La correcta administración de los viáticos es fundamental para las empresas en México, ya que representan un gasto común en actividades de trabajo como viajes, hospedaje o alimentación. Los viáticos representan una de las herramientas más utilizadas por empresas y profesionales para cubrir gastos laborales fuera del lugar de trabajo. Sin embargo, su correcta deducción fiscal requiere conocer a fondo los requisitos del SAT, los límites establecidos y las obligaciones documentales que deben cumplirse. Es común que surja la duda entre viáticos deducibles y viáticos no deducibles.
¿Qué son los Viáticos?
Los viáticos son asignaciones económicas que se otorgan a un trabajador o profesional para cubrir gastos relacionados con viajes laborales. Son gastos que una empresa cubre para que sus colaboradores puedan cumplir con actividades fuera del lugar de trabajo, como viajes de negocios o capacitaciones. Estos gastos pueden incluir transporte, hospedaje, alimentación, peajes, kilometraje, entre otros. Los viáticos son sumas de dinero que el empleador otorga a los trabajadores para cubrir los gastos en los que estos incurren para el cumplimiento de sus funciones fuera de su lugar habitual de trabajo. Los gastos de viáticos pueden incluir gastos de hospedaje, alimentación, transporte, renta de automóviles, pago de kilometraje, entre otros. En México, estos gastos pueden ser deducibles si se comprueban adecuadamente ante el SAT.
Viáticos Deducibles y No Deducibles ante el SAT
En México, la mayoría de estos gastos viáticos, son usualmente deducibles de impuestos, siempre y cuando el empleado o la persona encargada del área de administración de la empresa realice la factura correspondiente para poder presentar el CFDI o factura electrónica ante el SAT. Los viáticos deducibles en México son aquellos gastos que una empresa puede restar de sus ingresos acumulables al presentar su declaración fiscal. Estos gastos suelen cubrir transporte, hospedaje, alimentación y servicios necesarios para que un trabajador realice actividades fuera de su lugar habitual de trabajo. Los viáticos deducibles son aquellos gastos de viaje realizados por los empleados que cumplen con ciertos requisitos fiscales, como estar relacionados con la actividad empresarial y contar con comprobantes válidos. Sin embargo, no todos los viáticos pueden deducirse ante el SAT. Viáticos no deducibles: gastos personales, recreativos o que no cuenten con comprobación fiscal.
Requisitos Generales para la Deducibilidad de Viáticos
La ley del impuesto sobre la renta en México, en el artículo 28, detalla todas las especificaciones requeridas para que los gastos sean deducibles para la empresa, las mismas que tiene que seguir al pie de la letra para evitar multas o sanciones por presentar facturas de viáticos que no son deducibles. Entre los requisitos más importantes a considerar para la deducción de los viáticos se encuentran dos tipos: los generales y los límites de gasto.
Requisitos Generales
- Los gastos considerados como viáticos se tienen que producir a una distancia de más de 50 kilómetros de la zona donde habitualmente trabaja el empleado.
- La persona a favor de la cual se haga el desembolso de dinero debe tener una relación de trabajo con el contribuyente o preste servicios profesionales.
- Las personas a favor de las cuales se realice la erogación, deben tener relación de trabajo con el contribuyente en los términos del Capítulo I del Título IV de esta Ley o deben estar prestando servicios profesionales.
- Se solicita que los gastos estén amparados por un comprobante fiscal digital por internet (CFDI) si se hicieron en territorio nacional o con la documentación comprobatoria correspondiente si se hicieron en el extranjero.
- Los gastos a que se refiere esta fracción deberán estar amparados con un comprobante fiscal cuando éstos se realicen en territorio nacional o con la documentación comprobatoria correspondiente, cuando los mismos se efectúen en el extranjero.
- Solo el 20% de los viáticos presentados podrán no presentar factura cuando no haya servicios para su emisión.
- En ningún caso el monto que no se compruebe con factura no puede exceder de $15,000.00 pesos en el ejercicio fiscal de que se trate.
Límites de Gasto en Viáticos Deducibles
Además de los requisitos generales, existen límites específicos para ciertos tipos de gastos de viaje que deben respetarse para que sean deducibles ante el SAT:
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| Concepto de Gasto | Límite Diario por Persona | Consideraciones Adicionales |
|---|---|---|
| Alimentación en México | $750.00 pesos | |
| Alimentación en el Extranjero | $1,500.00 pesos | Debe acompañar la comprobación con gasto de hospedaje o transporte. |
| Renta de automóviles y gastos relacionados con transporte | $850.00 pesos | Aplicable en México y en el extranjero. |
| Hospedaje en el Extranjero | $3,850.00 pesos | |
| Hospedaje en México | No hay límite |
Es importante considerar que los pagos en efectivo están limitados a un máximo de $2,000 pesos, exceptuando combustibles y transporte, cuyo importe debe ser abonado mediante tarjeta.
Gastos Viáticos No Deducibles Específicos
Por otro lado, no son considerados viáticos y, por lo tanto, no son deducibles ante el SAT, los siguientes:
- Gasto en bares, casinos o discotecas.
- Gasto en regalos, souvenirs o artículos personales.
- Gasto en servicios médicos, dentales o estéticos.
- Gasto en multas, infracciones o sanciones.
- Gasto en propinas excesivas o injustificadas.
Importancia de la Documentación y el Control
El registro correcto de los viáticos es clave para que sean aceptados como deducibles. Mantén registros detallados y precisos de todos tus gastos de viaje, incluyendo recibos, facturas y comprobantes de pago. Debes poder demostrar que tus gastos de viaje están relacionados con actividades comerciales o profesionales. Asegúrate de que los gastos de viaje se relacionen con el período de tiempo en el que realmente estuviste viajando por motivos comerciales. Los gastos deben ser razonables y proporcionados al propósito del viaje. Al presentar tu declaración de impuestos, asegúrate de incluir los gastos de viaje deducibles en la categoría correspondiente y proporcionar la documentación de respaldo según sea necesario. Es responsabilidad del empleado o de la persona a quien se le haya encomendado esa tarea, realizar las facturas en tiempo y forma de cada uno de los gastos de viáticos realizados para posteriormente enviarlas al área financiera donde ejerce sus labores quienes se encargarán de su comprobación y reembolso. En caso de viáticos pagados por anticipado, también es necesario entregar una rendición de cuentas, comprobación de viaje, liquidación de viaje o algún otro nombre similar, en el que se detallan los gastos incurridos y si hay saldo a favor o por cubrir a la persona que realizó el viaje. Cualquiera de estos errores puede ocasionar la no deducibilidad del gasto y que se considere ingreso gravado para el trabajador. Los viáticos son una herramienta clave para mantener la operatividad de empresas y profesionistas. Sin embargo, su deducción fiscal está sujeta a reglas estrictas que deben cumplirse al pie de la letra.
Herramientas para la Gestión de Viáticos
Con la ayuda de la tecnología, las empresas pueden automatizar el proceso de los gastos de empresa para de esta manera eficientar tiempo, recursos y evitar errores en su contabilidad. Lo más recomendable es utilizar herramientas digitales como CONTPAQi® Contabilidad, disponibles a través de Limac. En Limac ofrecemos asesoría personalizada y licencias de CONTPAQi®, para que tu empresa no solo cumpla con los requisitos fiscales, sino que también optimice el control de sus gastos deducibles en México. Lleva el control contable de viáticos con CONTPAQi®. Clasifica, deduce y timbra correctamente todos los gastos relacionados con viajes laborales. Entre las soluciones tecnológicas que permiten optimizar los gastos de empresa, se encuentra Okticket. Desde 2017, los viáticos entregados a trabajadores deben registrarse en el CFDI de nómina. En Limac te ayudamos a implementar las mejores soluciones administrativas y contables para simplificar este proceso.
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