La evolución tecnológica ha transformado las obligaciones tributarias en México. El acervo fiscal electrónico constituye el conjunto de comprobantes y registros digitales que respaldan las operaciones de los contribuyentes bajo estándares tecnológicos y de seguridad reconocidos a nivel internacional. El Gobierno mexicano ha emitido la factura electrónica como medio de seguimiento del movimiento de bienes y servicios, garantizando la autenticidad, validez e integridad del documento fiscal.
La transición hacia la facturación electrónica: CFDI 4.0
Anteriormente en México se utilizaban las facturas en papel para registrar el movimiento de bienes y servicios. Estas facturas solían tener el formato de boletas en papel. Su principal desventaja era que no tenían la capacidad de transmitir información electrónicamente. La factura electrónica, en tanto, es un comprobante fiscal que se emite y recibe en formato digital. Este reemplaza a las facturas tradicionales en papel y garantiza la autenticidad, integridad y validez fiscal de las operaciones comerciales.
La factura electrónica en México adopta el nombre de CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet). Al día de hoy es un sistema de facturación consolidado en la sociedad mexicana. La facturación electrónica CFDI 4.0 es la versión más reciente del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) implementada en México por el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Se trata de un sistema obligatorio para emitir facturas electrónicas con mayor precisión en la información fiscal.
¿Quiénes están obligados a emitir comprobantes fiscales?
Deben facturar ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT) todas las personas físicas y morales que realicen actividades económicas en México y generen ingresos. Cualquier persona o empresa que venda productos, preste servicios o arriende bienes está obligada a emitir facturas electrónicas (CFDI). Además, quienes perciben ingresos superiores a los 4 millones de pesos al año tienen la obligación de operar según este esquema.
Requisitos indispensables de un comprobante digital
El Comprobante Fiscal Digital por Internet es un archivo en formato XML que tiene como fin la declaración electrónica ante la autoridad fiscal mexicana de distintos documentos, entre los que se encuentran las facturas y los recibos de nóminas. Para garantizar la validez del acervo fiscal electrónico, cada comprobante debe contar con los requisitos legales de los documentos fiscales tradicionales. A continuación se detallan los elementos obligatorios:
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- RFC de quien los expida y régimen fiscal en que tributen conforme a la Ley del ISR.
- Sello digital del contribuyente que lo expide y el Certificado de Sello Digital (CSD).
- Lugar y fecha de expedición, junto con la hora de expedición y el número de folio.
- RFC de la persona a favor de quien se expida.
- Cantidad, unidad de medida y clase de los bienes o descripción del servicio.
- Valor unitario e importe total desglosado en número y letra.
- Forma de pago (efectivo, transferencia, cheque o tarjetas) e indicación de si es en una sola exhibición o en parcialidades.
- Cadena original con la que se generó el sello digital.
La figura del PAC y el Timbre Fiscal
En el sistema de facturación electrónica en México es indispensable la figura del PAC (Proveedor Autorizado de Certificación), que es la persona moral que cuenta con la autorización del SAT para validar y asignar folio y sello electrónico del SAT. Su función es generar y procesar, fuera del domicilio fiscal de quien lo contrate, los comprobantes para efectos fiscales por medios electrónicos y de manera 100% digital.
Es obligatorio que el emisor de la factura firme todas las facturas emitidas. Existe complementariamente una segunda firma electrónica llamada “Timbre”, que es generada por un Proveedor Autorizado de Certificación acreditado por el SAT una vez que ha validado el contenido y estructura de la factura. El timbre es el elemento que otorga validez fiscal al documento. Todo comprobante fiscal debe ser timbrado por un PAC de Facturación Electrónica, quien reportará el documento al SAT en línea.
Obligación de almacenamiento y conservación
Una parte crítica del acervo fiscal electrónico es el resguardo de la información. En México es obligatorio conservar los documentos electrónicos originales durante al menos cinco años tanto para el emisor como para el receptor. Existen además sistemas de almacenamiento complementarios como la NOM151, que permite atribuir mayores garantías jurídicas al documento electrónico almacenado y usarlo con valor de prueba ante terceros.
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