Dentro de la contabilidad, existen diferentes cuentas que deben ser registradas dentro de los estados financieros principalmente, el estado de situación financiera. Estas cuentas afectan directamente el resultado de la empresa.
Pero existen otras cuentas que también deben presentarse en este estado financiero pero que no afectan los resultados de la empresa.
Definición de Cuentas de Orden
Son cuentas que se abren para registrar un movimiento de valores, cuando este no afecta o modifica el balance de la empresa, pero cuya incorporación en libros es necesaria con fines de recordatorio contable, de control en general sobre aspectos administrativos, o bien, para consignar sus derechos o responsabilidades contingentes que puedan o no presentarse en lo futuro.
Las cuentas de orden son registros contables de carácter deudor o acreedor, que no afectan directamente la situación financiera de una empresa, pero que deben ser registradas en los estados financieros con la finalidad de llevar un control sobre estas operaciones o transacciones ya que en un determinado momento pueden provocar cambios en la situación financiera de la empresa.
¿Para qué sirven las cuentas de orden en contabilidad?
Las cuentas de orden en contabilidad se utilizan para llevar un control o recordatorio de operaciones o transacciones que pueden llegar a modificar en un determinado momento los resultados de la situación financiera de una empresa.
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¿Dónde se presentan las cuentas de orden en contabilidad?
Las cuentas de orden deben presentarse en el estado de situación financiera, pero deben estar claramente identificadas, al tratarse de un método de control interno de la empresa estas deben ser visibles para todos los usuarios de la información financiera.
Es importante consignar en el balance las cuentas de orden, pues los interesados en la empresa, no deben solo conocer sus derechos y obligaciones reales, sino también sus derechos y obligaciones contingentes, toda vez que estos pueden influir eventualmente en el futuro de dicha empresa, pues señalan expectativas favorables o adversas.
Las cuentas de orden, se deben presentar al calce del balance, después de cerrado y bajo el epígrafe de “cuentas de orden“.
Clasificación de las Cuentas de Orden
La cuentas de orden en contabilidad se clasifican en cuatro:
- Valores ajenos. Los valores ajenos son aquellos que puede llegar a tener la empresa en su poder pero que no necesariamente son parte de su inventario, por ejemplo, la mercancía que recibe la empresa para su futura venta.
- Valores contingentes. Los valores contingentes son activos o pasivos que pueden llegar a modificar la situación financiera de la empresa pero que no se puede garantizar que ocurra, por ejemplo, en un juicio la empresa no sabe si al final de este deberá pagar o no. Para poder comprender la teoría de cuentas de orden se debe hacer una diferencia entre los valores reales y los valores contingentes:
- Los valores reales, son los derechos y obligaciones de la empresa que figuran dentro del activo y pasivo.
- Los valores contingentes, son derechos y obligaciones probables o que están sujetos a una “contingencia”, la cual si llegara a sobrevenir o a realizarse, entonces convierte dichos valores en reales.
- Valores emitidos Son las que se utilizan para registrar valores emitidos por la empresa como pueden ser acciones, obligaciones o boletos.
- Registros y controles. Las cuentas de control son aquellas en las que solo se busca dar mayor claridad a una operación y por medio del control interno se realice de diferente forma por ejemplo la depreciación de un activo que puede ser depreciación fiscal o contable.
¿Qué NIF habla de las cuentas de orden?
La NIF A4 especifica claramente los estados financieros deben mostrar las operaciones que ya modificaron el activo, pasivo, capital o resultados de una entidad, pero también especifica que se deben especificar los movimientos que en un futuro puedan modificar los resultados de la situación financiera.
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Reglas de Presentación de las Cuentas de Orden
Aunque es bien conocido, que el balance de la empresa muestra invariablemente solo cuentas de activo, pasivo y de capital, cuando han sido requeridas cuentas de orden, esta situación se altera.
Para presentar las cuentas de orden en el balance general se pueden seguir tres formas:
- Enumerarlas según su naturaleza. Se anotan debajo del activo aquellas cuentas de orden que tengan saldo deudor, indicando el nombre de las mismas y el saldo correspondiente; y debajo del pasivo y capital, las cuentas de orden de naturaleza acreedora, mencionando también su nombre y el saldo respectivo.
- Enumerar solo las de saldo deudor. Se omiten las de saldo acreedor, toda vez que están compensadas.
- Agruparlas dentro de la clasificación según su finalidad: Valores ajenos, Valores contingentes y Cuentas de registro. Se puede incluir entre los anexos del balance una relación pormenorizada de ellas. La tercera forma es la más usual, pues se ahorra espacio y se hace mas clara la presentación general del balance.
Ejemplos de Aplicación de Cuentas de Orden
Generalmente las cuentas de orden se utilizan mas para este tipo de casos. La idea es ofrecer el desarrollo de un caso para el registro de valores ajenos que con más frecuencia se presentan en empresas de tipo comercial.
Mercancías Remitidas para su Venta a un Comisionista
Las características generales de este tipo de operación, por lo que se refiere al comisionista, se pueden sintetizar de la siguiente manera:
- El comisionista actúa a nombre y cuenta de la persona que le remite las mercancías, el cual es referido como consignador, remitente o comitente.
- El comisionista deberá realizar los artículos que se le remitan, bajo las condiciones previamente acordadas y establecidas. Condiciones relativas tanto al precio de las mercancías como a los plazos o garantías que debe exigir en las ventas a crédito.
- El comisionista tiene la obligación de conservar las mercancías en buen estado, implantando para tal efecto, todos los medios que sean necesarios para su debida guarda y conservación.
- Por su intervención en la venta de las mercancías tendrá derecho a cobrar a su comitente una cuota, previamente establecida denominada “comisión”, la cual, usualmente se calcula a razón de un porcentaje, sobre el monto de las ventas realizadas.
- Periódicamente, o en fechas preestablecidas, deberá remitir a su comitente el producto de las ventas, así como los informes necesarios, respecto de la existencia de mercancías en su poder y los cobros y saldos a cargo de los clientes por concepto de las ventas a crédito.
Por las condiciones expresadas, es fácil comprender que las mercancías y demás valores que el comisionista maneje en relación a las mercancías recibidas para su venta a comisión, son valores propiedad del comitente; por lo tanto son valores ajenos al comisionista y este deberá utilizar para su registro cuentas de orden que le permitan conocer, vigilar y controlar diversos aspectos.
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Algunos Aspectos Específicos a Controlar en Cuentas de Orden
- El costo total de las mercancías recibidas.
- El costo de las mercancías en existencia propiedad del comitente.
- El importe recaudado por concepto de ventas al contado.
- El importe de cobros obtenidos por concepto de ventas a crédito.
- El monto total de ventas a crédito.
- El importe de saldos a cargo de los clientes.
A efectos de cubrir estos aspectos, que abarcan la actividad del comisionista en lo que se refiere al movimiento de las mercancías recibidas en comisión para su venta, los grupos de cuentas de orden que deberán emplearse, bien podrían establecerse de la siguiente manera:
Establecimiento de las Cuentas de Orden
- Grupo de cuentas de orden
- Mercancías en comisión
- Comitente cuenta de mercancías
- Grupo de cuentas de orden
- Caja del comitente
- Comitente cuenta de caja
- Grupo de cuentas de orden
- Clientes del comitente
- Comitente cuenta de clientes
Conceptos que Cargarán y Acreditarán las Cuentas de Orden
- Mercancías en comisión: será una cuenta de orden de naturaleza deudora y se cargara del precio de costo de las mercancías recibidas del comitente.
- Comitente cuenta de mercancías: será una cuenta de orden de naturaleza acreedora y se acreditara del mismo concepto de la cuenta “mercancías en comisión”. En cualquier momento, ambas cuentas deberán arrojar el mismo saldo, pero de naturaleza contraria, representando el valor de las mercancías (consideradas a su precio de costo) en poder del comisionista, pero cuya propiedad es del comitente.
- Caja del comitente: será una cuenta de orden de naturaleza deudora, y tendrá por objeto registrar el efectivo recibido por el comisionista, como producto de las ventas de contado y de los cobros parciales efectuados por las ventas a crédito. Así también debe anotarse en esta cuenta de orden, el importe de los gastos efectuados por cuenta del comitente y el de las comisiones pagadas a favor del comisionista.
- Comitente cuenta de caja: será una cuenta de orden de naturaleza acreedora y se acreditara de los mismos conceptos de la cuenta “caja del comitente” Los saldos de estas dos ultimas cuentas deben ser numéricamente iguales, pero de naturaleza contraria.
- Clientes del comitente: será una cuenta de orden de naturaleza deudora, tendrá por objeto registrar los saldos a cargo de los clientes por concepto de las ventas efectuadas a crédito.
- Comitente cuenta de clientes: será una cuenta de orden de naturaleza acreedora y se acreditara del mismo concepto que la cuenta de “clientes del comitente”. Igual que en los casos anteriores, estas dos ultimas cuentas contendrán invariablemente los mismos saldos, pero de naturaleza contraria.
Explicado el objeto de las cuentas de orden y su naturaleza, supondremos algunas operaciones comunes efectuadas regularmente por un comisionista, desde luego por cuenta de su comitente.
Operaciones Comunes en Registro de Valores Ajenos
El comitente “Muebles Tubulares, S.A. de C.V.” remite al comisionista “Mueblería del Ángel, S.A.” mercancías por valor de $10'000,000.00 (Diez millones de pesos 00/100 m.n.). Las instrucciones son de venderlas, con un sobreprecio del 25% con respecto del precio de costo.
El comisionista, informa a su comitente el haber efectuado las siguientes operaciones:
- El 40% de las mercancías recibidas las realizo al contado por un precio de $5'000,000.00 (Cinco millones de pesos 00/100 m.n.). El 40% de los diez millones de pesos recibidos en mercancías, representa cuatro millones de pesos a precio de costo. El 25% de sobreprecio nos indica que debió agregar un millón de pesos para determinar el precio de venta de esas mercancías. Así, el precio de venta, efectivamente fue de cinco millones de pesos.
- El comisionista indico que vendió a crédito, por la suma de $2'500,000.00 (Dos millones quinientos mil pesos 00/100 m.n.), el 20% de las mercancías. El 20% de los diez millones de pesos recibidos originalmente en mercancías, representa dos millones de pesos, a precio de costo. El 25% de sobreprecio nos indica que debió agregar quinientos mil pesos para determinar el precio de venta de esas mercancías. El precio de venta, corresponde exactamente con los dos millones quinientos mil pesos.
- Por las ventas a crédito, ha efectuado cobros por la suma de $1'500,000.00 (Un millón quinientos mil pesos 00/100 m.n.).
- Reporta haber efectuado diversos gastos de almacenaje, conservación y publicidad que representaron $ 15,000.00 (Quince mil pesos 00/100 m.n.).
- Reporta haber cobrado las comisiones relativas a las ventas realizadas. Las comisiones pactadas fueron como sigue:
- Comisión por ventas de contado será del 4% s/precio de venta
- Comisión por ventas a crédito será del 3% s/precio de venta
- Reporta haber reembolsado al comitente, mediante giro bancario, el producto neto de las ventas y de los cobros efectuados, es decir, una vez descontados los gastos y las comisiones.
Afectación de las Cuentas de Orden
- Por el precio de costo de las mercancías recibidas del comitente:
- Mercancías en comisión $ 10'000,000.00 a Comitente cuenta de mercancías $ 10'000,000.00
- Por las mercancías vendidas de contado, por el comisionista, equivalentes al 40% de las mercancías recibidas:
- Caja del comitente $ 5'000,000.00 a Comitente cuenta de caja $ 5'000,000.00
- Ajuste a las cuentas de orden por el costo de las mercancías vendidas al contado:
- Comitente cuenta de mercancías $ 4'000,000.00 a Mercancías del comitente $ 4'000,000.00
- Por las ventas a crédito, equivalentes al 20% de las mercancías recibidas:
- Clientes del comitente $ 2'500,000.00 a Comitente cuenta de clientes $ 2'500,000.00
- Ajuste a las cuentas de orden por el costo de las mercancías vendidas a crédito:
- Comitente cuenta de mercancías $ 2'000,000.00 a Mercancías del comitente $ 2'000,000.00
- Por los cobros efectuados sobre las ventas a crédito:
- Comitente cuenta de clientes $ 1'500,000.00 a Clientes del comitente $ 1'500,000.00
- Por el producto en efectivo de los cobros efectuados:
- Caja del comitente $ 1'500,000.00 a Comitente cuenta de caja $ 1'500,000.00
- Por los gastos efectuados por el comisionista, por cuenta del comitente:
- Comitente cuenta de caja $ 15,000.00 a Caja del comitente $ 15,000.00
- Por el importe de las comisiones sobre las ventas de contado:
- Comitente cuenta de caja $ 200,000.00 a Caja del comitente $ 200,000.00
- Por el importe de las comisiones sobre las ventas a crédito:
- Comitente cuenta de caja $ 75,000.00 a Caja del comitente $ 75,000.00
- Por el importe de las comisiones ganadas por el comisionista:
- Caja $ 275,000.00 a Productos por comisiones $ 275,000.00
- Por el reembolso en efectivo al comitente:
- Comitente cuenta de caja $ 6'210,000.00 a Caja del comitente $ 6'210,000.00
Cuentas de Orden en el Libro Mayor
Pasando los cargos y los abonos indicados en los asientos de diario, al libro mayor, las cuentas correspondientes presentarían el siguiente movimiento:
Comitente Mercancías en comisión Cuenta de mercancías
- 1) 10'000,000.00 4'000,000.00 (3
- 3) 4'000,000.00 10'000,000.00 (1
- 2'000,000.00 (5
- 5) 2'000,000.00
- 10'000,000.00
- 6'000,000.00
- 6'000,000.00
- 10'000,000.00
Comitente Caja del comitente Cuenta de caja
- 2) 5'000,000.00 15,000.00 (7
- 7) 15,000.00 5'000,000.00 (2
- 6ª) 1'500,000.00 200,000.00 (8
- 8) 200,000.00 1'500,000.00 (6a
- 75,000.00 (8a
- 8a) 75,000.00 6'210,000.00 (9
- 9) 6'210,000.00 6'...
Dentro de la contabilidad existen diferentes cuentas que deben ser registradas dentro de los estados financieros principalmente, el estado de situación financiera.
Estas cuentas afectan directamente el resultado de la empresa.
Pero existen otras cuentas que también deben presentarse en este estado financiero pero que no afectan los resultados de la empresa.
¿Qué son las cuentas de orden en contabilidad?
¿Para qué sirven las cuentas de orden en contabilidad?
¿Dónde se presentan las cuentas de orden en contabilidad?
¿Clasificación de las cuentas de orden?
- Valores ajenos.
- Valores contingentes.
- Valores emitidos
- Registros y controles.
¿Qué NIF habla de las cuentas de orden?
Características de las cuentas de orden
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