En términos contables, el inventario refleja la existencia física de la mercancía, materia prima, productos semiterminados o terminados que tiene una empresa en un lugar y fecha definida. Aunque existen diferentes tipos de inventario, todos tienen la misma finalidad: maximizar las ganancias minimizando los costos de almacenamiento. El inventario es un proceso en el que se refleja en un documento (físico o digital), de manera ordenada y detallada, el listado de las mercancías que almacena una empresa.
Métodos de Control de Inventarios
Existen diversos métodos para el control de inventarios, cada uno adaptado a las necesidades y características de la empresa.
1. Mercancías Generales
En este procedimiento se lleva una sola cuenta, denominada «mercancías generales», para realizar el registro contable del inventario inicial, así como de las compras, devoluciones, rebajas, ventas y el inventario final. Este método de control de inventarios es utilizado sobre todo en empresas pequeñas con un fuerte volumen y diversidad de operaciones.
Sin embargo, con este procedimiento no es posible saber el valor exacto del inventario final y, por ende, tampoco del costo de las ventas, ni la utilidad o pérdida bruta.
2. Sistema Analítico
Este sistema de inventarios permite conocer a detalle el valor de cada uno de los conceptos que participan en las operaciones relacionadas directamente con las mercancías y con los costos de producción. El sistema analítico es recomendable para las empresas que manejan muchos artículos diferentes y no tienen un control individual. Durante el ejercicio, las operaciones se registran en las cuentas correspondientes. Al final, para obtener el Costo de Ventas, se resta de la cuenta de Compras, por medio de un abono, el importe del inventario final.
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3. Sistema de Inventarios Perpetuos
Este método permite conocer el valor actualizado de la mercancía en existencia, sin necesidad de realizar un inventario físico. Esto, mediante un sistema automatizado que determina el saldo que tiene el inventario y las existencias correspondientes. El sistema de inventarios perpetuos emplea tres cuentas: Almacén, Costo de Ventas y Ventas.
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Ejemplos Prácticos de Gestión de Inventarios
A continuación, se presentan ejemplos de cómo una empresa ficticia, Conservas Márquez, gestiona su inventario a medida que crece y se expande:
Caso 1: Inventario Manual
Conservas Márquez -una empresa ficticia- produce y distribuye alimentos en conserva por todo el país. Dispone de un pequeño almacén con racks drive-in con capacidad para 300 tarimas con producto terminado. Cada mes, el responsable del almacén aprovecha las horas valle para realizar de modo manual el inventario y así comprobar que las tarimas que se han recibido y los que se han expedido coinciden con el número total de existencias que hay en el almacén. Para ello, recorre todo el almacén con el listado de productos en papel y se dedica a contar cuántas tarimas hay de cada referencia. El almacén de Conservas Márquez empezó el mes con 300 tarimas almacenadas y, actualmente, dispone de 288 tarimas. La realización del inventario con papel es la forma más básica de hacerlo, únicamente viable en aquellas empresas que cuenten con unos niveles de stock y de entradas y salidas muy bajos, como es el caso de Conservas Márquez.
Caso 2: Inventario con Software de Gestión
Tras un importante aumento de las ventas, Conservas Márquez ha ampliado su almacén con la intención de alojar un mayor número de productos terminados. Concretamente, cuenta con un almacén con capacidad para 4.000 tarimas donde sigue gestionando las mismas referencias, pero ahora lo hace con el sistema Pallet Shuttle. Para realizar el inventario, dispone de un software de inventario como, por ejemplo, Easy WMS, un programa de gestión de almacén creado para ayudar y facilitar la gestión de la mercancía de una empresa.
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Antes de empezar a realizar el inventario, es preciso introducir en el WMS toda la información relacionada con los artículos con los que trabaja Conservas Márquez: descripción, unidad de medida, atributos, imagen, peso, etc. Para agilizar todo el proceso, los operarios del almacén se sirven de terminales de radiofrecuencia con los que leer los códigos de barras y dar de alta en el sistema cada artículo que entra en el almacén. También se hace lo propio con cada expedición. Además, cada cierto tiempo (como mínimo, una vez al año), es aconsejable hacer un inventario físico, que consiste en recorrer el almacén contando las existencias una a una.
Caso 3: Inventario Automatizado
Conservas Márquez ha automatizado por completo su logística para poder hacer frente a su plan de expansión. A la hora de efectuar el inventario, el funcionamiento es prácticamente idéntico a cuando utilizaba un sistema de almacenaje no automático, con la única diferencia que ahora los operarios ya no tienen que leer manualmente los códigos de barras de la mercancía. Con cada entrada y salida de un artículo del almacén a través de los transportadores de tarimas, se registra un cambio del número de unidades disponibles en stock: la cantidad que entra y el stock final o las cantidades que salen y el stock restante. Como resultado, la trazabilidad de un producto dentro del almacén automatizado es total. Esto hace que se incremente la seguridad de la mercancía, se controlen mejor los riesgos y se garantice la calidad de los procesos y productos.
La gestión del inventario es uno de los pilares fundamentales de la cadena de suministro. Easy WMS de Mecalux es el software con el que podrás disponer de un inventario permanente actualizado. Además, ofrece diferentes módulos como, por ejemplo, Store Fulfillment, con el que podrás sincronizar el stock de tu almacén con tus tiendas. De ese modo, el inventario queda asociado al registro de ventas, por lo que cada vez que se vende un producto el sistema lo descuenta del stock.
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