La facturación electrónica es un esquema de comprobación fiscal que ha transformado la manera en que las empresas gestionan sus finanzas y cumplen con sus obligaciones fiscales. El éxito de este sistema implementado en México ha hecho que los gobiernos de Latinoamérica estén trabajando en la implantación de la factura electrónica y tomen como referencia el sistema establecido aquí en México.
¿Qué es un Sistema Contable de Facturación Electrónica?
En suma, un programa de facturación online es un software que gestiona el envío y recepción de facturas electrónicas. Los softwares de facturación están pensados en ayudarte a llevar el control de tus finanzas y tu contabilidad de una manera rápida, segura y eficiente al simplificar el proceso en unos pocos pasos. No importa qué tanto conozcas sobre temas contables, estas plataformas lo resuelven todo.
Un sistema contable se define como un sistema digital con los elementos y herramientas suficientes para ayudar, simplificar y sistematizar tareas de contabilidad de una persona o de una empresa. En otras palabras: es una herramienta que automatiza las tareas diarias que realiza el área contable de una empresa. Se encarga de centralizar toda la información, así como del cálculo y el procesamiento de la misma.
Características de un Sistema de Facturación Electrónica
Algunas de las características esenciales que debe incluir un sistema de facturación electrónica son:
- Plantilla de facturación: Éste es el elemento básico, proporcionando el CFDI para cada tipo de operación con sus respectivos campos de llenado (número de factura, fecha de emisión, datos de emisor y receptor, descripción de la transacción, impuestos, importe final).
- Seguridad de los datos.
- Experiencia de usuario.
- Soluciones a medida.
Ventajas de Utilizar un Sistema de Facturación Electrónica
Si las ventajas anteriormente citadas de utilizar programas de facturación online no son suficientes, descubre cuáles son los puntos a favor de emplear este sistema por encima de facturar en el SAT. Anteriormente, llevar la contabilidad de un negocio implicaba muchos procesos que eran engorrosos y demorados, además de ineficientes. Hoy en día, un software ofrece una manera más efectiva para que los empresarios y emprendedores administren sus negocios de una forma integral, con soluciones prácticas y ajustadas a sus presupuestos. Sin duda, un software contable significa una gran ventaja para administrar la contabilidad de las empresas, el cual se implementa con el fin de:
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- Simplificar.
- Organizar.
- Agilizar.
- Facilitar la toma de decisiones.
Además, al elegirnos como parte de tu ecosistema empresarial, no solo optimizas el ahorro en tiempos de facturación, también mejoras la gestión financiera en general.
Utilizar un sistema de facturación electrónica ofrece numerosos beneficios:
- Bajos costos.
- Rapidez.
- Respaldo de información.
- Adiós a los errores.
- Envíos automatizados: Con el Proveedor Autorizado de Certificación trabajando en forma inmediata para timbrar los CFDI, no hay procesos intermedios que debas llevar a cabo. Los clientes y el propio SAT reciben tu envío, que se queda en tu base de datos.
- Imagen más profesional.
- Simplificación de procesos.
Los programas de facturación son cada vez más necesarios para pequeños empresarios, ya que les permiten ahorrar tiempo y dinero, cumpliendo una gran cantidad de funciones. Asimismo, estos sistemas de facturación presentan la gran ventaja de que incluyen herramientas que permiten gestionar otros aspectos tales como contabilidad, gestión de cuentas bancarias, información fiscal o gestión de clientes.
Características Clave de un Buen Software Contable
Un software contable debe contar con diversas funcionalidades que faciliten la gestión financiera y contable de una empresa. Estas son algunas de ellas:
- Facilidad de uso: El software debe ser fácil de manejar, de manera tal que cualquier persona que no posea conocimientos o estudios adecuados, puedan utilizarlos y entenderlos.
- Flexibilidad y adaptabilidad: Debe poder incorporarse a cualquier tipo de compañía, independientemente de cuál es la actividad de la misma. Asimismo debe ser flexible y adaptable a las normas contables, fiscales y societarias de cualquier país o región.
- Reportes en tiempo real: Un software de contabilidad debe brindarnos reportes e informes detallados y legítimos sobre la actividad de nuestra empresa y su día a día, de esta manera nos facilita la toma de decisiones.
- Portabilidad: Contar con un software que nos brinde acceso a la información de nuestro negocio desde cualquier parte y en cualquier momento, es algo sumamente valioso.
- Seguridad: Es por eso que el software debe brindar la máxima seguridad, y un buen soporte especializado que permita que la aplicación esté en constante funcionamiento y la información siempre actualizada y segura.
- Facturación Electrónica: Compañías presentes en el mercado, como Alegra.com, poseen este aval en varios países de Latinoamérica y garantizan que el proceso se cumpla con eficiencia y exactitud, asegurando la administración de la emisión y la recepción de los documentos electrónicos.
- Manejo de inventarios: Con un software contable sabrá cómo es el comportamiento que tienen los productos en el mercado y determinar con efectividad cuál es su rentabilidad indicada.
- Soporte técnico y actualización: En caso de que se presente alguna novedad con el funcionamiento del sistema, el proveedor tecnológico dispone de personas especializadas para brindar un soporte técnico para garantizar que su empresa seguirá funcionando sin tener que suspender las operaciones y labores.
Tipos de Software Contable
Existen varios tipos de software contables, las diferencias dependen de las necesidades y funciones que necesites. Te contamos cuáles:
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- Hojas de Cálculo: Algunos emprendedores, negocios o empresas pequeñas optan por llevar su contabilidad en software del tipo hoja de cálculo. Esto porque sus necesidades no implican llevar de manera extensa la contabilidad de su negocio.
- Software Contable Personal: Este tipo de software se caracteriza por ser “creado en casa” para las necesidades de la misma empresa.
- Software Contable Comercial: Estos software son originados específicamente para ser comercializados y vendidos. Sirven para sustentar las necesidades de cualquier empresa a nivel contable, son capaces de adaptarse a las necesidades de casi cualquier empresa y ofrecerte varias ventajas laborales.
- Software Contable Empresarial: Puede decirse que es la evolución del tipo de software contable comercial, ya que sus funciones están más enfocadas a satisfacer las necesidades de empresas. No solo en el ámbito contable, sino también en la gestión administrativa de la misma empresa.
¿Para Quiénes Son Aptos los Programas Para Facturar?
En este sentido, los sistemas de facturación online son recomendables especialmente para autónomos y pymes, ya que facilitan la facturación y la contabilidad, obligaciones impuestas a todos los empresarios. De hecho, México es el segundo país del mundo, solo por detrás de Brasil, que más facturas electrónicas emite.
Factores a Considerar al Elegir un Sistema de Facturación Electrónica
Para seleccionar un sistema de facturación, hay que considerar algunos elementos clave:
- Es posible empezar con una solución sencilla e ir creciendo conforme a las necesidades de la compañía. Asimismo, es fundamental proyectar el crecimiento.
- Tienes que optar por un sistema que no solo sea funcional para ti, sino que sea sencillo.
- El presupuesto es un elemento clave.
- Por ello, te debes asegurar de que, si usas otros sistemas, la opción elegida se integre fácilmente con ellos. Por ejemplo, si tu sistema de ventas está conectado al de facturación, puedes generar una factura al momento de concretar una venta, sin tener que ingresar la información dos veces.
- El proceso de facturación tiene que ser seguro y confiable, pues contiene información sensible: datos fiscales, montos, clientes, cuentas de bancos, etc.
A la hora de elegir el sistema de facturación electrónica, tienes que prestar atención a una serie de características para ser capaz de determinar cuál es el que más se ajusta a tus necesidades:
- Tiene que estar avalado por el Servicio de Administración Tributaria (SAT): es imprescindible que el software de facturación online que elijas esté avalado por el SAT.
- ¿Es un programa de facturación online o se trata de un software que requiere instalación?: Antes de decidirte por una opción determinada comprueba desde cuántos dispositivos es posible tener acceso al software. Si el programa solo puede utilizarse desde el dispositivo donde ha sido descargado el software, esto complica mucho los procesos de facturación.
- El sistema de facturación tiene que ofrecer la función de almacenamiento de CFDI certificados: debido a la obligación impuesta por el SAT de conservar los CFDI certificados como mínimo por tres meses, te recomendamos que te cerciores de que el sistema de facturación que elijas los guarde como mínimo por 6 meses.
- Presta atención a la seguridad que el programa ofrece: asegúrate de preguntar dónde se guardará la información almacenada por el programa para facturar que elijas; el Data Center de la empresa proveedora del servicio debe estar ubicado en territorio nacional.
- Comprueba que las actualizaciones sean gratuitas: no sería justo que, de existir novedades en materia fiscal, el sistema que has escogido te hiciera pagar por los cambios que deben introducir, ya que estos se producen por mandato legal.
- Asegúrate de que el proveedor que elijas tenga capacidad para respaldar el volumen de facturación de tu empresa.
- Lee la letra chiquita para evitar sorpresas: comprueba que los costos a los que se hace referencia son por factura timbrada, ya que solo estas serán legales.
Además, existen controles de seguridad que los sistemas de facturación electrónica deben cumplir enfocados principalmente en el cumplimiento de la disponibilidad, integridad y confidencialidad de la información de los contribuyentes.
Opciones de Sistemas de Facturación en México
Algunos de los sistemas de facturación más populares en México incluyen:
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- Factura-e.mx: Este programa para realizar facturas electrónicas cuenta además con aplicaciones especiales y está totalmente basado en Internet.
- Ventajas: Totalmente basado en Internet, diseño intuitivo, fácil de usar, permite facturar desde distintos dispositivos.
- Desventajas: No cuenta con una versión gratuita, su soporte técnico es fácil de contactar.
- Aspel FACTURe: Este programa ofrece distintas soluciones de facturación dependiendo del tipo de empresa que se trate.
- Ventajas: Sistema de facturación electrónica, cuenta con una versión gratuita, ofrece perfiles de empresas predefinidas para simplificarte el trabajo.
- Desventajas: Diseño poco amigable, su servicio de atención al cliente suele tardar en responder, muchos de sus servicios requieren costos adicionales.
- Facturador.com: Es otro proveedor autorizado por el SAT basado en la nube.
- Ventajas: Sistema en línea, permite facturar en línea desde cualquier dispositivo, permite descargar de forma masiva las facturas que envías.
- Desventajas: Su servicio técnico suele tardar entre 24-48 horas en responder, el sistema falla con demasiada frecuencia, no existe versión gratuita.
- PymeFree: Es un sistema de facturación completamente gratuito con sede en Cancún.
- Ventajas: Completamente gratuito, no hay límite de folios, se pueden cumplimentar las facturas de forma automática, permite descargar apps gratuitas.
- Desventajas: Solo está disponible para Windows 10, 7 y 8, la versión para Mac sigue pendiente.
Comparativa de los Mejores Programas de Facturación en México
A continuación, se presenta una tabla comparativa de algunos de los mejores programas de facturación en México:
| Software | Apto para | Personalización | Plataformas compatibles | Precio | Prueba gratuita |
|---|---|---|---|---|---|
| Factura-e | Emprendedores, pymes, profesionistas | Las plantillas personalizadas tienen costos añadidos | Smartphone, tablet, laptop | Desde 249 MXN hasta 12 290 MXN | 10 facturas electrónicas gratuitas |
| Aspel Facture | Personas físicas o morales | Se puede rediseñar el sistema | Requiere la instalación de un software | Paquete Nuevo= 1575 MXN; Paquete en actualización= 945 MXN; Suscripción mensual= 88 MXN | 30 días |
| CONTPAQi | Empresas y personas físicas que ofrecen servicios | Permite personalizar los comprobantes | Plataforma online | Tiene una versión gratuita y otra de pago | 30 días |
| Facturador.com | Empresas o profesionistas independientes | Permite personalizar las facturas | A través de un portal web | Distintos paquetes de folios | 10 folios gratuitos |
| PymeFree | Emprendedores, profesionistas y pymes con bajo volumen de facturación | No | Requiere descargar la aplicación en la computadora | Totalmente gratuita | - |
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