En Alegra POS, compartir tus facturas ordinarias y tickets de venta es más fácil y rápido que nunca. Alegra Facturación Electrónica te ayuda a ahorrar hasta 6 horas a la semana al crear, timbrar, enviar y gestionar tus CFDI 4.0 de forma sencilla y válida ante el SAT. Tus comprobantes quedan listos para enviarse y tú, ganas más tiempo para ti, para tus clientes y para hacer crecer tu negocio.
Envío de Facturas y Comprobantes por Correo Electrónico
Puedes enviarlos de forma instantánea a través de diferentes opciones, permitiendo que tus clientes reciban la información de su compra al momento, sin necesidad de imprimir. Comparte tus facturas desde el menú “Facturar”.
Las opciones para compartir tus comprobantes incluyen:
- Correo: En esta opción solo deberás agregar el correo mediante el cual el cliente desea recibir la factura. Ten en cuenta que si adjuntas el PDF de la factura, este archivo aparecerá al momento de imprimir el comprobante o al enviarlo por correo.
- Copiar enlace: En esta opción solo deberás hacer clic en el botón “Copiar enlace”, luego podrás pegar el enlace y enviarlo al cliente.
Gestión de Notificaciones Automatizadas y Recordatorios por Correo
Con Alegra, tú como administrador puedes gestionar las notificaciones que serán enviadas a tus clientes antes de que sus facturas se hayan vencido, el día de su vencimiento o cuando ya estén vencidas. Por ejemplo: "La empresa Ejemplar generó una venta al cliente Juan Gómez a crédito por 15 días. La empresa desea que se notifique a Juan el vencimiento de la factura 2 días antes de esta fecha."
Para configurar estas notificaciones:
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- Activa las notificaciones de vencimiento que deseas aplicar a las facturas de tus clientes.
- Cuando activas las notificaciones de vencimiento de factura tienes la posibilidad de editar el correo que recibirán tus clientes con la notificación que has programado.
Puedes agregar al correo de notificación todos los "textos variables" que encontrarás en el menú desplegable. El texto variable son valores asociados a las facturas, como: número de factura, total de la factura o nombre del cliente. La funcionalidad para "Configura PLANTILLAS de correo electrónico en Alegra ¡Rápido!" es esencial para personalizar estos mensajes. Además, también puedes enviar a tus clientes un Estado de Cuenta que se actualiza en tiempo real.
Buzón de Correo Inteligente para Recepción de Facturas
Alegra ofrece un buzón de correo inteligente para optimizar la recepción y el registro de tus facturas de compra. Por ejemplo: "La empresa Ejemplar desea mejorar el proceso de ingresar al sistema sus facturas de compra. Por tanto, crea un buzón de correo en Alegra y comparte la dirección con sus proveedores para que ellos envíen a ese correo las facturas en formato .XML. Esto facilita el proceso con la opción de convertir los XML a facturas de proveedor rápidamente".
El buzón de correo está diseñado para el funcionamiento interno de tu cuenta de Alegra, únicamente puedes acceder a él ingresando a la aplicación. Luego de configurar tu usuario para el buzón de correo puedes compartirlo con tus proveedores y solicitar que te envíen allí sus facturas electrónicas en formato .XML. También puedes recibir en tu buzón archivos en diferentes formatos que luego puedes descargar a tu equipo y adjuntar a los comprobantes del sistema.
Cada vez que recibas un nuevo correo en tu buzón de Alegra, el sistema enviará una notificación a los correos de usuarios administradores de la cuenta, informando que hay nuevo un mensaje. Con el buzón inteligente recibe y agiliza el registro de tus facturas automáticamente. Nuestra IA aprende y completa los conceptos e ítems por ti. Consulta este artículo para conocer cómo convertir los archivos CFDI de tu buzón de correo en facturas de proveedor.
Ventajas de la Gestión de Correo y Facturación en Alegra
Cientos de empresas en Mexico confían en Alegra. Alegra me ahorra mucho tiempo con mis clientes. Optimiza tu proceso hoy mismo: Prueba gratis Alegra. El software de facturación en la nube Alegra es seguro y protege tu información con tecnología en la nube, cifrado de datos y respaldo automático, asegurando que tu contabilidad esté siempre segura y disponible.
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