En España, el sistema tributario electrónico está compuesto por varios subsistemas, entre ellos el SII (Suministro Inmediato de Información) y el SILICIE (Suministro Inmediato de Libros Contables de Impuestos Especiales). También encontramos el Ticket BAI y LROE (Sistema de declaración de facturas y Libros de Registro de Operaciones Económicas en el País Vasco).
Características de la Facturación Electrónica en España
En España, la factura electrónica es obligatoria en el ámbito de la administración pública, según la Ley 25/2013 que regula la emisión de facturas en el formato Facturae en las relaciones comerciales entre la administración y sus proveedores desde 2015. A partir de 2018, esta obligatoriedad se extendió a los subcontratistas y contratistas que trabajan con la administración pública, quienes deben enviar sus facturas de manera electrónica a través de la plataforma FACe cuando el importe de éstas supere los 5.000 euros.
En el ámbito B2B, se ha publicado el Proyecto de Real Decreto que desarrolla la Ley 18/2022 y establece la factura electrónica como el único sistema permitido en las transacciones comerciales entre empresas. Está previsto que el reglamento técnico de factura electrónica B2B en España se apruebe en 2024 y se extienda su implementación de manera progresiva durante 2025/2026 en función del volumen de facturación de las empresas.
Obligatoriedad y Formatos
- B2G (Business-to-Government): La factura electrónica es obligatoria en las relaciones con la administración pública, así como en las relaciones entre subcontratistas y contratistas del sector público.
- B2B (Business-to-Business): España se prepara para una implementación de la factura electrónica entre empresas y autónomos durante 2025 y 2026 tras la publicación oficial del reglamento técnico del sistema de factura B2B.
Requisitos Técnicos
- B2G: Se debe contar con un certificado electrónico para la firma obligatoria de facturas. En su defecto, puede emplearse el servicio de “firma electrónica delegada” de un proveedor tecnológico cualificado.
- B2B: Será necesario contar con un certificado electrónico para la firma obligatoria de facturas entre empresas (TBC - To Be Confirmed).
Formatos Admisibles
- B2G: Facturae, se trata de un formato estructurado (XML) que obligatoriamente deben generar los proveedores y acreedores en las relaciones con la administración pública.
- B2B: Los formatos admitidos para la facturación entre empresas son: XML CII, UBL, EDIFACT y Facturae (TBC).
Firma Electrónica
- B2G: Obligatoria, es necesario aplicar una firma electrónica XAdES en las facturas dirigidas a la administración pública.
- B2B: Obligatoria, es necesario aplicar una firma electrónica avanzada conforme al Reglamento eIDAS relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza (TBC).
Tiempo de Resguardo Obligatorio
- B2G: Obligatorio para el emisor por un periodo legal de 5 años.
- B2B: *Por definir con la publicación oficial del reglamento técnico de factura B2B.
Proceso de Facturación Electrónica
Sector Público (B2G)
- Emisión y validación: Extracción de los datos del ERP del proveedor para su transformación al esquema XML - Facturae definido por la Agencia Tributaria y aplicación de distintos mecanismos de validación de datos para controlar que contienen la información necesaria.
- Firma electrónica: Se aplican los mecanismos de firma electrónica establecidos por ley, que aportan integridad y autenticidad a la factura electrónica. Se trata de la firma electrónica avanzada basada en un certificado (XAdES).
- Envío al PGEFe: Una vez validada la factura, se envía al PGEFe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas) que los organismos públicos tienen habilitado, o a FACe, para aquellos organismos adscritos al Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado.
- Almacenamiento electrónico: Archivo electrónico del formato XML - Facturae de la factura original con altas condiciones de seguridad y accesibilidad durante los 5 años que indica la legislación española.
Entre Empresas (B2B)
- Emisión y validación: Extracción de los datos del ERP para la generación de los formatos técnicos de factura (EDIFACT, Facturae, XML CII, UBL...) y aplicación de mecanismos de validación de datos para garantizar la información mínima requerida en cada una de las sintaxis.
- Envío de facturas: Una vez validado cada documento, se identifica al destinatario de la factura para su envío a través de canales de comunicación específicos (VAN privada, pasarela EDI, https, sftp, x400, OFTP, AS2, AS4...) con registro de trazabilidad, confirmación de entrega y procesamiento.
- Almacenamiento electrónico: Resguardo electrónico de las facturas emitidas bajo un servicio de Almacenamiento Electrónico eIDAS con registro de evidencias y reaseguramiento continuo de los documentos.
- Gestión de estados: Visibilidad e integración de los distintos acuses de estado o ACK (acknowledgement) de cada una de las facturas emitidas conforme a las especificaciones técnicas definidas en el proyecto.
Preguntas Frecuentes sobre la Factura Electrónica B2B en España
El contenido de las siguientes preguntas está sujeto a cambios con la publicación oficial del reglamento técnico definitivo de factura electrónica B2B en España.
- ¿La facturación electrónica B2B será para todo tipo de clientes (nacionales, intracomunitarios y/o extracomunitarios? No. Solo hay que emitir factura electrónica a un destinatario cliente o proveedor que esté implantado en España o que opere en España bajo el registro de IVA.
- ¿Los autónomos también están afectados por esta ley? Sí, los autónomos también estarán obligados a cumplir con la normativa factura electrónica B2B.
- ¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica B2B en España? ¿Cuándo se publicará el Real Decreto y se aprobará el reglamento técnico? Las fechas de publicación del Real Decreto dependerán de la finalización del trámite parlamentario iniciado y en curso. La expectativa es tener el reglamento técnico definitivo en 2024, por lo que cabría pensar que la fecha de entrada en vigor para la implementación de la primera fase será en 2025.
- ¿Cuáles son los plazos de implementación previstos? ¿La facturación electrónica será obligatoria para todos los niveles de facturación? Los plazos de implementación para la factura electrónica B2B desde la publicación definitiva del Real Decreto serán: Un año para las empresas cuya facturación anual supere los 8 millones de euros y dos años para el resto de las empresas (aquellas con ventas inferiores a los 8 millones de euros).
- Durante el periodo de transición, ¿qué ocurrirá si un proveedor no está obligado a usar factura electrónica? Si no entra en la primera fase de implementación (por volumen de facturación de empresas), seguirá enviando sus facturas de forma "tradicional" hasta que su empresa tenga la obligación de pasar a la facturación electrónica.
- ¿El nuevo sistema afectará a las relaciones B2G y B2C? No. Quedan fuera del alcance de esta Ley las facturas emitidas por una empresa cuyo destinatario pueda ser un organismo público (B2G) o un consumidor final (B2C).
- Las empresas que ya trabajan con el SII, ¿están obligadas a emitir o recibir facturas electrónicas B2B? Sí. El SII es un sistema distinto y las empresas tendrán que cumplir con ambos procesos. Por lo tanto, las empresas que ya trabajen con el SII tendrán que enviar sus facturas electrónicas a sus proveedores y recibirlas de sus clientes.
- ¿Cómo convivirán el sistema TicketBAI y el sistema de factura B2B? Las empresas registradas en la comunidad autónoma del País Vasco deberán cumplir con ambas normativas. Tendrán que disponer de un proveedor certificado o Software Garante para el cumplimiento TicketBAI y una solución para el nuevo sistema de facturación electrónica B2B.
- ¿Cómo será la interoperabilidad entre plataformas privadas de factura electrónica? Las plataformas de factura electrónica deberán contar con la capacidad de conectarse entre sí mediante protocolos de comunicación seguros definidos en el reglamento técnico. Además, deberán ser compatibles con los requisitos establecidos y asegurar unos niveles de seguridad del servicio, incluyendo la autenticación y validación de las facturas.
- ¿Cuáles son los formatos admitidos para emitir las facturas electrónicas B2B? Los formatos admitidos son: UBL, CII, EDIFACT y Facturae.
Adaptación al SII AEAT
La solución EDICOMSii ha sido desarrollada pensando en facilitar la experiencia del usuario. Por eso, presenta un diseño funcional adaptado 100% al intercambio de información que las empresas van a realizar con la AEAT. De forma muy visual, un usuario nobel en el uso de plataformas de gestión electrónica puede localizar cualquier apunte enviado a la AEAT, así como las respuestas o notificaciones asociadas. Además, ofrece estadísticas mediante la representación de gráficas personalizables.
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Preguntas sobre el Sistema SII AEAT
- ¿Cómo se podrán gestionar los tiquets de gastos que se quiera deducir la empresa? Si la empresa quiere deducirse el IVA de los tickets como gasto (por ejemplo, taxis, dietas, etc), no es válido solamente con el ticket, sino que se tiene que pedir una factura. Si no se presentan, el usuario está optando por la no deducibilidad. Si los gastos no están respaldados por una factura, no puede declararse en el SII y, por tanto, el IVA no puede ser fiscalmente deducible.
- ¿De qué forma se va a poder detectar la morosidad con el sistema SII de la AEAT? Uno de los objetivos fundamentales de este sistema es el control del fraude fiscal. Los plazos tan exigentes acercan el momento de la operación al momento del registro de la información, lo que consigue mayor exactitud en las declaraciones. Además, con el libro contrastado se puede detectar que algún obligado tributario pueda estar deduciéndose un IVA que previamente no haya sido ingresado por otro. El registro contable de IVA debe ser coincidente con el de los clientes a nivel de transacción.
- ¿Cómo se firma o se autentifica la información del cliente ante la AEAT? Los registros o bloques de mensajes XML no van firmados. Lo que sí es necesario es identificarse con un certificado reconocido para establecer la comunicación WS con AEAT. EDICOM trabaja en el proyecto del Colaborador Social para poder presentar los documentos con un certificado de EDICOM en nombre de sus clientes. Por otro lado, EDICOM ya es Autoridad de Certificación en Europa y por lo tanto está autorizado para expedir certificados reconocidos para el proyecto SII y establecer la identificación en las comunicaciones.
- ¿Es obligatorio declarar el libro de registro de operaciones en metálico? Aquellas empresas que realicen operaciones en metálico superiores a 6.000 euros, deben declarar el IVA y están obligadas a usar el libro de operaciones en metálico. La información se anota de forma separada del registro de la factura, en el libro de facturas expedidas, en otro registro mensual único por cada persona o entidad de la que proceden los cobros.
- ¿Cuál es la diferencia entre el libro de IVA contrastado y el libro de IVA real? La sede electrónica de la AEAT tiene dos libros. Por un lado, el libro declarado, donde una empresa registra sus facturas emitidas y recibidas. Y por otro, el libro contrastado, donde la AEAT realiza los cruces de datos requeridos con lo declarado por los interlocutores comerciales de la empresa. Hay que tener en cuenta que faltarán todas las facturas correspondientes a las empresas con facturación inferior a 6M de euros, por lo que es muy probable que haya cierto descuadre.
- ¿Qué información sobre la facturación debe remitirse a la AEAT? En primer lugar, el registro del documento. Después el tipo de operación a identificar mediante claves y subclaves. En tercer lugar, los datos de la factura o factura simplificada y, por último, datos adicionales que la empresa necesite comunicar.
- ¿Hay una validación previa en la solución? Tanto la validación de la solución SII de EDICOM como la validación de la AEAT están sincronizadas. Se realizan en tiempo real las validaciones sintácticas, para que el mensaje que se envíe esté construido siguiendo los esquemas XML y llegue de manera correcta a la AEAT. Por otro lado, la AEAT realiza también validaciones semánticas. Si el mensaje supera las validaciones a nivel de formato XML, se procederá a realizar las validaciones de negocio, devolviéndose un mensaje de respuesta con el resultado de la validación y de su aceptación o no por la AEAT.
- ¿Cómo se contempla el envío de la información de los proveedores que se acogen al criterio de caja? El criterio de caja consiste en imputar los ingresos y los gastos al periodo en el que se cobran o pagan, sin tener en cuenta cuándo se han realizado las operaciones. El sistema contempla técnicamente esta posibilidad con un mensaje XML específico para este fin tanto en facturas expedidas como recibidas.
- ¿Un establecimiento permanente tiene las mismas obligaciones que una entidad española? Sí. Si tienen CIF en España y emiten factura, es su obligación.
- ¿Cómo acogerse al SII de forma voluntaria? Optando en la declaración censal (modelo 036) en el mes de noviembre anterior al inicio del año natural en el que deba surtir efecto o a tiempo de presentar la declaración de comienzo de la actividad, surtiendo efecto en el año natural en curso.
- ¿Cómo se registra una exportación? La operación se anota en el Libro Registro de Facturas Expedidas. En el campo “Clave Régimen especial o Trascendencia” se consigna el valor 15. Debe identificarse al cliente -en caso de ser extranjero- mediante el “Código país” y las claves 3 “Pasaporte”, 4 “Documento oficial de identificación expedido por el país o territorio de residencia”, 5 “Certificado de residencia” ó 6 “Otro documento probatorio” del campo “IDType”. Por otra parte, la base imponible de la factura se incluye en el campo de tipo de operación “Exenta” dentro del bloque “Entrega”.
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