Recibes una factura electrónica y, aunque parezca correcta, siempre queda la duda: ¿será válida?, ¿aparecerá en el SAT?, ¿no estará cancelada?, ¿no será falsa? Verificar una factura electrónica es confirmar que el CFDI está registrado en el SAT, tiene folio fiscal (UUID) y sellos digitales válidos, y su estatus es vigente y no ha sido cancelado. Esto garantiza que el comprobante existe en los controles del SAT y puede usarse para fines fiscales.
¿Quién puede verificar una factura y cuándo hacerlo?
Cualquier persona que recibe un CFDI puede comprobar su validez; no hace falta ser contador ni tener conocimientos técnicos. Lo ideal es hacerlo en cuanto te la envían, si notas datos incorrectos en el PDF, si sospechas que puede estar alterada o si un proveedor te dice que la canceló y quieres confirmar el estatus.
Métodos oficiales para verificar un CFDI
El SAT ofrece tres canales oficiales para realizar esta validación:
- Verificar un CFDI en el portal oficial del SAT: Es la herramienta donde ingresas el folio fiscal (UUID), el RFC del emisor, el RFC del receptor y el captcha. Si el CFDI existe, aparecerá con su información básica y podrás imprimir la validación.
- Escaneando el código QR: El QR del PDF o impresión dirige al mismo servicio del SAT, permitiendo ver el RFC del emisor, el RFC del receptor, el total del comprobante y el estatus del CFDI.
- Revisándolo en el Portal del SAT (emitidos y recibidos): Si ingresas con contraseña o e.firma, puedes consultar facturas que has emitido o recibido, verificar si están vigentes o canceladas, y descargar los archivos XML y PDF.
Checklist rápido para saber si tu factura es real
Antes de usar una factura, confirma los siguientes puntos:
- ¿La encontraste en el Verificador del SAT?
- ¿El QR te llevó al portal oficial?
- ¿Los datos (RFC, total, fecha) coinciden con lo que recibiste?
- ¿No aparece como cancelada?
- ¿Puedes verla en tu historial de CFDI “Recibidos” en el SAT?
¿Qué hacer si la factura no aparece en el SAT?
Si el comprobante no se encuentra registrado en los controles del Servicio de Administración Tributaria, realiza lo siguiente:
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- Revisa que el UUID y los RFC estén bien escritos.
- Pide al proveedor el XML original.
- Confirma que sí la timbraron con un PAC autorizado.
- Solicita un CFDI nuevo si el timbrado fue incorrecto.
No uses la factura hasta que aparezca como registrada, ya que una factura inválida puede causarte problemas como no ser deducible, aparecer como cancelada sin que lo sepas o tener errores que afectan tus declaraciones.
Importancia del formato XML y conservación
Es necesario tener la versión XML del comprobante fiscal digital, ya que es dicho formato el que el SAT toma en cuenta para las declaraciones fiscales. De acuerdo con las Reglas 2.7.1.1. y 2.8.1.5. de la Resolución Miscelánea Fiscal vigente, los contribuyentes deberán almacenarlos en medios magnéticos, ópticos o de cualquier otra tecnología. Además, el Código Fiscal de la Federación estipula en su artículo 30 que los contribuyentes deberán conservar toda la documentación relacionada con la contabilidad al menos durante un plazo de cinco años.
Tabla: Acciones según el resultado de la verificación
| Resultado | Significado |
|---|---|
| Vigente | La factura está registrada y activa para efectos fiscales. |
| Cancelado | El CFDI ya no tiene efectos fiscales y no debe usarse. |
| No encontrado | El comprobante no existe en los controles del SAT. |
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