Diversos negocios pueden sufrir pérdidas en sus inventarios por diversas razones. Parece increíble, pero ninguna empresa está exenta de pérdidas en sus cadenas de suministro. ¡No es exageración! Por suerte, no todo son malas noticias, pues existen técnicas probadas para disminuirla, como el control de inventarios. Por todo esto, entender qué es merma en tu empresa debe ser una preocupación permanente en el control de producción.
¿Qué es Merma en una Empresa?
A grandes rasgos, la merma se debe a errores o a la extracción ilegal de mercancía y materias primas. Mientras que en todos los negocios, esta pérdida aumenta los costos de inventarios, en la manufactura también eleva los gastos en manera prima, la mano de obra y otros costos de producción.
Tipos de Mermas
- Mermas administrativas: Éstas se producen por errores en los movimientos administrativos como en las transferencias, en montos por cargos, por malos cobros en cajas o por no recibir adecuadamente la mercancía.
- Mermas operativas: Se generan por descuidos, operaciones indebidas en el trabajo por omisiones o negligencia del personal, en este tipo de merma las mercancías son dañadas, destruidas o descompuestas.
- Mermas naturales: Son mermas que se generan en productos perecederos, es toda aquella mercancía que tiene una caducidad, que se echa a perder, y que se le debe dar la debida rotación antes de que se pudra y se haga no apta para la venta.
- Mermas por robo:
- Externos.
- Internos.
- Interno-Externo.
- Indirectos.
Activos Fijos y su Depreciación
Las personas físicas y morales, para llevar a cabo las actividades de sus negocios, requieren utilizar de ciertos bienes. Por ejemplo, en una fábrica, un rubro importante es el comprendido por la maquinaria; en una oficina, los equipos de cómputo; en una importadora, la bodega de almacenaje, etcétera. A los activos en los negocios, cuya finalidad es utilizarlos, y no enajenarlos, se les denomina "activos fijos". También en el área de finanzas encontramos definiciones para los activos fijos como inversiones o capital de trabajo.
Una de las principales características de estos activos es la de ser permanentes en la empresa, es decir, estarán ahí, generando utilidades hasta que dichos bienes dejen de ser útiles por el paso del tiempo (cuando agoten su monto por la depreciación), o bien, hasta que las empresas decidan enajenarlos con la finalidad de adquirir activos fijos nuevos, es decir, que decidan la venta de los mismos para obtener liquidez en determinadas circunstancias.
Los activos fijos que se utilizan dentro de las empresas se demeritan por el uso que se les da y por el paso del tiempo. A esta pérdida de valor de los bienes se le conoce como "depreciación", en materia contable, dicha depreciación deberá reconocerse como un gasto, y en materia fiscal como una deducción autorizada (deducción de inversión).
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Independientemente del enfoque contable o fiscal que se le dé a la pérdida de valor de los bienes, es muy importante considerar dicha depreciación o deducción, toda vez que vender un activo fijo, considerando el valor de la compra (monto original de la inversión [MOI]) menos el demérito sufrido en un lapso (depreciación), nos dará un valor actual aproximando, de lo que se supone el bien en cuestión debe costar desde que se adquirió y hasta que el mismo sea enajenado.
Es importante resaltar que en el caso de los terrenos, al contrario de lo que sucede con los demás activos fijos, al pasar el tiempo, en lugar de perder una parte de su valor por el uso, dichos bienes lo incrementan. A este exceso de valor de los terrenos se le denomina, en el ambiente inmobiliario, como plusvalía.
Tratamiento Fiscal en la Enajenación de Terrenos
En términos de lo dispuesto por la fracción V del artículo 20 (personas morales) y fracción XI del artículo 121 (personas físicas empresarias y profesionistas) de la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR) la utilidad fiscal que resulte en la venta de activos fijos es un ingreso acumulable y, como consecuencia, deberá declararse en el pago provisional del periodo de la enajenación y en la declaración anual.
Es de suma importancia hacer mención, que dentro de la información financiera de las empresas, se hace necesaria la reexpresión de estados financieros de conformidad con lo dispuesto por el boletín B-10 del Instituto Mexicano de Contadores Públicos, en virtud, de que para dar cumplimiento a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados al registrar las operaciones de las entidades, las debemos de registrar a precio de costo, o mejor dicho, al “Valor Histórico Original”.
Artículo 21 de la LISR
Para efectos fiscales, debemos de señalar que el artículo 21 de la LISR, nos determina el procedimiento a seguir en la venta de los terrenos entre otros bienes.
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“Artículo 21. Para determinar la ganancia por la enajenación de terrenos, de títulos valor que representen la propiedad de bienes, excepto tratándose de los bienes a que se refiere el primer párrafo de la fracción II del artículo 29 de esta Ley, así como de otros títulos valor cuyos rendimientos no se consideran intereses en los términos del artículo 9o. de la misma, de piezas de oro o de plata que hubieran tenido el carácter de moneda nacional o extranjera y de las piezas denominadas onzas troy, los contribuyentes restarán del ingreso obtenido por su enajenación el monto original de la inversión, el cual se podrá ajustar multiplicándolo por el factor de actualización correspondiente al periodo comprendido desde el mes en el que se realizó la adquisición y hasta el mes inmediato anterior a aquél en el que se realice la enajenación.
Como apreciamos del texto anterior, la LISR dispone que el Monto Original de la Inversión (MOI) SE PODRÁ actualizar. El término empleado es una opción que se le da al contribuyente, pero, como veremos más adelante, de no actualizar el costo del terreno sujeto a enajenación, la utilidad fiscal resultante sería igual a la contable, originando una utilidad importante en lo que a ingresos acumulables se refiere.
Primeramente debemos de actualizar el costo del terreno con el factor de actualización que resulta de dividir el INPC del mes anterior a la fecha de enajenación entre el INPC correspondiente al mes de adquisición, que en nuestro ejemplo es con los índices de los meses de Octubre de 2001 y Octubre de 1995. (Para efectos prácticos se toman las fechas hasta el 31 de diciembre de 2001 para que sea posible contar con todos los índices).
Un punto importante a resaltar, es que si bien es cierto, los importes fiscales no están reflejados en los libros de contabilidad de la empresa, también es cierto, que dichos importes se pueden registrar en cuentas de orden y se tendrá un control más efectivo de las partidas fiscales. En la práctica el registro en cuentas de orden de las operaciones fiscales no es muy común, pero en mi opinión, es altamente recomendable, toda vez que al elaborar las declaraciones de impuestos, mediante auxiliares de los registros fiscales tendremos a la mano los importes fiscales que no son contables y que deberán de declararse.
Deducción por Enajenación de Activos Fijos
Cuando el contribuyente enajene los bienes o cuando éstos dejen de ser útiles para obtener los ingresos, deducirá, en el ejercicio en que esto ocurra, la parte aún no deducida. En el caso en que los bienes dejen de ser útiles para obtener los ingresos, el contribuyente deberá mantener sin deducción un peso en sus registros. Lo dispuesto en este párrafo no es aplicable a los casos señalados en el artículo 27 de esta Ley.
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Los contribuyentes ajustarán la deducción determinada en los términos de los párrafos primero y sexto de este artículo, multiplicándola por el factor de actualización correspondiente al periodo comprendido desde el mes en el que se adquirió el bien y hasta el último mes de la primera mitad del periodo en el que el bien haya sido utilizado durante el ejercicio por el que se efectúe la deducción. Cuando sea impar el número de meses comprendidos en el periodo en el que el bien haya sido utilizado en el ejercicio, se considerará como último mes de la primera mitad de dicho periodo el mes inmediato anterior al que corresponda la mitad del periodo.
Donación de Bienes y Destrucción de Mercancías
Con respecto a la donación de bienes de subsistencia humana, el Reglamento de la Ley de ISR indica en su artículo 108 el procedimiento que hay que realizar para llevar a cabo dicha donación. Cabe aclarar que dicha donación deberá realizarse a una donataria autorizada constituida según la fracción IV del artículo 79 de la Ley de ISR, especialmente aquellas dedicadas a la atención a requerimientos básicos de subsistencia en materia de alimentación, vestido o vivienda y las que proveen asistencia o rehabilitación médica o a la atención en establecimientos especializados. Para una lista de las donatarias autorizadas más cercanas, consultar el Directorio de Donatarias Autorizadas del SAT.
Habiendo encontrado prospectos para realizar la donación, sería recomendable consultar directamente con las organizaciones con tal de conocer sus necesidades particulares y evitar contratiempos administrativos. Dicho lo anterior, en caso de bienes sujetos a una fecha de caducidad, los contribuyentes deberán presentar el aviso “39/ISR Aviso múltiple para: Destrucción de mercancías que han perdido su valor. Donación de mercancías que han perdido su valor. Bienes de activo fijo e inversiones que dejaron de ser útiles. Donación de productos perecederos sujetos a fecha de caducidad. Convenios con donatarias para recibir donativos del ISR”, a más tardar cinco días antes de la fecha de caducidad.
- a) La fecha de caducidad, así como el plazo adicional a partir de dicha fecha, en el que el bien de que se trate pueda ser consumido o usado sin que sea perjudicial para la salud.
En caso de que la donación hubiese sido realizada con éxito, se deberá presentar el trámite “40/ISR Consulta de seguimiento para el contribuyente respecto de los Avisos de donación y destrucción de mercancía que hubiere perdido su valor por deterioro u otras causas.'. No se podrán importar ni comercializar productos que presenten fecha de caducidad vencida.
Por lo que, sustentados en los artículos y bienes anteriores, es posible proceder a la destrucción de los bienes en cuestión. En este caso, se deberá presentar el mismo 39/ISR mencionado previamente. No obstante, respecto al registro fiscal, debe existir una cuenta que determine que las deducciones incurridas son por pérdida de valor del inventario y no por una venta (lo cual se supone si se deduce a través del costo de lo vendido). Si bien esto queda claro al momento de deducirse tras una destrucción, cuando los bienes se donan es posible que se caiga a la interrogante si debe registrarse como un costo de ventas o como una pérdida en valor del inventario.
Medidas de Prevención y Control de Inventarios
Durante el proceso de conteo físico del inventario, es posible que se encuentren discrepancias entre la cantidad registrada en los libros contables y la cantidad físicamente presente. Una vez identificados los faltantes de inventario, es necesario realizar los ajustes contables correspondientes para reflejar la situación real. En caso de faltantes de inventario significativo, es posible que las autoridades fiscales realicen revisiones o auditorías para verificar la situación.
Para evitar faltantes de inventario y las implicaciones fiscales asociadas, es esencial implementar medidas de prevención y control.
Para minimizar la merma, se pueden implementar las siguientes medidas:- Para minimizar la merma, una medida necesaria es que el producto cumpla con los estándares de calidad y las condiciones de traslado sean adecuadas. De esta manera, disminuimos o incluso evitamos la merma de producción.
- Al gestionar los inventarios con un ERP (Enterprise Resource Planning), eliminamos la posibilidad de cometer errores de cálculo en el registro de las entradas y salidas.
- Además de la figura del supervisor, también vale la pena considerar los software que monitorean la actividad en línea durante los horarios laborales.
- Por supuesto, es indispensable aplicar los exámenes psicométricos y pedir referencias en los procesos de reclutamiento.
La PRODECON (Procuraduría de la Defensa del Contribuyente) indicó que es muy común que lo inventariado y lo registrado en contabilidad, no coincida y que la autoridad, podrá considerar como enajenación el faltante de los inventarios en las empresas.
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