Toda organización formal que cuenta con personal debe efectuar pagos de salarios a sus trabajadores por la prestación de su trabajo. Por esa razón, es muy importante que cada organización instrumente un sistema de pago competitivo, congruente con las estrategias de la organización. Para reflejar el pago de salarios y prestaciones a los trabajadores, así como las deducciones correspondientes, la empresa requiere elaborar un documento llamado nómina.
La palabra nómina está relacionada con nombres escritos, con haberes que se detallan a favor de individuos que bien podemos llamar prestaciones y que son recibidas por una oficina pública o particular. Este precedente permite comprender que cualquier percepción debe quedar asentada en una relación con carácter probatorio de la relación laboral y, propiamente, a este documento lo llamaremos nómina.
Tipos de Nómina
- Nómina Regular: Es aquella que contiene las percepciones que recibe el personal de la empresa de forma regular; por ejemplo, salario y otros ingresos ordinarios.
- Nómina Extraordinaria: Contiene percepciones extraordinarias que están sujetas a eventualidades especiales; por ejemplo, logro de metas e incrementos de productividad.
- Nómina de Directivos: Es aquella que contiene los pagos de directores, funcionarios o gerentes generales.
Las leyes laborales tienen su base legal en el artículo 123 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, promulgada en 1917.
Procedimiento para la Elaboración de Nóminas
El procedimiento para elaborar la nómina dependerá de cada organización. A continuación, se presenta un diagrama simplificado basado en Orozco (2012):
- Es necesario elaborar calendarios de pago, dependiendo de los tipos de nómina que serán utilizadas por la organización (semanal, quincenal, etc.).
- Éstas pueden determinarse mediante las técnicas de valuación de puestos, investigación salarial o el establecimiento de estructuras salariales (tabuladores), así como un estudio de la capacidad económica de la organización, que permita cumplir con el pago de estos elementos.
- Según la nómina que se está procesando, serán los conceptos que se incluyan. También se tomarán en cuenta los pagos o descuentos fijos.
- Revisar y obtener cifras de control.
- Calcular la nómina.
- Hablamos de reportes normales como la nómina, los recibos en lo que habrán de firmar los trabajadores y los resúmenes normales.
- Cuando la forma de pago sea en efectivo o con cheque, pues cuando sea a través de cuentas bancarias, lo habremos hecho en el paso anterior.
- Contabilizar.
- Llevar el control de los días de vacaciones por pagar y pagados, el control de fondo de ahorro o el control de préstamos son, también, parte del proceso de nómina porque finalmente van a derivar en un pago o un descuento al empleado.
Contabilización de la Nómina
La contabilización de la nómina, también conocida como registro contable de nómina, es clave para mantener el control financiero de la empresa. Este proceso ayuda a reflejar con precisión los sueldos, impuestos y aportaciones patronales en los estados financieros. Contabilización de la nómina y registro contable de la nómina se usan como sinónimos, pero no son lo mismo. Dicho de otra forma, el registro contable es una etapa más dentro del proceso de contabilización.
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El proceso de nómina implica evaluar y contabilizar todos los conceptos que se incluyen en la nómina: percepciones y deducciones, cuotas obrera patronal e impuestos. En México también se los suele denominar pólizas contables de nómina. Estos son documentos que las empresas crean para gestionar sus operaciones financieras y mantener un control detallado de su contabilidad durante un determinado periodo.
Tipos de Pólizas Contables
- Internos: Las llamadas “pólizas de diario” registran las operaciones que se producen dentro de la empresa.
Llevar registro del desempeño de la empresa en materia de egresos por la remuneración de empleados.
¿Cómo se Contabiliza el Pago de la Nómina?
En principio, puedes hacerlo en una hoja de cálculo o planilla en Excel. Aunque luego veremos que una de las opciones que ha cobrado fuerza en los últimos tiempos es la automatización de la contabilización de la nómina. Es decir, el uso de software especializado en la gestión del pago a los trabajadores.
Conceptos Clave en la Contabilización de la Nómina
- Percepciones: Las percepciones son cualquier tipo de ingreso, sin importar su monto o cantidad, ya sea en efectivo o en especie, que la fuerza laboral recibe de su empleador por el trabajo realizado en cierto periodo.
- Deducciones: Estos son todos los montos que se descuentan o retienen en la nómina de los trabajadores. Dichas sumas se quitan del salario bruto de los colaboradores para obtener el salario neto, es decir, lo que efectivamente reciben.
- Cuotas Patronales: Lo primero que debes saber sobre la contabilización de la nómina en México es que se recomienda hacer por período y no por trabajador.
Cuando te dispones a contabilizar las nóminas en tu empresa, debes reunir en una serie de cuentas los distintos conceptos que están presentes en ellas. Una de esas cuentas es la de gastos. Además de indicarse con claridad dentro de la póliza contable que se trata de una cuenta de gastos, es necesario ubicar el monto en la columna correspondiente.
¿Qué Conceptos Incluir en la Cuenta de Gastos?
- Sueldo de los trabajadores.
Es importante tener en cuenta que no solo las percepciones o ingresos de los trabajadores constituyen un gasto dentro del pago de la nómina. Una de las obligaciones de los empleadores al tener trabajadores a su cargo es ejercer como retenedores de impuestos y aportaciones sobre los salarios que estos devenguen. En este punto, el empleador es un mediador o cobrador y debe responder por su fuerza laboral ante las autoridades.
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Cuenta de Pasivos
¿Qué tipo de conceptos deberían figurar en esta cuenta de pasivos? Este es un pasivo de naturaleza acreedora porque cuando la empresa registra la nómina tiene la obligación de pagar ese dinero a los empleados. Ya con este último ítem agregado a la póliza contable de nómina puedes sumar los totales de cada cuenta. Por norma general, la columna cargo/debe y la columna abono/haber deberían dar el mismo resultado.
Tipo de Póliza
Es clave hacer una clasificación correcta de estos documentos. Recuerda que hay 3 principales categorías. En el caso de las pólizas contables de nómina son de egresos.
Datos de los comprobantes correspondientes: Esto varía en función del tipo de póliza de la que se trate.
Detalle de cada transacción:
Automatización de la Contabilización de la Nómina
Cada vez más empresas incorporan sistemas digitales en sus procesos de trabajo. Esto va mucho más allá del área IT de las compañías, si no que otros equipos, como Recursos Humanos, por ejemplo, también están sumándose a esta tendencia. A las oportunidades que puede brindarle a las organizaciones la automatización de procesos. En este sentido, la automatización de la contabilización de la nómina es la oportunidad de digitalizar una gestión que involucra a dos áreas: RR. HH. y contabilidad.
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La última semana del mes suele ser estresante para los equipos de RR. HH. Por lo general, es el momento en el que comienzan a calcular las nóminas y su correspondiente contabilización en los registros de la empresa. Si eres parte del equipo de Recursos Humanos, sabes de lo que estamos hablando. Esto no tiene por qué ser así.
Beneficios de la Automatización de la Contabilización de la Nómina
- Ganar Agilidad: Con un sistema automatizado puedes reducir el tiempo dedicado a calcular la nómina y registrarla en los asientos contables.
- Aumentar la Productividad: Si reduces tiempo y esfuerzo en las tareas relacionadas con la nómina, puedes aumentar la productividad del área de RR. HH.
- Sumar Eficiencia:
- Mejor Toma de Decisiones: Automatizar la contabilización de la nómina facilita el acceso a la información. Estos datos, al ser más precisos, permiten tomar decisiones más adecuadas y de manera más rápida.
- Rápida Implementación: La contabilización de la nómina automática es un proceso muy sencillo. Se realiza generando pólizas contables que reflejan todos los conceptos pagados al personal.
Depende del calendario de pagos de la empresa.
Contabilizar es registrar y reflejar el costo en la contabilidad; pagar implica transferir los recursos a los colaboradores.
El software de RR. HH. de Factorial te permite gestionar las incidencias que afectan la nómina de tus colaboradores, con un sistema ágil y completo que se integra fácilmente al sistema del equipo contable. Esta solución digital tiene el objetivo de reducir el tiempo destinado a las tareas operativas en los departamentos de RR. HH. para que puedan dedicarse a aportar valor en tareas más estratégicas para la empresa.
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