La contabilidad es una actividad tan antigua como la propia Humanidad. Desde que las personas necesitan controlar qué tienen, cuánto ganan y cuáles son sus gastos para llevar las cuentas de su patrimonio, se ha buscado dejar constancia de sus cuentas. Esta necesidad de registro ha dado forma a la historia de la contabilidad, una disciplina que ha experimentado una profunda evolución.
Los Primeros Sistemas de Registro Contable
En determinados períodos del pasado, se conservan testimonios escritos con un carácter regular y relativamente abundante de la actividad contable. Por ejemplo, en el Imperio Romano, el método era más sofisticado y ya se utilizaban dos libros de registro. En el Adversaria se recogían ingresos y gastos en dos columnas diferenciadas, y en el Codex se anotaba una descripción de la operación con la cantidad y el nombre del titular.
La contabilidad por partida doble, con sus conceptos de Capital y estructura del patrimonio, y su fuerza probatoria ante los tribunales de justicia, supuso un hito fundamental. Para garantizar la fiabilidad de los libros, se establecieron sistemas de registro contable con características propias y específicas, donde ni tampoco pudieran anularse partidas anteriores o intercalarse asientos nuevos. El economista italiano se convierte en el primero en organizar y sistematizar los procesos contables. Introduce los conceptos ‘asiento contable’, ‘activo’ y ‘pasivo’ y el uso de cuatro libros que aún hoy se utilizan: Inventario y Balances, Borrador o Comprobante, Diario y Mayor. Esta innovación fue una de las novedades que se producen dentro de la disciplina, impulsando su progreso. Las estructuras del mundo contable y su entorno cultural, político y socioeconómico han mantenido siempre una estrecha relación, influyendo en su configuración y evolución.
La Era Digital y la Transformación de los Sistemas Contables
En los 80 del siglo XX, coincidiendo con la aparición del primer ordenador personal de IBM, se empieza a considerar la información contable clave en la toma de decisiones y surgen los primeros sistemas informáticos. Sin embargo, aun con estas capacidades, los primeros desarrollos de sistemas contables no podían procesar gran cantidad de información, ni realizar diversas operaciones aritméticas que exigían las transacciones comerciales. Por ende, estos sistemas eran susceptibles a cometer errores y tener alcances limitados que no podían cubrir todas las necesidades.
La llegada de Internet y de servicios y tecnologías como las plataformas online o la computación en la nube dan paso a la contabilidad colaborativa. Esto significa la digitalización de todos los procesos contables. Este cambio no solo se está produciendo en las empresas, también implica a las administraciones. El primero de ellos, anunciado en 2015, fue el Suministro Inmediato de Información (SII). Ha supuesto el paso del sistema de gestión del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA), en funcionamiento desde hace 30 años, a otro por el que se lleva el registro de los libros del IVA a través de la sede electrónica de la AEAT.
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Actualmente, los sistemas han evolucionado hasta dotarse de mayores capacidades y nuevas tecnologías, lo cual les da la posibilidad de emplearse en diversos rubros, como puede ser la contabilidad. En la actualidad, uno de los aspectos más importantes de los sistemas es que muchos de éstos tienen capacidades tecnológicas. Estos softwares se refieren a sistemas informáticos con funciones lógicas que se desarrollan en un entorno electrónico. Hoy por hoy, los sistemas informáticos o softwares pueden aplicarse a la disciplina de la contabilidad, trayendo diversos beneficios y ventajas para los usuarios. Muchas empresas proveedoras de este tipo de sistemas han optimizado las herramientas y perfeccionado su funcionamiento, por ende, la oferta de este tipo de software ha crecido, y la mayoría de empresas ya interactúan en un ambiente digital; algunas lo hacen de forma directa, mientras que otras aún tercerizan el uso de este tipo de herramientas.
¿Qué es un Sistema de Información Contable (SIC)?
La gestión financiera de una empresa requiere información precisa, accesible y actualizada. Un sistema de información contable (SIC) es una plataforma que reúne, organiza y procesa los datos financieros de una empresa. Actualmente el párrafo 3 de la NIF A-1 “Estructura de las Normas de Información Financiera”, establece que la contabilidad es una técnica que se utiliza para el registro de las operaciones que afectan económicamente a una entidad y que produce sistemática y estructuradamente información financiera. Por ello se dice que “en la actualidad, las empresas no pueden competir si no cuentan con sistemas de información eficientes, entre ellos destaca el sistema de contabilidad.
Un sistema de información contable puede ser definido como “la combinación del personal, de los registros y de los procedimientos que un negocio utiliza para satisfacer sus necesidades de información financiera”, de ahí que se considere a la contabilidad como un “sistema de información que mide las actividades de las empresas, que procesa esa información hasta convertirla en reportes y que comunica los resultados a quienes toman decisiones.” Un sistema se define como “un conjunto de procedimientos, procesos, métodos, rutinas, técnicas o máquinas y equipos, unidos por alguna forma de interacción regulada, para constituir un todo organizado”. Respecto a los sistemas de información para la administración, éstos pueden definirse como aquello que está “diseñado para proporcionarles a los administradores de una organización los informes que necesitan para estar al corriente de la situación actual y comprender las implicaciones y poder tomar y aplicar las decisiones apropiadas de funcionamiento.”
Características y Funcionalidades Clave de los SIC Modernos
El sistema contable moderno debe de ser fluido, confiable y eficaz, además de otras características puntuales, cuya finalidad es permitir la toma de decisiones gracias a que estandariza procesos, define estructuras de costos y presenta una información financiera de forma organizada, entre otras características. Un SIC cumple diversas funciones clave para mejorar la gestión financiera de una empresa:
- Generan reportes automáticos basados en la información registrada, como estados de resultados, balances y comparativas por periodos.
- Permiten conectar diferentes áreas de la empresa y vincularse con otras plataformas, como sistemas de pago o marketplaces.
- Al operar en la nube, pueden utilizarse desde cualquier dispositivo con acceso a internet.
- Protegen la información mediante accesos controlados con claves y permisos.
- Transforman los datos almacenados en reportes útiles, como antigüedad de cuentas por cobrar, calendarios de depreciación o saldos de prueba.
- Integran la información entre departamentos. Por ejemplo: ventas puede cargar un presupuesto; administración, revisarlo; y cuentas por pagar, procesarlo.
- Muchos sistemas permiten emitir facturas electrónicas de manera automática.
- Ofrecen herramientas específicas para el trabajo contable, agilizando registros, conciliaciones, cálculos y reportes.
- Automatizan la administración de nómina, facilitando cálculos, registros y recibos.
- Permite gestionar la información financiera desde cualquier lugar.
Criterios Esenciales para un Software Contable
Una de las primeras y más importantes características con las que deben de contar los softwares contables es que se apeguen a los lineamientos que la autoridad fiscal establece. Antes de contratar un servicio de este tipo, debe cerciorarse de su legalidad. A continuación, se enlistan los criterios y características que debe cumplir un programa contable:
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| Característica | Descripción |
|---|---|
| Simplicidad | Algunos elementos como la interfaz de usuario, los tableros de control y los módulos transaccionales de un sistema de contabilidad tienen que ser amigables e intuitivos para las personas que van a operarlos. Así, cumplirán su objetivo de hacer procesos fáciles y sencillos. |
| Procesos Contables Rápidos | Con la actual dinámica que existe en los negocios y en el mercado, el requerimiento de la emisión y recepción de facturas es esencial. Por lo tanto, un software contable debe de responder a estos servicios y estar disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana. |
| Operaciones en Tiempo Real | El cálculo de impuestos es de las funciones obligatorias para los softwares contables. Este proceso debe ser inmediato y, sobre todo, en tiempo real, porque de eso dependerá sellar, emitir y obtener cada factura solicitada. |
| Información Clave para Declaraciones | Las declaraciones informativas mensuales y anuales son los pilares para el sistema de recaudación fiscal y corresponsable para los contribuyentes, por lo tanto, es una obligación realizarlas con exactitud de causa y con información completa. |
| Homologación de Información entre Sistemas | Para que un sistema contable funcione, debe de contar con la información actualizada de los impuestos, gravámenes, categorías, regímenes fiscales, entre otros aspectos, que ayudan a que el software brinde las operaciones y servicios necesarios para el contribuyente. |
| Servicios y Valores Agregados | Los mejores programas no solo organizan operaciones, sino que ayudan a detectar pagos, deudas y todo lo relacionado con proveedores y clientes. Permiten controlar gastos y visibilizar la rentabilidad del negocio en tiempo real. |
| Cuentas por Pagar | Representan ingresos y posibles ganancias para el negocio. Uno de los principales objetivos de los softwares de contabilidad está relacionado con la capacidad de dar seguimiento de los ingresos y los gastos que se generan en su organización. |
Implementación y Uso Efectivo de un Sistema de Información Contable
Utilizar un sistema de información contable de manera efectiva requiere más que solo instalarlo; implica entender su funcionamiento, alimentar correctamente la información y aprovechar todas sus herramientas. El primer paso es adaptar el sistema a la estructura de su negocio. Esto incluye registrar el catálogo de cuentas, cargar los datos iniciales como inventarios, clientes y proveedores, definir los perfiles de usuario con sus respectivos permisos y establecer parámetros fiscales y formatos de reportes.
Un SIC solo es útil cuando la información que contiene está completa y actualizada. Por eso es importante registrar todos los movimientos financieros, mantener al día los ingresos y egresos, actualizar los cambios de inventario y reflejar correctamente la información relacionada con nómina y facturación. Aprovechar las funciones de automatización del sistema es clave para aumentar la eficiencia. Muchas tareas pueden ejecutarse de forma automática, como la conciliación bancaria, la generación de facturas electrónicas o la emisión de reportes en tiempo real. Los reportes son una de las herramientas más valiosas dentro de un SIC. Analizar los estados financieros, los patrones de gastos, el flujo de efectivo y las comparativas entre periodos permite obtener una visión clara del desempeño de la empresa.
Tomar capacitaciones en contabilidad, en gestión contable y en el uso específico del sistema elegido facilita su manejo, evita errores al registrar información y mejora la interpretación de los reportes. Con el tiempo, las necesidades del negocio pueden cambiar, por lo que es importante evaluar periódicamente si el sistema continúa siendo adecuado. Esta revisión implica analizar si los reportes que genera siguen siendo útiles, si el equipo lo utiliza de manera correcta y si es necesario integrar nuevas funciones o módulos que acompañen el crecimiento de la empresa.
Ejemplos de Software Contable: QuickBooks
Entre uno de los principales ejemplos de software contable, tenemos a QuickBooks. Este es el programa líder de los sistemas de contabilidad, ya que cumple con los estándares que dicta la autoridad fiscal para operar y brindar los servicios necesarios. Esto con el fin de que los contribuyentes aceleren y saquen el mayor provecho de los procesos contables. Este programa ha tenido un desarrollo y evolución, por lo que podemos notar que ha registrado versiones mejoradas desde sus inicios, que datan de 1983, en Estados Unidos. A lo largo de los años, las modificaciones que ha tenido el programa se han enfocado en brindar un mejor servicio a los contribuyentes. Las divisiones y oficinas que tiene QuickBooks en diversos países alrededor del mundo respaldan las necesidades específicas de cálculo de impuestos de cada región, por lo que México no es la excepción.
Además de cumplir con los lineamientos y directrices legales en los países en los que tiene presencia, QuickBooks cumple con otros requerimientos indispensables para que los procesos contables se puedan satisfacer de manera cabal. La usabilidad de QuickBooks, al igual que su interfaz y demás criterios, resultan fáciles de operar, pues se puede emplear desde cualquier navegador web y desde cualquier dispositivo que tenga acceso a Internet. En otras palabras, QuickBooks no es exigente con el hardware que utilice.
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En el caso de QuickBooks, los procesos de emisión de facturas son de suma importancia, por lo que, en su diseño y adopción, las facturas son emitidas en tiempo real y de manera automática. Además, ofrece mayores ventajas que otros aplicativos, debido a que hace un registro de historial, implementa funcionalidades de consulta y versiones de los archivos de una factura (como los archivos que arroja en formatos PDF y XML). Para el equipo de QuickBooks, que está conformado por especialistas en programación y contabilidad, la característica de cálculo de impuestos está perfeccionada y con la velocidad que los contribuyentes necesitan al momento de utilizarla.
En la plataforma de QuickBooks se crean todos los registros de las facturas y pagos a proveedores. Esto significa que los usuarios pueden contar con todos los datos correspondientes a su contabilidad para realizar las declaraciones en tiempo y forma. Esto significa un ahorro de muchas horas al final de cada mes, ya que, al hacer cortes o balances generales, la información de sus operaciones es procesada de manera automática y solo basta cotejarla. En esa lógica, las diferentes versiones y actualizaciones que ofrece QuickBooks contemplan las novedades y aristas que emiten las autoridades fiscales, por lo que los contribuyentes pueden tener la plena confianza en que su operación está garantizada por la plataforma más actual. QuickBooks ofrece total visibilidad, tanto de las cuentas por cobrar, como de los gastos que se ejercen con cada actividad. Esta información se vuelve trascendente cuando se hace un balance general de la empresa y se contabilizan las ganancias. Gracias a este sistema, totalmente integrado con las herramientas ofimáticas de Microsoft, es posible contar con una visión multidimensional de los saldos de la empresa en un entorno intuitivo y de fácil uso. Incluye herramientas como fiscalidad, distribuciones analíticas, presupuestos, cuentas por cobrar y pagar, conciliación bancaria y tesorería, registro de facturas recibidas y emitidas, etc. Además, opera con distintas bases de datos, como DB2, SQL Server y Oracle, sin afectar a la funcionalidad.
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