Los gastos en contabilidad son una partida que implica una reducción del patrimonio de la empresa. Un gasto es un egreso o, en términos coloquiales, una salida de dinero que una empresa o persona paga por la compra de un producto, un bien o un servicio. El gasto es el uso de un cierto dinero presupuestado, ya sea por parte de un individuo, una empresa, una organización o un Estado, para obtener a cambio un bien o un servicio determinado. Del modo que sea, un gasto es, simplemente, una salida voluntaria de dinero. Gastamos cuando compramos cosas, pero también cuando pagamos servicios, cosa que en el mundo de la contabilidad se lo comprende como una disminución de nuestros activos. En contabilidad, los gastos son los costos en los que incurre una empresa para su funcionamiento. Incluyen desde el alquiler de tu oficina hasta las suscripciones de software que impulsan a tu equipo.
Conocer con precisión los tipos de gastos es fundamental para cualquier negocio, ya que permite organizar la contabilidad de manera adecuada, adquiriendo un control total sobre la salida de capital en la empresa. En este artículo conocerás qué tipos de gastos hay, cómo se clasifican y la diferencia que existe entre costos y gastos.
Diferencia entre Costos y Gastos
En la vida diaria solemos utilizar los conceptos de costo y gastos casi de manera indistinta, como si se tratara de lo mismo; sin embargo, se trata de concepciones diferentes. ¿Cuáles son los tipos de gastos en contabilidad? Para entender esto, es fundamental comenzar reconociendo qué son los gastos contables y diferenciarlos de los costos, ya que son dos conceptos distintos. A menudo los costos y los gastos se confunden, ya que ambos tienen varias características en común: las dos cuentas disminuyen la utilidad de la empresa, ambas se incluyen en el estado de resultados y su saldo normalmente es deudor.
Para saber cuál es la diferencia entre costos y gastos, empecemos por definir qué son los costos: con este término hacemos referencia a los recursos que se invierten en la producción de un bien o servicio (como la mano de obra y las materias primas), con el propósito de obtener una utilidad a cambio. En otras palabras, para que haya ingresos, necesariamente se debe incurrir en algún costo. Los costos son gastos que forman parte de una cadena productiva. De modo que los gastos de una empresa en materia prima, mano de obra o insumos productivos, no suelen contabilizarse como “gastos”, sino como “costes”, pues se espera su retorno. Se incurre en ellos para la elaboración de los productos o prestación de los servicios. Por ejemplo, las materias primas o materiales que han servido de base para la producción de esos bienes o los recursos humanos necesarios para la fabricación o el desarrollo del negocio.
Contrario a lo que ocurre con los costos, los gastos no son directamente utilizados para producir un bien o servicio, aunque contribuyen de forma indirecta con este proceso productivo. Son necesarios para garantizar la producción, pero no se derivan directamente de ella. De modo parecido, se diferencian los gastos y las pérdidas, ya que estas últimas son salidas involuntarias de dinero. Los gastos, en cambio, como hemos dicho, son salidas de dinero que no retorna, pero que sirve para obtener servicios y bienes a cambio.
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Clasificación de los Gastos
Los gastos se dividen en diferentes categorías, dependiendo del propósito del pago. Las empresas registran estas categorías por separado dentro de los sistemas contables para aclarar cómo gastan el dinero. Los gastos se dividen en generales, fijos, variables, extraordinarios, directos e indirectos.
Gastos Fijos y Gastos Variables
La diferencia entre los gastos fijos y los gastos variables es crucial. Los gastos fijos son gastos regulares y recurrentes, mientras que los gastos variables cambian según tu producción. Al distinguir entre gastos fijos y variables, puedes controlar mejor los costos, planificar el crecimiento y responder a los cambios en tu negocio.
- Gastos Fijos: Son gastos que se presentan con regularidad: cada semana, mes a mes, cada bimestre. Estos costos se mantienen constantes sin importar cuánto produzca o venda tu empresa. Son predecibles y recurrentes. No varían en función del volumen de producción o del nivel de actividad de la empresa. Se mantienen constantes de forma independiente a si el negocio vende sus productos o servicios. Son necesarios para que la empresa pueda operar y se mantienen constantes, aunque aumente o se reduzca el volumen de clientes o producto. Algunos ejemplos son el alquiler, los salarios del personal a tiempo completo, los seguros y las suscripciones. Nos referimos, entre otros, al pago de préstamos, alquileres, impuestos, suministros o servicios externos fijos como asesoría legal, mantenimiento web o gestoría. Si tienes una cafetería, el alquiler de tu local sería un gasto fijo. Los gastos fijos proporcionan estabilidad en tu presupuesto. Sin embargo, pueden ser difíciles de gestionar cuando los ingresos son bajos, ya que no disminuyen automáticamente durante los períodos de menor actividad.
- Gastos Variables: Estos gastos varían periódicamente, ya sea semanal o mensual. Estos costos fluctúan según la actividad de tu empresa, específicamente, según la cantidad que produces o vendes. Los gastos variables están directamente relacionados con el volumen de tus operaciones comerciales: cuanto más creces, mayores tienden a ser estos gastos. Fluctúan de forma proporcional al volumen de producción o del nivel de actividad del negocio. Si la actividad empresarial aumenta, los gastos variables también lo harán; si la actividad disminuye, estos costes se reducirán. Los ejemplos pueden incluir gastos en elementos como materias primas, costos de envío, comisiones de ventas y servicios públicos (que pueden aumentar con más producción o actividad en la oficina). Tomando el ejemplo de tener una cafetería, el costo de los granos de café y la leche serían gastos variables. Los gastos variables aumentan con tu empresa, lo que puede hacer que sean flexibles.
Gastos Directos y Gastos Indirectos
- Gastos Directos: Son los costos que pueden identificarse fácilmente con el producto, servicio, proceso o departamento. Se pueden asignar de manera directa y clara a un producto, servicio o proyecto concreto. Es decir, están directamente vinculados con la generación de un bien económico específico.
- Gastos Indirectos: Su monto global se conoce para toda la empresa o para un conjunto de productos. No se pueden asignar de manera directa a un producto o servicio específico, sino que afectan a la actividad global de la empresa. Para poder imputarlos adecuadamente, se requiere aplicar ciertos criterios de reparto o prorrateo. Estos gastos son considerados como gastos indirectos de tu negocio y tienen como propósito impulsar las ventas, captar más clientes o mejorar la exposición de tu marca, así como de sus productos o servicios.
Gastos Operativos y Gastos No Operativos
- Gastos Operativos: Estos cubren los costos diarios de funcionamiento de tu empresa (p. ej., salarios, artículos de oficina, marketing, servicios públicos). Los gastos operativos son necesarios, pero no están directamente relacionados con la producción de bienes o servicios.
- Gastos No Operativos: Estos son costos no relacionados con las actividades principales de tu empresa. Por ejemplo, si tu empresa tiene un acuerdo legal único o realiza pagos de intereses de un préstamo, esos se considerarían gastos no operativos. Si tu empresa ha adquirido créditos o préstamos con alguna entidad bancaria o financiera, también deberá incluir los gastos generados por el pago de intereses, comisiones o similares.
Gastos Generales
Son aquellos gastos regulares que, aunque no se emplean directamente en la producción de un bien o servicio, sí son fundamentales para garantizar el funcionamiento normal de una empresa. Son los necesarios para mantener la actividad de la empresa, aunque no estén ligados a la producción. En este grupo se encuentran todos los gastos relacionados con el mantenimiento continuo de las operaciones de tu empresa. Esto incluye el pago del alquiler del local donde se llevan a cabo las actividades, así como los servicios necesarios para su funcionamiento (luz, agua, etc.).
Gastos Extraordinarios
En la lista de gastos que puede tener una empresa, también se deben contemplar los gastos extraordinarios. Son gastos eventuales, es decir, que no forman parte de la operación normal del negocio y por eso no están incluidos dentro de su presupuesto. Son aquellos egresos no habituales, excepcionales y no esperados que se producen a raíz de la actividad empresarial o que repercuten en ella. Hablamos de situaciones como un incendio, una inundación o la avería de maquinaria.
Depreciación y Amortización
La depreciación y amortización son gastos no monetarios que reflejan el desgaste de los activos tangibles o la reducción gradual del valor de los activos intangibles (como patentes y marcas comerciales). Ayudan a distribuir el costo de las inversiones a largo plazo a lo largo del tiempo. En este caso, se refiere a la pérdida de valor que experimenta un bien con el paso del tiempo, lo cual es aplicable a los activos fijos de una organización.
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Gastos de Investigación y Desarrollo (I+D)
Estos gastos están destinados a la investigación y desarrollo de nuevos conocimientos científicos o técnicos, así como al desarrollo de productos innovadores.
Gastos de Venta y Marketing
En este grupo se incluyen todos aquellos gastos relacionados directamente con la venta de los productos, excluyendo los de marketing. Estos gastos son considerados como gastos indirectos de tu negocio y tienen como propósito impulsar las ventas, captar más clientes o mejorar la exposición de tu marca, así como de sus productos o servicios.
Gastos según su Fiscalidad: Deducibles y No Deducibles
Desde el punto de vista fiscal y tributario, la clasificación de los gastos es determinante para el cálculo del Impuesto sobre Sociedades o el IRPF. Es importante tener en cuenta que muchos de esos egresos son deducibles en las declaraciones de impuestos. Así que hay que revisar bien las legislaciones de cada país para asegurarnos que aprovechamos las desgravaciones disponibles.
- Gastos Deducibles: Son aquellos gastos que la normativa fiscal permite restar de los ingresos brutos para determinar el beneficio neto sujeto a impuestos. Por ejemplo, en México la Ley del Impuesto Sobre la Renta (ISR) permite a grandes y pequeñas empresas deducirse las partidas vinculadas con su crecimiento y actividades comerciales.
- Gastos No Deducibles: Son aquellos desembolsos que, aun siendo necesarios para el funcionamiento o cortesía del negocio, la ley dictamina que no pueden utilizarse para minorar la base imponible de los impuestos.
La siguiente tabla resume los principales tipos de gastos y sus características:
| Clasificación del Gasto | Descripción | Ejemplos |
|---|---|---|
| Gastos Fijos | Se mantienen constantes sin importar el volumen de producción o actividad. | Alquiler, salarios fijos, seguros, suscripciones. |
| Gastos Variables | Fluctúan según la actividad de la empresa, con relación directa al volumen de operaciones. | Materias primas, costos de envío, comisiones de ventas. |
| Gastos Directos | Pueden identificarse fácilmente con un producto, servicio o departamento específico. | Costo de materiales para un producto concreto. |
| Gastos Indirectos | Afectan la actividad global de la empresa y no se asignan directamente a un producto. | Gastos de marketing, alquiler de oficina general. |
| Gastos Operativos | Cubren los costos diarios de funcionamiento de la empresa, no directamente relacionados con la producción. | Salarios administrativos, artículos de oficina, servicios públicos. |
| Gastos No Operativos | Costos no relacionados con las actividades principales del negocio. | Pagos de intereses de préstamos, acuerdos legales únicos. |
| Gastos Generales | Fundamentales para garantizar el funcionamiento normal de la empresa, aunque no ligados a la producción. | Mantenimiento de instalaciones, servicios de limpieza. |
| Gastos Extraordinarios | Egresos no habituales, excepcionales y no esperados. | Incendio, inundación, avería mayor de maquinaria. |
| Depreciación y Amortización | Pérdida de valor de activos tangibles o reducción de valor de activos intangibles a lo largo del tiempo. | Desgaste de maquinaria, amortización de patentes. |
| Gastos de Investigación y Desarrollo (I+D) | Destinados a la investigación y desarrollo de nuevos conocimientos, técnicas o productos innovadores. | Salarios de equipo de I+D, costos de prototipos. |
| Gastos Deducibles | La normativa fiscal permite restarlos de los ingresos brutos para determinar el beneficio neto imponible. | Gastos de publicidad, capacitación de personal. |
| Gastos No Deducibles | La ley dictamina que no pueden utilizarse para minorar la base imponible de los impuestos. | Multas de tráfico, ciertas atenciones a clientes. |
Cómo se Registran los Gastos en Contabilidad
Todos los gastos se registran con fines contables para aclarar el gasto de tu empresa y asegurar que calcules las obligaciones fiscales correspondientes. Para mantener registros precisos, guarda todos los recibos, facturas o contratos; estos prueban que el gasto ocurrió y explican el motivo, lo cual es útil en caso de auditorías y cuando declares impuestos o realices la conciliación de los registros más adelante. A continuación, te indicamos cómo registrar tus gastos con precisión:
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- Categoriza: determina para qué es cada gasto y a qué categoría pertenece. Ya sea que estés pagando por software, abasteciéndote de suministros o cubriendo costos de viaje, determina si el costo corresponde a gastos operativos, COGS o a otra categoría.
- Registra: registra el gasto en tu sistema contable. Si utilizas la contabilidad por partida doble (que es lo más común en las empresas), debitarás la cuenta de gastos (lo que aumenta tus gastos) y acreditarás la cuenta de pagos. Por ejemplo, si gastas USD 500 en publicidad, debitarías «gastos publicitarios» por USD 500 y acreditarías «efectivo» (o «cuentas por pagar») por USD 500.
- Concilia y revisa: al final del mes (o del trimestre), compara tus gastos registrados con tus extractos bancarios y recibos. También debes revisar regularmente tu estado de resultados para ver cómo tus gastos están afectando tu rentabilidad.
Importancia del Seguimiento Preciso de los Gastos
Un seguimiento preciso de los gastos proporciona claridad financiera que puede servir de base para las decisiones comerciales. Para gestionar una empresa con éxito, no basta con saber si un coste es fijo o variable. El verdadero control financiero se logra al cruzar su comportamiento con su forma de asignación. Aquí tienes más detalles sobre la importancia de este seguimiento:
- Seguimiento de la rentabilidad: un seguimiento cuidadoso de los gastos muestra tu rentabilidad real. La única forma de saber si tus ingresos realmente superan tus costos es registrar todos los gastos.
- Revisión de costos: el seguimiento de los gastos puede indicar dónde estás pagando más de lo que deberías. Esto puede guiar tus decisiones sobre si renegociar los acuerdos con los proveedores o reducir el gasto en iniciativas de bajo rendimiento.
- Preparación para los impuestos: un registro claro de los gastos puede ayudarte a reclamar las deducciones fiscales a las que tienes derecho y evitar errores costosos. También hace que el proceso de declaración y las auditorías sean mucho más fáciles de manejar.
- Establecimiento de presupuestos: el seguimiento de gastos te ayuda a detectar patrones de costos (como picos durante ciertos meses o gastos en proyectos específicos) y anticipar los gastos antes de que ocurran. Identificar estos patrones puede ayudarte a planificar cómo cubrir los períodos de alto costo y asegurarte de tener suficiente para las facturas, la nómina y otros gastos necesarios.
- Planificación para el crecimiento: un seguimiento preciso de los gastos te muestra lo que cuesta dirigir tu empresa hoy en día.
En función de las dimensiones del negocio y las actividades desarrolladas por parte de la empresa, realizar un efectivo control de todos estos gastos puede llegar a tener un nivel de complejidad bastante significativo. La digitalización de gastos es una de las mejores soluciones para este tipo de gestiones, ya que permite trasladar todos los gastos al plano digital, de una forma estructurada, intuitiva y organizada. El control de gastos digital garantiza seguridad y tranquilidad a la empresa, puesto que se reduce significativamente el riesgo a perder posibles documentos, notas de gasto o hojas de gasto o informes, y su accesibilidad es prácticamente instantánea. Por todos los factores comentados anteriormente, optar por la solución de digitalización y control de gastos como Sabbatic es la mejor opción de cara a llevar un control integral y profesional de los gastos de tu empresa.
Cómo Afectan los Gastos al Estado de Resultados
Los gastos impactan directamente en la rentabilidad de tu empresa. En el estado de resultados, los gastos se restan de los ingresos para determinar tu ingreso neto (o beneficio neto). Cuando los gastos aumentan sin un aumento correspondiente en los ingresos, disminuyen las ganancias. Por ejemplo, un aumento en los costos de marketing o en los precios de los proveedores reducirá tus ganancias si no se compensan con mayores ventas. Al revisar cómo cambian los gastos a lo largo del tiempo, puedes identificar ineficiencias, costos innecesarios o áreas en las que el gasto es demasiado alto en relación con el valor que crea. Cada empresa busca equilibrar los gastos y el crecimiento de los ingresos. El estado de resultados puede indicarte si estás logrando ese equilibrio o si los costos son demasiado altos. Aquí tienes un ejemplo de cómo los gastos contribuyen al cálculo del beneficio neto.