En México, llevar la contabilidad fiscal no es una opción, sino una obligación legal. Esta obligación está fundamentada en diversas leyes y códigos, incluyendo el Código de Comercio y el Código Fiscal de la Federación (CFF). Es importante comprender los requisitos y lineamientos establecidos en estos documentos para asegurar el cumplimiento normativo.
Contabilidad Mercantil según el Código de Comercio
Paralelamente al CFF, en México es de aplicación reglamentaria el Código de Comercio, en cuyo Capítulo III (Título Segundo, Libro Primero) refiere que el comerciante está obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado.
El artículo 33 del Código de Comercio establece la obligación fundamental:
Artículo 33: El comerciante está obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado. Este sistema puede llevarse mediante los instrumentos, los recursos y los sistemas de registro y el procesamiento que mejor se acomoden a las características particulares del negocio. Este sistema debe permitir por lo menos: identificar las operaciones individuales y sus características, además de conectar estas operaciones con los documentos comprobatorios originales dar seguimiento a las operaciones individuales, hasta la acumulación de todas las cuentas contables que den como resultado de las cifras finales preparar los estados financieros que incluyan la valoración de todas las operaciones internas y externas que afecten el negocio incluir los sistemas de control y verificación necesarios para evitar la omisión del registro de operaciones conectar y seguir la huella de las cifras dadas en los estados financieros, las acumulaciones de las cuentas y las operaciones individuales
Asimismo, en ese mismo ordenamiento se indica que las personas físicas comerciantes deben contar con un libro mayor, y si son personas morales con un libro de actas además de todos los requisitos legales y fiscales que deben cumplir en ellos, tienen que conservar los comprobantes originales de todas sus operaciones.
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Artículo 35: En el libro mayor se deberán anotar, como mínimo y por lo menos una vez al mes, los nombres o designaciones de las cuentas de la contabilidad, su saldo al final del período de registro inmediato anterior, el total de movimientos de cargo o crédito a cada cuenta en el período y su saldo final.
Artículo 37: Todos los registros a que se refiere este capítulo deberán llevarse en castellano, aunque el comerciante sea extranjero.
Artículo 41: En el libro de actas que llevará cada sociedad, cuando se trate de juntas generales, se expresará: la fecha respectiva, los asistentes a ellas, los números de acciones que cada uno represente, el número de votos de que pueden hacer uso, los acuerdos que se tomen, los que se consignarán a la letra; y cuando las votaciones no sean económicas, los votos emitidos, cuidando además de consignar todo lo que conduzca al perfecto conocimiento de lo acordado. Cuando el acta se refiera a junta del consejo de administración, solo se expresará: la fecha, nombre de los asistentes y relación de los acuerdos aprobados.
Artículo 46: Todo comerciante está obligado a conservar los libros, registros y documentos de su negocio por un plazo mínimo de diez años.
Tratándose de medios impresos, los libros deberán estar encuadernados, empastados y foliados.
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Contabilidad Fiscal en México
El Código Fiscal de la Federación (CFF), el ordenamiento jurídico que rige todas las situaciones fiscales en el país, señala en su Art. 28 que todas las personas obligadas a llevar contabilidad fiscal deben regirse bajo los fundamentos expresados en ese mismo artículo.
Los trámites relacionados con las actividades económicas en México, en relación a su correspondiente pago de impuestos y otros deberes fiscales como la respectiva declaración anual, se llevan a cabo a través del Servicio de Administración Tributaria (SAT).
Artículo 28, fracción III del CFF: Los registros o asientos que integran la contabilidad se llevarán en medios electrónicos conforme lo establezcan el Reglamento de este Código y las disposiciones de carácter general que emita el Servicio de Administración Tributaria.
Si bien llevamos varios años con la vigencia de la obligación de llevar la contabilidad de manera electrónica como lo señala el artículo 28, fracción III del Código Fiscal de la Federación (CFF), existen todavía contribuyentes que por cuestiones administrativas llevan también en papel.
¿Quiénes deben llevar la contabilidad?
Además de los códigos y reglamentos anteriormente citados que ordenan llevar una contabilidad, las respectivas leyes de los impuestos también señalan las obligaciones de las personas físicas y morales en este sentido.
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Algunos contribuyentes que están obligados a llevar la contabilidad pueden, sin embargo, librarse de su envío.
Los contribuyentes no obligados a llevar contabilidad son las personas físicas que obtengan ingresos por actividades agrícolas, ganaderas, silvícolas o pesqueras.
Tratándose de personas que enajenen gasolina, diesel, gas natural para combustión automotriz o gas licuado de petróleo para combustión automotriz, en establecimientos abiertos al público en general, deberán contar con los equipos y programas informáticos para llevar los controles volumétricos.
Contabilidad Electrónica y Doble Contabilidad
Cabe señalar que si bien el CFF establece los lineamientos para que los contribuyentes lleven su contabilidad y estos deben observarlos, ello no implica que aquellos no puedan llevar, por su parte, otros sistemas de contabilidad, incluso en papel. Existen ordenamientos como el Código de Comercio que señala la obligación de llevar contabilidad al comerciante bajo otros lineamientos; tan es así, que en su artículo 33 prevé que todo comerciante está obligado a llevar y mantener un sistema contable adecuado.
Las empresas que están en esos supuestos se preguntan si infraccionan alguna disposición fiscal en la materia o si se pudiera considerar que se encuentran ante el supuesto de una doble contabilidad.
Tampoco podría actualizarse el supuesto previsto en el artículo 111, fracción II del CFF que dispone que se impondrá una sanción de tres meses a tres años de prisión, a quien registre sus operaciones contables, fiscales o sociales en dos o más libros o en dos o más sistemas de contabilidad con contenidos diferentes.
Esto debido a que la obligación de llevar los asientos y registros contables para efectos fiscales en medios electrónicos, conforme a la fracción III del artículo 28 del CFF no actualiza, por sí misma, el tipo penal referido, debido a que lo que actualiza el delito es la acción de llevar dos registros de una misma contabilidad con diferente contenido, no así llevar un sistema de contabilidad para efectos fiscales y otro para efectos operativos y de administración del contribuyente.
Requisitos Fiscales de la Contabilidad
Contrario a lo ocurrido con otros tipos de contabilidad, la de índole fiscal debe prepararse en concordancia con las normas que rigen la actividad tributaria.
Hay que recordar que la contabilidad es un sistema en el cual se presentan y realizan las valuaciones de las operaciones internas y externas que impactan financieramente los negocios, luego no solo es para efectos fiscales.