La Contabilidad Electrónica ha transformado la forma en que las organizaciones interactúan con las autoridades fiscales en México, especialmente tras la promulgación del artículo 28 del Código Fiscal de la Federación. Este artículo detalla las obligaciones y requisitos que los contribuyentes deben cumplir en materia de contabilidad electrónica para fines fiscales.
Fundamentos Legales de la Contabilidad Electrónica
El artículo 28 del Código Fiscal de la Federación, en su fracción I, proporciona una descripción exhaustiva de los componentes de la contabilidad electrónica, incluyendo sistemas y registros contables. Por su parte, la fracción III estipula que estos registros deben ser llevados en medios electrónicos, conforme a lo establecido en el Reglamento del Código Fiscal de la Federación y las disposiciones generales emitidas por el SAT.
Relación entre Contabilidad Electrónica y Normas de Información Financiera (NIF)
La conexión entre la Contabilidad Electrónica y las Normas de Información Financiera (NIF) es de vital importancia. Si bien existe una notable similitud entre los estados financieros requeridos para la Contabilidad Electrónica y aquellos contemplados en la Serie B de las NIF, es crucial destacar que la normativa fiscal reconoce el Estado de Origen y Aplicación de Recursos en lugar del Estado de Flujos de Efectivo previsto en la NIF B-2. La regla miscelánea 2.8.1.5 especifica que la información contable debe generarse de acuerdo con el marco contable que el contribuyente aplique en la preparación de su información financiera.
La jurisprudencia ha clarificado que la Contabilidad Electrónica no exime a las organizaciones de mantener su contabilidad basada en las NIF, lo que subraya la necesidad de una gestión financiera y fiscal sólida para cumplir con las obligaciones legales y asegurar la transparencia en la presentación de los estados financieros.
Medios Electrónicos en la Administración Tributaria
La implementación de herramientas tecnológicas en la administración tributaria mexicana se remonta al 5 de enero de 2004, con la publicación de una reforma al Código Fiscal de la Federación que introdujo el Capítulo II, "De los Medios Electrónicos", en el Título I, "Disposiciones Generales".
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Instrumentos Tecnológicos Clave
La Procuraduría de la Defensa del Contribuyente identifica los siguientes instrumentos tecnológicos como pilares para la implementación de las notificaciones electrónicas:
- Firma Electrónica Avanzada (FIEL)
- Documento Digital
- Sello Digital
- Certificado de Sello Digital
Firma Electrónica Avanzada (FIEL)
La Firma Electrónica Avanzada (FIEL), también conocida como e.firma, es un conjunto de datos adjuntos a un mensaje electrónico que permite cifrar información para su envío seguro a través de Internet. Su propósito es identificar de manera legítima al emisor del mensaje, similar a una firma autógrafa.
La obtención de la e.firma permite a los contribuyentes expedir facturas electrónicas, utilizando la herramienta gratuita del SAT, entre otros servicios. Las ventajas de su uso incluyen:
- Posibilidad de expedir facturas fiscales electrónicas. (Si se contratan servicios de facturación de un proveedor, se requiere un certificado de sello digital, no necesariamente la e.firma).
- Capacidad para firmar documentos digitales con las mismas atribuciones y valor probatorio que una firma autógrafa.
- Mayor certeza jurídica en transacciones gracias a sus características de no repudio y autenticidad.
- Ahorro en insumos y gastos administrativos al reducir el uso de papel.
- Facilita la presentación de avisos y la consulta de la situación fiscal del contribuyente por Internet.
- Permite el envío de información fiscal vía Buzón Tributario.
La FIEL es única para cada contribuyente, es un archivo seguro y cifrado, e incluye una firma caligráfica. Brinda seguridad a las operaciones electrónicas, permitiendo identificar al autor del mensaje y verificar su integridad. Su diseño se basa en estándares internacionales de infraestructura de claves públicas, utilizando dos claves:
- Llave o clave privada: Conocida únicamente por el titular, se utiliza para cifrar datos.
- Llave o clave pública: Disponible en Internet para consulta, se utiliza para descifrar datos.
La regulación de la FIEL se encuentra en el artículo 17-F del Código Fiscal de la Federación.
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Documento Digital
Un documento digital se define como cualquier mensaje de datos que contiene información o escritura generada, enviada, recibida o archivada por medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología. En el ámbito fiscal, los documentos digitales con firma electrónica avanzada o sello digital tienen el mismo valor probatorio que los documentos con firma autógrafa, según lo establecido en el artículo 17-D del Código Fiscal de la Federación.
Valor Probatorio en Juicio Contencioso Administrativo
Para la valoración de documentos digitales con firma electrónica avanzada o sello digital en el juicio contencioso administrativo, no debe atenderse al artículo 210-A del Código Federal de Procedimientos Civiles. El Código Fiscal de la Federación contiene reglas específicas que permiten autenticar su autoría, garantizando la integridad del documento y produciendo los mismos efectos que los documentos con firma autógrafa.
Sello Digital
El Sello Digital es un mensaje electrónico que acredita la recepción de un documento digital por la autoridad correspondiente y está sujeto a la misma regulación que la firma electrónica avanzada. Identifica a la dependencia receptora y presume, salvo prueba en contrario, la hora y fecha de recepción del documento.
El Servicio de Administración Tributaria (SAT) expide los certificados de sello digital con el propósito específico de firmar digitalmente las facturas electrónicas. Esto permite al contribuyente sellar electrónicamente la cadena original de las facturas, garantizando su origen, unicidad e integridad.
El contribuyente puede optar por un sello digital para toda su operación (matriz y sucursales) o tramitar uno por cada sucursal. El artículo 17-D del Código Fiscal de la Federación especifica que se debe contar con un certificado que confirme el vínculo entre un firmante y los datos de creación de una firma electrónica avanzada, expedido por el SAT para personas morales y sellos digitales, o por un prestador de servicios de certificación autorizado por el Banco de México para personas físicas.
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Obligaciones y Procedimientos Relacionados con Certificados de Sello Digital
Validez de los Certificados de Sello Digital
Para ser válidos, los certificados emitidos por el SAT deben contener datos como:
- Mención de expedición y especificación de limitaciones de uso (para certificados de sello digital).
- Código de identificación único.
- Mención de expedición por el SAT y dirección electrónica.
- Nombre del titular y su RFC.
- Período de vigencia (inicio y fin).
- Mención de la tecnología empleada en la firma electrónica.
- Llave pública del titular.
Adicionalmente, la regla 2.2.3 de la Resolución Miscelánea Fiscal 2024 exige que el código de identificación único contenga los datos del emisor y número de serie, así como el período de validez del certificado.
Cancelación de Certificados de Sello Digital
Los certificados de sello digital expedidos por el SAT quedan sin efecto en diversos supuestos, entre ellos:
- Solicitud del firmante.
- Orden judicial o administrativa.
- Fallecimiento del titular (solicitud por tercero autorizado).
- Disolución, liquidación o extinción de personas morales (solicitud por liquidadores).
- Desaparición de la sociedad escindente o fusionada.
- Transcurso del plazo de vigencia.
- Pérdida o inutilización del medio electrónico que contiene el certificado.
- Comprobación de incumplimiento de requisitos legales al momento de su expedición (sin afectar derechos de terceros de buena fe).
- Puesta en riesgo de la confidencialidad de los datos de creación de firma electrónica avanzada.
- No subsanación de irregularidades detectadas tras una restricción temporal.
- Contribuyentes que no desvirtuaron la presunción de inexistencia de operaciones.
- Contribuyentes que no desvirtuaron la presunción de transmisión indebida de pérdidas fiscales.
Restricción de Certificados de Sello Digital
Previamente a la cancelación, las autoridades fiscales pueden restringir temporalmente los certificados de sello digital en casos como:
- Omisión de presentación de declaraciones anuales o provisionales/definitivas.
- No localización del contribuyente durante el procedimiento administrativo de ejecución.
- Imposibilidad de localizar al contribuyente en su domicilio fiscal, desaparición, o uso de comprobantes fiscales para operaciones inexistentes, simuladas o ilícitas.
- Contribuyentes que no acreditaron la efectiva adquisición de bienes o recepción de servicios amparados en comprobantes emitidos por terceros incluidos en listas del SAT.
- Domicilio fiscal que no cumple con los supuestos legales.
- Discrepancia entre los ingresos declarados y los comprobantes fiscales, estados de cuenta bancarios u otras bases de datos.
- Medios de contacto registrados para el buzón tributario incorrectos o no auténticos.
- Comisión de conductas infractoras por el titular del certificado.
- Socio o accionista con control efectivo cuyo certificado ha quedado sin efectos y no ha corregido su situación fiscal.
Procedimiento de Aclaración y Requerimiento de Información Adicional
Los contribuyentes con certificados restringidos pueden presentar una solicitud de aclaración dentro de los 40 días hábiles siguientes. La autoridad fiscal tiene 10 días hábiles para emitir una resolución. Durante este proceso, se permite el uso del certificado hasta que se emita la resolución. Las autoridades fiscales también pueden requerir información adicional mediante oficio notificado por el buzón tributario.
Emisión de Comprobantes Fiscales Digitales
Cuando las leyes fiscales obliguen a expedir comprobantes por actos, actividades, ingresos o retenciones, los contribuyentes deberán emitirlos mediante documentos digitales a través de la página del SAT. Los adquirentes de bienes, servicios o quienes realicen pagos parciales o diferidos, así como aquellos a quienes se les retuvieron contribuciones, deben solicitar el comprobante fiscal digital por Internet (CFDI) respectivo.
Los contribuyentes pueden optar por usar uno o varios certificados de sello digital exclusivamente para la expedición de comprobantes fiscales. Pueden tramitar un certificado para todos sus establecimientos o uno por cada establecimiento.
En el caso de devoluciones, descuentos o bonificaciones, se deben expedir CFDI. El SAT puede establecer facilidades administrativas para que los contribuyentes emitan sus comprobantes por medios propios, a través de proveedores de servicios o utilizando otros medios electrónicos.
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