En las últimas tres décadas, la tecnología de la información ha tenido una gran difusión en todos los ámbitos de nuestra sociedad. Con la evolución tecnológica de los sistemas abiertos, se abre la posibilidad de portar un código de funcionalidad similar requerido por diferentes organizaciones. Así se ha desarrollado el mercado de paquetes de software.
Se reconoce que un paquete de un sistema de información integral (como Exactus, Solomon, Paccioli, Orabanks, Oracle Financial o SAP R/3, por mencionar algunos) es, ante todo, una herramienta organizacional. Estos sistemas encierran modelos de funcionamiento específicos cuya implantación adecuada exige ajustes en la organización o modificaciones del código.
La integración de paquetes con excelencia técnica, cuya funcionalidad ha sido probada en numerosas organizaciones, presenta un gran reto en términos de su implantación en un contexto social específico. Esto es lo que se conoce como la administración del cambio, que busca lograr que los usuarios efectivamente hagan sus operaciones y trabajo mediante los nuevos sistemas.
La Dimensión Social en la Implementación de Sistemas Contables
El uso de tecnología de información con grandes máquinas propietarias en áreas de funcionalidad limitada dentro de las organizaciones tuvo desarrollos técnicos de excelencia, pero enfrentó problemas en el ámbito social, al presentarse las primeras manifestaciones del fenómeno de resistencia al cambio. Los programas tenían la funcionalidad requerida, pero los usuarios no los empleaban para llevar a cabo sus funciones.
Su complejidad es muy grande, no sólo en su aspecto técnico, sino sobre todo en el ámbito social. Estos sistemas rompen la estructura de control sobre la información, que es el sustento de poder en toda organización. Los beneficios esperados de las inversiones en tecnología de información no se concretizaban, porque los usuarios boicoteaban los sistemas.
Lea también: Ventajas y Desventajas del Sistema Contable
Es difícil encontrar organizaciones que no cuenten con estos "elefantes blancos" en la historia de sus áreas de sistemas. En estos casos se ve con mayor claridad la necesidad de administrar el cambio. El paquete contiene en gran medida la funcionalidad de flujos de datos que requiere una organización típica.
Sin embargo, el proceso de implantar un paquete requiere de un ciclo similar al del modelo de un desarrollo a la medida. La diferencia fundamental es que, en lugar de construcción, se habla de parametrización, lo que implica ajustar la funcionalidad a las necesidades específicas de la organización. En la administración del cambio el paquete puede inducir redefiniciones -estructurales, incluso- de la empresa o institución.
Se advierte que este tipo de paquetes contienen las "mejores prácticas de negocios", en donde se asegura que cada actividad de un proceso efectivamente contribuye con valor agregado al mismo, para evitar costos de operación innecesarios. Cada empresa es única, y las condiciones que van a incidir en lograr que se implante un paquete para automatizar sus funciones son específicas.
El Proceso de Desarrollo e Implementación
Este modelo permite visualizar las etapas en proyecto de desarrollo de un sistema, donde el contenido social es preponderante. Se trata del análisis de requerimientos en el que el personal técnico junto con los usuarios definen las necesidades de funcionalidad y datos que debe llevar un sistema. Esta etapa es difícil como cualquier proceso de comunicación.
¿Cómo tener la certeza de que lo que dijo el usuario era lo que el técnico comprendió? ¿Cómo asegurarse que se dijo todo lo que se requiere saber? Las fases de diseño y construcción del sistema son actividades fundamentalmente técnicas.
Lea también: ¿Qué es un Sistema Contable?
La última etapa, quizá la más compleja por ser eminentemente social, es la implantación de un sistema. Implica ponerlo a operar en el contexto específico para el cual fue diseñado. Esto es, llevar a cabo el cambio organizacional que requiere la tecnología para que funcione en el ambiente existente.
Si bien el modelo se muestra en forma lineal, en la realidad siempre se da retroalimentación entre una fase y otra. La forma en que la fase previa fue hecha determinará en gran medida la suerte de la siguiente. Además, cuanto más tarde en el ciclo se corrija un error, mayor será su costo. De ahí la importancia de hacer en forma detallada y rigurosa la primera fase de análisis de requerimientos. Para una mejor práctica se recomienda siempre hacer un análisis de procesos.
Los desarrollos teóricos que buscan guiar la práctica de desarrollo de sistemas para abordar la primera y última etapas han tenido que hacer uso de métodos y explicaciones teóricas de las ciencias del comportamiento humano, cuyo fundamento epistemológico es la visión sistémica. El reduccionismo, refutación y replicación -fundamentos del rigor del método científico- hacen que éste tenga poder explicativo limitado para abordar la complejidad del fenómeno de sistemas de información en su dimensión social.
Visión Global y Administración del Cambio
Las actividades de la administración del cambio deben partir de una visión global de todas las funciones de la organización y sus interrelaciones, y la creación de consenso en los requerimientos de datos y problemática que enfrenta cada área. La definición de una estrategia de administración del cambio debe partir de un análisis de la situación específica de la organización.
Un proyecto para desarrollar un sistema de información integral implica el manejo de todos los aspectos que inciden para alcanzar su objetivo último: el cambio organizacional. Estos se pueden agrupar en tres rubros: equipo, programas y recursos humanos. Si bien el aspecto técnico es el fundamento de un sistema, el social es el determinante para el éxito organizacional.
Lea también: Sistema Contable: Impulsa tu Empresa
Un sistema de información integral es, ante todo, una estructura social que se construye con negociaciones entre los grupos que conforman una organización, porque su desarrollo afecta el control sobre la información, que es el sustento de poder por excelencia en todo ámbito social.
El desarrollo de un sistema de información requiere la elaboración de actividades características (análisis de requerimientos, diseño, construcción o "parametrización"...) con sus productos específicos. Sin embargo, el cambio en el ámbito social de la organización (forma de llevar a cabo las funciones, valores...) se tiene que ir generando con negociaciones, difusión, participación de los usuarios, apoyo político al proyecto y liderazgo.
Un paquete de información integral es una herramienta organizacional y hacer que la transformación se dé es un reto que va más allá de los aspectos técnicos de su implantación. La administración del cambio es hacer que suceda, que se modifiquen los diferentes aspectos "blandos" de la organización -como valores y estructura de control sobre la información-, es evitar que prevalezca la inercia social, es negociar cuando se requiera entre los grupos con intereses divergentes, es identificar cuellos de botella y buscar su solución, es hacer que avancen todos los aspectos del proyecto en el momento en que se requiera.
La administración del cambio es una actividad de coordinación y ejecución del proyecto con una visión global de éste, con una perspectiva que considere la incidencia de todos los factores que lo conforman en su desarrollo actual y futuro.
tags: #sistema #contable #exactus #características