Las empresas están obligadas a archivar facturas bajo unos parámetros muy concretos. Una tarea tan clásica como necesaria en cualquier negocio es la de archivar las facturas. Y es que es necesaria por varios motivos: garantiza el cumplimiento normativo, ofrece transparencia contable, optimiza procesos internos…. Ya sea en papel o en formato digital, esta tarea impacta directamente en la gestión eficiente de tus recursos y, por ende, en tus decisiones estratégicas.
El archivo de facturas es una cuestión especialmente importante para las empresas y los autónomos, puesto que es necesario llevar un registro de los documentos, de este tipo, emitidos y recibidos. Saber cómo organizar las facturas de una empresa es, sin duda alguna, fundamental para el buen funcionamiento de la misma. Poner en orden las facturas de la empresa, sean emitidas o recibidas y estén en papel o digitalizadas, es posible si se utilizan las herramientas adecuadas.
¿Qué son las Facturas Recibidas?
Las facturas recibidas vienen de la adquisición de bienes o servicios. Si un bar compra refrescos para venderlos posteriormente, deberá recibir una factura de su proveedor. Deben archivarse todas: tanto las que emites al realizar un trabajo como las que recibes al realizar una compra.
En cuanto a la organización de las facturas recibidas, ten en cuenta que autónomos y empresas están obligados a llevar el libro de registro de IVA de facturas recibidas.
Datos Obligatorios en las Facturas Recibidas
Estas facturas recibidas deben contener, obligatoriamente, los siguientes datos. Si una factura recibida carece de los datos exigidos, Hacienda no la aceptará como válida. Esto implica, en primer lugar, que su importe no podrá ser incluido como gasto, lo que impedirá su deducción. Pero, por otro lado, la operación comercial a la que está asociada podría ser investigada, por no estar declarada conforme a la normativa de la Agencia Tributaria.
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- Datos fiscales tanto del emisor como del receptor: Nombre, NIF y dirección. Siguiendo con el ejemplo, los datos fiscales de la empresa que vende los refrescos al bar.
- Fecha de expedición.
- Número de factura y serie.
- Descripción de los productos o servicios que se han vendido o adquirido.
- Importe neto.
- Impuestos: IVA e IRPF en caso de que haya que añadirlo. Y la mayoría de bienes están gravados con un 21% de IVA. Aunque algunos deben incluir otro porcentaje, como un 10% o un 4%, por ejemplo. Tanto el tipo de impuesto que aplique (IVA e IRPF), como el porcentaje, deben estar incluidos en la factura. También hay que incluir el IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas) si corresponde. Es el caso de algunos profesionales, como los abogados, que están obligados a incluir la retención de IRPF en sus facturas.
- Total de la factura.
¿Por Qué es Fundamental Archivar las Facturas Recibidas?
La obligación de archivar facturas recibidas recae sobre profesionales autónomos y sobre todo tipo de empresas de cualquier tamaño y cualquier sector. Archivar la facturación es un proceso obligatorio que tienen que realizar tanto los autónomos como todas las empresas, ya sean pymes o grandes compañías, ya que está regulado según la Ley General Tributaria. Es decir, la principal razón para archivar facturas es que se trata de una obligación legal cuyo incumplimiento puede conllevar multas y sanciones.
Necesitarás ese registro para declarar tus impuestos y, además, en cualquier momento Hacienda puede realizar una inspección y entonces tendrás que presentarlo todo. Te ayuda a mantener un control fiscal adecuado y es fundamental para una gestión eficiente y transparente de las finanzas de la empresa.
Plazos Legales de Conservación de Facturas
¿Tienes claro cuánto tiempo hay que guardar las facturas para Hacienda? ¿O cuánto tiempo debes guardar las facturas en perfecto estado? Además, estos documentos tienen que conservarse durante un periodo de tiempo determinado, que puede ir desde los 4 hasta los 10 años, dependiendo del criterio que tengamos en cuenta:
| Criterio Legal | Plazo de Conservación |
|---|---|
| Fiscal (Ley General Tributaria, IVA) | 4 años |
| Mercantil (Código de Comercio) | 6 años |
| Penal (Prevención blanqueo de capitales) | 10 años |
| Legislación sobre facturación electrónica | Al menos 5 años |
La normativa determina que hay que guardar las facturas durante un plazo de cuatro años desde la fecha de emisión, ya que este es el plazo que tiene Hacienda para hacer una inspección.
Otros Motivos para un Archivo Riguroso
Además de la evidente razón expuesta, existen otros motivos por los que es necesario archivar las facturas:
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- Transparencia y claridad financiera: Mantener un archivo ordenado de facturas proporciona una visión clara y completa de las transacciones comerciales de la empresa. Esto resulta esencial para evaluar la salud financiera de la empresa, hacer un seguimiento de los ingresos y gastos y tomar decisiones informadas sobre presupuestos y estrategias financieras.
- Facilita auditorías y revisiones financieras: Un sistema de archivado adecuado facilita la preparación para auditorías externas e internas, así como para cualquier revisión financiera que pueda surgir. La capacidad de recuperar rápidamente facturas y documentos relacionados simplifica el proceso de auditoría y ayuda a garantizar el cumplimiento de las regulaciones financieras.
- Gestión efectiva de proveedores: Archivar facturas también es importante para la gestión de relaciones con proveedores. Al mantener registros detallados de las transacciones comerciales, las empresas pueden realizar un seguimiento de los pagos pendientes, resolver conflictos y mantener una comunicación clara y transparente con las partes interesadas.
Cuando nos referimos a archivar facturas, de qué estamos hablando y para contestar esta cuestión, de nuevo, volvemos a remitirnos a la Ley General Tributaria, que resuelve esta materia: Facturas recibidas. Los justificantes contables en las operaciones en las que sea de aplicación la inversión del sujeto pasivo cuando el proveedor no esté establecido en la Comunidad. Los recibos justificativos del reintegro de la compensación del Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca, tanto el original de aquel, por parte de su expedidor, como la copia, por parte del titular de la explotación. Además de las facturas emitidas y recibidas, también es conveniente guardar los albaranes a los que se haga referencia en esos documentos y los justificantes de pago o cobro.
Formas de Archivar Facturas: Físico o Digital
Si nos ceñimos a la información oficial publicada por la Agencia Tributaria, no existe una única forma de archivar facturas. La clave está en cumplir una serie de requisitos para su conservación, sin importar el modo exacto en que se guarden. En concreto, Hacienda estipula que se pueden conservar tanto en formato papel como electrónico. La única precaución que hay que tener al respecto es que los documentos archivados siempre deben ser originales, no se admite la presentación de copias. Los criterios o formas de archivo son libres.
Según el artículo 20 del Reglamento de facturación las facturas deben guardarse de modo que se pueda garantizar «la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad». Además, las facturas archivadas deben ser siempre accesibles para la Administración siempre y cuando lo requieran, sin ningún tipo de demora, salvo causa justificada. En conclusión, siempre que se cumplan con las condiciones establecidas por ley, se podrán archivar las facturas tanto digitalmente como de forma física. Cada sistema tiene sus propias ventajas y desafíos y la elección entre uno y otro depende de las necesidades y preferencias específicas de cada empresa.
Archivo de Facturas Físicas
Aunque el archivo digital está ganando popularidad, muchas empresas aún optan por archivar facturas en formato físico. Esto puede deberse a preocupaciones de seguridad, preferencias personales o requisitos legales específicos. Si bien el archivado físico puede ser más laborioso y requiere espacio de almacenamiento adicional, sigue siendo una opción viable para muchas empresas. Para optimizar este método, es importante establecer un sistema de archivado claro y consistente, etiquetando y organizando las facturas de manera que sean fáciles de encontrar cuando sea necesario.
En caso de que quieras archivar tus facturas físicamente, aquí te dejamos algunos consejos que debes de seguir si quieres tener un archivo ordenado y poder encontrar fácilmente cualquier factura: Primero, no debes cambiar el criterio que sigas para guardar tu facturación, al menos, durante un año fiscal. Es decir, ordena siempre las facturas del mismo modo.
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En el caso de las facturas recibidas, ordénalas por orden alfabético según el nombre del proveedor. No olvides incluir junto a esas facturas el albarán en caso de que sea necesario, así como el justificante de pago. Dentro de cada carpeta sería conveniente organizar los papeles de forma cronológica, desde los emitidos o recibidos en primer lugar hasta los últimos. Si te preguntas cómo archivar facturas por categorías, la respuesta es muy sencilla. Solo debes hacer separadores o añadir títulos a las secciones en las que se divide el archivador. Una vez que finalice el año fiscal, pasa toda esa documentación a un sistema de archivo definitivo.
Archivo de Facturas Digitales
Puedes recibir este documento en formato papel u online -por ejemplo, por correo electrónico en un PDF-. Una factura electrónica es aquella que se envía y recibe en formato electrónico. Es decir: una factura enviada por correo en PDF es perfectamente válida, y sería considerada como factura electrónica. En la actualidad, lo más común es que se utilicen programas de facturación que automatizan los procesos de archivar y guardar las facturas tanto emitidas como recibidas.
Lo más importante en este caso es que las facturas tengan todos los datos que hemos comentado anteriormente y sean accesibles y legibles durante al menos 4 años. Según establece el Reglamento de Facturación, las facturas digitales deben ser accesibles para la Administración en cualquier momento, y deben estar generadas en un formato que permita tanto su visualización como la búsqueda selectiva, la copia o descarga en línea y también la impresión. Si en tu caso emites o recibes las facturas en formato digital, pero no cuentas con un software especializado, puedes generar un archivo virtual creando carpetas, empleando alguno de los sistemas que hemos visto antes para el formato en papel (organización por proveedores, por mes, etc.). Ten en cuenta que el ordenador que usas podría fallar, así que no te olvides de hacer periódicamente una copia de seguridad. Los archivos digitales también deben estar debidamente protegidos. Asegúrate de que los archivos que contienen la información no son accesibles para todo el mundo.
Tipos de Facturas Electrónicas
Hay dos tipos de facturas electrónicas: las de formato no estructurado, como las que hemos mencionado en PDF, que han de ser introducidas manualmente en el programa, y las de formato estructurado, que son en XML y se pueden introducir automáticamente en el programa de contabilidad.
- Facturas de formato no estructurado: Es decir, aquellas que para ser introducidas en el sistema informático de quien las recibe requieren de un proceso manual que no está automatizado.
- Facturas de formato estructurado: Las automáticamente generadas por sistemas informáticos del emisor. Y que, a su vez, pueden ser automáticamente introducidas en la contabilidad del receptor sin 'intervención humana'.
Ventajas del Archivo Digital
El archivo digital de facturas ofrece numerosas ventajas, reduciendo errores y ahorrando tiempo. La automatización de las facturas representa una enorme ganancia de comodidad en la gestión diaria y en las relaciones con los proveedores. Los intercambios son más fluidos, la información es fácilmente accesible, los plazos se acortan y el control del proceso del ciclo de vida de las facturas es más fácil. Igualmente importante es el hecho de que el uso de facturas electrónicas reduce considerablemente el riesgo, ya que ayuda a reducir la posibilidad de fraude y de errores, o garantiza la disponibilidad inmediata de la información (especialmente en caso de auditorías o de preguntas a los proveedores).
- Accesibilidad: Almacenar facturas en formato electrónico permite un fácil acceso desde cualquier dispositivo con conexión a internet, lo que facilita la búsqueda y recuperación de documentos cuando sea necesario.
- Reducción de espacio de almacenamiento: El archivado digital reduce significativamente el espacio físico necesario para almacenar documentos, eliminando la necesidad de archivadores voluminosos y salas de almacenamiento dedicadas. Esto no solo ahorra espacio, sino que también ayuda a reducir los costos asociados con el almacenamiento físico de documentos.
- Localización fácil de facturas: Los sistemas para archivar las facturas digitalmente suelen también ofrecer funciones de búsqueda avanzadas que permiten localizar documentos específicos rápidamente utilizando palabras clave, fechas o criterios de búsqueda personalizados.
- Medidas de seguridad avanzadas: Los documentos digitales están protegidos con medidas de seguridad avanzadas, como cifrado de datos y autenticación de usuarios, para proteger la información confidencial contra accesos no autorizados. El almacenamiento en la nube te da la oportunidad de tener copias de seguridad automáticas.
- Optimización del tiempo y reducción de errores: Las herramientas de facturación en línea suelen ser intuitivas y fáciles de usar, lo que permite a las empresas generar y enviar facturas de manera rápida y sencilla, incluso para aquellos sin experiencia técnica. Estas herramientas ofrecen funciones de automatización que simplifican tareas repetitivas.
- Actualizaciones constantes: Las herramientas de facturación online se actualizan regularmente para incorporar nuevas funciones y mejoras, garantizando que las empresas siempre tengan acceso a las últimas innovaciones en gestión financiera.
Los datos de las facturas electrónicas ocupan mucho menos espacio que el papel. Son rápidamente accesibles y se pueden buscar fácilmente. Para implementar un sistema de archivado digital eficiente se suele recurrir a programas de facturación online donde se automatiza la gestión documental.
Herramientas y Software para el Archivo Digital
Las herramientas digitales de facturación permiten crear y archivar facturas de forma muy ágil y sin errores. Generas el documento con todos los datos obligatorios, las cantidades e impuestos se autocalculan y la operación se registra automáticamente en los libros contables correspondientes. Archivar facturas con herramientas de facturación online es igual de ágil. La digitalización se está convirtiendo en la solución preferida tanto por grandes empresas como por pymes. En esa línea, un software eficiente es de vital importancia.
Utilizar un software de facturación es la herramienta adecuada para la creación y la organización de las facturas de una empresa, con el “plus” de estar adaptada al cumplimiento de los requisitos legales que están establecidos para que este tipo de documento sea legal. Escaneo inicial. Software de gestión. Almacenamiento en la nube. Integración con otros sistemas. En este punto es donde entra easyap, una solución líder en la gestión de facturación electrónica, permitiendo generar facturas, recibir y gestionar facturas de proveedores, modificar facturas y archivar facturas digitalmente. Aún hay más ventajas, pero ya solo con esas, te olvidas de los procesos manuales.
Yooz, líder del mercado en la automatización de cuentas por pagar, es uno de esos proveedores. Yooz está basado en la nube, no tiene contrato y es fácilmente escalable junto con su negocio. Este software ofrece una automatización sin precedentes, con hasta un 80% de las facturas procesadas automáticamente, eliminando la necesidad de configuraciones previas complicadas. Su capacidad para archivar las facturas de los proveedores de manera eficiente, junto con su simplicidad de uso y el respaldo de una vasta experiencia en el procesamiento automático de documentos, hacen de Yooz una elección incomparable. Utilizar un software especializado como Yooz permite escanear, clasificar y almacenar de manera organizada todas las facturas en formato electrónico, facilitando su acceso y gestión.