En el entorno empresarial mexicano, el control de viáticos es una de las áreas más sensibles para la gestión financiera y operativa. Los viajes de negocios, tanto a nivel local como internacional, representan una inversión significativa y, si no se gestionan adecuadamente, pueden convertirse en una fuente de riesgos fiscales, desorden administrativo y pérdida de recursos. El control de viáticos es el proceso mediante el cual una empresa administra, supervisa y valida los gastos de viaje realizados por sus colaboradores.
En México, la gestión de viáticos está regulada por la ley del impuesto sobre la renta, que establece requisitos específicos para la deducibilidad de estos gastos. Un buen control de viáticos permite deducir correctamente los gastos de viaje, optimizará recursos y evitará problemas con la autoridad fiscal. De hecho, alrededor del 38% de los gastos por viáticos no se comprueban, es decir, por cada 100 pesos, hay 38 sin registro. Incluso, en empresas grandes, el gasto de representación puede llegar a ser hasta de $400,000 pesos en un mes.
Beneficios de la digitalización y automatización
La digitalización y automatización del control de viáticos simplifica la administración, elimina la pérdida de documentos físicos y permite establecer reglas claras sobre el tipo de gasto permitido, el límite de gastos y la fecha límite para la comprobación. La atención a estos detalles hace necesario tener soportes de servicio que brinden, tanto a la empresa como a los empleados, la oportunidad de tener un control más fácil y accesible a los consumos que están realizando.
Soluciones ofrecidas por Edenred
Edenred ofrece las herramientas para modernizar las transacciones y controlarlas desde una plataforma que simplifica la rendición de cuentas y el monitoreo. El sistema brinda soluciones a cualquier tipo de organización, desde emprendimientos y pymes a empresas grandes y medianas, sin límite de usuarios.
- Seguridad: El medio de pago es seguro, con tecnología banda, chip y contactless.
- Trazabilidad: Todas las transacciones quedan registradas en el sistema.
- Personalización: Las tarjetas suelen ser personalizadas, con la identificación de la persona autorizada.
- Flexibilidad: Se eliminan los tickets en papel que se dañan, se borran o se pierden.
La tarjeta funciona en locales físicos y en e-commerce, operando en todos los comercios adheridos a la amplia red Mastercard. El responsable de la tarjeta carga una foto del ticket o factura de la compra en una app o página web, logrando que todo el control se haga en forma digital y automática.
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Integración operativa y financiera
Empresarial Edenred es el socio estratégico para empresas que buscan transformar la gestión de viáticos en una ventaja operativa y financiera. Su plataforma digital automatiza la asignación de recursos, controla límites de gasto y digitaliza la comprobación, asegurando cumplimiento fiscal. Para lograr una contabilidad impecable, esta información puede integrarse con sistemas administrativos como Aspel COI, garantizando que cada movimiento sea registrado correctamente en los libros contables de la organización.
Tabla comparativa de gestión de viáticos
A continuación, se presentan los rubros clave que los administradores pueden gestionar mediante plataformas digitales:
| Rubro de Gasto | Funcionalidad |
|---|---|
| Combustibles | Control de límites y consumo |
| Alimentación | Validación de tickets digitales |
| Transporte | Trazabilidad en red Mastercard |
| Hospedaje | Cumplimiento fiscal y deducibilidad |
Una política de control de viáticos es fundamental para realizar labores relacionadas con la promoción y el crecimiento de la empresa. La gestión eficiente de viáticos también influye en la satisfacción y productividad de los colaboradores, mientras que la integración con herramientas tecnológicas asegura la resiliencia organizacional.
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