Puede que la contabilidad no sea la parte más emocionante de dirigir una empresa, pero es una de las más importantes. Durante años, las empresas han confiado en los métodos tradicionales de contabilidad: libros de contabilidad manuales, software de escritorio y hojas de cálculo.
Pero la contabilidad en la nube, un método moderno de gestión de contabilidad, puede transformar la forma en que las empresas se plantean sus finanzas. La contabilidad en la nube es la práctica de administrar las finanzas de tu empresa con un software alojado en línea (en la «nube») en lugar de en una computadora o un servidor.
Piensa en ello como trasladar tus libros contables de la computadora de tu oficina a una plataforma segura basada en la web. Con la contabilidad en la nube, tus datos no están vinculados a un dispositivo, están disponibles en cualquier lugar donde tengas acceso a Internet.
¿Cómo funciona la contabilidad en la nube?
La contabilidad en la nube te permite realizar un seguimiento de los ingresos, los gastos y la salud financiera general de tu empresa en un entorno en línea. Pero, en lugar de almacenar tus datos en una computadora o un servidor local (o en pilas de documentos en papel), la contabilidad en la nube los mantiene en servidores remotos a los que puedes acceder desde cualquier lugar con conexión a Internet.
La mayoría de los sistemas de contabilidad en la nube están diseñados para conectarse con otras tecnologías que utilizas para gestionar tu empresa: procesadores de pagos como Stripe, plataformas de e-commerce como Shopify y software de gestión de relaciones con los clientes (CRM). Esto permite a las plataformas proporcionar actualizaciones en tiempo real en todos los sistemas y crear una ubicación centralizada para tus actividades contables.
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Por ejemplo, cuando un cliente compra un producto en tu sitio web, puede pagar con Stripe. Tu plataforma contable registrará automáticamente el pago, lo asociará a la venta y lo reflejará en tus informes de ingresos.
Cuando conectas tu cuenta bancaria comercial a una plataforma basada en la nube, la plataforma registra cada transacción nueva, ya sea un pago, un depósito o un gasto, y la clasifica de inmediato. Con estas funcionalidades, las plataformas de contabilidad en la nube pueden automatizar tareas repetitivas, que consumen mucho tiempo y son propensas a errores humanos, entre las que se incluyen las siguientes:
- Conciliación bancaria: los sistemas de contabilidad en la nube pueden hacer coincidir los pagos entrantes con las facturas correspondientes, lo que hace innecesario el seguimiento manual.
- Facturas recurrentes: las plataformas de contabilidad en la nube pueden enviar facturas automáticamente según un cronograma preestablecido, lo cual es perfecto para empresas con modelos basados en suscripciones o pagos anticipados.
- Categorización de gastos: muchas soluciones de contabilidad en la nube «memorizan» tus hábitos.
¿Cuáles son los beneficios de la contabilidad en la nube para las empresas?
La contabilidad en la nube hace que las finanzas sean más manejables y adaptables, y las alinea con los flujos de trabajo modernos. Estas son las razones por las que las empresas confían en ella:
- Accesibilidad: la contabilidad en la nube te permite comprobar tu flujo de caja desde tu teléfono en una reunión, enviar una factura mientras viajas o compartir datos financieros con tu contador sin estar en la misma sala: funciona dondequiera que vayas.
- Actualizaciones en tiempo real: la contabilidad en la nube te ofrece una visión general de tus finanzas en tiempo real. Cuando un cliente paga una factura, tus números lo reflejan de inmediato. Cuando realizas una compra, la solución la registra sin demora. Esta conexión en tiempo real te ayuda a gestionar lo que entra, lo que sale y lo que sucederá luego.
- Tareas automatizadas: la contabilidad en la nube se encarga de tareas repetitivas como conciliar pagos, categorizar gastos y enviar recordatorios de facturas vencidas. Esto te permite concentrarte en trabajos más importantes para tu empresa.
- Escalabilidad: tanto si tienes una tienda unipersonal como si te estás expandiendo a nuevos mercados, la contabilidad en la nube se adapta a tus necesidades. Empieza por lo básico y agrega funcionalidades como nómina, seguimiento de inventario y compatibilidad con múltiples monedas cuando estés preparado. No necesitas reconstruir tu sistema financiero solo porque tu empresa se está expandiendo.
- Colaboración más fácil: debido a que todo está en línea, tu contador, tu tenedor de libros y tu equipo pueden iniciar sesión y acceder a los mismos datos que está viendo tú. No pasas archivos de un lado a otro ni manejas versiones desactualizadas. La nube proporciona un espacio de trabajo compartido en el que todos están en sintonía.
- Actualizaciones automáticas: las plataformas basadas en la nube gestionan las actualizaciones automáticamente. No tienes que preocuparte por instalar nuevas tablas de impuestos o parchear errores, ya que estas actualizaciones se realizan en segundo plano.
¿Qué empresas se benefician más de la contabilidad en la nube?
Aunque casi todas las empresas pueden beneficiarse de la contabilidad en la nube, el efecto es especialmente notable para aquellas que valoran la flexibilidad, la automatización y la escalabilidad. Ya sea que estés dirigiendo una startup, administrando una pequeña empresa o liderando una gran empresa, la contabilidad en la nube se adapta a tus necesidades y crece contigo.
A continuación, te explicamos cómo diferentes tipos de empresas pueden beneficiarse de la contabilidad en la nube:
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Startups
Para las startups, que a menudo son organizaciones que implementan los principios de optimización de procesos, las soluciones de contabilidad en la nube pueden ayudar en lo siguiente:
- Ahorran tiempo: estas plataformas automatizan tareas tediosas como la conciliación de cuentas bancarias y el envío de facturas recurrentes.
- Te mantienen flexible: estos sistemas permiten a las startups escalar sus necesidades contables a medida que se expanden, incluidos el seguimiento de los gastos desde el principio y la integración de nóminas e informes avanzados a medida que contratan a empleados.
- Proporcionan visibilidad: estas plataformas ofrecen información en tiempo real sobre el flujo de caja, lo cual es especialmente importante cuando cada dólar cuenta. Por ejemplo, una startup tecnológica podría conectar Stripe a su plataforma de contabilidad en la nube para hacer un seguimiento de los ingresos por suscripciones y generar rápidamente informes financieros para los inversores.
Pequeñas y medianas empresas (pymes)
Para las pymes, que suelen tener un tiempo limitado y un personal mínimo, las soluciones de contabilidad en la nube pueden hacer lo siguiente:
- Consolidar sistemas: las plataformas de contabilidad en la nube combinan la facturación, el seguimiento de gastos, la nómina y la elaboración de informes en una sola plataforma y pueden reducir la necesidad de tener varios sistemas desconectados.
- Habilitar el trabajo remoto: estas plataformas permiten a los titulares de pymes y a sus equipos trabajar desde la oficina, desde casa o cuando están de viaje.
- Simplificar impuestos: las herramientas integradas de seguimiento y cumplimiento de la normativa fiscal en estas plataformas hacen que el período de declaración de impuestos sea más fácil. Por ejemplo, una pequeña empresa minorista podría usar la contabilidad en la nube para sincronizar los datos de ventas de su plataforma de e-commerce, realizar un seguimiento de los costos de inventario y preparar estados financieros sin esfuerzo manual adicional.
Trabajadores autónomos y empresas unipersonales
Para los trabajadores independientes, que a menudo desempeñan todas las funciones de su empresa, incluidas las ventas y la contabilidad, la contabilidad en la nube puede ayudar en lo siguiente:
- Reducción de costos: muchas plataformas de contabilidad en la nube tienen planes personalizados para trabajadores autónomos que cubren la facturación, el seguimiento de gastos y los informes básicos sin funcionalidades innecesarias ni costos elevados.
- Reducción de la necesidad de expertos: el diseño fácil de usar de estas plataformas permite a los trabajadores autónomos gestionar la contabilidad sin necesidad de contratar ayuda adicional.
- Ayuda con la preparación para la declaración de impuestos: las plataformas de contabilidad en la nube pueden realizar un seguimiento automático de los gastos deducibles y generar informes para facilitar la declaración de impuestos.Por ejemplo, un diseñador gráfico independiente podría usar la contabilidad en la nube para enviar facturas profesionales, registrar los gastos de la empresa, como las suscripciones de software, y realizar un seguimiento de los ingresos para el pago de impuestos.
Empresas en crecimiento
Las operaciones financieras se vuelven cada vez más complejas para las grandes empresas a medida que crecen. Para estas empresas, la contabilidad en la nube puede proporcionar lo siguiente:
- Funcionalidades flexibles: desde la compatibilidad con múltiples monedas hasta la elaboración de informes avanzados, las plataformas basadas en la nube pueden gestionar las demandas de las operaciones globales o los grandes volúmenes de transacciones.
- Colaboración en equipo: las empresas suelen tener varias personas que se encargan de las finanzas. Las plataformas basadas en la nube permiten un acceso seguro para contadores, auditores y jefes de departamento, lo que garantiza que todos trabajen con los mismos datos.
- Integración con otros sistemas: la contabilidad en la nube se integra con la planificación de recursos empresariales (ERP), la gestión de las relaciones con los clientes (CRM) y los sistemas de pago que suelen utilizar las grandes empresas. Por ejemplo, una empresa de fabricación puede utilizar la contabilidad en la nube para realizar un seguimiento de los costos de producción, sincronizarla con el software de inventario y generar informes financieros personalizados para cada unidad de negocio.
Organizaciones sin fines de lucro
Las organizaciones sin fines de lucro a menudo necesitan hacer un seguimiento de las donaciones, administrar fondos restringidos y proporcionar informes transparentes a los donantes y a las juntas directivas. Para las organizaciones sin fines de lucro, la contabilidad en la nube puede hacer lo siguiente:
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- Hacer un seguimiento de las donaciones: estas plataformas pueden etiquetar las fuentes de ingresos para ayudar a separar las donaciones generales de la financiación de subvenciones.
- Generar informes personalizados: las plataformas basadas en la nube pueden crear informes que se alineen con los estándares de contabilidad de las organizaciones sin fines de lucro y muestren exactamente cómo se utilizan los fondos.
- Promover colaboraciones: estas plataformas pueden compartir datos financieros con los miembros de la junta directiva o las personas encargadas de otorgar subvenciones sin necesidad de largos hilos de correo electrónico o reuniones en persona. Por ejemplo, una organización sin fines de lucro local podría usar la contabilidad en la nube para supervisar el flujo de caja, realizar un seguimiento de los gastos de un proyecto específico y preparar informes financieros anuales para los donantes.
Empresas con equipos remotos o distribuidos
Los equipos remotos y distribuidos dependen de los sistemas basados en la nube para mantenerse conectados.
¿Qué tan segura es la contabilidad en la nube para almacenar datos financieros?
Cuando se gestiona correctamente, la contabilidad en la nube suele ser más segura que las soluciones tradicionales almacenadas localmente. Los proveedores invierten en medidas de seguridad e infraestructura que superan lo que la mayoría de las empresas podrían implementar por sí solas. Así es como funciona la seguridad de la contabilidad en la nube:
- Cifrado: El cifrado es la columna vertebral de la seguridad de los datos en la contabilidad en la nube. Transforma tus datos en un código que es ilegible para partes no autorizadas. Cuando los datos se mueven entre el dispositivo y la nube, se cifran para evitar que sean interceptados. Los datos almacenados en los servidores del proveedor también están cifrados. Por lo tanto, incluso si alguien accediera a los servidores, la información sería inutilizable sin la clave de cifrado.
- Autenticación multifactor (MFA): La autenticación multifactor (MFA) agrega una capa de seguridad al requerir algo más que una contraseña para iniciar sesión. Incluso si tu contraseña está en peligro, los usuarios no autorizados aún necesitan un segundo factor, como un código enviado a tu teléfono o una verificación basada en una aplicación, para obtener acceso.
- Copias de seguridad periódicas de los datos: Los proveedores de contabilidad en la nube realizan copias de seguridad periódicas de los datos para mantener la seguridad de tu información, incluso en caso de errores de hardware, ataques cibernéticos o desastres naturales. Pueden restaurar tus datos rápidamente sin interrupciones importantes si algo sale mal.
- Cumplimiento de los estándares de seguridad: Las soluciones de contabilidad en la nube de buena reputación cumplen con los estándares y las normativas del sector respecto de la seguridad y privacidad de los datos. Estos pueden incluir los siguientes:
- Controles del sistema y de la organización (SOC) de tipo 2: un marco para administrar y proteger la información confidencial.
- Reglamento General de Protección de Datos (RGPD): una normativa que protege los datos personales de los clientes y que se aplica a las empresas que operan en la Unión Europea (UE) o que trabajan con la UE.
- Norma de Seguridad de Datos del Sector de Tarjetas de Pago (PCI DSS): una norma para la protección de datos si tu software de contabilidad maneja datos de pagos con tarjeta.
- Permisos de usuario y acceso según la función: La mayoría de las plataformas basadas en la nube te permiten controlar quién ve cada cosa. Por ejemplo, puedes otorgarle a tu contador acceso completo a tus libros contables mientras limitas a un empleado a enviar informes de gastos. Esto puede reducir el riesgo de mal uso interno o cambios accidentales.
- Monitoreo y detección de amenazas: Los proveedores de contabilidad en la nube invierten en sistemas avanzados de detección de amenazas.
¿Qué funcionalidades debes buscar en una solución de contabilidad en la nube?
Cuando eliges un sistema de contabilidad en la nube, la plataforma adecuada depende de las necesidades de tu empresa. Un trabajador autónomo puede priorizar la facturación y el seguimiento de gastos, una pequeña empresa puede valorar la ayuda para el cumplimiento de la normativa fiscal y la integración de nóminas, y una empresa en crecimiento puede centrarse en la escalabilidad y los informes avanzados.
Estas son las funcionalidades que puedes buscar, según tus prioridades: Facturación y procesamiento de pagos.
Compliance as a Service (CaaS)
Compliance as a Service (CaaS) es una solución en la nube para cumplir con los requisitos legales y técnicos que implican las diferentes regulaciones de las transacciones electrónicas a nivel global. El ecosistema empresarial es cada día más complejo. Las compañías han pasado a operar en un entorno global con un marco legislativo amplio y fragmentado, que obedece a un control exhaustivo en muchos casos.
Con este escenario, el compliance ha adquirido una gran importancia en las organizaciones. En un entorno empresarial en constante cambio, la conformidad normativa y la gestión de riesgos se han convertido en aspectos críticos para el éxito y la sostenibilidad de cualquier organización. Ante el aumento de regulaciones y la complejidad de los marcos legales, las empresas necesitan contar con soluciones innovadoras y eficientes para abordar estos desafíos. Es aquí donde surge el concepto de Compliance as a Service (CaaS), una solución integral que ofrece una forma efectiva de gestionar el cumplimiento normativo.
¿Qué es el compliance?
El compliance o corporate compliance es el conjunto de procedimientos y buenas prácticas que se aplican para garantizar que una empresa, y sus integrantes, cumplen con el marco normativo. Esto incluye el seguimiento de la legislación que le afecta en cada uno de los países en los que opera, pero también otros aspectos más relacionados con la ética y la moral de la compañía.
Por ejemplo, el buen gobierno, la confidencialidad de los datos o la transparencia financiera. El compliance no es algo nuevo. Nació en el mundo anglosajón y ligado al ámbito financiero debido a la enorme cantidad de normativas que tenían que cumplir esas empresas. Sin embargo, hoy en día se ha extendido a todos los sectores productivos a causa de la globalización.
¿Por qué el Compliance as a Service (CaaS)?
Actualmente, el cumplimiento normativo está íntimamente relacionado a la tecnología. Las empresas de todo el mundo se encuentran en pleno proceso de transformación digital, una evolución que lleva al uso de herramientas tecnológicas en los distintos niveles operativos de las compañías.
El Compliance as a Service (CaaS) es un servicio en la nube que permite a las organizaciones externalizar y automatizar su cumplimiento normativo (fiscal, comercial, etc.). De este modo se busca reducir la carga de trabajo de las compañías, minimizar los costes económicos y, sobre todo, simplificar de algún modo las exigencias del compliance.
Tradicionalmente este servicio ha sido muy demandado en sectores altamente regulados como el farmacéutico, la banca o las finanzas. Pero actualmente, cualquier empresa que opera en un mercado global es susceptible de necesitar cumplir con requisitos reglamentarios. Gracias a la tecnología, el servicio compliance se integra en las gestiones de la compañía de forma automatizada.
Implementar soluciones de CaaS requiere un determinado nivel de digitalización de las empresas, pero el ahorro de costes que supone la optimización de los procesos y la mejora de la eficiencia, así como la ventaja de escalar soluciones, hace que merezca la pena contemplar el servicio CaaS en el marco de una estrategia digital más amplia.
Ventajas de externalizar el servicio CaaS
- Eliminar los riesgos de incumplimiento regulatorio en las transacciones electrónicas (multas, sanciones, requerimientos) que conllevan gastos económicos, de tiempo, de recursos, así como consecuencias en la reputación de la empresa.
- Estar al día en las actualizaciones de requisitos legales y técnicos.
- Reducción de costes de gestión al externalizar un servicio especializado que requiere capacidad continua de respuesta a los cambios para estar alineados con la regulación.
- Centrar los recursos en los objetivos estratégicos de la compañía.
- Rápida adaptación a nuevos mercados.
- Asesoramiento especializado para abordar nuevos proyectos.
- Actualización constante de los servicios en la nube.
Compliance proactivo vs reactivo
La complejidad de operar en un mercado global tan fragmentado en cuanto a regulaciones incrementa los riesgos de incumplimiento fiscal, quiebros de seguridad, etc. Esto conlleva la necesidad de adelantarse e identificar proactivamente los cambios y necesidades para ser una organización compliance. Una estrategia proactiva supone inventariar el cumplimiento, así como los riesgos de incumplimiento para abordar con garantías nuevos proyectos.
Contar con un socio estratégico para garantizar el compliance internacional en todas las transacciones electrónica permite a las organizaciones operar con seguridad.
Compliance as a Service y factura electrónica
El cumplimiento de requerimientos legales de factura electrónica y reportes de IVA electrónicos es uno de los aspectos que suelen dejarse en manos del Compliance as a Service, ya que pueden ser tareas difíciles de asumir internamente. De esta forma, a través de consultoras y proveedores tecnológicos, se delegan las tareas de monitorización y revisión de normativas nuevas o actualizadas para garantizar el cumplimiento de la legislación.
En los últimos años, los sistemas de facturación electrónica han pasado a ser obligatorios en multitud de países de todo el mundo y existen en la actualidad legislaciones vigentes en fase de implementación. Sin embargo, los requisitos para emitir correctamente este documento varían de un lugar a otro: distintos estándares, formatos, plazos de declaración, mecanismos de seguridad, etc.
El resultado es una creciente demanda de soluciones CaaS entre las empresas. La relación entre el CaaS y la factura electrónica radica en que el cumplimiento normativo puede incluir aspectos relacionados con la emisión y gestión de facturas electrónicas. En muchos países, las empresas están obligadas a cumplir con ciertos requisitos y regulaciones específicas para la emisión de facturas electrónicas, como utilizar un formato específico, incluir ciertos datos obligatorios y utilizar firmas digitales o certificados de seguridad.
En este contexto, un proveedor de CaaS puede ofrecer servicios relacionados con la implementación y gestión de la factura electrónica como parte de su oferta de cumplimiento normativo. Esto puede incluir la configuración de sistemas y herramientas de facturación electrónica, la integración con los sistemas existentes de la empresa, el aseguramiento del cumplimiento de los requisitos legales y fiscales, y la generación de reportes y archivos necesarios para las autoridades fiscales.
Gracias al CaaS, se externaliza la gestión del cumplimiento normativo. CaaS proporciona a las empresas la capacidad de gestionar sus esfuerzos de cumplimiento de principio a fin, automatizando los procesos y la gestión de la información relacionada con el cumplimiento normativo. Esto implica la recopilación, almacenamiento y análisis de datos relevantes para el cumplimiento, como políticas, procedimientos, informes, evidencias de auditorías, entre otros.
Al centralizar y organizar esta información, el CaaS facilita su acceso y consulta, lo que agiliza la toma de decisiones y la respuesta a requerimientos normativos. En resumen, gracias al Cumplimiento como Servicio (CaaS), las empresas pueden externalizar la gestión del cumplimiento normativo, lo que les permite contar con expertos especializados y aprovechar soluciones tecnológicas para automatizar procesos y gestionar la información de manera eficiente.