cuotas (empresarial+obrera). "En este caso el Plan General Contable establece una cuenta concreta para esta cuantía y es la 476."
- Cuenta 471 - Organismos de la Seguridad Social Deudores: La cuenta contable 471 se denomina Organismos de la Seguridad Social Deudores. Esta cuenta está relacionada con los saldos de la Seguridad Social a favor de la empresa en el momento de la liquidación de los seguros sociales.
- La cuenta 471 será cargada por las prestaciones a cargo de la Seguridad Social, con abono, por lo general, a cuentas del Subgrupo 57.
- La cuenta 471 será abonada en el momento en que se cancele el crédito.
- Ésta es una cuenta de la Seguridad Social que puede incluir:
- El pago delegado de las prestaciones por incapacidad temporal. Esto se da cuando la empresa hace el pago al trabajador en nombre de la Seguridad Social y, posteriormente, se compensa en el pago de los seguros sociales.
- El importe bonificado en los seguros sociales por cursos de la fundación tripartita. Normalmente, el importe es de 420€.
- El importe de esta cuenta se salda a mes vencido, con el pago de los seguros sociales.
Casos Especiales en la Contabilización
Si un trabajador está en situación de incapacidad temporal (IT), es la Seguridad social quien se hace cargo de su prestación. Pero lo cierto es que es la empresa quien se la paga al trabajador, para deducírsela luego en la siguiente liquidación de seguros sociales. Pues bien, este hecho puede hacer que existan cotizaciones negativas en el resumen de nóminas, provocando cierta confusión al registrar las nóminas y las cotizaciones.
Si tienes trabajadores y te estás beneficiando de la bonificación en los seguros sociales por cursos de formación, es obligatorio que contabilices bien dicha bonificación.
En el caso de contratos suspendidos por ERTE, la situación es la siguiente: Cuando se suspende la totalidad de la jornada, no existe un devengo salarial, por lo tanto, no vamos a tener la cuenta 640, ni cuota obrera. Sí que vamos a tener siempre la cuota patronal, por lo que sí vamos a tener la cuenta 642. El importe de la cuota patronal es la que se subvenciona, es la parte que está exonerada. Si la compañía tiene en su plantilla trabajadores con contratos reducidos temporalmente, únicamente pagará la parte proporcional correspondiente a la jornada reducida trabajada. Cuando tenemos una reducción de jornada, por la parte de la jornada que no está afectada por ERTE se contabiliza la cuenta 640 y su correspondiente cuota obrera. Eso sí, las empresas tienen que cumplir ciertos requisitos para disfrutar de estas exoneraciones en los seguros sociales, como es el mantenimiento del contrato de los trabajadores por un periodo mínimo de 6 meses.
Ejemplos de Asientos Contables
Después de explicar la parte teórica de la contabilización de los seguros sociales, posiblemente te gustará visualizarlo con un ejemplo. A continuación, se presentan algunos ejemplos de asientos contables:
Ejemplo 1: Nómina con cuota empresarial
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Supongamos que no hay retenciones a cuenta del IRPF.
- Salario devengado: 1.400€
- Cotización del trabajador a la seguridad social: 100€
- Carga social correspondiente a la empresa: 240€
| DEBE | HABER | Cuenta | Descripción |
|---|---|---|---|
| 1.400 | (640) | Sueldos y salarios | |
| 240 | (642) | SS a cargo de la empresa | |
| 340 | (476) | Org. de la SS acreed. | |
| 1.300 | (465) | Remuneraciones pend. de pago |
Ejemplo 2: Nómina con pago delegado por incapacidad temporal (IT)
- Nómina: 300€
- Pago delegado por IT: 400€
- Seguridad Social a cargo del trabajador: 45€
- Seguridad Social a cargo de la empresa: 80€
| DEBE | HABER | Cuenta | Descripción |
|---|---|---|---|
| 300 | (640) | Sueldos y Salarios | |
| 400 | (471) | Org. de la SS deudores | |
| 80 | (642) | SS a cargo de la empresa | |
| 125 | (476) | Org. de la SS acreed. | |
| 655 | (465) | Remuneraciones pend. de pago |
Ejemplo 3: Nómina con bonificación por cursos de formación
¿Y cómo se hace esto?
- Seguridad Social a cargo de la empresa: 2000€
- Seguridad Social a cargo del trabajador: 1000€
- Bonificación a aplicar: 420€
Para contabilizar la bonificación:
| DEBE | HABER | Cuenta | Descripción |
|---|---|---|---|
| 420 | (471) | Org. de la SS deudores (por la bonificación) | |
| 420 | (¿?) | Abono (e.g., a un ingreso por subvención) |
Para el registro de la Seguridad Social total (cuota empresarial y obrera), considerando la bonificación, el registro podría implicar:
| DEBE | HABER | Cuenta | Descripción |
|---|---|---|---|
| 3000 | (476) | Org. de la SS acreedores (Obligación total) | |
| (471) | Org. de la SS deudores (Compensación bonificación) | ||
| (572) | Bancos (Pago neto) |
Nota: La entrada `DEBE HABER3000 (476) Org. de la SS acreed(471) Org.` en el borrador es una representación condensada que implica una compensación o liquidación de saldos.
Importancia de la Gestión Correcta
Para cualquier área de recursos humanos, entender las contribuciones de seguridad social es indispensable y se trabaja de manera directa con ello porque cada alta, baja, modificación salarial o ajuste de nómina tiene una repercusión directa en el cálculo de cuotas. Calcular correctamente además va a evitar que haya multas a la empresa o recargos. También evitará diferencias fiscales y revisiones por parte de autoridades hacendarias. Además, afecta directamente a trabajadores y colaboradores porque reduce el acceso a prestaciones y servicios.
Actualmente, llevar control manual de estas obligaciones puede complicar procesos contables porque hay que digitalizar nómina y comprobantes para tener en orden el salario, cuotas, aportaciones, deducciones y las obligaciones fiscales. Con características intuitivas y personalizables, PayFit se adapta a las necesidades específicas de cada empresa, ofreciendo una experiencia de usuario fluida y eficiente. Al automatizar procesos complejos, como el cálculo de salarios y la gestión de la Seguridad Social, PayFit permite a las empresas ahorrar tiempo y recursos valiosos. Además, al cumplir con las regulaciones laborales y contables vigentes, PayFit reduce el riesgo de errores y sanciones, brindando tranquilidad y seguridad a los empleadores.
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