Todo empleador en México, ya sea empresa o persona física, debe saber registrar adecuadamente a los colaboradores en el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) para cumplir con sus obligaciones legales y asegurar la protección de su equipo. Dar de alta a un trabajador en el IMSS no solo es un requisito legal, sino una acción que garantiza el acceso a servicios médicos, prestaciones sociales y seguridad laboral.
Integrar a personas a tu equipo de trabajo, ya sea que dirijas una pequeña organización o una empresa con necesidad de muchos colaboradores, significa adquirir grandes compromisos y responsabilidades. Saber si estás obligado o no a dar de alta en el IMSS a tus trabajadores es muy sencillo. Las ganancias y beneficios son mutuos. Con la afiliación de tus trabajadores, el pago de tus cuotas será 100% deducible. Además, generarás sensación de estabilidad y confianza en el empleado, reduciendo así la rotación de personal.
Cuando una empresa apenas empieza a tomar forma, se define no solo el modelo de negocio, sino también cómo irá creciendo la operación. Y con ese crecimiento, tarde o temprano aparece la necesidad de sumar gente al equipo. El arranque suele ser manejable, pero llega el punto donde ya no alcanza. Y ahí es donde entra el proceso de contratación. Entre sueldos, prestaciones y contratos, hay un paso que muchas veces no se toma con la seriedad que merece: dar de alta a los empleados en el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS).
En este breve artículo, conocerás paso a paso qué debes hacer para dar de alta en el IMSS a tus trabajadores. Es mucho más fácil de lo que parece, pero sabemos que tanta información o movimientos pueden causar confusión, así como necesitar de horas de investigación. No solo es una obligación legal, también es una manera concreta de proteger a quienes integran el negocio.
¿Qué es la Afiliación del Trabajador al IMSS?
La afiliación del colaborador al IMSS es el proceso mediante el cual se inscribe al trabajador en el sistema de seguridad social del país. Afiliar a una persona al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) es, en pocas palabras, registrarla oficialmente como trabajador ante el sistema de seguridad social. Es algo que tiene que hacer la empresa (no el empleado) y el plazo legal es de cinco días hábiles desde el momento en que se firma el contrato. Así lo marca el artículo 15 de la Ley del Seguro Social (LSS).
Lea también: ¿Qué es el Acuse de Recibo de la Declaración?
En este proceso, el empleador debe cubrir las cuotas obrero-patronales al IMSS y es el sujeto obligado en garantizar la protección de los derechos laborales del trabajador. Lo que se activa con ese registro no es menor: atención médica, servicios hospitalarios, medicamentos, acceso a pensión, beneficios por maternidad, y varias otras prestaciones que forman parte del sistema. Para quienes dirigen empresas, es clave entender que esto no es un trámite más: es una obligación que, bien manejada, también trae ventajas fiscales y operativas.
¿Cómo Dar de Alta a un Trabajador en el IMSS?
Si quieres dar de alta a un trabajador en el IMSS, existen 2 maneras: online o presencial. Ya sea que se trate de una persona física con actividad empresarial o de una empresa formalmente constituida, si se contrata personal en una relación subordinada, la obligación de registrarlos en el IMSS no se discute. Aplica también para las empresas que tercerizan la nómina: si ellas son quienes retienen las cuotas, también tienen que hacerse cargo del trámite.
Lo esencial -y muchas veces lo que más se descuida- es tener orden en casa. Saber con claridad quién está trabajando, bajo qué condiciones, con qué sueldo y qué datos personales tiene. Ese registro interno bien hecho no solo facilita el alta ante el IMSS; también permite reaccionar rápido cuando hay que notificar cambios como una baja o un ajuste salarial. Todo esto, dentro del plazo legal: cinco días hábiles como máximo. Velar por sus intereses es parte de tu trabajo y responsabilidad.
Registro como Patrón ante el IMSS
Si deseas dar de alta a tus empleados, lo primero que debes hacer ante el IMSS es registrarte como patrón. Una vez al corriente con las gestiones pertinentes del SAT y del Reglamento de la Ley del Seguro Social en materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización (RACERF), podrás proceder con tu registro. Necesitas registro patronal vigente (o realizar el alta patronal), identificación oficial del representante legal y, en trámites digitales, y e.firma vigente.
Tendrás la posibilidad de efectuarlo en línea en el Escritorio Virtual del IMSS, utilizando tu CURP o tu Firma Electrónica FIEL. Los requisitos del proceso dependerán de la vía que elijas. Si optas por darte de alta en línea con CURP, no te pedirán ningún tipo de documento; aunque si prefieres hacerlo utilizando la FIEL, deberás contar un comprobante de domicilio del centro de trabajo.
Lea también: ¿Cómo registrar mi empresa en el RFC?
Al realizar el procedimiento en línea, el sistema del IMSS generará una carta de términos y condiciones para que utilices la firma electrónica avanzada en tus trámites posteriores. Por último, debes contemplar que todo patrón con cinco o más trabajadores está obligado a efectuar la totalidad de sus obligaciones por medio del Sistema Único de Autodeterminación (SUA). Para aquellas organizaciones conformadas por uno a cuatro colaboradores, el uso de SUA es opcional.
Requisitos Previos del Trabajador (NSS)
Comencemos por conocer la situación actual de tu trabajador. Si se trata de su primer empleo o no cuenta con seguridad social, deberá realizar la preafiliación. Primero debe tramitar o localizar su Número de Seguridad Social en el portal del IMSS. La Asignación del Número de Seguridad Social (NSS) lo puede obtener de manera presencial o en línea. Al igual que en el alta patronal, los requisitos y documentos variarán según la vía utilizada.
Una vez que tu trabajador cuente con su NSS, deberás continuar el trámite (en línea o presencial) presentando el formato de Aviso de Inscripción del Trabajador AFIL-02. No olvides que la afiliación debe hacerse dentro de los cinco días hábiles siguientes a la contratación de tus empleados.
Trámite Presencial Paso a Paso
Para realizar el trámite de forma presencial, debes seguir estos pasos:
1. Agendar Cita en el IMSS
Se necesita pedir una cita en la subdelegación o en la oficina auxiliar de afiliación y cobranza del IMSS (www.imss.gob.mx), que corresponda según el domicilio fiscal o domicilio del centro de trabajo. La unidad médica se consulta con el código postal o mediante los servicios digitales del IMSS.
Lea también: Guía para recuperar tu Acuse de Recibo SAT
2. Llenar el Formato AFIL 02
Este documento se descarga desde la web del IMSS para realizar el preregistro. Hay que llenar uno por cada trabajador. Pide datos como CURP, RFC, salario, tipo de contrato, domicilio, nombre de los padres, etc. También solicita información del patrón, como registro patronal y ubicación del centro laboral. Se firma por ambas partes. Prepara el puesto; tipo de salario como fijo y variable; salario base de cotización (SBC); tipo de jornada; Unidad de Medicina Familiar (UMF) del trabajador y fecha exacta del movimiento, ya sea alta o reingreso.
3. Presentar Documentación el Día de la Cita
El día de la cita con el IMSS, el empleador o representante legal deberá llevar los siguientes documentos:
- Copia del Registro Federal de Contribuyentes (RFC) del domicilio fiscal o comprobante de domicilio del centro de trabajo.
- Clave Única de Registro de Población (CURP).
- Número de registro patronal.
- Poder notarial para actos de dominio, administración o poder especial, especificando la capacidad para realizar trámites y firmar documentos ante el IMSS.
- Identificación oficial vigente del representante legal.
- RFC del representante legal.
- CURP del representante legal.
- Aviso de Inscripción del Trabajador (AFIL 02) completo.
Todo esto debe coincidir con la información que se capturó previamente. El RFC, acta de nacimiento y comprobante de domicilio pueden ser solicitados para integración de expediente y validaciones en ventanilla. En caso de que el trámite sea presencial, el formato Aviso de Registro Patronal Personas Físicas en el Régimen Obligatorio (ARP-PF) impreso por el empleado del Instituto, deberá ser firmado de manera autógrafa por el patrón en presencia de la persona que atienda el trámite. En el caso de que no sepa o no pueda firmar, debe imprimir su huella digital. Los documentos y formatos presentados no deberán contener errores, tachaduras ni enmendaduras.
Trámite Online (IMSS Digital / IDSE)
Para realizar el trámite de forma online, debes:
Proceso de Alta en Línea
Accede al sitio web: ingresa a la página oficial del IMSS Digital y selecciona la opción correspondiente al tipo de alta patronal que necesitas realizar, mediante el IDSE (El IMSS Desde Su Empresa). Proporciona tus datos: ingresa tu CURP, certificado digital del IMSS, Firma Electrónica Avanzada (FIEL) y correo electrónico en los campos correspondientes. Entra al Escritorio Virtual utilizando la FIEL. Completa el formulario: para realizar la prealta sigue las instrucciones y completa la información requerida en el formulario online. Revisa los datos: confirma que los datos ingresados estén correctos.
Confirmación: espera la confirmación del trámite y la generación de tu número de seguridad social (NSS) u otros documentos necesarios.
Envío de Movimientos Afiliatorios a Través de IDSE
Dirígete al módulo movimientos afiliatorios. Aquí se tienen dos opciones: Captura manual de movimientos o carga de archivo txt.
Captura Manual de Movimientos
- Haz clic en “captura y envía tus movimientos aquí”. Aparece la pantalla de captura de movimientos.
- Se ingresa el tipo de movimiento: Alta, baja o cambio, la fecha de aplicación y los datos del trabajador.
- Al terminar la captura se presiona el botón agregar y si existen más movimientos se capturan también.
- Una vez terminada la captura y agregados los movimientos, se presiona el botón enviar.
- El sistema pedirá agregar nuevamente el certificado/FIEL, usuario y contraseña.
Carga de Archivos TXT
- Nos dirigimos desde la pantalla de movimientos afiliatorios (con scroll) hacia cargar archivos dispmag, donde visualizamos un formulario que permite la carga del archivo.
- Cargamos el archivo txt que contiene los movimientos afiliatorios a enviar, así como el certificado/FIEL, usuario y contraseña.
- Se da clic en Firmar y enviar archivo.
Antes de enviar, valida que el NSS corresponda a la persona y que el SBC esté correctamente calculado. Tras el envío, el sistema emite constancia de recepción y aceptación. Y si se necesita consultar la respuesta a los movimientos enviados, el sistema permite descargar acuses y verificar que todo se haya procesado correctamente. Verifica de forma semanal tus movimientos en IDSE/IMSS Digital y concilia con la nómina. Centraliza en un expediente digital la identidad, domicilio y NSS del trabajador, así como su formato AFIL‑02 y acuse de aceptación.
¿Por Qué Debes Dar de Alta a Tus Trabajadores ante el IMSS?
Dar de alta a tus colaboradores ante el IMSS es una obligación legal para muchas empresas y tipos de contrato. Este régimen obligatorio también es esencial para asegurar el bienestar laboral de tus trabajadores, ya que les provees de acceso a servicios médicos, prestaciones por incapacidades, pensiones, entre otros beneficios. Además, asegurar a los colaboradores protege sus derechos, prestaciones económicas y sociales, tales como acceso a créditos para vivienda mediante el INFONAVIT, así como seguridad social en general. También fortalece la relación laboral y promueve un clima organizacional positivo.
Estar al día en afiliación y pago de cuotas reduce contingencias por multas, capitales constitutivos, auditorías y litigios.
Derechos del Trabajador por la Inscripción
Para el empleado, a partir de la fecha en que queda inscrito como trabajador ante el IMSS, tiene derecho a recibir las prestaciones de seguridad social del IMSS y del INFONAVIT. Sí. La persona trabajadora adquiere derecho a atención médica, quirúrgica, farmacéutica y hospitalaria conforme al régimen obligatorio. En guarderías IMSS, se ofrece cuidado y desarrollo infantil durante la jornada laboral. Sí. La persona trabajadora puede solicitar una constancia de vigencia de derechos en línea.
Beneficios y Obligaciones del Patrón
Obligaciones del Patrón
- Pagar todas las cuotas obrero patronales correspondientes a la seguridad social de tus empleados.
- Comunicar dentro de los 5 días hábiles siguientes cualquier cambio en la contratación del empleado como aumento en salario, cambio de jornada laboral, tipo de contratación, tipo de salario, etc.
Derechos del Patrón
Cuando cumples con las obligaciones en materia de seguridad social del IMSS, Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT) y las disposiciones fiscales en materia de impuestos del Servicio de Administración Tributaria (SAT) entonces, la nómina es deducible de impuestos.
¿Qué Sucede si No se Registran los Trabajadores ante el IMSS?
No registrar a los trabajadores -o hacerlo fuera de tiempo- no solo es una falta administrativa. Es una infracción que implica evadir contribuciones y negar derechos básicos. Y cuando el incumplimiento es grave o sostenido, puede ser considerado un delito fiscal.
El IMSS tiene la facultad de revisar a las empresas de todo el país, por lo que, si las organizaciones no cumplen con estas obligaciones patronales, pueden llegar sanciones o multas. Las multas pueden ser de hasta 100 % de las cuotas omitidas, o pueden variar entre montos de 20 a 350 salarios mínimos, dependiendo de la obligación patronal ante el IMSS que esté incumpliendo el empleador. Es decir, que la cantidad exacta de la multa puede variar según la gravedad y el tipo de infracción.
El empleador debe actuar como retenedor de estas cuotas y asegurarse de realizar los movimientos afiliatorios correctos para evitar sanciones. El artículo 308 de la LSS afirma que el empleador deberá pagar el monto que no haya liquidado por cada uno de los colaboradores. Si dicho monto excede los 13 mil salarios mínimos, el empleador podría enfrentar penas de prisión de entre 2 a 5 años. El IMSS tiene la facultad de calificar estas omisiones como defraudación, y las penas pueden alcanzar hasta nueve años de prisión, dependiendo del monto y el periodo no declarado.
Costo de Asegurar a un Trabajador en el IMSS
El costo por asegurar a un trabajador en el IMSS puede variar en función de dos factores principales: el sueldo bruto del colaborador y el nivel de riesgo asociado con sus funciones laborales. En 2023, por ejemplo, los costos de afiliación al IMSS representaban alrededor del 25.5 % del sueldo bruto de cada trabajador. Es decir que, si un empleado tiene un sueldo bruto de $10,000 MXN, el costo de asegurarlo será de alrededor de $2,550 MXN mensuales.
Sin embargo, si el trabajo de dicho colaborador implica un mayor riesgo para su seguridad, podría implicar un costo mayor. Para tener información más detallada sobre este tema, debes consultar la clasificación de actividades laborales del IMSS. Debido a que los porcentajes para este 2024 pueden variar por ajustes inflacionarios o cambios en la legislación laboral, es importante revisar las actualizaciones en las cuotas y porcentajes publicados por el IMSS, a lo largo de los días del año. El Instituto procederá a validar o en su caso, rectificar la clasificación manifestada por el patrón o sujeto obligado, conforme a lo previsto en los artículos 22, 29 y 30 del Reglamento de la Ley del Seguro Social en materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización.
Preguntas Frecuentes sobre el Acuse de Alta IMSS
¿Cómo se relaciona el Kardex con el control de altas y bajas de personal en el IMSS?
El Kardex funciona como una especie de brújula interna cuando se trata de gestionar las altas y bajas de personal en el IMSS. Es una herramienta de registro que ayuda a llevar control puntual de todo movimiento en el equipo: desde cuándo alguien entra, si cambia de puesto o salario, hasta cuándo sale. Tener esa trazabilidad facilita enormemente el cumplimiento del plazo legal de cinco días hábiles para notificar al IMSS cualquier modificación. Y, sobre todo, evita que algo se quede en el aire por descuido administrativo.
¿De qué manera influye la cultura organizacional en el cumplimiento de las obligaciones patronales ante el IMSS?
La cultura organizacional no solo impacta el clima interno o la retención de talento, también moldea cómo se cumplen (o no) las obligaciones patronales ante el IMSS. Cuando una empresa tiene como principio cuidar el bienestar de su gente y operar en regla, lo lógico es que las altas se gestionen de forma oportuna y sin evasivas. Las organizaciones que normalizan el cumplimiento, lo integran a su ADN: no necesitan perseguir a nadie para hacerlo bien.
¿Cómo se calcula la prima vacacional para los empleados dados de alta en el IMSS?
La prima vacacional no siempre se vincula de forma directa con el alta en el IMSS, pero sí está relacionada. Es un extra que se paga cuando alguien sale de vacaciones y, al formar parte del Salario Base de Cotización (SBC), termina afectando el cálculo de las cuotas obrero patronales. Para quienes ya están dados de alta en el IMSS, este concepto se vuelve parte del costo total del empleo.
¿Cómo se relaciona el fondo de ahorro con las obligaciones patronales al dar de alta a un trabajador en el IMSS?
El fondo de ahorro es uno de esos beneficios que suenan bien, pero que hay que manejar con precisión. Al momento de dar de alta a un trabajador en el IMSS, puede impactar el Salario Diario Integrado (SDI), que es clave para calcular correctamente las cuotas. Si el fondo representa más del 13% del salario, ese excedente debe incluirse en el SDI. Y eso cambia las cifras que se reportan en el formato AFIL-02. En resumen: sí, el fondo de ahorro se cruza directamente con las obligaciones patronales en el alta.
¿Qué relación existe entre el salario mínimo y el salario base de cotización para el IMSS?
El salario mínimo sirve como piso legal, y su vínculo con el Salario Base de Cotización (SBC) ante el IMSS es directo. Aunque el SBC puede incluir prestaciones adicionales, nunca puede ser menor al mínimo vigente. Esto significa que, incluso si un trabajador percibe un ingreso inferior, el patrón debe cotizar considerando al menos ese umbral. Esta relación incide en el monto final de las cuotas obrero patronales y en la forma en que se construye la nómina formal.
¿Cómo afecta la NOM-035 al proceso de selección de personal y su posterior alta en el IMSS?
La NOM 035 trajo consigo un cambio de chip en la gestión del talento humano. No solo influye en cómo se hace selección de personal, también puede tener efectos prácticos en el momento de darlo de alta en el IMSS. Al identificar factores de riesgos psicosociales, esta norma obliga a repensar el perfil de los puestos y sus condiciones de trabajo. Es posible que ciertos datos -como funciones sensibles o ambientes de trabajo particulares- deban reflejarse desde el arranque en el registro ante el IMSS. Todo suma cuando se busca construir un entorno laboral saludable desde el día uno.
¿Qué implicaciones tiene el REPSE en el registro de trabajadores ante el IMSS para empresas de subcontratación?
Para las empresas de subcontratación, el Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE) no es solo una formalidad más. Tener el registro vigente es requisito para operar legalmente y está directamente vinculado con el registro de trabajadores ante el IMSS. La conexión es clara: si no estás en el REPSE, no podés prestar servicios especializados ni cumplir con las obligaciones en materia de seguridad social. Y eso incluye, por supuesto, dar de alta a cada persona contratada bajo tu nómina.
¿Cómo se relaciona el concepto de remuneración con el salario diario integrado (SDI) reportado al IMSS?
El concepto de remuneración va mucho más allá del sueldo base. Incluye bonos, vales, prestaciones recurrentes… y todo eso entra en la fórmula del Salario Diario Integrado (SDI) que se reporta al IMSS. Este indicador busca reflejar de forma más real la compensación total de cada trabajador. ¿La razón? Calcular de forma justa las cuotas obrero patronales. O sea, si se paga más (aunque no sea sueldo directo), también se cotiza más. Es un tema clave para evitar diferencias o ajustes posteriores ante el Instituto.