Ser eficaz como auditor se logra con el conocimiento y el uso adecuado de todas las herramientas disponibles. Sin embargo, ¿qué hacer cuando te encuentras con grandes cantidades de registros ubicados en múltiples sitios y el tiempo asignado es corto? Examinar todos los registros no sería práctico ni efectivo en cuestión de costos y tiempos, entonces, ¿cómo lograr los objetivos de la auditoría? Haciendo un muestreo.
¿Qué es el Muestreo?
Se trata de seleccionar menos del 100% de los elementos dentro del total de datos disponibles (población), lo anterior es lo que llamaríamos tomar muestras. «Se llama muestra a una parte de la población a estudiar que sirve para representarla». Murria R. Spiegel (1991). El muestreo sirve primero para obtener evidencia acerca de algunas características de dicha población y segundo, para evaluar y llegar a una conclusión que aplique para toda la población.
Un ejemplo de población puede ser: los registros de servicios realizados de enero a diciembre del 2016 de una empresa dedicada a la fumigación doméstica. Puede que la especificación de calidad del servicio indique la aplicación de 500 ml de fenotrina al 0.2% y en una auditoría no interese verificar si esta especificación se está cumpliendo en el 100% de los servicios… !Imagina la cantidad de registro existentes si se trabajan 52 semana de 5 días laborales al año con un promedio de tres servicios al día!
Riesgos Asociados a las Técnicas de Muestreo
Por supuesto, si las muestras tomadas no son representativas de la población en estudio, se corre el riesgo de que la conclusión del auditor pueda estar sesgada y ser totalmente diferente de la que se lograría si se examinara toda la población. Nunca podremos estar enteramente seguros de que el resultado sea una muestra representativa, pero sí podemos actuar de manera que esta condición se alcance con una probabilidad alta (nivel de confianza). Para controlar los riesgos asociados, es relevante seguir un método que le de el carácter científico que todo muestreo estadístico requiere.
Pasos para el Muestreo en Auditoría
El muestreo como herramienta de auditoría puede involucrar los siguientes pasos:
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- Establecer los objetivos del plan de muestreo.
- Seleccionar el grado y composición de la población a ser muestreada.
- Seleccionar el método de muestreo.
- Determinar el tamaño de muestra a tomar.
- Llevar a cabo la actividad de muestreo.
- Compilar, evaluar, reportar y documentar resultados.
Tener un método o procedimiento documentado sobre cómo realizar muestreos, puede asegurar que los muestreos sean suficientes y los datos obtenidos sean útiles para soportar las conclusiones de auditorías.
La Clave: Muestra Representativa
En mi opinión, la clave está en asegurar que la muestra tomada sea representativa. Decimos que una muestra es representativa, cuando nos da una idea próxima y real de lo que es toda la población; es decir, es una muestra que refleja las características principales de toda la población. Una muestra estadística es representativa de la población, si cada uno de los elementos de la población tuvo igual oportunidad de estar en la muestra, y la elección de cada elemento muestra fue completamente aleatoria.
Para determinar el tamaño o número de elementos de la muestra, existen procedimientos estadísticos que nos permiten saber cuál es el número mínimo de elementos que debemos incluir en el muestreo para obtener resultados válidos. Los científicos aseguran que si conocemos la media aritmética de la población y calculamos la media de la muestra y estas son similares, entonces la muestra es representativa.
Consideraciones Finales sobre la Selección de Muestras
La selección de una muestra apropiada debería estar basada tanto en el método de muestreo documentado como en el tipo de datos requeridos para llegar a una conclusión de auditoría. La evidencia documental sobre la muestra seleccionada en un caso de auditoría podría tener en cuenta el tamaño de la muestra, el método de selección y estimados hechos sobre la base de la muestra y el nivel de confianza.
Tipos de Técnicas de Muestreo en Estadística
Existen dos grandes grupos de métodos de muestreo: uno es el aleatorio o probabilístico, el otro es no aleatorio y no probabilístico. En el primer grupo, los miembros de toda la población tienen la misma probabilidad de ser elegidos como individuos de la muestra a estudiar. Esta técnica de muestreo es las más confiable y representativa de la población, al realizarse la selección de manera aleatoria.
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El grupo no aleatorio y no probabilístico, por su parte, es un método menos estricto, pues depende en gran medida de la experiencia de los investigadores. El muestreo no probabilístico comúnmente se lleva a cabo mediante técnicas de observación, y se utiliza ampliamente en la investigación cualitativa.
Muestreo Aleatorio o Probabilístico
Este tipo de muestreo, al diseñar el grupo muestra de manera aleatoria, reconoce en cada individuo iguales probabilidades de ser seleccionados, de manera que se tenga un enfoque confiable y riguroso, desde el punto de vista metodológico, pues se considera exento de cualquier sesgo que pueda comprometer los resultados del estudio.
Las técnicas de muestreo de este tipo son:
- Simple: Todos los individuos de la población tienen la misma probabilidad de ser seleccionados. Este método es muy sencillo y es el más utilizado, pero es el menos eficaz en poblaciones muy extensas, porque el tamaño de la muestra es muy grande.
- Sistemático: Se enumeran todos los individuos de la población, luego se elige el primero de la muestra de manera aleatoria y los siguientes de manera periódica. Pueden darse casos en los que en la población haya ciclos o periodicidades y que al utilizar este método haya una elevada homogeneidad en la muestra y que, por lo tanto, esta no sea representativa de la población.
- Estratificado: Los individuos de la población se agrupan en estratos, en función de características esenciales de interés para el estudio a realizar (homogeneidad) y se seleccionan los individuos de la muestra de cada uno de los estratos de manera aleatoria. El número de individuos de la muestra pertenecientes a cada estrato es proporcional al número de individuos de cada uno de ellos con respecto a la población total. Debido a que se consigue aumentar la representatividad de la muestra los individuos son más confiables.
- Conglomerados: Las poblaciones están formadas generalmente por determinados grupos o conglomerados, por ejemplo, un municipio está integrado por pueblos. En esta técnica, en vez de seleccionar a los individuos de la muestra directamente, los individuos que se escogen de manera aleatoria son algunos de estos grupos o conglomerados.
Tipos de Muestreo No Probabilístico
Son técnicas de muestreo en las que se establecen determinados criterios que no están basados en la equiprobabilidad para la selección de los individuos de la muestra. Estos métodos de muestreo son menos confiables que los aleatorios o probabilísticos, porque su nivel de representatividad de la población es menor y se utilizan cuando no es posible la realización de los otros debido a restricciones o cuando se está realizando una exploración inicial y se quiere obtener cierto grado de representatividad.
El muestreo no probabilístico se utiliza en estudios en los que no es posible extraer un muestreo de probabilidad aleatorio por limitaciones de tiempo y costo.
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- Cuotas: Para seleccionar los elementos de la muestra se fijan una serie de características o condiciones representativas del estudio o análisis a realizar, y se selecciona un determinado número de elementos que las cumplen, llamado tamaño de la muestra. Es necesario conocer a fondo la población objeto del estudio para seleccionar las variables o características adecuadas. Es el método más utilizado en las encuestas de opinión.
- Intencional: Se determinan o eligen intencionadamente los elementos de la muestra o de grupos típicos de la población, ya que se entiende que la muestra será representativa de la población. Implica un gran conocimiento de las características esenciales de la población para la elección. Es la técnica más empleada en las encuestas de intención de voto.
- Cadena: Se seleccionan unos determinados elementos de la población y estos están en contacto o relacionados con otros elementos que se van agregando a la muestra hasta completar su tamaño.