En el ámbito de la contabilidad financiera, el uso de cheques como instrumento de pago genera diversas consideraciones sobre el momento exacto en que debe registrarse el movimiento en los libros contables para reflejar la imagen fiel del patrimonio y la situación financiera de la empresa.
Tratamiento contable del pago con cheque
Un cheque es un instrumento financiero de pago, un documento que permite a una persona, que llamamos librador, ordenar a una entidad bancaria, que es el librado, el pago de una determinada cantidad de dinero a un tercero. Cuando libramos un cheque, efectuamos un pago, lo cual se acredita en las cuentas correspondientes.
Existe un debate sobre el momento de la contabilización:
- Registro al momento de la entrega: Algunas posturas sugieren que, al entregar el cheque, se debe reducir la tesorería.
- Registro al momento del cobro: La contabilidad financiera, cuya finalidad es mostrar la imagen fiel del patrimonio, sugiere que lo que hace que se reduzca la tesorería es el cargo bancario del cheque.
Si cuando recibo la mercancía y su correspondiente factura nace en el balance un pasivo (Proveedores), en el momento en que entrego un cheque para su pago ese pasivo no desaparece en modo alguno. La tesorería permanece exactamente igual sin que se reduzca un céntimo por el hecho de haber efectuado su entrega al cobrador. Entre tanto, lo que mantiene la empresa es un pasivo y así debe seguir luciendo en el balance para poder ofrecer una imagen fiel.
Gestión de documentos y registros bancarios
Al momento de liberar los pagos, se define la cuenta bancaria de la cual saldrá el dinero, la fecha del movimiento contable y la fecha de aplicación. En casos específicos, como el pago de nómina, puede ser necesario realizar una póliza que mueva el movimiento en bancos a “documentos bancarios por pagar”, esto con el objetivo de no afectar el saldo de bancos contablemente hasta que el cargo sea efectivo.
Lea también: A.C. y Resolución Miscelánea 2015
Consideraciones operativas
- Cuenta Pago/Cobro: Se debe buscar la cuenta contable de caja o bancos a la que se desea cargar el movimiento.
- Cheques postfechados: En caso de ser un cheque con fecha de cobro futura, el movimiento contable se realizará una vez llegada la fecha del cheque, mientras que el documento se mostrará como emitido o cobrado desde la fecha del registro.
- Trazabilidad: Los cheques son una forma efectiva de realizar transacciones sin necesidad de manejar dinero en efectivo, lo que facilita la seguridad y trazabilidad de los pagos.
Resumen de tipos de cuentas relacionadas
Para gestionar correctamente los pagos y cobros, es fundamental distinguir el uso de las cuentas contables:
| Cuenta | Descripción |
|---|---|
| Caja / Bancos | Se acredita cuando libramos un cheque o efectuamos un pago electrónico. |
| Documentos por pagar | Cuenta transitoria para reflejar el pasivo hasta que el cheque sea efectivamente cobrado. |
| Proveedores | Representa el pasivo que permanece vigente hasta la liquidación efectiva del pago. |
No olvidemos que el pago puede producirse en el ejercicio siguiente a aquél en que se entregó o incluso nunca. Proponer que la entrega del cheque se traslade a la tesorería antes de que se cobre, en base a que debe existir provisión de fondos para atenderlo, es pretender que la contabilidad financiera cumpla funciones ajenas a su finalidad.
Lea también: ¿Cómo tributan las transferencias internacionales?
Lea también: ¿Cuánto se paga a Hacienda al ganar la lotería?