En una empresa, el departamento de compras está encargado de dotar a las demás áreas de cualquier material o equipo que puedan necesitar.
Por supuesto, cada organización maneja su propio protocolo para facilitar la comunicación entre los departamentos.
En este caso específico, el documento utilizado es una solicitud de compra.
La solicitud de compra es una herramienta de gestión, esto quiere decir que su propósito es facilitar los procesos de compras en la empresa.
Elaborar la solicitud de compra es responsabilidad del departamento que necesita los materiales.
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¿Qué es una Solicitud de Compra?
La solicitud de compra es un formulario que se usa para pedir la compra de insumos y equipos dentro de una empresa.
En este formulario, se detalla toda la información que el responsable de las compras debe conocer para poder aprobar la solicitud.
Por lo tanto, se trata de un documento interno de la empresa que debe obedecer sus lineamientos.
Cada empresa suele contar con su propio formato de solicitud de compra.
Diferencia entre Solicitud de Compra y Orden de Compra
Una orden de compra es un documento que se envía a un proveedor ajeno a la empresa para poder concretar la compra.
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La principal diferencia entre ambos documentos es que la solicitud de compra es un documento interno, que pasa de un departamento a otro en la empresa.
Cómo Elaborar una Solicitud de Compra
Construir tu formato de solicitud de compra en una computadora no tomará más de unos 10 minutos.
Prepara una hoja membretada que ya tenga el logo de la empresa.
Agrega las casillas de información del solicitante.
Ten cuenta que, en información del solicitante, se debe incluir los datos del empleado y el departamento que envía la petición.
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Los principales datos serán nombre, identificación y cargo del empleado, departamento que requiere el material y prioridad de la compra.
Seguidamente, construye la tabla de descripción del material.
Además de las características físicas, también se indica cantidad, precio y costo total.
Si este campo no se describe, las cotizaciones pueden variar mucho. Mientras más específico puedan ser con la descripción, mejor.
En la casilla de observaciones o justificación puedes explicar por qué es importante adquirir estos insumos o equipos.
Para finalizar la requisición, es importante especificar si se han realizado cotizaciones sobre la compra; si es el caso, se deben de anexar.
Una vez que tengas la cotización, es importante que mantengas contacto constante con la persona que realizó la requisición.
Con esto tendrás una opción más cuando decidas cómo catalogar tus requisiciones.
Para tener un control total sobre tu proceso de compra, es necesario también conocer y controlar los pedidos que realices.
Ejemplo de Solicitud de Compra
Preparamos un ejemplo de solicitud de compra que hace el departamento de Recursos Humanos. Av. La marca de la impresora es una sugerencia.
Descarga gratis 4 plantillas y 1 ejemplo de solicitud de compra.
Podrás editar tus formatos en Excel, Google Sheets, Excel en línea y Word.
Inicia sesión en Google o Microsoft.
Al terminar de editar la plantilla, tendrás una solicitud de compra lista para entregar.
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