La caja chica es una cantidad de dinero que utilizan las empresas cuando tienen que hacer frente a gastos imprevistos o de emergencia que no están programados en el presupuesto de la organización. Suelen ser gastos de pequeña cantidad y que, por tanto, pueden ser satisfechos en efectivo. Es como un pequeño bote de dinero disponible para esas situaciones diarias y que no justifican hacer una transferencia bancaria o sacar la chequera. En el ámbito contable, la caja chica es la separación de efectivos destinados a fines específicos dentro del negocio, principalmente para el pago de pequeñas cantidades. Es una herramienta importante, ya que permite agilizar los pagos y evitar el uso de recursos más importantes de la empresa para gastos de menor cuantía.
Objetivo y Funcionamiento del Fondo Fijo de Caja Chica
Su objetivo principal es facilitar la agilidad operativa, evitando trámites complicados para desembolsos mínimos. El objetivo de la caja chica es que las empresas dispongan de liquidez ante gastos imprevistos, sin que sea necesaria la aprobación, por parte de los responsables de la organización, de satisfacer estos pagos. Es decir, este dinero no es de libre disposición, ni siquiera para la dirección general de la empresa.
Gestión y Responsabilidades
Cada organización debe decidir cuánto dinero va a depositar en esta caja (muchas veces de metal, con cerradura y llave, custodiada por un empleado). Esta caja suele ser responsabilidad de un empleado concreto (el cajero) y deberá, por tanto, rendir cuentas sobre la gestión de los fondos. Será su cometido pedir a los empleados un recibo, ticket o justificante para abonar estos pequeños gastos. Además, lo ideal es que lleve un registro de todas las cantidades entregadas, el concepto del pago (independientemente de su tamaño) y la persona a la que se le ha abonado. En dicho registro también debe reflejarse el día del pago y el número de justificante para el mismo. Es recomendable realizar una revisión trimestral sobre los gastos del periodo y comparar con el monto asignado.
Beneficios de Contar con un Fondo Fijo de Caja Chica
Contar con este recurso proporciona algunas ventajas para la gestión del día a día de las organizaciones. Mantener una caja chica en orden ofrece varios beneficios para las empresas. La importancia de la caja chica radica en su capacidad de agilizar los procesos de pago y permitir un mejor control de los gastos. Al contar con un fondo específico para estos pagos menores, se evita la necesidad de realizar reembolsos constantes y se facilita la rendición de cuentas. Algunos ejemplos de gastos que se pueden cubrir son:
- Dietas y viajes: Cuando un empleado debe realizar un viaje relacionado con su actividad laboral, suele incurrir en algunos gastos que se pueden abonar con este dinero en efectivo, tras la presentación de los correspondientes justificantes.
- Botiquín: Las empresas deben, dentro de su política de prevención de riesgos laborales, tener un pequeño botiquín con el material necesario para atender determinadas urgencias.
Consideraciones Contables y Tipos de Fondos
En la contabilidad, las acciones económicas están presentes en el día a día de la empresa. Estas traen consigo el llenado de los libros contables, siguiendo la secuencia de cada uno de ellos. Desde su reconocimiento, tenemos hechos que representan salidas de dinero; estas deben ser registradas correctamente en uno de los registros contables. Una sana política de control interno establece que todos los pagos de la empresa deben hacerse mediante cheques. Pero se presenta la circunstancia de que la empresa tiene que incurrir en una serie de pagos pequeños, lo cual sería problemático cancelar con cheque. Todo esto trae como consecuencia que debe existir algún dinero en efectivo dentro de la empresa que permita cumplir en un momento determinado con algunas obligaciones. Y para ello se crea un fondo fijo que lo vamos a conocer como fondo de caja chica, que representa un activo circulante.
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Diferencia y Tipos de Caja Chica
Aunque ambos conceptos se refieren a fondos para gastos menores, conocer bien las diferencias entre fondo fijo y caja chica es indispensable para una gestión de gastos adecuada. Los fondos de caja chica pueden ser de dos tipos:
Fondo Fijo de Caja Chica
Este fondo está destinado a efectuar pagos menores en efectivo; su saldo es deudor y representa el valor nominal del fondo fijo de caja chica en efectivo. En comprobantes o en ambos, se presenta en el balance general como una de las primeras partidas del activo circulante.
Fondo Variable de Caja Chica
El establecimiento de este fondo persigue los mismos objetivos que el fondo fijo (efectuar pagos menores que no es práctico cubrir mediante la expedición de cheques). El fondo variable varía en que la cantidad determinada para cubrir pagos menores se modifica periodo a periodo, como consecuencia de las necesidades del negocio. Su saldo es deudor y representa el valor nominal del fondo variable de caja chica en efectivo, en comprobante o en ambos, se presenta en el balance general como una de las primeras partidas del activo circulante.
Proceso y Asientos Contables del Fondo Fijo de Caja Chica
Creación del Fondo
La creación del fondo implica estimar una cantidad de dinero que cubra las necesidades para pagos pequeños en determinado lapso, por ejemplo, quince días o un mes. Se emite un cheque por la cantidad estimada y se le entrega a la persona que se va a encargar de su custodia y manejo dentro de la empresa.
Ejemplo de Asiento Contable para la Creación del Fondo Fijo
El gerente de la Empresa PERUCONTABLE S.R.L., decide crear un fondo fijo de S/ 2,000.00 para los gastos menudos. Para ello designa al empleado Luis Chávez, con el fin de que se encargue de dicho fondo. Igualmente dispone que la rendición de cuenta, centralización y reembolso se harán cada fin de mes, salvo que los egresos obliguen a hacerlo antes. De la misma forma, dispone que no deberá perderse ni un sol o fracción de sol por concepto de IGV.
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Si se decide crear un fondo fijo de caja chica por $ 1,000, al emitir un cheque por esa cantidad que se entrega a la persona encargada, el asiento contable será el siguiente:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Caja Chica | $1,000.00 | |
| Bancos | $1,000.00 |
Este asiento refleja la salida de dinero de la cuenta de bancos para establecer el fondo de caja chica, reconociéndolo como un activo circulante.
Normas de Funcionamiento y Reposición
Se establecen una serie de normas para su funcionamiento; por ejemplo, se prohíben hacer pagos de caja chica por montos superiores a ciertas cantidades. También se puede establecer qué persona debe autorizar los pagos con el efectivo del fondo fijo. El cajero de caja chica va cancelando las diversas obligaciones y guardará constancia que justifique los pagos hechos. Cuando el fondo esté a punto de agotarse, o en cierto periodo de tiempo preestablecido, el cajero presenta los diversos comprobantes, por lo que ha cancelado y se le emite un nuevo cheque por el total de los recibos para que vuelva a tener su fondo fijo completo, y de esa forma continúa el ciclo.
Ejemplo de Asiento Contable para la Reposición del Fondo Fijo
La persona encargada de la caja chica presenta los siguientes comprobantes para hacer la reposición:
- Comprobante No. 1, por fletes de compra: $80.00
- Comprobante No. 2, por agua y luz: $90.00
- Comprobante No. 3, por fletes de venta: $60.00
- Comprobante No. 4, por retiro del dueño: $70.00
- Comprobante No. 5, por compra: $100.00
- Comprobante No. 6, por teléfono: $150.00
- Total: $550.00
Se le emite un cheque por los comprobantes presentados, lo cual origina el siguiente asiento de contabilidad:
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| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Fletes de Compra | $80.00 | |
| Gastos de Agua y Luz | $90.00 | |
| Fletes de Venta | $60.00 | |
| Retiros Personales | $70.00 | |
| Compras | $100.00 | |
| Gastos de Teléfono | $150.00 | |
| Bancos | $550.00 |
Como el cajero de caja chica había desembolsado $550 para diversos gastos, se supone que solamente le quedan $450 del total de $1,000 de su fondo fijo. Pero con el cheque de reposición que se le ha entregado por $550, tiene nuevamente su fondo fijo en $1,000, para comenzar otra vez a realizar los diversos gastos. Es importante notar que, en este asiento, no se afecta la cuenta "Caja Chica", ya que esta se moviliza solamente cuando se crea, cuando se decide aumentar el fondo o cuando, por el contrario, se decide disminuir el fondo.
Importancia del Control Interno y Aspectos Legales
Al utilizar la caja chica, es importante tener en cuenta ciertos aspectos legales para evitar problemas futuros. Uno de los aspectos más relevantes es llevar un registro detallado de todos los gastos realizados, incluyendo la fecha, el concepto y el monto. Otro aspecto legal relevante es establecer límites claros. Es importante definir el monto máximo que se puede retirar de la caja chica y establecer políticas internas para su uso. Además, es importante tener en cuenta las normativas fiscales y contables vigentes en el país. Llevar un registro contable es fundamental para mantener un control preciso de los gastos y cumplir con las obligaciones fiscales. Un sistema de control permite dar seguimiento detallado de los gastos que se efectúan con el fondo, para conocer quiénes tienen acceso y cómo se utilizan los recursos.
Riesgos Asociados a la Gestión Manual
Tener el efectivo a mano es lo que los hace vulnerables a problemas que, aunque parezcan menores, pueden afectar la contabilidad, la integridad financiera y la estrategia de la empresa. Existen riesgos comunes de la caja chica y el fondo fijo que es importante conocer. Esta falta de claridad entre ambos conceptos y la gestión manual de cada uno puede derivar en gastos sin control, errores contables, pérdida de liquidez e incluso, fraudes internos.
- Falta de Visibilidad en Tiempo Real: La gestión manual dificulta saber en tiempo real cuánto dinero hay, quién lo usó y para qué.
- Riesgo de Fraude: La falta de un sistema que aplique reglas y la dependencia de procesos manuales son las principales causas de fraude.
- Errores Operativos: Los procesos manuales de registro son propensos a errores, como omisiones, duplicidades o equivocaciones al transcribir datos.
- Problemas de Justificación: Depender de recibos físicos para justificar gastos es un problema constante. Sin la documentación adecuada, las empresas tienen problemas para justificar, auditar gastos y otorgar beneficios. La falta de recibos originales siempre debilita la posición de la empresa en auditorías y dificulta el cumplimiento de las normas contables.
- Riesgo de Pérdida o Robo: Tener dinero en efectivo a mano siempre implica un riesgo de robo o extravío.
- Conciliación Laboriosa: La conciliación manual es laboriosa y propensa a errores, ya que los datos provienen de múltiples fuentes desconectadas (libro mayor, extractos bancarios, etc.).
- Incumplimiento de Políticas: Si no hay un sistema que imponga las políticas de gasto, es fácil ignorar los límites o tipos de gastos permitidos. La raíz del problema es la ausencia de aplicación de políticas en tiempo real. Sin alertas automáticas que notifiquen a los empleados si exceden los límites, aumentan las reclamaciones no conformes.
La Digitalización como Solución
La digitalización es la clave para profesionalizar el manejo de la caja chica y el fondo fijo. Puede gestionarse en efectivo o -de manera más ágil- a través de tarjetas corporativas que permiten un mejor seguimiento y control. Con soluciones digitales, como SAP Concur, los empleados pueden capturar recibos con sus teléfonos, enviándolos directamente al sistema, lo que elimina el uso de papeles. La digitalización permitirá saber al instante cuánto se está gastando, quién lo está gastando y en qué. Herramientas como Rindegastos también pueden ayudar a optimizar el uso de la caja chica en tu empresa. Edenred es el aliado perfecto para cumplir con tus objetivos y alcanzar el éxito de manera mucho más sencilla.