La reforma de la factura electrónica supone un auténtico cambio radical, tanto fiscal como técnico. La desmaterialización de las facturas tiene varios objetivos, entre ellos permitir a las empresas simplificar su trabajo e impulsar su competitividad reduciendo la carga administrativa. Además, busca combatir el fraude fiscal, ya que el IVA es la principal fuente de ingresos del Estado y el importe del fraude en el IVA asciende, anualmente, a unos 15 000 millones de euros.
La facturación electrónica es el envío de datos de facturación, a través de un flujo de información. Este proceso se perfila como un cambio significativo para millones de empresas.
Calendario y Contexto de la Reforma
En el ámbito internacional, Europa y América son los dos continentes que encabezan el empleo de las e-Facturas. En una enmienda presentada por el Gobierno de un país europeo, se prevén dos etapas para esta reforma: la obligación para las grandes y medianas empresas de emitir facturas electrónicas y para todas las empresas de recibirlas a partir del 1 de septiembre de 2026. Por ejemplo, en Polonia la obligatoriedad de la factura electrónica entrará en vigor hasta 2024. Este es un indicativo de la tendencia global hacia la digitalización fiscal.
Otro concepto relacionado es el e-reporting, que es el envío de datos no a los profesionales, sino a las autoridades con fines informativos.
México: Pionero y Ejemplo Global en Facturación Electrónica
El sistema de facturación electrónica de México es un muy buen ejemplo de éxito gracias a su difusión, que le ha permitido desplegarse en muy pocos años por toda la sociedad mexicana y por su efectividad sirve de ejemplo. México, junto con Chile, fue el primer país en implementar la también llamada e-Factura en América Latina y el Caribe, hace ya más de una década.
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La facturación electrónica es un esquema de comprobación fiscal. Sirve para poder confirmar que se ha producido algo. Si se verifica el documento digital es que ha habido un proceso de compra venta. Justifica ante la administración fiscal que realmente se efectuó el proceso y que se pagaron los impuestos designados. Este comprobante hace constar qué se compró, qué se vendió y permite deducir impuestos en determinados casos. Garantiza que el comprobante se encuentra en el marco legal y tiene que ajustarse a la legislación aplicable.
Los comprobantes fiscales están creados en un sistema binario, normalmente con los dígitos 0 y 1, permitiendo que se puedan manipular grandes cantidades de información de manera más rápida. Al estar almacenadas en un disco duro, se puede hacer una búsqueda de una factura o un archivo y encontrarla en segundos tan solo indicando su nombre, fecha o alguna característica. En el almacenamiento físico, tardaríamos horas en buscar los archivos.
En el caso de la facturación en México, desde hace unos años, se han implementado las nuevas tecnologías para tener un sistema 100% digitalizado para la recepción y creación de facturas, haciendo que el proceso sea más sencillo para la población en general. En este país, hace mucho se eliminó la posibilidad de optar entre la versión análoga y la moderna, siendo una obligación utilizar únicamente el modelo llamado Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI).
Evolución Histórica de la Facturación Electrónica en México
La historia de la factura electrónica en México es un claro reflejo de la transformación digital. A continuación, se presenta un recorrido por sus hitos:
| Año | Evento Clave en la Facturación Electrónica Mexicana |
|---|---|
| 2004 | El SAT creó la Firma Electrónica Avanzada (FIEL) para los usuarios. |
| 2005 | Surge la primera factura digitalizada, el Comprobante Fiscal Digital (CFD) en su versión 1.0, y nace la modalidad de facturación a través de terceros. En territorio mexicano, los primeros comprobantes fiscales se emitieron en este año, conocidos como CFD. |
| 2010 | Comienza la versión 2.0 de CFD. La autoridad da inicio a una fuerte campaña para reforzar el empleo de la facturación electrónica. |
| 2011 | El uso electrónico es ya obligatorio en ciertos contribuyentes, dependiendo su régimen fiscal. |
| 2012 | La siguiente versión de CFD, 2.2, arranca. Éste es el último año de vida para las facturas impresas. |
| 2014 | De manera oficial, deja de emplearse el CFD. Ahora sí, todos los contribuyentes deben facturar de forma electrónica. |
| 2017 | Las versiones de CFDI 3.2 y 3.3 conviven. La autoridad publica los catálogos del CFDI como herramienta auxiliar. |
| 2022 | Las versiones de CFDI 3.3 y 4.0 tienen un periodo de convivencia de más de un año. |
Avanzar del CFD al CFDI requirió el surgimiento de los Proveedores Autorizados de Certificación (PAC) y la creación del archivo XML. Este XML es el que contiene la información codificada para ser leída por sistemas electrónicos. Todos estos candados electrónicos, como el Sello Digital y el Folio Fiscal, son lo que garantizan la legalidad de las facturas.
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El CFDI 4.0: Novedades y Requisitos
Desde el 1 de enero de 2023, entró en vigor la factura 4.0 (CFDI 4.0). Estas facturas son un nuevo formato del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), que deben emplear los contribuyentes para expedir sus facturas electrónicas y otros documentos relacionados. Este nuevo formato implica cambios en los datos fiscales que se deben recopilar y nuevas reglas para la cancelación de facturas.
Las facturas 4.0 incluyen nuevos datos obligatorios tanto del emisor como del receptor, como el código postal, el régimen fiscal, el correo electrónico y el número telefónico. También se incorporan nuevos catálogos de productos y servicios, formas de pago, unidades de medida y claves de país.
Para que cualquier gasto realizado por una empresa en México o en nombre de ella, como los generados por los empleados que salen mucho de viaje, sea deducible de impuestos se tienen que cumplir ciertos requisitos, entre los que se encuentran: cumplir lo estipulado sobre los viáticos que se encuentra en el artículo 28 de la ley del impuesto sobre la renta y realizar la factura electrónica correspondiente.
Proceso de Emisión y Verificación de Facturas Electrónicas en México
El proceso para facturar en México es relativamente sencillo y consta de los siguientes pasos:
- Se realiza una compra o gasto deducible para la empresa.
- Se solicita el ticket para facturar.
- Se accede a la página web que viene indicada en el ticket para realizar la factura.
- Se ingresan todos los datos requeridos que vienen en el ticket de compra: folio, total, hora, número de ticket, etc.
- Se ingresan los datos fiscales de la empresa y el tipo de gasto.
- Se da clic en facturar.
- Se puede descargar la factura inmediatamente o la misma se envía por correo electrónico en formato PDF y XML.
Puede ser que a veces haya problemas para realizar la factura digital, ya que venció el tiempo para realizarla, la compra fue a fin de mes y la factura no se realizó ese día, error en el ticket, etc. Por lo tanto, es importante revisar las políticas de cada empresa en cuanto a facturación, usualmente se encuentran en el ticket de compra donde se proporcionan los datos para realizar la factura. De cualquier forma, es recomendable solicitar la factura lo antes posible para evitar contratiempos en la emisión de la misma por cierre de mes o vencimiento del plazo para facturar.
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Por último, para verificar que las facturas electrónicas son correctas y validadas por el SAT, es recomendable descargar la aplicación oficial del SAT: Verificador SAT. Esta permite, escaneando el código de la factura, saber si está homologada o no. Si en algún momento se tuviera que realizar alguna queja hacia una empresa que no expide factura en tiempo y forma, el organismo encargado para solicitar ayuda es: La Procuraduría en Defensa del Contribuyente (PRODECON).
Componentes Clave de un Sistema de Facturación Electrónica
Una plataforma de facturación electrónica debe ser un sistema de alta seguridad, con disponibilidad, robusto y super operable, que se encargue de administrar transacciones en las que la unidad fundamental de operación es la factura electrónica. Los sistemas para la facturación electrónica pueden incluir:
- Plataforma Interna del SAT.
- Proveedores Autorizados de Servicios (PAC). Dichos proveedores de certificación son personas morales que cumplieron ciertos requisitos de la autoridad fiscal para fungir como intermediarias e “interceptar” las facturas durante el proceso de envío electrónico. Con un PAC nos comunicamos por Internet, le enviamos la factura electrónica digitalmente, como si fuera un correo electrónico.
- Sistema externo del contribuyente, que es cualquiera de las aplicaciones de software que se incorpore al proceso de facturación electrónica.
Para las facturas electrónicas, el mecanismo de seguridad es la firma digital con criptografía de clave pública, y para la firma de los comprobantes se usan las curvas elípticas ECC.
Soluciones Tecnológicas para la Gestión de Gastos y Facturación
La Transformación Digital y la aplicación de nuevas tecnologías en todos los sectores piden que haya una modernización en los procesos y formas de hacer las cosas para evitar errores y lograr más eficiencia en el día a día. Al día de hoy, fecha en que la transformación digital ha llegado a diferentes sectores, se cuentan con diversas soluciones tecnológicas que permiten a las empresas llevar a cabo las gestiones de gastos de forma automatizada, ayudando a ahorrar tiempo y recursos.
Las empresas que están emitiendo CFD tienen su propio sistema de facturación. Esto permite descentralizar la facturación, con lo que se ahorra dinero (por ejemplo, en términos de seguridad informática o en actualización de software). Por tanto, se puede emitir CFDI desde un celular en un restaurante o en una venta hecha fuera de las oficinas.
Una de estas soluciones es Okticket, un SaaS que digitaliza el proceso de gestión de viáticos y gastos corporativos, permitiendo automatizar todo el proceso de gastos de empresa desde un mismo lugar. Una de las características diferenciales de Okticket es que permite la reclamación y verificación de facturas, la app solicita y rastrea las facturas por el usuario, reclamando las no recibidas.
Plataformas como Facturama están listas para ayudarte a emitir todos los tipos de comprobantes fiscales en el esquema 4.0 de facturación, impulsando la operación contable de tu negocio y permitiendo generar las facturas que necesites al momento.
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