Las auditorías internas ofrecen a los tomadores de decisiones la información que requieren para verificar la eficacia de la gestión empresarial y adoptar las medidas necesarias para incrementar la rentabilidad de la empresa. El departamento de auditoría interna debe ser un área funcional independiente enfocada en valorar de manera objetiva los controles administrativos y procesos productivos de la organización.
Beneficios de las Auditorías Internas
Muchas empresas han cambiado su postura de considerar que las auditorías internas representan solo gastos ineludibles a considerarlas una herramienta de business intelligence muy valiosa para la gestión del cambio y garantizar el éxito de la organización. A continuación, te compartimos los principales objetivos que deben satisfacer las auditorías internas.
Aumentar la Productividad
Las auditorías internas se diseñan de tal manera que ofrezcan información valiosa para mejorar todas las operaciones comerciales de la empresa. Para lograrlo, el enfoque debe ser estratégico y sistemático para valorar las actividades y los procesos esenciales con base en indicadores clave de desempeño (KPI, por sus siglas en inglés) con total imparcialidad.
Evaluar los Riesgos
Las auditorías internas están destinadas a evaluar la eficacia de las medidas de control para identificar fraudes y desviaciones en los procesos administrativos e implementar medidas de remediación para eliminar las deficiencias que se detecten.
Proteger los Activos
Las auditorías financieras periódicas se centran en inventariar el patrimonio físico e intelectual de la empresa, incluyendo el equipo de oficina, la maquinaria, las materias primas, sus patentes y secretos industriales, entre otras posesiones. Saber con exactitud los tipos de activos con los que cuenta la organización posibilita resguardarlos y determinar qué tipos de inversiones son indispensables para satisfacer las necesidades actuales y futuras.
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Garantizar la Calidad
Las auditorías internas habitualmente no analizan los productos terminados de las empresas manufactureras. Sin embargo, los auditores internos examinan minuciosamente los procesos de producción y de control de calidad para ofrecer recomendaciones puntuales que, de manera innegable, resultan en productos de mejor calidad.
Ofrecer Perspectivas Basadas en Datos Duros
Los auditores internos proveen puntos de vista imparciales y sugerencias viables. El valor añadido que ofrecen los distintos tipos de auditorías internas es inestimable.
Impulsar el Compromiso de los Empleados
Las auditorías internas permiten a todos los empleados conocer el papel que juegan en lograr la misión y visión de la empresa. Se ha comprobado que los trabajadores que saben que sus contribuciones son valiosas para el éxito de su organización con frecuencia demuestran altos niveles de automotivación laboral.
Tipos de Auditorías Internas
Abajo, describimos los distintos tipos de auditorías internas que habitualmente realizan los auditores internos en las corporaciones grandes y las pequeñas empresas por igual.
Auditorías Administrativas
Aunque el tipo de auditorías administrativas que se realizan podría variar en función del diseño organizacional de la empresa, en general, todos estos tipos de auditorías internas tienen el objetivo de evaluar las funciones que realizan los siguientes departamentos administrativos:
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- Recursos Humanos: Las auditorías del área de recursos humanos estudian la eficacia de los procesos de gestión de personas, incluyendo los procedimientos de reclutamiento y selección, las políticas de ascenso laboral y de aumento de sueldo, los procesos y formatos de evaluación de desempeño laboral y las tasas de rotación de personal, el cumplimiento con las regulaciones de diversidad laboral y las directrices de derechos humanos en el trabajo; así como, la implementación de incentivos laborales y los esquemas relativos a los beneficios sociales que ofrece la organización a sus empleados, entre otros.
- Capacitación y Plan de Desarrollo Profesional: Aunque esta área en algunas empresas forma parte del departamento de recursos humanos, se audita por separado, dada la importancia que tienen sus esfuerzos para optimizar el rendimiento laboral, retener a los talentos idóneos y para promover los valores profesionales entre los empleados.
- Contabilidad Administrativa: En el departamento de contabilidad administrativa los auditores revisan los procedimientos de cuentas por pagar, el volumen de pagos retrasados, las políticas de liquidez, el cumplimiento con los presupuestos establecidos y la veracidad de los registros contables.
- Contabilidad Financiera: Las auditorías al área de contabilidad financiera examinan los criterios relativos a los flujos de capital, los estados financieros, el cumplimiento con las obligaciones fiscales, la productividad de las inversiones, la veracidad de la información financiera, los cálculos utilizados para cotizar las acciones de la empresa en los mercados de valores y la eficacia de los procedimientos para detectar fraudes y malversaciones.
- Mercadotecnia: En el área de la mercadotecnia, los auditores internos se centran en determinar los resultados derivados de las campañas promocionales y de los esfuerzos de marketing digital. Así como, la adhesión al presupuesto asignado por parte de los especialistas de marketing internos y externos. Adicionalmente, analizan las tasas de clientes repetidos y la efectividad de los programas de fidelización.
- Ventas: En el área de ventas los auditores internos comparan las ventas reales contra los pronósticos y sugieren medidas proactivas para eliminar estas discrepancias.
- Servicio al Cliente: Los auditores se encargan de analizar todas las tareas del departamento de atención al cliente incluyendo el servicio de preventa y de posventa; así como, el tiempo de respuesta a las solicitudes y reclamos de los consumidores.
- Logística: Los auditores se enfocan en examinar que los especialistas en logística acaten los procesos de distribución de productos terminados y en relación con la recepción y verificación de las materias primas en tiempo y forma.
- Compras: Con respecto al departamento de compras, los auditores internos valoran la adhesión del personal encargado con respecto a los procesos de selección de vendedores y el cumplimiento de las políticas de cotización, negociación y contratación de los proveedores.
Auditorías Funcionales
Estos tipos de auditorías internas no se realizan comúnmente en empresas mercantiles, pero son habituales en empresas de servicios empresariales especializados. La auditoría interna funcional más frecuente es la siguiente:
- Investigación y Desarrollo: Este tipo de auditorías internas tienen el objetivo de determinar la ventaja competitiva de la empresa con respecto a la innovación tecnológica y los auditores, por lo general, son especialistas en informática, debido al alto nivel tecnológico que exigen estas evaluaciones.
Auditorías Operativas
Este último tipo de auditorías internas que analizaremos en esta guía son de vital importancia para las empresas de transformación.
- Procesos Productivos: Las auditorías internas no se enfocan en los productos terminados, estas tareas son en general responsabilidad de los especialistas en control de calidad que laboran en las empresas industriales. Mientras que, los auditores externos se encargan de valorar la adecuación de los procesos para proponer técnicas que permitan agilizar la producción sin sacrificar las cualidades de los productos.
- Seguridad Industrial: Los auditores evalúan la situación laboral en las fábricas para identificar y eliminar condiciones inseguras de trabajo y proteger la integridad física de todas las partes interesadas, incluyendo los proveedores, visitantes y, sobre todo, los empleados como los operadores de producción y los conductores de maquinaria pesada.
Habilidades de los Auditores Internos
Las competencias de los auditores internos en general incluyen conocimientos técnicos y habilidades administrativas avanzadas para realizar sus tareas de manera eficaz en múltiples departamentos con responsabilidades diferenciadas.
Las habilidades transferibles más buscadas por los empleadores de auditores internos incluyen las siguientes:
- Habilidades interpersonales
- Perseverancia
- Inteligencia emocional
- Paciencia
- Habilidades de comunicación asertiva
- Razonamiento deductivo
- Habilidades de planificación
- Pensamiento crítico
- Habilidades de gestión de recursos
- Habilidades analíticas
- Habilidades de supervisión de personal
- Persuasión
- Habilidades digitales
- Habilidades para trabajar de forma independiente con mínima dirección
Técnicas de auditoría
Todo proceso de auditoría estará definido por el auditor. Hay empresas que contratan a auditores externos ya que hay certificaciones y normas que así lo requieren, por ejemplo, si la empresa tiene programas sociales, entonces necesita certificarse.
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También existen las auditorías internas, de esta manera la organización verifica que todo funcione correctamente. Los auditores pueden trabajar dentro de la misma compañía aunque hay casos en los que se contrata a personal externo para evitar conflicto de intereses.
Pruebas de auditoría
Existen diversas pruebas que son utilizadas por los auditores para obtener evidencia suficiente y adecuada sobre la información financiera y operativa de una organización. Su objetivo principal es evaluar la exactitud y validez con una metodología de planificación, ejecución y documentación, asegurando que se cumplan las normativas y políticas establecidas. Éstas son algunas de ellas:
- Inspección física de los bienes y recursos de la empresa.
- Revisión de cálculos. Se verifica que estén correctas las obligaciones fiscales de la organización.
- Revisión de conciliaciones. Se cruza la información fiscal o de los libros fiscales con el estado financiero real de la empresa.
- Pasivos no registrados. Se identifican los gastos que no hayan sido incorporados de la compañía en el periodo de auditoría.
- Confirmación con terceras partes. Se cruzan los datos con otras personas que hayan sido parte de los negocios de la organización.
- Pruebas de corte. Comprobación de la integridad de los datos auditados, o sea se comprueban las facturas de venta y compra, y demás documentos.
- Pruebas de operatividad. Consisten en verificar las prácticas de la empresa, si existen riesgos financieros. Para ello es importante tener un flujo de trabajo adecuado.
- Calificación de desempeño de los colaboradores para determinar qué áreas pueden mejorar.
- Delimitación de funciones. Cada colaborador debe estar en el área que le corresponde para un óptimo desempeño.
- Pruebas de diseño. Es la comprobación de que los exámenes para realizar la auditoría sean los correctos, que no tengan fallas en su implementación.
Las técnicas de auditoría: las aliadas de los auditores
Son los métodos que analizan la información de una empresa y comprueban que todo esté correcto en ella:
- Valoración general. Es el análisis de las cuentas, operaciones, funciones de la empresa y su desempeño.
- Análisis específico de un área o procedimiento.
- Inspección. Seguimiento de los activos, inventarios y demás aspectos.
- Recopilación de información por medio de encuestas y entrevistas al personal de la organización.
- Validación para corroborar los resultados de la compañía.
- Evaluación. Consiste en calificar los procesos y a la empresa en su vida diaria.
- Inspección. Referida al control y el análisis de los inventarios y centrada en el seguimiento de los activos y demás aspectos.
- Certificación. Es la fase final de la auditoría en la cual se cumplen los requisitos, normas y especificaciones técnicas para mejorar sus procesos operativos.