Las actas de asamblea son documentos oficiales que registran los acuerdos, decisiones y resultados de las reuniones de socios o accionistas de una empresa. La elaboración y aprobación de estos registros están sujetos a los requisitos establecidos por la ley para que sus efectos no pierdan validez y efectividad. Todas las decisiones de una empresa se toman en una asamblea general de accionistas donde cualquier cambio está sujeto al voto de los mismos socios.
¿Qué es la Asamblea Ordinaria?
Es una reunión que deben hacer los accionistas por lo menos una vez al año dentro de los cuatro meses que sigan a la clausura del ejercicio social, según lo establecido en el Artículo 181 de la Ley General de Sociedades Mercantiles. La Asamblea debe celebrarse en el período comprendido de enero a abril. La asamblea es el órgano supremo de la sociedad en donde se ratifican todas las decisiones de la asociación por al menos la mitad del capital social, o por un número mayor que se especifique en el contrato de accionistas.
Asuntos a tratar en la Asamblea Ordinaria
Además de los asuntos incluidos en el orden del día, la asamblea ordinaria trata temas fundamentales para la marcha de la sociedad. Entre los puntos principales se encuentran:
- Discutir, aprobar o modificar el informe de los administradores, tomando en cuenta el informe de los comisarios, y tomar las medidas que juzgue oportunas.
- Determinar los emolumentos correspondientes a los Administradores y Comisarios, cuando no hayan sido fijados en los estatutos.
- Nombrar el consejo de administración y a los comisarios.
- Discutir los resultados de la sociedad durante un periodo determinado y revisar estados financieros.
Tratándose de la discusión de los informes, estos deben contener balance general, estado de resultados, flujo de efectivo y variaciones en el capital contable.
Contenido y formalidades del Acta
Las actas de asamblea son imprescindibles para el buen funcionamiento de la sociedad y para tener el registro histórico de las decisiones que se han tomado. Para garantizar su validez, el documento debe contener:
Lea también: Requisitos de validez para el Acta de Asamblea Anual
- El número del acta, la fecha y el lugar de la reunión.
- El nombre de la sociedad y el órgano social que se reúne.
- La información sobre la convocatoria: quién convocó, el medio por el cual se hizo y la antelación.
- El quórum: lista de asistencia y número de acciones suscritas presentes.
- Los asuntos tratados (orden del día), las resoluciones tomadas y el número de votos emitidos a favor y en contra.
- La firma del presidente y el secretario de la asamblea o del o los comisarios.
Finalmente, el acta se asienta en el libro de actas de la sociedad, donde debe conservarse de forma cronológica y disponible para consulta. Según el artículo 194 de la LGSM, todas las asambleas se deben asentar obligatoriamente en el libro de actas.
Importancia de los libros corporativos y consecuencias legales
Los artículos 34 y 36 del Código de Comercio mencionan la obligación que tienen las personas morales de llevar el o los libros de actas en los cuales se harán constar todos los acuerdos relativos a la marcha del negocio. Las sociedades tienen la obligación de tener esos libros y son considerados como parte de la contabilidad.
El incumplimiento en la elaboración de estas actas puede derivar en consecuencias graves:
- Sanciones fiscales: En no elaborar las actas de asamblea puede ser acreedor a una multa si es descubierta por las autoridades fiscales.
- Responsabilidad solidaria: El artículo 26 del Código Fiscal de la Federación menciona quienes resultan ser responsables solidarios con los contribuyentes, incluyendo a quienes tengan la dirección general o administración única.
Es vital recordar que si se requiere corregir algún dato, la modificación debe hacerse mediante fe de erratas o aclaraciones formales, nunca alterando el documento original.
Lea también: Obtención de Acta de Hacienda
Lea también: Modelo de Acta de Inicio