En una organización pueden existir varios sistemas de información para propósitos diferentes. La contabilidad es un sistema de información particular, que proporciona información acerca de las consecuencias económicas del proceso de transformación. Como se sabe, el propósito de la contabilidad es proveer información para la adopción de decisiones acerca del proceso de transformación de una empresa. Dicha información describe las consecuencias económicas del proceso de transformación. La importancia de la información contable se determina por la forma en que satisface las necesidades de información de quienes la emplean.
Conceptos e Importancia
Las entidades, sin importar el giro al que se dediquen o al sector económico al que pertenezcan, necesitan de información que les auxilie en el proceso de toma de decisiones, ya que no podrían realizar sus actividades con éxito, si no cuentan con información verídica, confiable y oportuna que les muestre el estado que guarda la administración y los resultados que han obtenido en determinados períodos.
En una empresa existen diversos sistemas de información y éstos se definen como:
"Los sistemas de información comprenden todos aquellos medios a través de los cuales el administrador se allega de los datos e informes relativos al funcionamiento de todas y cada una de las actividades de la organización. Los sistemas de información que puede utilizar una empresa son múltiples y variables y deben establecerse de acuerdo con las particularidades de cada empresa. Los sistemas de información comprenden técnicas tales como: contabilidad, auditoría, presupuestos..."
También se dice que es aquél "que acepta datos de entrada, los procesa y genera información útil para los usuarios". Un sistema de información bien diseñado ofrece control, compatibilidad y una relación aceptable de costo/beneficio.
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Un sistema se define como "un conjunto de procedimientos, procesos, métodos, rutinas, técnicas o máquinas y equipos, unidos por alguna forma de interacción regulada, para constituir un todo organizado" respecto a los sistemas de información para la administración, éstos pueden definirse como aquello que está "diseñado para proporcionarles a los administradores de una organización los informes que necesitan para estar al corriente de la situación actual y comprender las implicaciones y poder tomar y aplicar las decisiones apropiadas de funcionamiento."
Respecto a los sistemas, también se dice que es una "colección de elementos relacionados, especialmente cuando las relaciones son complejas o los elementos numerosos, y que es una colección de objetos o sucesos, de acuerdo con un plan; el plan en sí mismo". El término sistema, implica: "orden, distribución y propósito."
Desde el punto de vista contable, resulta conveniente recordar la definición de Contabilidad Financiera que ofrecía el antiguo Boletín A1 del IMCP en donde establecía que la contabilidad financiera es una técnica que se utiliza para producir sistemática y estructuradamente información cuantitativa expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad económica y de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan, con objeto de facilitar a los diversos interesados el tomar decisiones en relación con dicha entidad económica.
Actualmente el párrafo 3 de la NIF A1 "Estructura de las Normas de Información Financiera", establece que la contabilidad es una técnica que se utiliza para el registro de las operaciones que afectan económicamente a una entidad y que produce sistemática y estructuradamente información financiera. Las operaciones que afectan económicamente a una entidad incluyen las transacciones, transformaciones internas y otros eventos.
Por ello se afirma que la contabilidad, "como técnica de información ha logrado predominio absoluto y se ha eliminado el prejuicio de considerarla solo un registro de hechos históricos".
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De lo anterior puede establecerse que uno de los sistemas de información que existen en las entidades y quizás el que resulta de mayor importancia es el que se refiere al sistema de información financiera que surge como producto de la contabilidad.
Por ello se dice que "en la actualidad, las empresas no pueden competir si no cuentan con sistemas de información eficientes, entre ellos destaca el sistema de contabilidad. Sólo mediante la información proporcionada por el sistema contable es posible tomar decisiones adecuadas".
Tipos de Contabilidad
- La contabilidad empresarial ha ocupado el lugar más destacado, debido al papel que desempeñan las empresas en la actividad económica. El hecho de que estas unidades creen más o menos riqueza, repercute en la totalidad de la economía. De ahí que se la considere el núcleo de la contabilidad.
- La contabilidad pública, o contabilidad del sector público, no ha alcanzado el nivel de la contabilidad empresarial porque durante mucho tiempo ha sido concebida como una contabilidad ligada al presupuesto del Estado, olvidando aspectos como la determinación periódica de la renta y la riqueza. En los últimos años, sin embargo, está superando las anteriores limitaciones.
Componentes de un Sistema de Información Contable
Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado, ofreciendo, así, control, compatibilidad y una relación aceptable de costo/beneficio. En el sistema contable de cualquier organización, independientemente del sistema contable que utilice, se debe ejecutar tres pasos básicos relacionados con las actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo, el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.
- Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transacción se refiere a una acción terminada más que a una posible acción a futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en términos monetarios.
- Clasificación de la información: un registro completo de todas las actividades comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la información se debe clasificar en grupos o categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero.
- Resumen de la información: la información contable utilizada por quienes toman decisiones debe ser resumida. Por ejemplo, una relación completa de las transacciones de venta de una empresa como Mars, sería demasiado larga para que cualquier persona se dedicara a leerla. Los empleados responsables de comprar mercancías necesitan la información de las ventas resumidas por producto. Los gerentes de almacén necesitarán la información de ventas resumida por departamento, mientras que la alta gerencia de Mars necesitará la información de ventas resumida por almacén.
Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificación y resumen, constituyen los medios que se utilizan para crear la información contable. Sin embargo, el proceso contable incluye algo más que la creación de información, también involucra la comunicación de esta información a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.
- Control: un buen sistema de contabilidad le da a la administración control sobre las operaciones de la empresa. Los controles internos son los métodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables.
- Compatibilidad: un sistema de información cumple con la pauta de compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura, el personal y las características especiales de un negocio en particular.
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