En el ámbito contable y comercial, cuando hablamos de que un cliente paga un documento a nuestro favor, nos referimos a la liquidación de una deuda previamente contraída. Las cuentas por cobrar (AR, por las siglas en inglés de «accounts receivable») hacen referencia al importe que los clientes deben a una empresa por productos o servicios entregados que aún no se han pagado. Estas cuentas representan una línea de crédito concedida por la empresa que suele recuperarse en un período corto, a menudo de 30, 60 o 90 días.
En el caso de que el cliente no cancele la deuda al momento de haber recibido el bien o servicio, se crea una cuenta por cobrar a favor del proveedor. Para formalizar esta operación, un comprobante de pago es un documento justificativo que da evidencia de una transacción financiera en la cual se ha realizado un pago o cobro de la operación. Estos documentos sirven como registro de las transacciones realizadas en las que ha habido un movimiento de flujos monetarios.
Principales documentos de cobro y su funcionamiento
Existen diversas formas de documentar estos derechos de cobro. La factura debe contener todos los aspectos necesarios para poder llevar a cabo el cobro de la misma, tales como:
- La fecha de vencimiento para el cobro de la misma.
- El importe total de la deuda.
- El método de pago que se utilizará para saldar la deuda.
- Los datos principales del cliente que contrajo la deuda.
Además de las facturas, en el tráfico empresarial es muy corriente utilizar letras de cambio. Según el Banco de España, una letra de cambio es un mandato por el que la persona que emite el documento (librador), ordena al librado el pago de una cantidad de dinero en una fecha determinada. La letra de cambio es un instrumento formal de pago mediante el cual el vendedor manda pagar al comprador cierta cantidad de dinero, a la orden de un intermediario financiero, en un lugar y fecha determinados.
Diferencias fundamentales entre cuentas por cobrar y por pagar
Es imprescindible entender que las cuentas por cobrar y por pagar representan partes distintas del proceso contable:
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- Cuentas por cobrar: Es el dinero que los clientes deben a tu empresa. Se registran como activos corrientes en tu balance porque se espera que se conviertan en efectivo en el plazo de un año. Suelen tener un saldo deudor.
- Cuentas por pagar: Es el dinero que tu empresa debe a proveedores. Se registran como pasivos corrientes porque se trata de una deuda a corto plazo. Suelen tener un saldo acreedor.
Gestión contable y registro de los cobros
La contabilidad de la cuenta de clientes es el área de la contabilidad financiera que se ocupa de la gestión de las cuentas por cobrar de una empresa. Tal como indica el PGC, estas cuentas pertenecen al grupo 4 Acreedores y Deudores por operaciones de tráfico. Es importante no perder de vista que los derechos de cobro se valoran, en principio, por su importe nominal, es decir, por el dinero a recibir en la fecha pactada.
La gestión del crédito (credit management) incluye tareas fundamentales como:
- Registrar y guardar las cuentas por cobrar.
- Registrar los pagos de los clientes y asignarlos a las cuentas correctas.
- Supervisar los plazos de expiración de pagos.
- Redactar avisos de pago.
Impacto en el flujo de efectivo
Las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar se sitúan en lados opuestos de la ecuación del flujo de caja de una empresa. Cuando los clientes tardan más en pagar sus facturas, las cuentas por cobrar aumentan, pero hay menos efectivo en el negocio, lo que dificulta la financiación de las operaciones. Por el contrario, una gestión eficaz permite que un negocio saludable cobre sus cuentas rápidamente para mantener el flujo de caja lo más sólido posible.
Es sumamente importante la distinción entre clientes (quienes compran bienes que habitualmente vende la empresa) y deudores (quienes adquieren servicios distintos a los que normalmente proporciona la empresa), ya que el origen de estos derechos de cobro es diferente. Los primeros están ligados a los ingresos ordinarios y los segundos a ingresos ajenos a la explotación.
Finalmente, para gestionar estos procesos de forma correcta, se recomienda llenar los elementos del CFDI y sus complementos de acuerdo con los datos solicitados y conocer los pormenores de las reglas que aplican en cada caso.
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