En el entorno fiscal, llevar pólizas contables correctamente estructuradas no solo es una buena práctica: es una obligación regulada por el SAT. Con CONTPAQi Contabiliza®, tu contabilidad deja de ser una tarea compleja para convertirse en un proceso ágil y estratégico.
La Importancia de las Pólizas Contables Electrónicas
Una póliza contable electrónica es el documento digital que respalda los movimientos financieros registrados en la contabilidad de una empresa. Desde 2025, el SAT exige un mayor nivel de precisión y trazabilidad. En CONTPAQi® Contabilidad, las pólizas son la base de todos los reportes, impuestos y estados financieros. Si no están bien capturadas, todo lo demás puede salir mal.
Una póliza no solo debe ser válida para el SAT; también debe ser clara para quien la genera y para otros contadores o auditores que la consulten. Estos errores pueden derivar en requerimientos formales o auditorías electrónicas. Uno de los requisitos más estrictos del Anexo 24 es la trazabilidad electrónica. El proceso puede optimizarse considerablemente mediante el uso de tecnología.
Dentro de la contabilidad tradicional, las entidades realizaban todos los registros en papel, lo que se prestaba a cometer muchos errores. Esto solo significaba tener que volver a hacer todo el papeleo que ya se había hecho. Con el avance de la tecnología, se optimizaron todos estos procesos contables, reduciendo los errores que se pueden cometer. Los paquetes contables permiten el registro de las pólizas necesarias para la entidad, ofreciendo todas las variaciones propias de los registros, tales como cambiar la clase de póliza, elegir las cuentas afectadas, el monto y, en caso de un error, restablecer una copia de seguridad del programa anterior al error cometido.
¿Qué es una Póliza Contable?
Una póliza es un documento donde se registran las transacciones, transformaciones y otros eventos que suceden en la empresa. El momento en el que se realiza dichas pólizas, según el postulado básico de “Devengación contable” establecidos en las NIF A-1, sucede en el momento en que esté sucediendo el evento que afecta económicamente a la entidad. Esta póliza es muy similar a los asientos contables, ya que por el sistema de partida doble, registramos un cargo y un abono por la misma cantidad.
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Elementos Esenciales de una Póliza
Las pólizas se elaboran con cierto formato y elementos que permitirá tener mayor conocimiento del origen de la póliza, de las cuentas que se verán afectadas y la cantidad por la que se registra la póliza. Los elementos son los siguientes:
- Fecha: Se colocará la fecha en la que sucedió el evento.
- Clase de póliza: Se definirá qué tipo de póliza es la que se está registrando, ya sea de diario, de ingreso o de egreso.
- Número de póliza: Esta numeración es consecutiva y está relacionada con la clase de póliza que sea.
- Cargo: Aquí se debe colocar la cuenta por la cual se está cargando la póliza.
- Abono: Debe colocarse la contra cuenta del cargo, llamada abono.
- Monto igualado en cargo y abono: Todas las pólizas deben tener saldos igualados, por lo tanto el monto del cargo debe ser exactamente igual al monto del abono.
- Descripción: Una pequeña descripción del origen del registro.
Clases de Pólizas
En la contabilidad podemos tener distintos tipos de pólizas, las cuales se diferencian por la naturaleza del evento que dio origen al registro:
- Diario: Cuando el evento que es origen de la póliza no representa una entrada o salida física de dinero, como el registro de las depreciaciones o amortizaciones.
- Ingreso: Cuando la empresa recibe dinero por cualquier concepto, se considera que es un ingreso y debe hacerse una póliza de ingreso.
- Egreso: Esta póliza se realiza cuando existe una disminución del dinero de la entidad, ya sea por una compra de material, de activos fijos, o el pago a un acreedor, entre otros.
- Orden: Pueden ser utilizadas para fines fiscales, financieros o presupuestos.
CONTPAQi® Contabilidad: Una Plataforma Especializada para Pólizas Electrónicas
CONTPAQi Contabilidad® es una plataforma especializada para la contabilidad electrónica en México, diseñada para asegurar el cumplimiento fiscal y dejar de preocuparse por las pólizas electrónicas. Con CONTPAQi Contabiliza®, gestiona tu contabilidad de manera ágil y segura.
Ventajas Clave de CONTPAQi® para la Captura de Pólizas
Con CONTPAQi Contabiliza®, tu contabilidad deja de ser una tarea compleja para convertirse en un proceso ágil y estratégico. Genera pólizas de previsión y pagos automáticamente con plantillas personalizables. Mantén el control total de tu contabilidad accediendo a tu información en tiempo real desde cualquier dispositivo. Visualiza el estado de tu empresa con reportes financieros claros y obtén una visión inmediata de tus finanzas.
- Eficiencia y Automatización: CONTPAQi® facilita un trabajo rápido, eficaz y menor inversión de tiempo al evitar errores. Genera pólizas automáticamente con plantillas personalizables.
- Cumplimiento Fiscal Garantizado: Se mantiene alineado con los cambios del SAT, reduciendo riesgos de errores o sanciones. Permite asociar CFDI, registrar control de IVA y cumplir con la trazabilidad electrónica.
- Reducción de Errores: Los paquetes contables optimizan los procesos contables, reduciendo los errores que se pueden cometer. El sistema verifica que los cargos y abonos siempre cuadren, mostrando un mensaje de error si no es así.
- Gestión Integral de Documentos Digitales (ADD): El Administrador de Documentos Digitales (ADD) permite asociar uno o más CFDI, ver CFDI asociados, registrar control de IVA a partir de los CFDI, y asociar cualquier archivo a la póliza (pedimentos, contratos).
- Información en Tiempo Real: Permite acceder a la información contable en tiempo real desde cualquier dispositivo, ofreciendo una visión inmediata de las finanzas y el estado de la empresa.
Proceso de Captura de Pólizas en CONTPAQi® Contabilidad
Para capturar pólizas sin errores en CONTPAQi® Contabilidad, necesitas tener el periodo contable correcto abierto, tener identificadas y creadas tus cuentas contables, y tener los documentos que respalden cada movimiento (facturas, notas, tickets, recibos).
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Pasos para Capturar una Póliza
- Abre la pantalla de pólizas: Desde el menú principal, ve a Contabilidad > Pólizas > Captura de pólizas.
- Elige el tipo de póliza: Ingreso, Egreso o Diario.
- Ponle fecha y folio: Asegúrate de que coincida con la fecha real de la operación.
- Captura los movimientos (cargos y abonos): Aquí es donde se registra la operación. Siempre debe cuadrar, es decir, que los cargos sean iguales a los abonos. La plataforma permite utilizar la tecla “C” para abrir una calculadora o la tecla “x” para utilizar importes del CFDI.
- Agrega concepto y referencia: Escribe una pequeña descripción que explique qué estás registrando.
- Guarda la póliza: Cuando termines, da clic en Guardar (o presiona F5).
Funcionalidades Avanzadas en la Edición de Pólizas
La pantalla de creación, modificación o eliminación de pólizas en CONTPAQi® Contabilidad ofrece diversas funciones:
- Funciones básicas: Guardar, Nuevo, Borrar, Restablecer, Copiar e Imprimir la póliza.
- Gestión de pre-pólizas: Guardar como pre póliza (sin cantidades) y Ejecutar pre póliza para agilizar registros recurrentes.
- Administración de Documentos Digitales (ADD): Permite asociar uno o más CFDI a la póliza, ver los CFDI asociados, y registrar el control de IVA a partir de los CFDI (IVA acreditable y causado). También es posible asociar archivos no CFDI, como pedimentos o contratos, y comprobantes extranjeros. La función de XML-Pólizas comprobantes permite el registro de pólizas según el XML.
- Control de flujos: Ayuda al control del flujo de efectivo o de la cuenta bancaria.
- Identificación y afectación: Permite marcar la póliza como "Póliza de ajuste" y la opción "Sin afectar" para que los movimientos no impacten la acumulación de cuentas y estados financieros.
Información Detallada de la Póliza
En la parte central se encuentra la información de la póliza, incluyendo la fecha, tipo de póliza, número de identificación, y el concepto. Se muestran las partidas que la conforman (Número de partida, Cuenta, Nombre de cuenta, Cargo o abono, Referencia y Concepto). En la parte posterior se encuentra la sumatoria de las partidas de la póliza actual.
Pestañas Adicionales para el Control Fiscal y Bancario
En la parte inferior de la pantalla de pólizas se encuentran pestañas que ofrecen control adicional:
- CFDI Relacionados: Enumera los CFDI asociados a la póliza con información detallada como Tipo, Fecha, Serie, Folio, Forma de Pago, RFC del emisor/receptor, Razón social, Total del CFDI, Pago REP, Moneda, Tipo de cambio y el UUID (Folio fiscal).
- Documentos bancarios: Permite ver los documentos generados por el mismo sistema para el control de cuentas bancarias.
- Asociar movimientos a proveedor: Permite ver los movimientos asociados a los proveedores del padrón de la empresa y el control de IVA para reportes fiscales.
- Desglose de IVA causado: Permite ver el control del IVA causado por la póliza actual.
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