Un almacén es un espacio físico destinado a guardar, organizar y gestionar inventarios de bienes o materiales hasta que sean necesarios para producción, venta o distribución. Es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar los bienes de activo fijo o variable de la empresa, antes de ser requeridos para la administración, la producción o la venta de artículos o mercancías.
Su propósito es almacenar inventario de manera organizada para facilitar el acceso, control y movimiento eficiente de los productos. La función principal de un almacén es almacenar y gestionar inventarios de bienes o materiales, asegurando su disponibilidad y organización eficiente para su uso o distribución futura.
Organización de un Almacén
La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad de un líder de equipo en cada almacén. El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas de recepción, almacenamiento, registro, revisión, despacho y ayuda en el control de inventarios.
Los estantes o “racks” de almacenaje deben conservarse en buenas condiciones, con los productos identificados y su ubicación codificada de manera que por sistema se puedan encontrar y obtener eficientemente. La disposición del almacén deberá ser lo más flexible posible para poder realizar modificaciones pertinentes con mínima inversión.
Control de Pérdidas en un Almacén
Algunos conceptos prácticos de esta importante función de un almacén tienen que ver con la parte física y distribución del mismo. Debe existir una sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas con su debido control). Hay que llevar un registro al día de todas las entradas y salidas.
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Toda operación de entrada o salida del almacén requerirá documentación autorizada según sistemas existentes. La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona que no esté asignada a él, y estará restringida al personal autorizado por la gerencia o departamento de control de inventarios.
Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los movimientos del almacén (entradas y salidas) y a programación de y control de producción sobre las existencias. Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el nombre común y conocido de compras, control de inventario y producción. Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e identificación en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su ubicación.
El área ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento propiamente dicho, debe ser tan pequeña como lo permitan las condiciones de operación. Especial énfasis se debe poner al control de aquellos materiales o componentes que tengan una vida útil o sean sujetos a vencimientos u obsolescencia. La organización y control de estos elementos es muy importante y aplicar una identificación y control que asegure sean utilizados antes de su fecha límite.
Funciones del Almacén
La manera de organizar y administrar el almacén depende de varios factores tales como el tamaño, el grado de descentralización deseado, la variedad de productos fabricados, la flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manufactura. La programación de la producción establece los parámetros que serán claves para los diseños futuros de almacenes.
Para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes:
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- Recepción de materiales
- Control de calidad del material entrante
- Registro de entradas y salidas del almacén
- Almacenamiento de materiales
- Mantenimiento de materiales y del almacén
- Despacho de materiales
- Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y contabilidad
- Efectuar las tareas de control de inventarios
Tipos de Almacén
Existen distintos tipos de almacén de acuerdo con su localización y la función para la que fueron creados. Los tipos de almacén son:
Almacén Central
Este almacén se localiza cerca de los lugares donde se van a consumir los productos. El diseño está más enfocado a la especialización de paquetes ideales para su consumo inmediato, adecuado para recibir grandes cantidades de material y con una zona de separación para distribuir los productos en grupos pequeños como kits de materiales utilizados en las líneas de manufactura o consumo final. La ruta de distribución de los productos del almacén a los centros de consumo no debe ser superior a un día.
Almacén Regional
Este almacén es creado para disminuir los costos ya que se sitúan lo más cerca posible a las plantas de producción con lo que la distancia y la velocidad son factores críticos para su diseño. Una de las funciones que tiene el almacén de este tipo es suministrar productos a los almacenes regionales. Por lo general en estos almacenes se busca consolidar volúmenes importantes de material para disminuir lo más posible el manejo de pequeñas cantidades de material que incrementan el costo en recursos y tiempo para manipular cargas pequeñas.
Almacén de Tránsito
Se trata de un recinto especialmente acondicionado para la recepción y expedición rápida de productos. Se suele localizar en algún punto intermedio entre el almacén regional y el lugar de consumo, cuando entre ambos hay una distancia que se tarda en cubrir un tiempo superior a un día. Lo almacenado debe tener un movimiento rápido de entrada y salida, o sea una rápida rotación. Contaremos cuantas vueltas da el inventario en un año.
La buena gestión del almacén permite optimizar la ubicación y los flujos de mercancía. El software de gestión de almacenes (WMS) es imprescindible para la óptima gestión del almacén.
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Rotación de Inventario
Nuestro equipo del almacén está en buena posición para identificar las existencias de movimiento lento, informar de las mismas y poner en marcha estrategias de reducción de inventario.
La rotación de inventario se calcula mediante la siguiente fórmula:
Eficiencia de Recepción
Si registramos el tiempo en que entran los artículos y en que tiempo ya están en su ubicación y listos en inventario, obtendremos una medición del tiempo promedio que nos estamos tardando en el proceso. El uso de códigos de barras, y la asignación de SKUs por familia o tipo de artículo, nos podrán ayudar a ir reduciendo estos tiempos.
Conteos Cíclicos
Podemos establecer un programa en el cual revisaremos si las existencias en nuestro inventario en el almacén están correctas en cuanto a su ubicación, si es el producto y la cantidad correctos de acuerdo con nuestros registros. Este tipo de inventario lo podemos hacer en base a dar prioridad a contar más de aquellos productos clasificación “A” o de mayor movimiento, luego los “B” y por último los “C”.
Registros de Entradas y Salidas en el Almacén
Los registros de entradas y salidas en un almacén son una parte importante de la gestión de inventario. Estos registros ayudan a los administradores o gerentes de almacén a mantener un seguimiento de los productos que entran y salen del almacén, lo que les permite asegurarse de que el inventario está al día y que los productos están disponibles para los clientes.
Ayudan a identificar los productos que están siendo más vendidos y los que están siendo menos vendidos. Esto sirve para ajustar el inventario para satisfacer las necesidades de los clientes, también sirve para saber si los productos están siendo mal manejados o mal almacenados, lo que permite tomar medidas para mejorar el manejo de los productos.
Los registros de entradas y salidas son muy útiles de igual manera para identificar si los productos están siendo robados o mal utilizados. Esto definitivamente ayuda a tomar medidas para prevenir el robo y mejorar la seguridad del almacén.
Las Salidas
Las salidas en el almacén son movimientos de mercancías que se realizan para abastecer a los clientes y se pueden clasificar en dos tipos principales: salidas de materiales para la producción y salidas de productos terminados para la venta. Las primeras incluyen salidas de materias primas, materiales de empaque, herramientas y equipos, mientras que las segundas comprenden salidas de productos para la venta, descargas de inventario en exceso y devoluciones de clientes.
Las Entradas
Las entradas de mercancía son documentos contables que se utilizan para registrar la llegada de mercancías a una empresa. Estos documentos contienen información sobre el precio, la cantidad, el proveedor y la descripción de los productos recibidos. Estos documentos se utilizan para llevar un registro de los productos recibidos y para asegurar que los pagos se realicen correctamente.
Las entradas en el inventario de un almacén generalmente incluyen información como el nombre del producto o material, la cantidad almacenada, el precio unitario, el costo total, la fecha de entrada y la fecha de vencimiento. Esta información se utiliza para llevar un seguimiento de los productos y materiales almacenados, así como para determinar cuándo se necesitan reponer.
Inventarios
Inventarios: son los bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes y/o servicios, para su posterior comercialización. La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes y/o servicios, de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma.
Los inventarios son todo aquello que se hace objeto de compra o venta, propio del giro de la empresa. Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser ésta su principal función y la que dará origen a todas las restantes, necesitarán de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles.
Algunas cuentas principales y auxiliares relacionadas con los inventarios son:
- Inventario (inicial).
- Compras.
- Devoluciones sobre compra.
- Gastos sobre compras.
- Ventas.
- Devoluciones sobre ventas.
- Mercancías en tránsito.
- Mercancías en consignación.
Algunos inventarios son inevitables. Todo o cuando menos una parte del inventario de manufactura en proceso es inevitable. Al momento de llevar a cabo el recuento del inventario, parte de él estará en las máquinas, otra parte estará en la fase de traslado de una máquina a otra, o en tránsito del almacén de materias primas a la línea de producción, o de ésta al almacén de artículos terminados. Si vamos a tener producción es inevitable tener inventarios en proceso.
En la mayoría de los negocios, los inventarios representan una inversión relativamente alta y producen efectos importantes sobre todas las funciones principales de la empresa. Cada función tiende a generar demandas de inventario diferentes y a menudo incongruentes.
- Ventas: Se necesitan inventarios elevados para hacer frente con rapidez a las exigencias del mercado.
- Producción: Se necesitan elevados inventarios de materias primas para garantizar la disponibilidad en las actividades de fabricación y un colchón, suficientemente grande, de inventarios de productos terminados facilita niveles de producción estables.
- Compras: Las adquisiciones elevadas minimizan los costos por unidad y los gastos de compras en general.
- Financiación: Los inventarios reducidos minimizan las necesidades de inversión (corriente de efectivo) y disminuyen los costos de mantenerlos (almacenamiento, antigüedad, riesgos, etc.).
Planificar el nivel óptimo de inversión en inventarios. A través de control, mantener los niveles óptimos tan cerca como sea posible de lo planificado.
Los niveles de inventario tienen que mantenerse entre dos extremos: un nivel excesivo que causa costos de operación, riesgos e inversión insostenibles, y un nivel inadecuado que tiene como resultado la imposibilidad de hacer frente rápidamente a las demandas de ventas y producción.
En cualquier organización, los inventarios añaden una flexibilidad de operación que de otra manera no existiría. En fabricación, los inventarios de producto en proceso son una necesidad absoluta, a menos que cada parte individual se lleve de máquina a máquina y que éstas se preparen para producir una sola parte.
Hay dos decisiones básicas de inventarios que los gerentes deben hacer cuando intentan llevar a cabo las funciones recién revisadas.
Tipos de Inventario
- Inventario perpetuo: Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacén, por medio de un registro detallado que puede servir también como mayor auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades físicas.
- Inventario intermitente: Se efectúa varias veces al año.
- Inventario físico: Es el inventario real. Consiste en contar, pesar o medir, y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes (mercancías) que se hallen en existencia en la fecha de éste, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las existencias.
Existen numerosas bases aceptables para la valuación de los inventarios, algunas de ellas se consideran así, solamente en circunstancias especiales, en tanto que otras son de aplicación general. Entre las cuestiones relativas a dicha valuación, la de principal importancia es la consistencia: la información debe ser obtenida mediante la aplicación de los mismos principios durante todo el período contable y durante diferentes periodos, de manera que resulte factible comparar sus estados financieros y conocer la evolución de la entidad económica, así como también comparar con estados financieros de otras entidades económicas.
Métodos de Valuación de Inventarios
- Costo
- Costo o mercado, al más bajo
- Primeras Entradas, Primeras Salidas = PEPS
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