Sistema para Contabilizar Mercancías en Consignación: Una Guía Completa

La consignación es un modelo de negocio en el que un proveedor (remitente o consignador) entrega productos a un vendedor o distribuidor (consignatario) para que los comercialice. En este esquema, el consignatario se encarga del almacenamiento, la gestión del inventario y las ventas. A cambio, suele recibir un porcentaje de cada venta o un importe fijo. Un acuerdo de consignación es un acuerdo contractual en el que un expedidor proporciona mercancías a un destinatario para que las conserve y venda en nombre del expedidor.

En logística, la consignación se emplea para garantizar la presencia en los puntos de venta sin requerir compras inmediatas. Por ejemplo, en el retail, algunas tiendas exhiben productos sin comprarlos previamente, pagando solo por los vendidos. En el sector de la salud, los hospitales pueden contar con la disponibilidad de los materiales sin tener que realizar grandes inversiones iniciales.

Las mercancías en consignación son las mercancías que le pertenecen legalmente a una de las partes, pero que son almacenadas por la otra parte. Esto significa que el riesgo y los beneficios con respecto a dichas mercancías se quedan con el consignador, mientras que el consignatario es responsable de la operación de distribución o venta minorista. El inventario en consignación es aquel que no forma parte del patrimonio de la persona o empresa que comercializa los productos (consignatario), por lo que estos no podrán ser objeto de embargo y permanecen bajo la custodia del consignatario.

La propiedad de la mercancía en consignación solo se transfiere cuando la mercancía es utilizada, es decir, cuando se despacha o se vende en el caso de una tienda. En un contrato de consignación, la propiedad de la mercancía no cambia al entregarla. Hasta que se realiza una venta, la mercancía pertenece al expedidor.

Funcionamiento del Modelo de Consignación

El proceso de consignación se compone de varias etapas clave:

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1. Acuerdo entre proveedor y vendedor: Se establece un acuerdo contractual claro que define los términos.
2. Entrega del stock en consignación: El proveedor envía los productos al consignatario.
3. Venta del stock: El consignatario vende los productos a los clientes finales.
4. Facturación y pago: En períodos definidos, el vendedor informa al proveedor sobre los productos vendidos. El propietario del stock en consignación sólo cobra cuando se realiza una venta, y el consignatario paga entonces al consignador una suma acordada por unidad vendida por las ventas en consignación.
5. Reabastecimiento del stock: El proveedor repone los productos vendidos para mantener el nivel de inventario.
6. Devolución: Si no se realizan ventas durante el periodo de consignación, la mercancía se devuelve al consignador o se prorroga el acuerdo.

Los acuerdos de consignación suelen tener una vigencia temporal determinada.

Ejemplo Ilustrativo de Consignación

Una tienda de ropa firma un acuerdo con un proveedor de tenis para recibir stock en consignación. El proveedor envía 500 pares de tenis a la tienda, pero sigue siendo el propietario de la mercancía. A lo largo del mes, la tienda vende 300 pares. Se procede a la facturación y el pago al proveedor por los pares vendidos. Posteriormente, el proveedor repone los 300 pares vendidos para mantener el nivel de inventario en la tienda.

Componentes Clave de un Acuerdo de Consignación

El reconocimiento de ingresos de consignación comienza con un acuerdo de consignación global. Estos son algunos ejemplos de la información que puede incluir este tipo de acuerdo:

• Partes involucradas: El expedidor (la parte que proporciona las mercancías) y el consignatario (la parte que vende las mercancías).
• Descripción de las mercancías: Las mercancías que se consignan, incluidos detalles como el tipo, la calidad, el estado y cualquier identificador único.
• Plazo de consignación: La duración del acuerdo de consignación, con las fechas de inicio y finalización, y las condiciones en las que el acuerdo podría prorrogarse o rescindirse anticipadamente.
• Precios y condiciones de venta: Cómo se fijará el precio de las mercancías, incluidos los descuentos, promociones y devoluciones, y cualquier flexibilidad de precios que pueda tener el consignatario.
• Condiciones de pago: Cómo y cuándo se le pagará al consignador por los bienes vendidos y qué sucede con los bienes no vendidos.
• Informes de inventario y ventas: Con qué frecuencia el consignatario debe informar al consignador sobre el estado de las ventas y el inventario, y cuál debe ser el formato y los detalles de los informes.
• Responsabilidad sobre los bienes: Qué parte es responsable de la mercancía durante el transporte y el almacenamiento, y qué parte asume el riesgo de pérdida o daño.
• Devolución de productos no vendidos: Procedimientos y condiciones para la devolución de productos no vendidos, incluida la parte que cubrirá los gastos de devolución.
• Resolución de conflictos: Cómo el expedidor y el destinatario resolverán las disputas relacionadas con el acuerdo.
• Cláusulas de rescisión: De qué manera una de las partes puede rescindir el contrato y las condiciones que justifican la rescisión.

En virtud de estos acuerdos, el expedidor conserva la propiedad de las mercancías mientras están en posesión del consignatario. Si las mercancías no se venden, se vuelven obsoletas o disminuyen de valor mientras están con el consignatario, el consignador es responsable de ellas y asume estos costes potenciales. Sin embargo, si alguna mercancía se daña, se pierde o es robada mientras está con el consignatario, el consignatario debe pagarle al consignador por esas mercancías.

Ventajas y Desafíos de la Consignación

Ventajas para el Consignador y el Consignatario

El modelo de consignación ofrece beneficios significativos para ambas partes:

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Ventaja	Para el Consignador (Proveedor)	Para el Consignatario (Vendedor)
Presencia y Visibilidad	Mayor presencia en el mercado. Visibilidad del producto y reconocimiento de la marca al exponerse a un gran público potencial. Comprobación de la popularidad y demanda de nuevos diseños sin apenas coste.	Ampliación de la selección de productos y la posibilidad de aumentar la clientela. Mayor diversidad de productos significa más margen de maniobra para garantizar el máximo de ventas.
Reducción de Costos y Riesgos	Disminución de costos al reducir significativamente los costes de ventas y marketing. Reducción de los costes de envío, almacenamiento e inventario. No es necesario alquilar o comprar espacio en tiendas minoristas ni contratar dependientes.	Reducción del riesgo financiero. No hay necesidad de pagar por adelantado por inventario para vender. Los productos que no se vendan pueden devolverse al expedidor. Menor riesgo comercial, no hay preocupación por las rebajas de artículos no vendidos.
Gestión y Flexibilidad	Los productos no utilizados en un almacén se pueden devolver al proveedor cuando se trate de productos manufacturados estándar.	Mayor disponibilidad de productos. Los pagos pueden hacerse días o semanas después de que los objetos se vendieron, mejorando el flujo de efectivo.

Desafíos Operacionales y Administrativos

A pesar de sus ventajas, la consignación en logística supone ciertos desafíos operacionales. Puede aumentar la complejidad administrativa tanto para el consignador, que mantiene la propiedad del stock hasta su venta, como para el consignatario, que debe coordinar su reposición.

• Para los consignadores, la gran contrapartida es el riesgo añadido y la pérdida de control. Los proveedores no reciben dinero por adelantado por sus mercancías, y no existe un calendario claro sobre cuándo se venderá la mercancía, o incluso si se venderá. Dado que el consignador confía esencialmente en otra persona para que comercialice y venda en su nombre, se pierde gran parte del control sobre el inventario y los ingresos.
• Para los consignatarios, la adquisición de existencias en consignación supone, naturalmente, un aumento de los costes de transporte y almacenamiento. Es necesario despejar o ampliar el espacio físico de almacenamiento y venta al por menor para acomodar el inventario añadido. Además, el minorista es responsable de garantizar la seguridad y responde en caso de robo o deterioro de la mercancía.
• Por último, la gestión de inventarios en consignación puede ser bastante más compleja que las soluciones de gestión de inventarios que han implantado las empresas. Para los consignatarios, la consignación significa tener que gestionar y hacer un seguimiento de un stock que no es propiedad de la empresa que lo tiene. Para los expedidores, significa tener que llevar la cuenta de existencias que la empresa no tiene en stock.
• Sin canales de venta fiables ni compradores predeterminados, los bienes con mercados muy nichos o vida útil corta incurren en riesgos añadidos.

Principios Contables y Reconocimiento de Ingresos en Consignación

Las existencias en consignación no forman parte del inventario regular de un minorista (el consignatario). La contabilidad de inventario en consignación difiere de la gestión de inventario regular. Dado que los bienes no cambian de propietario a medida que se trasladan al consignatario, las existencias en consignación aparecen como inventario del lado del consignador. Para las ventas, el consignador registra los montos de la venta y retira el inventario con un cargo a COGS.

En virtud de estos acuerdos, el consignador conserva la propiedad hasta que se venden las mercancías y no reconoce ningún ingreso hasta entonces. Este método de reconocimiento de ingresos refleja las ventas solo cuando se producen, no antes, lo que garantiza que los registros financieros muestren con precisión las ventas completadas.

Cómo funciona el reconocimiento de ingresos con consignaciones

El reconocimiento de ingresos en un acuerdo de artículos en consignación depende del momento en que el consignatario vende las mercancías al cliente final. De conformidad con normas contables como la Codificación de las Normas de Contabilidad (ASC) 606 y la Norma Internacional de Información Financiera (NIIF) 15, el expedidor no debe reconocer los ingresos cuando las mercancías se envían al consignatario porque el control de las mercancías aún no se ha transferido. Estos son los principales criterios para reconocer los ingresos:

• Ocurrencia de la venta: El consignador solo puede reconocer los ingresos cuando vende las mercancías consignadas a un tercero (es decir, el cliente final).
• Información fiable sobre las transacciones: El consignador puede reconocer los ingresos cuando ha recibido informes fiables y oportunos del consignatario sobre las transacciones de venta. Estos informes deben detallar las cantidades de bienes vendidos y sus precios.
• Certeza de pago: El consignador puede reconocer los ingresos cuando existe una seguridad razonable de que se cobrará el pago del consignatario.

Desafíos en el Reconocimiento de Ingresos

Debido a que el reconocimiento de ingresos por consignación difiere de otros tipos de reconocimiento, puede presentar desafíos singulares. Algunos de los problemas más comunes incluyen:

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• Seguimiento e informes de ventas: Para reconocer los ingresos correctamente, el consignador confía en que el consignatario comunique las ventas con precisión y prontitud. Si el consignatario no lo hace, puede dar lugar a cifras de ingresos incorrectas en los estados financieros del consignador.
• Gestión de inventarios: El consignador debe mantener registros precisos del inventario enviado a todos y cada uno de los consignatarios y monitorizar el estado de todas las mercancías, posiblemente con múltiples consignatarios. La mala gestión puede dar lugar a discrepancias en las existencias y a incorrecciones financieras.
• Riesgo de obsolescencia: Los bienes retenidos en consignación pueden permanecer sin vender durante períodos prolongados. Existe el riesgo de obsolescencia, especialmente en industrias de rápido movimiento como la electrónica o la moda. Dado que el expedidor conserva la propiedad de las mercancías, asume el coste de cualquier producto que quede obsoleto, lo que puede afectar a su rentabilidad y valoración de inventario.
• Dependencia de la actuación del destinatario: Los ingresos del consignador dependen de la capacidad del consignatario para vender las mercancías consignadas. Las estrategias erróneas de ventas, el alcance inadecuado del mercado o la inestabilidad financiera pueden afectar negativamente a la contabilización de ingresos del consignador.
• Informes financieros: El expedidor debe reconocer los ingresos ordinarios procedentes de las ventas en consignación de acuerdo con las normas NIIF 15 y ASC 606, lo que implica determinar cuándo se transfiere el control. Dado que la transferencia de control puede retrasarse durante esta determinación, esta puede ser una cuestión complicada.
• Cumplimiento legal y contractual: El consignador debe redactar y mantener acuerdos de consignación que describan claramente los términos del reconocimiento de ingresos, las responsabilidades y obligaciones de las partes. También deben asegurarse de que estos acuerdos cumplan con las leyes y normas contables locales, y que ambas partes se adhieran a ellos.
• Devoluciones y bonificaciones: El expedidor debe tener en cuenta las posibles devoluciones del cliente final.

El Papel Fundamental de los Sistemas de Gestión en la Consignación

Tanto el consignador como el consignatario deben llevar un control total de las existencias. Hoy en día, las empresas que no controlan correctamente sus inventarios están perdiendo un aproximado por errores que se ocasionan por errores en captura de datos a mano, mal seguimiento al proceso de venta con los clientes y un pésimo control de almacenes.

Para ello, pueden servirse de herramientas como un software de almacén, una pieza fundamental que genera confianza para ambas partes en los acuerdos de consignación. Para maximizar los beneficios de la consignación, es fundamental contar con un software de gestión de almacenes que facilite la trazabilidad del inventario y optimice la operación logística.

Contar con un sistema WMS de gestión de almacenes como Easy WMS de Mecalux ayuda a llevar un control del stock consignado y una actualización automática de las ventas o movimientos de existencias. La solución de Mecalux posee la funcionalidad “Propietarios de stock”, habitual en sectores como el automotriz o la manufactura, donde es imprescindible disponer de existencias permanentes para la producción o ensamblaje. Este sistema realiza un control del stock que los proveedores han entregado a los clientes y que sigue siendo de su propiedad hasta su venta o consumo.

Sistemas ERP como Acumatica o MRPeasy son cruciales para una gestión integral. MRPeasy puede configurarse para gestionar simultáneamente el inventario en consignación y el inventario normal. Sus funciones integradas de seguimiento y elaboración de informes ayudan a garantizar que todos los datos pertinentes sobre el movimiento y las ventas del stock en consignación sean visibles en todo momento. En cuanto a la contabilidad, MRPeasy incluye un módulo de contabilidad estándar y herramientas de generación de informes mejoradas, que ayudan a garantizar el equilibrio de las cuentas.

Proceso General de Gestión de Inventario en Consignación con un Sistema ERP

Aunque los sistemas varían, el manejo del inventario en consignación generalmente sigue estos pasos en un ERP:

1. Alta del Proveedor: Se da de alta al proveedor como "Proveedor de Consignación".
2. Recepción de Productos: El cliente recibe los productos en consignación del proveedor. Se imprime un reporte sobre lo que se ha recibido y se entrega al proveedor.
3. Almacenamiento y Disponibilidad: Los artículos en consignación son almacenados y se ponen como disponibles para la venta.
4. Creación de Orden de Venta: La orden de venta es creada para los productos en consignación.
5. Venta y Envío: Los artículos en consignación son vendidos, recogidos, empacados y enviados al cliente final.
6. Creación de Orden de Compra y Cuenta por Pagar: Una orden de compra es creada y enviada al proveedor. Se crea la cuenta por pagar que registra los costos y transfiere la posesión de los artículos al cliente.
7. Factura de Cuentas por Cobrar: La factura de Cuentas por Cobrar es creada.
8. Reducción de Inventario en Consignación: El sistema disminuye el número de artículos del almacén de consignación.

El principal reto es que la orden de compra ocurra antes o al mismo tiempo que con la venta. El plan para este reto es crear una orden de venta que esté ligada a una orden de compra para que puedan liberarse al mismo tiempo.

Buenas Prácticas para la Contabilidad y Gestión de Acuerdos de Consignación

Gestionar con éxito el proceso de consignación depende sobre todo de una buena preparación. Gran parte del éxito de los acuerdos de consignación depende de que exista una relación mutuamente beneficiosa entre las partes interesadas.

• Para los expedidores, esto significa suministrar productos de la máxima calidad en plazos de entrega fiables y seguros.
• Para el consignatario, hacer un esfuerzo adicional para comercializar los productos y hacerlos llegar a los clientes adecuados.

Esto es lo que los consignadores deben tener en cuenta a la hora de contabilizar y reconocer los ingresos de las ventas en consignación:

• Comienza con un acuerdo de consignación claro y detallado: Asegúrate de que el acuerdo incluya detalles como el plazo de pago, qué es lo que ocurre con los productos no vendidos y cómo gestionar las disputas y devoluciones. Un contrato sólido establece expectativas claras.
• Recibe informes de ventas con regularidad del consignatario: Establece un sistema en el que el destinatario te envíe informes actualizados de ventas regularmente. La automatización de este proceso y el uso de software que extrae los datos de ventas directamente del sistema del destinatario pueden ayudar a minimizar los errores.
• Presta atención a las existencias que se encuentran con el destinatario: Utiliza un software de gestión de inventario que pueda controlar tus niveles de existencias en tiempo real e informarte si algo no cuadra. Las comprobaciones y auditorías periódicas garantizan que tus registros coincidan con tus existencias.
• Examina los informes de ventas del destinatario: Compara las cifras de ventas del consignatario con tus propios registros de forma regular. Esto ayuda a detectar y corregir cualquier discrepancia rápidamente y contribuye a la precisión de tu contabilidad.
• Comprende las tendencias del mercado y los ciclos de vida de los productos: Si estás al tanto de las tendencias, evitarás quedarte con artículos anticuados. También debes elegir correctamente a los consignatarios, aquellos que trabajan en mercados fuertes para tus productos.

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