Para asegurarte de que los datos fiscales de tus clientes estén correctos y cumplan con los requisitos oficiales, realiza la validación masiva de hasta 5000 RFC desde el sistema Caja mediante el portal del SAT.
Proceso para la validación masiva de RFC
A continuación, te indicamos el proceso a seguir:
- Exporta los RFC de clientes desde el sistema.
Dirígete a la ruta: menú Caja, te diriges al ícono de Clientes. Luego seleccionas el ícono Importa/Exporta y eliges exportar consulta a Excel®.
- Ajusta los datos del archivo.
Se abrirá el archivo de Excel con la lista de los clientes.
Elimina las columnas innecesarias para la validación. Se recomienda editar las columnas de manera que se muestre el número por: RFC, Nombre/Razón Social, Código Postal (CP).
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Nota: si el sistema no permite la edición, captura los datos de la columna de CP de manera manual.
Para eliminar una columna o fila, posiciona el mouse en la letra de la columna y con botón derecho del mismo, seleccionas la opción eliminar.
Las columnas no deben tener nombre/título, en el primer renglón.
Dejas únicamente las columnas que son obligatorias para la validación: Número de registro, RFC, Nombre / Razón Social, Código Postal.
Y las capturas en mayúsculas.
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Si algún dato se encuentra en minúsculas, haces el cambio con la siguiente fórmula. Insertas una nueva columna junto a la que contiene el texto que quieres convertir. En la celda nueva escribes =MASYUC(C1) y presionas Intro. Rellenas la fórmula hacia abajo. Copias la columna D. Pegas en la columna C, con la opción de pegado Valores (v). Eliminas la columna D.
- Guarda el archivo como .txt.
Ve al Menú Archivo y eliges Guardar como.
Das clic en la opción examinar, posteriormente seleccionas el tipo de documento Texto (delimitado por tabulaciones) (.txt) y guarda con UFT-8.
Preparas el archivo .txt con las siguientes características:
- Quitas los espacios entre cada columna y reemplazar por pipes “|”.
- Sin nombres de las columnas en el primer renglón.
- En la primera columna, enumeras los registros proporcionados.
- En la segunda, proporcionas RFC.
- En la tercera columna indicas Nombre/Razón social.
- En la cuarta columna, el CP.
Recuerda que solo es posible validar máximo 5000 registros.
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Para reemplazar los espacios en el archivo *.txt, seleccionas el espacio, copias, das clic en la pestaña de edición y seleccionas la opción Reemplazar.
En el recuadro Buscar: pegas el espacio que se copió.
En el recuadro Reemplazar por: coloca el pipe “|”.
Das clic en Reemplazar todo.
Guardas los cambios, ingresas al menú archivo, eliges Guardar como y seleccionas la codificación UTF-8.
- Válida los RFC en el portal del SAT.
Ingresas al Portal del Servicio de Administración Tributaria sat.gob.mx.
Te diriges a Trámites del RFC, localizas Validación del RFC y seleccionas Válida en línea RFC uno a uno o de manera masiva hasta 5 mil registros.
Das clic en la opción Ejecutar en línea.
Al ingresar a la página, lo primero que debes hacer es resolver el captcha de seguridad y hacer clic en el botón azul “Aceptar”.
Ingresas nuevamente el texto de la imagen.
Habilita el check Validar RFC, nombre, denominación o razón social y CP, y seleccionas la opción Validación masiva de RFC.
Das clic en el botón Seleccionar archivo y eliges el *.txt que se generó de los clientes desde el sistema Caja, enseguida das clic en Validar.
- Resultado de la validación.
La consulta masiva de claves del RFC devuelve un archivo plano (texto), separado por pipes (|), sin nombre de las columnas en el primer renglón.
Muestra el archivo con el siguiente resultado:
- Primera columna: numeración de los registros proporcionados.
- Segunda columna: claves del RFC proporcionadas para consulta.
- Tercera columna: resultado de la consulta por cada clave de RFC proporcionada.
Posibles Resultados de la Validación
Te mostrará diferentes resultados de la validación:
| Resultado | Descripción |
|---|---|
| RFC válido y susceptible de recibir facturas. | Inscrito en el RFC. |
| RFC válido, no susceptible de recibir facturas. | Inscrito en el RFC, pero no se encuentra activo. |
| RFC no registrado en el padrón de contribuyentes. | La estructura del RFC está bien conformada, pero no está inscrito en el RFC. |
| Estructura de RFC incorrecta | La longitud del registro no cumple con las especificaciones de contener 12 caracteres para personas morales o 13 caracteres para personas físicas, también puede contener espacios en blanco. |
Si detectas un RFC con estos estados inválidos, te recomendamos revisar los datos contra la constancia de situación Fiscal.
Ejemplo de estructura del archivo .txt:
1|ABCD12345670|MI RAZON SOCIAL|70110|RFC válido, y susceptible de recibir facturas
2|JKLM12345670|MI RAZON SOCIAL|70110|El Código Postal no coincide con el registrado en el RFC.
Nota: Actualmente no existe una API para hacer estas consultas de forma automatizada.