En el día a día de una empresa que gestiona inventario, la contabilidad del almacén se convierte en una de las áreas más complejas y sensibles. Gestionar correctamente la contabilidad del almacén implica algo más que llevar un control de entradas y salidas. Supone conectar el inventario físico con su reflejo económico y garantizar que los datos que se manejan en el sistema contable están alineados con la realidad operativa. El stock es uno de los activos más importantes de cualquier empresa -si no el que más-, de ahí que sea imprescindible llevar un control estricto.
La gestión de inventarios es de gran importancia para llevar un orden dentro del almacén y para que el desarrollo de la actividad sea el correcto. Así, la empresa tendrá un control de los bienes con los cuales se pretende satisfacer la demanda del producto. Al no llevar adecuadamente la gestión, la empresa podría asumir pérdidas como consecuencia de una deficiente organización.
El Papel Fundamental de un ERP en la Contabilidad del Almacén
Ante esta realidad, implementar un ERP de contabilidad no es una opción, sino una necesidad para aquellas organizaciones que desean mantener el orden financiero sin perder de vista la operativa logística. Un ERP es un sistema de software empresarial que centraliza, automatiza y estandariza todos los procesos financieros de una compañía. En el caso de almacenes, esta tecnología permite registrar en tiempo real el impacto económico de cada movimiento logístico. Esta integración garantiza la fiabilidad y trazabilidad de toda la información contable.
Mejorar la contabilidad de un almacén no solo implica registrar correctamente las operaciones financieras, sino lograr que toda la información fluya de manera integrada, precisa y en tiempo real entre el área logística y la financiera. Este sistema permite transformar por completo la gestión contable del almacén, aportando una capa de inteligencia, automatización y conectividad que va más allá del simple registro de datos. Implementar un ERP como Dynamics 365 Business Central no solo mejora la contabilidad del almacén, sino que transforma la manera en que la empresa entiende y gestiona sus finanzas.
Contar con un software de gestión facilita que todo el proceso sea viable y que se consiga cumplir con los objetivos y estrategias fijados.
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Aspectos Clave en el Proceso Contable de un Almacén
La contabilidad del almacén abarca diversos aspectos técnicos y operativos esenciales para una gestión financiera precisa.
Registro de Movimientos de Inventario
Cada vez que un artículo entra, sale o se mueve dentro del almacén, hay una consecuencia contable. Estos movimientos de stock no solo afectan al inventario disponible, sino también a los costes, márgenes y balances generales.
Valoración de Existencias
Uno de los puntos más técnicos dentro de la contabilidad de un almacén es la valoración del inventario. La correcta elección de las técnicas de gestión puede ser determinante para el éxito.
Existen varias metodologías para valorar las existencias del almacén de las empresas:
- FIFO: (First in First out) La primera existencia en entrar, la primera en salir.
- LIFO: (Last in First out) La última existencia en entrar, la primera en salir.
- PMP: Precio medio ponderado. El método PMP, o método del Precio Medio Ponderado, es una metodología de valoración que forma parte de la contabilidad. Esta metodología está basada en la legislación del Plan General Contable. Tener un control del stock exacto con el que se cuenta en un almacén es básico para poder aplicar el método PMP y resulta imprescindible para trabajar con más precisión, planificación y organización. El cálculo del PMP va a ser la referencia a la hora de valorar las salidas de tornillos que se van a producir hasta el momento en el cual se realice una nueva compra de este producto.
Ahora que ya sabes en qué consiste el método PMP y para qué sirve, te será útil saber también que existen herramientas como los ERP para cadenas de suministro que realizan todos estos cálculos de forma automática.
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Cálculo de Costes Logísticos y de Almacenamiento
El almacenamiento no es gratuito. Su gestión genera una serie de gastos que deben imputarse correctamente si se quiere obtener una visión real de la rentabilidad del negocio. Conocer y controlar los costes de almacenamiento es vital para el buen funcionamiento de una empresa.
Los costes de almacenamiento son todos aquellos gastos que surgen al mantener las existencias del negocio en el depósito de la empresa. Los costes de almacenamiento pueden ser de diferentes clases y se dividen entre fijos y variables. Estos últimos son los que aumentan o disminuyen en función de los productos que se mantienen en stock.
Dentro de los costes de almacenamiento se encuentran:
- Costes de infraestructura: Están relacionados con la infraestructura del propio almacén.
- Costes de las instalaciones: Son los gastos relacionados con la maximización de la capacidad de almacenaje y la optimización de las cargas existentes en el interior.
- Costes de mantenimiento del stock: Estos son fundamentales para que las estrategias de gestión logística den los resultados esperados.
- Otros costes: En esta categoría se engloban todos aquellos gastos relacionados con las incidencias o imprevistos propios de la actividad logística.
Existen diversos factores que afectan e influyen en los costes de almacenaje y que hay que tener muy en cuenta para que puedan ser procesados en los sistemas de gestión de almacenes.
Gestión de Mermas, Pérdidas y Ajustes
En la operativa diaria de un almacén pueden producirse roturas, caducidades o robos.
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Conciliación con Cuentas de Proveedores y Clientes
Cada producto que entra o sale del almacén se vincula a una transacción comercial, que a su vez genera un movimiento financiero.
Generación de Informes
Por último, una gestión contable eficaz del almacén requiere la generación de informes periódicos que permitan monitorizar su rendimiento.
Gestión de Inventarios y Operativas del Almacén
¿Qué es la Gestión de Inventarios?
En palabras simples, la gestión de inventarios implica rastrear la existencia de productos desde su producción hasta su almacenamiento, y posteriormente, desde estos depósitos hasta el momento de su comercialización. El seguimiento del inventario va desde los fabricantes hasta la logística para los almacenes y luego desde las instalaciones hasta el punto de la venta. El principal objetivo de la gestión de inventario es tener el producto específico, organizado y en el momento oportuno.
El Almacén: Funciones y Procesos Clave
El almacén se define como el lugar o edificio donde almacenamos las mercancías o materiales y donde, en ocasiones, se venden productos al por mayor. Los almacenes son centros que están estructurados y planificados para llevar a cabo funciones de almacenamiento tales como: conservación, control y expedición de mercancías y productos, recepción, custodia, etc.
Los procesos clave dentro de un almacén incluyen:
- Recepción de mercancías: Es el proceso que consiste en dar entrada a las mercancías que envían los proveedores. Durante este proceso, se comprueba que la mercancía recibida coincide con la información que figura en los albaranes de entrega.
- Almacenamiento: Consiste en la ubicación de las mercancías en las zonas idóneas para ello, con el objetivo de acceder a las mismas y que estén fácilmente localizables. Para ello se utilizan medios fijos, como estanterías mecánicas industriales, depósitos, instalaciones, soportes, etc.
- Conservación y mantenimiento: Durante el tiempo que la mercancía está almacenada, tiene que conservarse en perfecto estado.
La gestión eficiente de un almacén de productos en proceso es un componente crítico en la cadena de producción de cualquier empresa manufacturera. Este segmento de la logística organiza y controla los artículos que transitan por distintas fases de fabricación, desde la recepción de materias primas hasta la generación de semielaborados. Un almacén de productos en proceso es el espacio destinado al almacenamiento temporal de artículos que aún no han alcanzado su estado final. Sus funciones principales incluyen el etiquetado, la clasificación y el control de calidad de los productos semielaborados.
Tipos y Control de Inventario de Almacén
El inventario de almacén es un proceso empresarial determinante para las compañías que se dedican a la logística, distribución o producción. Un inventario de almacén es un listado detallado de las existencias disponibles en stock. Un buen control de inventario permite tomar decisiones informadas en producción, compras y ventas.
El inventario permanente registra cada entrada y salida en tiempo real.
Pasos para hacer un control de inventario de almacén:
- Planifica la recurrencia: Define cada cuánto tiempo necesitas realizar el inventario.
- Clasifica la mercancía por tipología y zonas: Organiza los productos por categorías, ubicación o destino.
- Verifica el sistema de control: Asegúrate de que el sistema de control de mercancía se adapta al tipo de inventario que estás implementando.
- Realiza copias de seguridad: Guarda versiones del inventario para evitar pérdidas de información.
- Analiza los datos: El inventario no termina con el conteo.
Análisis y registro: Una vez que se han realizado los pasos anteriores, ya nos encontraríamos en condiciones necesarias para llevar a cabo el inventario.
El Inventario Físico
El inventario físico es un proceso que consiste en contar las existencias del almacén, una a una, con el fin de conocer el stock disponible. Al tratarse de un proceso manual, puede resultar muy laborioso. El inventario físico es una operativa cuya finalidad es conocer con exactitud los productos almacenados y sus cantidades. El inventario físico sirve, básicamente, para tener un mayor control sobre el stock. Un control del inventario es indispensable para el negocio, porque redunda en una mayor productividad.
El inventario físico ayuda a identificar descuadres, investigar sus causas y evitar que se vuelvan a producir. Podría ocurrir, por ejemplo, que un operario fuera incapaz de encontrar un producto teóricamente en stock. El inventario físico también ayuda a verificar y garantizar que los productos se encuentran en buenas condiciones. Al contar los productos uno a uno se puede comprobar visualmente que estén en buen estado.
Dependiendo de las necesidades de la empresa y del número de productos disponibles, el inventario puede realizarse de manera permanente, anual o rotativa. El inventario físico es una operativa manual, que involucra a numerosos operarios de un almacén. Por esa razón, debe planificarse con la suficiente antelación para que el equipo pueda realizarlo de manera correcta en tiempo y manera, minimizando así su impacto en la actividad de la empresa. El personal encargado de hacer el inventario físico debe disponer de todos los materiales necesarios para ello y estar capacitado para registrar la información debidamente. Es aconsejable que el almacén esté previamente limpio y ordenado. El inventario físico puede hacerse en soporte digital o con una lista impresa. En el caso de optar por el papel, los operarios deben ir anotando el número de artículos que cuenten de cada tipo.
En este punto es inevitable plantearse cómo hacer un inventario de modo práctico. Hay dos formas de llevar a cabo esta operativa: con un inventario general o uno selectivo. La elección de un método u otro dependerá de la precisión que necesitemos y de la facilidad para detener la actividad del almacén durante varias horas, aunque ambos pueden ser complementarios. Un inventario general es un inventario global, en el que se hace un recuento de todos los productos del almacén al mismo tiempo. Este inventario obliga a detener las demás operativas del almacén durante el tiempo que se requiera.
Todas las empresas deben comprobar las existencias disponibles en sus almacenes. Para controlar la mercancía con mayor precisión, es recomendable instalar un software de gestión de almacenes con el que mantener un inventario permanente. Por un lado, el WMS identifica los productos desde cuando llegan al almacén y controla su trazabilidad en tiempo real. Un programa de gestión de almacén, como Easy WMS de Mecalux, es una herramienta que facilita enormemente la realización de un inventario físico. Easy WMS de Mecalux es un software de gestión de almacenes avanzado e intuitivo. No solo mantiene un registro de todo nuestro stock en tiempo real y dirige las operativas del almacén con una alta efectividad, sino que también es capaz de asistir a la plantilla en la elaboración del inventario físico.
Marco Regulatorio y Legal
Las Normas de Información Financiera (NIF) emitidas por el CINIF establecen los criterios para el reconocimiento y valuación de inventarios en proceso. La NIF C-4 regula el tratamiento contable de los inventarios -incluyendo los semielaborados- y exige la revelación de metodologías de costeo (PEPS o costo promedio). La LISR y su reglamento (RLISR) determinan la deducibilidad de mermas y pérdidas en inventarios. El SAT requiere documentación soporte -comprobantes fiscales digitales (CFDI)- para cada movimiento de entrada y salida, incluyendo los productos en proceso. Para almacenes vinculados a la industria alimentaria o farmacéutica, la COFEPRIS impone requisitos específicos sobre condiciones de almacenamiento, control de contaminantes y gestión de residuos.
Terminología Esencial del Almacén
| Término | Definición |
|---|---|
| Surtido | Todos los artículos existentes en un almacén forman el surtido. |
| Coste de mantenimiento del stock | Es una medida financiera que calcula todos los costes asociados a sostener una unidad en almacenamiento, normalmente expresado como un porcentaje del valor del inventario. |
| Rotación de inventario | Es el número de veces que la totalidad de los géneros en el almacén han salido y han sido repuestos, dentro de un periodo de tiempo determinado. |
| Stock medio | Volumen medio de existencias que tenemos en el almacén durante un período de tiempo. |
| Lead time | Es el tiempo empleado y necesario para la confección de un encargo. |
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