La expansión de las organizaciones trae como consecuencia la complejidad en las labores que estas realizan, surgiendo la imperiosa necesidad por parte de la gerencia de ordenar todo el trabajo administrativo-contable que implica un crecimiento de tal magnitud. Es por ello que se hace necesario crear, como unidad principal, la llamada “Unidad de Sistemas y Procedimientos”, que tendrá como función principal organizar el trabajo y sugerir a las líneas de mando los procedimientos a seguir en la realización del mismo, buscando simplificar y reducir las actividades, procedimientos, así como las tareas innecesarias en las operaciones.
Uno de los retos más grandes que enfrentan las organizaciones es la competitividad y la satisfacción de las necesidades de sus clientes, que van desde la prestación de servicios y/o la oferta de bienes para el consumo de los mismos. Esta necesidad de satisfacer las necesidades del cliente parte del imperante objetivo de captar la mayoría de ellos o por lo menos gran cantidad de los mismos, para así poder obtener las ganancias esperadas para sus sostenibilidad en el tiempo.
Es así, como las organizaciones buscan las herramientas necesarias para poder un control sobre las situaciones que se les presentan y actuar de manera reactiva y proactiva en la consecución de los objetivos planteados. La idea de las organizaciones actuales no es solo que los clientes consuman los bienes y/o servicios ofertados, sino también establecer una relación cliente-empresa con una retroalimentación suficiente entre ambos factores para obtener un resultado óptimo, es decir, cumplir internamente con determinadas acciones dentro de la empresa que permita ofrecer a los clientes y demás usuarios de la misma, a través de herramientas de gestión, que procuren el minimizar los costos en los que incurren las entidades, mejorar los procesos internos que conllevan a la oferta de bienes y/o servicios y por ende la satisfacción del cliente y usuarios de la empresa.
Para lograr lo anteriormente planteado, las organizaciones se sirven de diferentes herramientas para alcanzar sus metas y lograr sus objetivos. Es necesario entender que cada entidad tiene características muy particulares, un entorno propio y los factores que influyen sobre las mismas actúan de manera diferente y en grados disímiles en el logro de sus objetivos.
Los gerentes de las organizaciones tienen como fin principal proceder a la toma de decisiones con la información que se genera de cada uno de los departamentos existentes. Sin embargo, al no existir o al existir una unidad de Sistemas y Procedimientos o Unidad de Organización y Métodos, que no funcione eficientemente, trae como consecuencia que la información que se genera de esos departamentos, quizás no sea la más adecuada o no se obtenga en el momento oportuno. Es por ello, que esta unidad debe estar directamente vinculada con las líneas de mando y trabajar en forma coordinada para lograr así el desarrollo óptimo de los diferentes departamentos que integran a la organización.
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Por lo anteriormente expuesto, la persona encargada del Departamento expuesto anteriormente, Analista de Sistemas o Sistematizador, para cumplir con las funciones inherentes a su cargo, procede entonces, a diseñar un manual de sistemas y procedimientos donde se definirán tanto las características de la organización como son políticas de selección de personal, normas estatutarias y legales que la rigen, políticas de cancelación de dividendos y otras, así como la estructura organizativa y las funciones a desempeñar en cada uno de los departamentos que conforman esa estructura.
Además de lo anteriormente expuesto, los Manuales de Sistema de Contabilidad General se transforman en una guía de acción para las organizaciones de manera de conducirse, contable y administrativamente, ante las diferentes circunstancias y factores que pueden influenciar el desenvolvimiento de la organización, previendo y adaptando su funcionalidad ante los sucesos que la coaccionan.
Como se definió anteriormente, la sistematización establece un orden lógico entre las actividades a desarrollar, el personal de la organización, los equipos con los que cuenta la misma y el ambiente adecuado de trabajo para lograr así establecer armonía entre sus elementos. Es así, como las organizaciones buscan las herramientas necesarias para poder un control sobre las situaciones que se les presentan y actuar de manera reactiva y proactiva en la consecución de los objetivos planteados.
Para lograr lo anteriormente planteado, las organizaciones se sirven de diferentes herramientas para alcanzar sus metas y lograr sus objetivos. Es necesario entender que cada entidad tiene características muy particulares, un entorno propio y los factores que influyen sobre las mismas actúan de manera diferente y en grados disímiles en el logro de sus objetivos. Sin embargo, todas y cada una de ellas, antes de planificar sus estrategias de acción, deben entender claramente lo que significa la organización, para así planificar y establecer sus operaciones para la lidiar con la competitividad y la globalización en las organizaciones.
La relación existente entre organización y sistematización es el plan previo adoptado por las entidades para la consecución de un fin, alcanzar metas o lograr objetivos. En síntesis, organización es un proceso a nivel de toda la organización, mientras que la sistematización va ordenando los elementos de manera progresiva cada actividad, unidad, área o departamento hasta lograr que el impacto de estos sobre el resultado que espera la entidad sea eficiente y eficaz sobre el uso de los recursos, de cualquier tipo, para la consecución de los objetivos para la cual fue creada.
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Por lo anteriormente expuesto, la sistematización es el proceso a través del cual se busca organizar y conectar de manera óptima los elementos (recursos materiales, humanos y financieros) de cada sistema, para lograr cumplir de manera eficiente y efectiva los objetivos para los cuales fue creada la organización.
Estas otras áreas permitirán conceptualizar la entidad como un todo, bajo la teoría de los sistemas, además permitirán el acceso necesario que necesita el sistema contable para estar alineado con la misión, visión y demás aspectos concernientes a la totalidad de la organización. Lo anteriormente expuesto lo ratifican Barroso (2005) y Berghe (2005), cuando establecen que la gerencia y su praxis son parte de un sistema dinámico, donde cada uno de sus elementos interactúan entre sí y donde desde y a la vez son influidos por los demás elementos del conjunto gerencial. El éxito de la organización descansa en gran parte en la manera de administrar el proceso gerencial y donde es fundamental una gerencia de cambio cuyo proceso se inicia desde su interior. De esta misma manera Azuaje (2005), expone que los gerentes y directivos de una organización deben coordinar los recursos materiales, humanos y financieros, tomando como bases el diseño de estructuras que permitan determinar las jerarquías necesarias y agrupar las actividades, con el objeto de simplificar las mismas, así como sus funciones dentro de la unidad.
Es así como la importancia de la sistematización radica en el apoyo que le brinda a la organización, cuyo objetivo general, según Certo (2001), es mejorar el alcance de las metas del sistema, estableciendo mecanismos organizacionales novedosos y por sobre todo acordes a las exigencias macro y micro exigidas por el medio en el cual la entidad se desenvuelve.
Es importante resaltar y estar claro que en cualquier organización existen relaciones intra y extra entorno que regulan su desenvolvimiento y para que estas relaciones funcionen de manera coordinada con los objetivos de la entidad deben estar encaminada por una serie de normas, pasos, procedimientos y formas de actuar ante las mismas para que sigan el horizonte al cual se quiere llegar. Para lograr un engranaje en la maquinaria y los diferentes elementos que componen las organizaciones debe existir un proceso que regule dichas actividades e inclusive el factor humano y a eso es lo que se denomina control. Factor importante que debe regir sobre todas las actividades, tareas, procedimientos o procesos que se realizan en la organización.
Según Lere y Portz (2005), las organizaciones contemporáneas se caracterizan por la flexibilidad, adaptación y aprendizaje continuo. Ahora el centro de atención del control se ha trasladado de los problemas de control de las personas/tareas, al control de la organización. El conjunto de aspectos que se deben incluir bajo el control organizacional, está evolucionando con estudios que tienen en cuenta el desempeño, los procesos de control y la cultura organizativa.
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Existen innumerables definiciones del proceso de control en las organizaciones, los cuales han adaptado a las características del momento y a las especificaciones propias de cada empresa estudiada. En la actualidad las organizaciones tienen características y situaciones mucho más complejas a las que existían en el pasado, el fenómeno dado de la Revolución Industrial, los avances tecnológicos y la globalización, entre otros, han traído como resultado un manejo de gran cantidad de operaciones, información, relaciones personales y relaciones externas a la organización que debe tomar en cuenta el resultado de las mismas para la toma de decisiones.
Según Ruíz y Hernández (2007), el control es aquel proceso que, basándose en la capacidad de influencia sobre las personas, trata de asegurar que el desempeño de los individuos se oriente a los objetivos fijados por la organización, aplicando las medidas correctoras necesarias en cada caso. Por lo anteriormente expuesto y en pro de una eficiente y eficaz administración de recursos, basada en información contable confiable y oportuna, es que aparece la definición de control como herramienta fundamental para medir los resultados de las diversas operaciones que se dan en las organizaciones.
Siguiendo lo expuesto por los autores anteriormente plasmados, se puede definir control como una función administrativa, aportando un conjunto de mecanismos y acciones que actuarán de manera reguladora y controladora de los diversos procesos, procedimientos y actividades desarrolladas en las organizaciones, evitándose así los riesgos y cumpliéndose lo establecido con anterioridad en las entidades. En otras palabras, el control tiene como finalidad que se cumplan las metas establecidas, con el mínimo riesgo y desviaciones, aplicándose correctivos cuando estos sean necesarios y como resultado cumplir con las metas propuestas a alcanzar por la empresa u organización.
Establecidos los lineamientos sobre el significado de control, se desprende que Control es una función dentro del proceso de toda organización, la cual proporciona las herramientas y las formas de actuar para la consecución de los objetivos preestablecidos, definición y cumplimiento de políticas, tanto contables como administrativas, a esbozar para el diseño e implantación de estrategias, programas a realizar e implementación de sistemas de Control Interno que garanticen el adecuado, eficiente, eficaz y óptimo funcionamiento de la entidad.
Para Selpa y Espinosa (2009) la nueva dirección financiera de la empresa conlleva, necesariamente, la optimización y la mayor fluidez de las transacciones a corto plazo, es decir, las que tienen que ver con sus proveedores, clientes y entidades financieras. Dicho de otro modo, se debe avanzar en la mejora de la gestión general del capital de trabajo. Con ello se conseguiría disminuir los factores de riesgo y contener (o reducir) los costes, especialmente los asociados al crédito concedido a los clientes, el brindado por los proveedores, los derivados de las operaciones bancarias a corto plazo y los vinculados a la gestión de las existencias (compras, almacenaje, etc.). La propuesta implica una gestión de la cadena de valor financiera como un modo de optimizar el capital circulante (pp. 24-33).
Amat (2011) propone integrar más aún y de una manera más eficaz las finanzas y la contabilidad en la propia gestión empresarial. El reto en este caso para los directores financieros tiene que ver con el cambio de la consideración que se tiene acerca de la función que deben tener el sistema contable y las cuentas anuales de la empresa (el balance y la cuenta de resultados principalmente). El cambio debe hacer posible el desarrollo de nuevos procesos, pues no en pocas ocasiones estos documentos son considerados y tratados, casi exclusivamente, como instrumentos de reflejo de la realidad pasada, productos de la contabilidad, olvidando que también constituyen el primer paso hacia el futuro general y financiero de la entidad (pp. 46-58).
Es así, que cuando se habla de control se está refiriendo a todas las medidas adoptadas por la dirección de las organizaciones, los métodos y procedimientos, para dirigir y controlar las operaciones en la entidad. De esta manera, cada organización es responsable de establecer, diseñar, adoptar y adaptar sus propias medidas, con la finalidad de que estas les ayuden al logro de operaciones eficientes, eficientes y económicas, para lo cual se debe lograr una revisión permanente permitiendo el f...