La tecnología ha revolucionado todo tipo de negocios, dándole un giro a la forma de operar de muchos de ellos. La informática y el software son temas que hoy en día no pueden pasar desapercibidos para el líder de una empresa; ya que, la inclusión de está tecnología es capaz de reducir tiempos y aumentar las ganancias de la misma, ya sea a través de la optimización, o simplificación de tareas cotidianas.
En el caso específico de los despachos contables, la tecnología se ha vuelto tan importante que de no haber ningún tipo de paquete computacional, ahora existe el sistema contable desarrollado especialmente para ellos.
¿Qué es un Sistema Contable?
Un sistema contable es un software que registra toda la información de la empresa, tanto datos contables como financieros. Gracias a este tipo de software contable, es posible entender la situación financiera de una empresa de forma rápida y eficaz. Existen diversos programas contables en México que pueden adaptarse a diferentes necesidades empresariales.
¿Para qué sirve el sistema de información contable?
El sistema de información contable tiene como objetivo principal recopilar, procesar, registrar y presentar información financiera de una empresa de manera organizada y precisa. Su función es proporcionar a la dirección, los inversores, los acreedores y otros stakeholders una visión clara y detallada de la salud financiera y el rendimiento económico de la empresa.
Este sistema facilita la toma de decisiones informadas, la planificación financiera, el cumplimiento normativo y la evaluación del éxito empresarial. A través de la generación de estados financieros como el balance general, el estado de resultados y el flujo de efectivo, este sistema permite monitorear y analizar los activos, pasivos, ingresos, gastos y flujos de efectivo de la empresa, contribuyendo a una gestión financiera eficiente y estratégica.
Lea también: ¿Qué es la Auditoría de Sistemas?
Beneficios de un Sistema Contable
Al principio del artículo describimos como la tecnología ha beneficiado varias áreas laborales; y en este punto explicaremos cuales beneficios especifícos al departamento de contabilidad y a tu empresa. Con todo esto, podemos darnos una clara idea de la enorme importancia que tiene hacer uso de estás herramientas contables.
¿Por qué tu despacho necesita un sistema contable?
¿Vas a iniciar tu despacho contable y aún no cuentas con un sistema de contabilidad? Te invitamos a conocer algunas razones por las cuales es imprescindible que utilices un software contable:
- Cumplir con la autoridad fiscal: En México, los procedimientos fiscales y de contabilidad cambian constantemente. La facturación electrónica, la nómina digital y la contabilidad electrónica han obligado a los contadores a considerar adoptar tecnologías como las de los programas contables en México para poder atender a todos los cambios. Los software contables en México permiten cumplir con las regulaciones actuales de manera eficiente.
- Ahorrar costos: Gracias a los sistemas de contabilidad, puedes ahorrar costos y gastos de traslado al no tener que ir con cada cliente por su información. Los software de contabilidad en la nube también pueden reducir la necesidad de infraestructura física, permitiendo acceder a los datos desde cualquier lugar con conexión a internet.
- Automatizar procesos: Al contar con un programa de contabilidad, puedes realizar procesos de forma más rápida y eficaz, registrando toda la información de tus clientes en una misma herramienta. Estos tipos de software contables permiten automatizar tareas repetitivas y reducir el tiempo dedicado a actividades como la conciliación bancaria y el análisis financiero.
- Reducir errores: Los software contables constantemente se actualizan y buscan corregir todos los errores que podrían generarse por el personal y por el mismo sistema. Por lo tanto, al contar con un buen tipo de sistema contable, puedes reducir en gran medida los errores y realizar un trabajo delicado en menos tiempo. La integración de hojas de cálculo y otras herramientas también ayuda a mejorar la precisión en los registros contables.
- Contar con el personal necesario: Anteriormente era necesario tener un gran número de colaboradores para llevar las cuentas de las empresas, pagar impuestos y controlar los registros de recursos humanos. Ahora, con los sistemas contables, se requiere menos personal, por lo que puedes reducir gastos y aumentar la productividad de tu despacho. Los software contables en México ofrecen funcionalidades que pueden manejar tanto a personas físicas y morales.
Aprovecha la tecnología en tu despacho contable y verás cómo te ayudará a ser eficiente en tu trabajo y, como consecuencia, a obtener más clientes. Considera implementar un software contable que se adapte a tus necesidades y facilite el manejo de las transacciones financieras, la actividad financiera, y otras tareas esenciales en la contabilidad.
Tipos de Sistemas Contables
Algunos emprendedores, negocios o empresas pequeñas optan por llevar su contabilidad en software del tipo hoja de calculo. Ya que sus necesidades no implican la necesidad de tener complicados y costosos programas que den soporte al área de contabilidad. Este tipo de programa se caracteriza por ser “creado en casa” por y para las necesidades de la misma empresa.
Por lo regular, estos software nacen cuando una empresa comienza a expandirse y los mismos trabajadores se motivan a crear herramientas informáticas que resuelvan sus principales necesidades. Se trata de la otra cara de la moneda, ya que estos programas son creados especifícamente para ser comercializados y vendidos.
Lea también: Planeación de Auditoría de Sistemas: Guía Práctica
Puede decirse que es la evolución del tipo de software de contabilidad comercial, ya que sus funciones estan más enfocadas a satisfacer las necesidades de enormes empresas. Son robustas herramientas hechas para satisfacer las necesidades y reducir tiempo operativo a los usuarios del área contable. Procesar y simplificar las transacciones que realiza la empresa; entre las que normalmente se encuentran los egresos, ingresos y nómina. Otro punto a tomar en cuenta cuando se habla de software de contabilidad, son las características que esté debe tener.
Ya que a diferencia de otros programas, estos deben poseer ciertas características que los hagan adaptables a las necesidades de cada cliente en particular. También es imprescindible que el software posea una interfaz sencilla y fácil de manejar para el usuario final.
Ejemplos de Sistemas Contables en el Mercado
La lista de sistemas ERP disponibles en el mercado es inmensa. Mejorar la eficiencia de tu negocio puede ser un gran desafío, pero siempre es realizable si se cuenta con la tecnología adecuada.
- Sistema contable Microsip: Te invitamos a conocer el módulo de Contabilidad Electrónica del ERP Microsip, uno de los mejores sistemas contables en México que realmente combina lo funcional con lo sencillo. Con el podrás cumplir al 100% con SAT, capturar pólizas con facilidad, estructurar el catálogo con absoluta libertad, realizar análisis de rentabilidad, manejar presupuestos, consolidar información contable por grupos de empresas, entre otras funciones.
- SAP Business One: SAP Business One es uno de los productos estrella de SAP, y parte de la familia de ERPs más utilizada del mundo. Business One está orientado a pequeñas y medianas empresas, y su naturaleza modular lo vuelve perfecto para negocios en crecimiento que necesitan sentar las bases para una escalabilidad controlada y eficiente. Cada módulo contiene distintas funciones, pero todos trabajan de manera integrada para brindar mayor visibilidad, eficiencia y productividad a las empresas.
- Netsuite: Netsuite es una solución ERP cloud diseñada para expandirse junto con las empresas a medida que crecen, agilizando los procesos críticos de sus áreas centrales. Sin dudas es una de las alternativas más sólidas a los sistemas ERP de SAP. Además, Oracle cuenta con oficinas en México y partners oficiales que pueden facilitar la adopción de la plataforma.
- Microsoft Dynamics 365: Microsoft Dynamics 365 es un conjunto de aplicaciones que integra numerosas funcionalidades de ERP y CRM, facilitando la automatización de los procesos de negocio y mejorando la productividad de los empleados.
- Intelisis: Intelisis es un sistema ERP desarrollado en México, orientado a pequeñas y medianas empresas de todos los sectores e industrias. Intelisis cuenta con oficinas en distintas partes del país, y partners oficiales que pueden asistirte en la implementación de tu sistema ERP.
- Aspel: Los sistemas de Aspel son de los más utilizados por las empresas pequeñas, ya que ofrecen una serie de herramientas administrativas esenciales. Uno de los programas más populares en México, el Aspel - COI permite procesar, integrar y mantener actualizada toda la información contable y fiscal de la organización de una manera segura. Está desarrollado de acuerdo a las especificaciones necesarias para la aplicación de la contabilidad electrónica de una manera fácil y cumple con todas las disposiciones vigentes en materia fiscal. Es especialmente útil para emitir reportes, informes, resúmenes y gráficos que facilitan el análisis financiero de la empresa.
- Odoo: Finalmente, Odoo es una plataforma todo en uno de código abierto que puede descargarse en forma gratuita de su sitio web para ser implementado on premise en tus propios equipos. La suite de aplicaciones incluida en la plataforma es amplia, y va más allá de las funcionalidades típicas de un sistema ERP, agregando extensiones desarrolladas por la comunidad que amplían las capacidades del software.
La Evolución de los Sistemas Contables
Antes de la era de la computación los sistemas contables eran papeles de todo tipo, como pólizas de ingreso, de egresos de diario, hojas tabulares y estados financieros que ocupaban grandes bodegas y podrían perderse o dañarse con el tiempo. Por lo que tener información para tomar decisiones era un proceso muy lento y laborioso, implicaba tener un ejército de personas.
Con la implementación de los sistemas computacionales y softwares, este proceso se volvió más fácil, aunque hubo muchas personas que eran de la idea de que era más seguro el lápiz. La inseguridad de saber si la computadora estará haciendo bien los cálculos era un tema para la mayoría. ¿Qué garantía había o cómo sabían si los movimientos eran correctos? Se preocupaban más de lo que pudiera salir mal que de los beneficios potenciales que traía.
Lea también: Contabilidad Mecánica: Análisis Detallado
Otro tema importante fue perderle el miedo a la computadora. Aunque las personas estuvieran convencidas de que su trabajo por medio de la computadora sería más eficiente o simplificado, aprender a utilizar esta nueva herramienta de trabajo fue otra barrera a superar.
En su momento para muchas personas fue impensable el cambiar sus sistemas contables que llevaban de forma manual a llevarlos a través de una computadora. En la actualidad, prácticamente vemos como algo normal utilizar una computadora y llevar nuestros sistemas ahí. Difícilmente vamos a encontrar a alguien que diga que es mejor llevar todo de forma manual que en una computadora. Podemos decir que este cambio ha sido totalmente superado.
Sistemas ERP Contables
Así como para muchos de nosotros nos tocó vivir ese cambio de los sistemas manuales a los sistemas por medio de computadoras, ahora vivimos otro cambio importante que quizás muchos no se han dado cuenta: cambiar de los sistemas contables aislados para ingresar a la era de los sistemas ERP integrales.
Los contadores de hoy ya se acoplaron perfectamente a trabajar en una computadora, confían 100% en sus datos y quizás no conciben su trabajo sin una computadora. En otras palabras, se sienten con control de su trabajo como siempre lo han tenido.
En un ERP, los contadores perciben pérdida de control. La gran mayoría de las operaciones del negocio genera contabilizaciones automáticas, es decir, los contadores dejan de ser capturistas, pero no significa que los que capturan las operaciones están ingresando pólizas a la contabilidad. Muchos contadores piensan que el sistema va a contabilizar mal o que sus compañeros que no son contadores van a contabilizar mal, que sus cifras no van a estar bien y que por eso no se debe de ocupar un ERP.
Este tipo de software contabilizará tal cual se le configure y los usuarios que capturan el día a día no necesitan ser contadores porque ellos no captaron las pólizas contables, ellos simplemente capturaron una factura, un movimiento de inventario y de la contabilidad el ERP se encarga. Su diseño simplifica tareas, disminuye errores y permite trabajar en sincronía con todos los departamentos de una organización, siendo proveedor de información de primera mano y el corazón de toda la empresa.
Todas las empresas grandes y transnacionales funcionan con un ERP. Prácticamente les sería imposible trabajar de otra forma que no sea a través de él. Todos aquellos contadores que ya trabajaron en ambientes colaborativos y que regresan a trabajar en organizaciones que no poseen un sistema especializado consideran que es viajar al pasado.
¿Por qué implementar un ERP contable?
Hoy en día, nos vemos inmersos en esta problemática nuevamente, en donde se está batallando para romper ese paradigma de que el ERP es solo para empresas grandes y que los sistemas actuales son suficientes así como antes las computadoras solo eran para empresas grandes y las pymes no las necesitaban.
Cualquier empresa no importando el tamaño o su giro puede sacar provecho de un ERP. Quizás con los sistemas contables aislados de ahora pudiera percibir que su operación está controlada o que es suficiente pero tarde o temprano si crece el negocio necesitará entrar al mundo del ERP.
En ocasiones también se habla que un ERP es caro y que, aunque se sepa que se necesita, quizás no sea el momento por el aspecto económico, pero hasta en eso las cosas también han cambiado mucho. Un ejemplo de ellos es SAP, que tiene la mala fama de ser caro, difícil de implementar y que lleva años el tenerlo funcionando. SAP desde hace 12 años tiene en México una versión de su ERP para pequeñas y medianas empresas llamado Business One.
Implemente Business One en su empresa con B1ProSAP Business One como ERP viene a reemplazar todos esos sistemas contables no solamente como un ERP cualquiera sino con el valor de las mejores prácticas de negocio pulidas por SAP a lo largo de 40 años en más de 100 países alrededor del mundo todas ellas integradas en el software ERP. Correr tu negocio sobre la plataforma SAP Business One es sinónimo de excelencia y calidad en procesos empresariales.
Software de Contabilidad en la Nube
Desde la introducción del software de contabilidad hace casi 45 años, este ha experimentado una enorme evolución, pasando de un modelo de despliegue en entornos locales hasta a uno basado en la nube. En la actualidad, existe una creciente demanda de software de contabilidad basado en la nube. La nube ofrece una alternativa más económica para el software de contabilidad, ya que reduce los gastos de explotación y los desembolsos de capital y elimina la necesidad de adquirir software y hardware o contratar personal de TI adicional.
Existen cuatro conceptos operativos básicos que están impulsando la migración del software de contabilidad pase de un entorno local a la nube. Los sistemas de software antiguos requieren que los empleados y los consultores lleven a cabo un mantenimiento intensivo. Estos sistemas necesitan constantemente que se corrijan errores y se instalen parches y actualizaciones, además de incurrir en costos de mantenimiento.
Con el software de contabilidad basado en la nube, la pesada carga que supone el seguimiento, diagnóstico, instalación y comprobación de correcciones se traslada del cliente al proveedor. Solo para mantenerlo en funcionamiento, el software local requiere mucho tiempo, esfuerzo y dinero. Las soluciones de software de contabilidad del pasado a menudo se diseñaron para "transferir por lotes" las transacciones desde los libros auxiliares al libro mayor. La antigua práctica de adquirir licencias adicionales para usuarios futuros y proyectos potenciales se elimina con el software de contabilidad moderno.
El software de contabilidad ha evolucionado para satisfacer las demandas de un mundo digital, y la nube ha sido fundamental en esa transformación. La nube ha logrado convertir el software de contabilidad de back-office en una solución integrada, exhaustiva y fundamental para el negocio diseñada para impulsar la innovación. Tener una solución de software de contabilidad moderna y basada en la nube ayuda a las organizaciones a competir en la actual economía digital.
Las aplicaciones de contabilidad modernas basadas en la nube suelen incorporar tecnología de última generación, como inteligencia artificial (IA), cadena de bloques, aprendizaje automático (AA) y asistentes digitales. La función integrada de conciliación de cuentas y correlación de transacciones permite a las organizaciones acelerar drásticamente el proceso de cierre contable. La nube elimina la necesidad de que las empresas inviertan en hardware, mantenimiento, actualizaciones de software y mejoras.
A medida que las empresas crecen, su software de gestión financiera debe ofrecer una escalabilidad rápida y sencilla en los distintos mercados, áreas geográficas y productos. Los centros de datos de los proveedores de software de contabilidad en la nube están diseñados de tal forma que proporciona unos niveles inigualables de velocidad, rendimiento, seguridad y escalabilidad. El software de Oracle incluye actualizaciones trimestrales automáticas. Los protocolos de seguridad integrados en el software de contabilidad en la nube son mucho más amplios y modernos que los sistemas locales.
Las organizaciones actuales necesitan algo más que una versión digital de un sistema contable basado en hojas de cálculo. Puesto que el seguimiento y la gestión del dinero se realizan en todas las esferas de la empresa, los sistemas de contabilidad deben ayudar a proteger los datos cruciales frente a potenciales robos, fraudes y otros tipos de delitos. La contabilidad en la nube ya no es solo el futuro, sino algo que las empresas deben adoptar ahora para evitar operar lastradas por una desventaja competitiva.
Las ventajas del software de contabilidad en la nube son similares a otras aplicaciones en la nube, pero su importancia resulta aún mayor dado que las finanzas constituyen la base sobre la que se erige el funcionamiento de una empresa en su conjunto. Dirigir una empresa sin información financiera precisa y en tiempo real es como conducir un automóvil sin velocímetro ni indicador de combustible. La labor contable en una organización es, sin duda, fundamental para el orden y la obtención de información con miras a tomar las decisiones adecuadas.