Llevar un control exhaustivo de la contabilidad es vital para la salud financiera de cualquier autónomo o PYME. No hay autónomo o PYME que no lleve a cabo un control de ingresos y gastos, ya que es un ejercicio fundamental para saber hasta qué punto un negocio está en buen estado de salud y es rentable. Generar un valor es clave para cualquier actividad profesional, y eso requiere controlar al milímetro todo el dinero que entra y el que sale. En este sentido, es necesario llevar control de los gastos que uno hace mes a mes.
¿Qué son los gastos no deducibles?
Como sabemos, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) tiene establecidos algunos gastos para reducir los ingresos netos anuales o utilidades de las empresas y de las empresas físicas. De esta forma, los gastos deducibles son los que se realicen con el fin de impulsar la generación de ingresos. La deducibilidad dependerá del sector en que se trabaje y las necesidades específicas.
Para tu Declaración Anual es muy importante que tengas bien definidos cuáles son tus gastos no deducibles y cuáles sí. Ten en consideración que, para evitar que tus compras sean consideradas gastos no deducibles, necesitas asegurarte de que estén relacionados directamente con la actividad económica de tu empresa o tu trabajo y respaldarlos con los comprobantes correspondientes. ¡No declares gastos no deducibles!
A continuación se detallan algunos ejemplos comunes de límites y regulaciones aplicables a ciertos tipos de gastos para determinar su deducibilidad:
- Viáticos o gastos de viaje: aplicable en el país o en el extranjero, cuando no se destinen a hospedaje.
- Alimentación: sujeto a los topes máximos establecidos por la normativa correspondiente.
- Transporte y kilometraje: incluyendo el goce temporal de automóviles y el pago del kilometraje bajo condiciones específicas.
Límites diarios de gastos deducibles según el concepto
A continuación se presenta una tabla detallada con los montos máximos diarios permitidos para que ciertos gastos de viaje sean considerados deducibles:
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| Concepto de Gasto | Monto Máximo Diario Deducible |
|---|---|
| Hospedaje (viáticos o gastos de viaje) | $3,850.00 |
| Alimentación | $750.00 |
| Transporte y goce temporal de automóviles (kilometraje) | $850.00 |
Uso de plantillas de Excel para el control de gastos
Mantener un control anual de forma manual, en cuanto a los gastos no deducibles y los que sí son, puede ser una tarea difícil. La forma más efectiva de crear un informe de gastos en Excel es usar una plantilla de informe de gastos preexistente. Esta herramienta gratuita te ayudará a ahorrar tiempo, reducir errores y cumplir con la normativa fiscal vigente. En la plantilla de excel para Control de Gastos vas a encontrar una manera simple de llevar tus erogaciones diarias con una apertura por categoría y subcategoría.
¿Cómo usar la plantilla para el control de gastos?
Antes de iniciar con el llenado de información, debes establecer el importe del Saldo Inicial. El Saldo Actual se va actualizando conforme a lo que se va registrando en la plantilla. Para iniciar, ten en cuenta que debes ingresar tus gastos dependiendo del mes en el que se realizaron, es decir en cualquiera de las hojas que contengan el mes de referencia.
La plantilla contiene la siguiente estructura para ingresar los gastos de manera organizada:
- Grupo: contiene distintos conceptos que te permiten clasificar el gasto realizado, tales como tiendas, gastos fijos, formación, ocio, transporte, vivienda, salud, seguros y mascotas.
- Concepto: son subcategorías que te permiten clasificar con más detalle los gastos, tales como alimentación, servicios básicos, impuestos, muebles, entretenimiento, entre otros.
- Fecha: se registra el día en el que se realiza el gasto.
- Detalle: te permite añadir información adicional que complementa la clasificación de los gastos.
- Importe: registro del desembolso de dinero realizado.
Al finalizar el registro de información diaria de los gastos puedes dirigirte a la hoja de Resumen en el cual encontrarás el detalle de la distribución total de los gastos mensuales. En la hoja categoría encontrarás una tabla en la cual puedes agregar, modificar o eliminar conceptos según sea necesario para registrar los gastos.
Limitaciones del registro manual en hojas de cálculo
Aunque Excel es una herramienta muy habitual a la hora de gestionar los gastos en una empresa, las hojas de cálculo tradicionales presentan ciertas desventajas operativas:
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- Vulnerabilidad ante errores humanos: el registro manual de datos en las hojas de cálculo fomenta la aparición de fallos.
- Dificultad en el seguimiento en tiempo real: las rendiciones en Excel suelen consistir en archivos individuales difíciles de consolidar en tiempo real.
- Baja eficiencia operativa: el proceso de completar y consolidar múltiples planillas de gastos en Excel exige un consumo excesivo de tiempo y recursos.
Aprovechar los beneficios de una plataforma especializada en la rendición de gastos ayudará a tu equipo y empresa a escalar de forma sostenible y mantener la competitividad, reduciendo a minutos lo que antes tomaba horas e incluso días hacer.
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